Quản lý chuỗi cửa hàng sao cho chuyên nghiệp nhất

Quản lý chuỗi cửa hàng một cách khoa học sẽ giúp chủ kinh doanh nhẹ gánh công việc, quy trình vận hành suôn sẻ, hạn chế những rủi ro không đáng có.

Trong quá trình kinh doanh, việc cửa hàng bắt đầu có khả năng mở rộng ra nhiều chi nhánh, đã chứng minh được tiềm lực phát triển vô cùng lớn. Tuy nhiên, câu chuyện quản lý khi chỉ có một cửa hàng và khi có “chuỗi” cửa hàng là vô cùng khác nhau. Khá nhiều người kinh doanh lao tâm khổ tứ khi mở rộng phạm vi kinh doanh, thậm chí một số còn bị khách hàng ruột quay lưng vì chất lượng không còn như trước.

Vậy làm cách nào để quản lý chuỗi cửa hàng thật khoa học và chuyên nghiệp nhất? Cùng Sổ Bán Hàng khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

1. Những yếu tố cần thiết trong quản lý chuỗi

Điều quan trọng nhất trong việc quản lý chuỗi cửa hàng chính là tính đồng bộ chất lượng ở toàn bộ chi nhánh trong mạng lưới. Với thời đại phát triển ngày nay, vài ba bước là xuất hiện một cửa hàng cùng phân khúc, khách hàng có đa dạng lựa chọn thì không tội tình gì họ phải chọn nơi “chất lượng tệ” hơn cả. Có thể chủ kinh doanh đã làm rất tốt khi mở cửa hàng đầu tiên và dành được tình cảm của đông đảo khách hàng, nhưng khi mở rộng chi nhánh mới thì bắt đầu xuất hiện nhiều điểm thiếu sót, trải nghiệm của khách đi xuống, họ sẵn sàng từ bỏ cửa hàng của bạn và chuyển qua một bên chất lượng hơn.

Việc chất lượng không đồng nhất giữa các chi nhánh thường bắt nguồn từ rất nhiều yếu tố khác nhau, bao gồm: Nguyên vật liệu, hàng hóa, nhân lực, ưu đãi,… Và để đảm bảo được chất lượng luôn đồng đều, chủ kinh doanh cần phải đặc biệt quan tâm đến những vấn đề sau:

• Thường xuyên kiểm soát hàng hóa, hạn chế nhất có thể tình trạng thiếu hụt, chất lượng khác nhau giữa các chi nhánh;
• Kiểm soát chặt chẽ nguồn tiền ra – vào, thất thoát tài chính rất thường xảy ra đối với các kinh doanh chuỗi;
• Đồng bộ chương trình khuyến mãi và ưu đãi trên toàn mạng lưới, tránh tình trạng nơi có nơi không;
• Quản lý, phân quyền và đào tạo nhân sự một cách khoa học, bởi thái độ phục vụ đóng vai rất trò quan trọng;
• Lưu trữ thông tin khách hàng thân thiết của từng chi nhánh.

>> Có thể bạn quan tâm: Chu kỳ sống của sản phẩm và chiến lược cho từng giai đoạn

2. “Bài toán khó” khi quản lý chuỗi cửa hàng

Kinh doanh chuỗi cửa hàng đầy rẫy những thách thức và khó khăn mà không phải ai làm chủ cũng có thể vượt qua. Bài toán nan giải trong kinh doanh chuỗi “ẩn nấp” ở từng khâu vận hành, phải đào thật sâu mới có thể tìm được cách gỡ rối, chẳng hạn như:

2.1 Khó khăn trong kiểm soát hàng hóa khi quản lý chuỗi cửa hàng

Khi quản lý một cửa hàng, vấn đề kiểm soát kho hàng để lên kế hoạch nhập hàng và vận hành đã là một việc khá khó khăn. Một cửa hàng sẽ có rất nhiều hàng hóa cần phải kiểm soát, ví dụ như: Ngành FnB với nguồn nguyên vật liệu nhập mới mỗi ngày hay ngành bán lẻ với đồ sộ mặt hàng. Tưởng tượng khi cửa hàng của bạn mở rộng ra 5 – 10 chi nhánh, nhưng bạn vẫn chỉ có “2 tay” thì việc kiểm soát hàng hóa tốt như trước gần như là bằng 0.

Nhập hàng hóa chất lượng đồng đều ở mỗi chi nhánh là một chuyện, việc nắm bắt khả năng bán hàng ở từng chi nhánh và đưa ra kế hoạch nhập hàng cũng như kiểm soát hàng tồn hợp lý lại là một chuyện khác. Nếu chủ kinh doanh không đối chiếu kho quỹ thường xuyên thì tình trạng thất thoát, gian lận chắc chắn không thể tránh khỏi.

Hơn hết, chi nhánh sẽ ở các địa điểm khác nhau, thậm chí là khá xa nhau, cho nên vấn đề cung ứng hàng hóa sẽ mất thời gian không hề giống nhau. Nếu bạn không cân chỉnh thời gian hợp lý, khả năng hàng hóa gặp trục trặc không đến đúng lúc và chất lượng không đảm bảo là rất cao.

>> Có thể bạn quan tâm: Ra mắt tiện ích “Đơn vị quy đổi” giúp kiểm soát tồn kho chính xác

2.2 “Nặng đầu” khi quản lý tài chính

Ông cha ta có câu “Mạnh nhờ gạo bạo nhờ tiền”, có lẽ vì vậy mà những gì liên quan đến tiền đều rất phức tạp. Chung quy lại thì kết quả kinh doanh đều được tính dựa trên số tiền kiếm được và khả năng sinh ra lợi nhuận. Khi quản chuỗi mà chủ kinh doanh xuất hiện lỗ hổng trong khâu quản lý tài chính thì chắc chắn không thể thành công được.

Tiền bạc là phải chính xác nhưng quản lý thủ công sẽ không tránh khỏi nhầm lẫn, chưa kể nguồn tiền ở nhiều nơi đổ về như khi kinh doanh bán chuỗi. Nếu hàng hóa phải đối chiếu ngày một ngày hai thì tiền bạc phải kiểm soát hàng ngày, hàng giờ. Thất thoát tiền bạc và nguồn vốn bị hao hụt không thể xoay sở chính là nguyên nhân hàng đầu dẫn đến phá sản của rất nhiều chủ kinh doanh.

2.3 Bất an đối với đội ngũ nhân sự “quá rộng lớn” khi quản lý chuỗi cửa hàng

Nhân sự là về mặt “con người”, quản lý nhóm này lại cần rất nhiều kỹ năng và kinh nghiệm chuyên môn thì mới “cảm hóa” được. Nhân sự không chỉ là bộ mặt đại diện của cửa hàng mà còn là cánh tay phải đắc lực hỗ trợ cho chủ kinh doanh. Tuy nhiên để đào tạo một đội mạnh thì chủ phải biết cách làm sao cho nhân viên đều hướng về mục tiêu chung và luôn hết mình với công việc. Đây là một việc không hề dễ, ngay cả là thành viên trong gia đình thì đã “9 người 10 ý”, “người thích ăn cá người thích ăn rau” rồi.

Với số lượng nhân viên đông đảo, chắc chắn không thể tránh khỏi tình trạng gian lận, thái độ phục vụ không tốt và không tuân thủ các quy tắc. Chủ kinh doanh không thể phân thân có mặt ở mọi nơi để quản đội ngũ một cách chặt chẽ được, vì vậy mới cần đến một quản lý cấp cao để quản đội nhân viên bên dưới. Nếu vậy thì, hiệu quả kinh doanh có tốt hay không đều phải phụ thuộc hoàn toàn vào người quản lý này? Không ai dám chắc được quản lý sẽ không bao giờ gian lận và qua mắt chủ cả.

>>Mời bạn xem thêm: Quán ăn, quán cafe nên trả lương nhân viên thế nào?

2.4 Vấn đề ở một chi nhánh, tai tiếng cả một chuỗi

Đây chính là vấn đề không thể đồng bộ toàn bộ chất lượng ở các chinh nhánh. Khi chi nhánh A gặp lỗi lớn thì điều này mặc định cả thương hiệu đều có lỗi. Bán chuỗi đúng với thiên hướng “Một con sâu làm rầu nồi canh”, bạn không thể bỏ lơi một chi nhánh nào được.

Đồng bộ chất lượng ở toàn hệ thống vẫn luôn là bài toán khó giải cho bất kỳ người chủ nào. Có thể không thể làm tốt toàn vẹn được hết mạng lưới nhưng cần phải chỉn chu và hạn chế nhất có thể những lỗi không nên mắc phải.

3. Cách quản lý chuỗi cửa hàng chuyên nghiệp và tối ưu nhất

Dù có “cày ngày cày đêm” và đào tạo một quản lý cực giỏi thì đây vẫn không phải là cách quản lý chuỗi cửa hàng tối ưu nhất. Bạn đã nhờ đến sự hỗ trợ của sức người thì cũng phải nhờ đến sự giúp sức của máy móc thì mới cân xứng:

• Kiểm kho và hàng hóa chặt chẽ, không sai sót: Nếu quá vướng bận hàng hóa ở nhiều chi nhánh, sao bạn không thống kê chúng vào một nơi để quản lý. Bằng việc hệ thống được tất cả thông tin hàng nhập, hàng xuất và đưa ra dự báo tình trạng tồn – thiếu hàng hóa, các phần mềm quản lý bán hàng sẽ hỗ trợ giải đáp những rắc rối trước đây cho chủ kinh doanh.
• Quản lý tài chính chi tiết từng con số: Quản tiền bằng sổ sách và excel thường sẽ dẫn đến sai sót và nhầm lẫn. Tự động hóa đối với dòng tiền thu vào – chi ra bằng phần mềm, và việc của bạn chỉ là xem báo cáo chi tiết rồi đánh giá và đưa ra kế hoạch kinh doanh sắp tới.
• Quản đội ngũ nhân sự từ A đến Z: Chức năng phân quyền, ca làm sẽ giúp chủ kinh doanh kiểm soát được đội ngũ nhân sự của mình ở các chi nhánh. Hơn hết, vấn đề gian lận tiền bạc cũng bị giảm thiếu đáng kể khi sử dụng quét mã QR để thanh toán. Tiền về tay chủ, báo liền cho cả 2 đầu, không sợ nhân viên “ém” tiền.
• Kiểm soát khâu vận hành trơn tru: Hãy kết hợp việc sử dụng phần mềm quản lý bán hàng cùng với chiếc camera theo dõi ở mỗi chi nhánh. Cho dù bạn có đang ở bất cứ nơi nào, toàn bộ hệ thống chi nhánh đều nằm trong tầm kiểm soát của bạn.

>>Có thể bạn quan tâm: Cách tính giá bán đồ uống được áp dụng nhiều nhất hiện nay

Phần mềm quản lý bán hàng thông minh Sổ Bán Hàng đáp ứng đầy đủ các tiện ích quản lý chuỗi cửa hàng cho chủ kinh doanh, từ quản lý kho hàng, quản lý nhân viên và ca làm việc, nắm bắt báo cáo thu chi chính xác cùng dự báo tài chính chi tiết cho chủ. Vận hành nhiều cửa hàng cùng lúc chỉ trên 1 chiếc điện thoại duy nhất, dù bạn không đến trực tiếp cửa hàng vẫn yên tâm.

>> Có thể bạn quan tâm: Top 8 ứng dụng và phần mềm quản lý bán hàng tốt nhất năm 2023

Những nỗi ám ảnh khi kinh doanh nhiều chi nhánh đều sẽ được đập tan nếu chủ kinh doanh biết cách ứng dụng công nghệ để hỗ trợ. Hạn chế tối đa tình trạng chi nhánh này làm rất tốt nhưng chi nhánh khác lại hỗn loạn, ảnh hưởng đến danh tiếng thương hiệu đáng kể. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho chủ kinh doanh đang và sẽ mở rộng bán chuỗi trong tương lai. Nếu chưa biết lựa chọn phần mềm quản lý nào để phát triển buôn bán, chủ kinh doanh chọn mặt gửi vàng ở Sổ Bán Hàng, chắc chắn Sổ sẽ không làm bạn thất vọng!