Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Chính phủ vừa ban hành Nghị định 70/2025-NĐ-CP sửa đổi và bổ sung một số điều của Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền. Những thay đổi này sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/06/2025, ảnh hưởng trực tiếp đến các hộ kinh doanh, cá nhân và doanh nghiệp về việc ứng dụng máy tính tiền vào quy trình kinh doanh của mình hiện nay.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cùng các chủ kinh doanh tìm hiểu về những điểm mới quan trọng của quy định để không bị sai sót và vi phạm trong quá trình sử dụng máy tính tiền và hóa đơn điện tử.

>> Mời bạn xem thêm: Lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế

1. Bổ sung khái niệm mới về hoá đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Nghị định mới, máy tính tiền là hệ thống gồm hoặc nhiều thiết bị điện tử đồng bộ, được kết hợp bằng giải pháp công nghệ để phục vụ việc tính tiền và xuất hoá đơn.

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là loại hoá đơn:

• Có mã của cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử để người mua có thể tra cứu, khai báo, kê khai thuế.
• Được lập tự động từ hệ thống tính tiền và gửi dữ liệu ngay đến cơ quan thuế theo đúng định dạng.

Nói một cách đơn giản, chủ kinh doanh sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế, khi in/xuất hóa đơn thì hệ thống sẽ gửi dữ liệu hóa đơn trực tiếp đến cơ quan thuế, không cần thao tác thủ công.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ không?

Theo quy định mới, các mô hình kinh doanh phải áp dụng hoá đơn điện tử từ máy tính tiền từ ngày 01/06/2025 bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên.
• Doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, giải trí, nghệ thuật, chiếu phim, dịch vụ phục vụ cá nhân và các dịch vụ hỗ trợ vận tải đường bộ.

Những đối tượng kinh doanh này phải trang bị máy tính tiền có khả năng kết nối điện tử với cơ quan thuế và sử dụng hoá đơn điện tử khi thực hiện giao dịch bán hàng.

>> Mời bạn xem thêm: Quản lý đơn hàng là gì? 4 Bí kíp xây dựng hệ thống hiệu quả

Cập nhật nguyên tắc khi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được quy định rõ ràng với những nguyên tắc và đặc điểm quan trọng, giúp doanh nghiệp và người tiêu dùng thuận tiện hơn trong giao dịch và quản lý thuế.

1. Kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Hóa đơn in ra từ máy tính tiền phải được kết nối và chuyển dữ liệu điện tử trực tiếp đến cơ quan thuế. Điều này giúp cơ quan thuế dễ dàng kiểm soát, giám sát và quản lý thông tin hóa đơn một cách minh bạch, chính xác, đồng thời giảm thiểu rủi ro gian lận thuế.

2. Không bắt buộc chữ ký số

Khác với các loại hóa đơn điện tử khác, hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền không yêu cầu phải có chữ ký số. Điều này giúp đơn giản hóa quy trình phát hành hóa đơn, giảm chi phí và thời gian cho chủ hộ kinh doanh mà vẫn đảm bảo tính pháp lý và hợp lệ của hóa đơn.

3. Tính hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế

Các khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền (hoặc bản sao chụp hóa đơn, hoặc tra cứu thông tin hóa đơn trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế) được coi là hợp lệ, đủ điều kiện để xác định nghĩa vụ thuế. Điều này tạo sự yên tâm cho chủ bán hàng trong việc kê khai và khấu trừ thuế.

>> Mời bạn xem thêm: Sàn TMĐT tăng phí, nhà bán oằn mình xoay xở giữa cơn bão chi phí: Đâu là lối thoát?

Nội dung bắt buộc của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Một hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/định danh/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.
• Thời điểm lập hoá đơn.
• Mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu để truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn.
• Đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn điện tử.

Người bán có thể gửi hóa đơn điện tử qua tin nhắn, Email, và các hình thức điện tử khác, hoặc cung cấp mã QR để người mua chủ động tra cứu.

>> Mời bạn xem thêm: Cách ship COD: Hướng dẫn gửi hàng thu tiền tận nơi từ A đến Z

Trách nhiệm của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử từ máy tính tiền

Theo Khoản 39 và khoản 40 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, trách nhiệm của cơ quan thuế đối với hóa đơn điện tử được quy định như sau:

• Cơ quan thuế sẽ phối hợp với địa phương để phân loại, rà soát và hỗ trợ các hộ/cá nhân/doanh nghiệp chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử từ máy tính tiền.
• Nếu người kinh doanh chưa có máy tính tiền phù hợp, cơ quan thuế sẽ lên kế hoạch hỗ trợ và gửi thông báo chuyển đổi.
• Nếu các chủ cửa hàng đã được hỗ trợ nhưng vẫn không chuyển đổi, hoặc không xuất hóa đơn khi bán hàng, thì được xem là vi phạm pháp luật về hóa đơn và thuế.

>> Mời bạn xem thêm: Livestream bán hàng: Bí quyết tăng x100 đơn, chốt sale hiệu quả 2025

Cập nhật quy định về việc xử lý hóa đơn sai sót

Từ ngày 01/6/2025, quy định về xử lý hóa đơn điện tử có sai sót đã có sự thay đổi quan trọng, theo đó hủy hóa đơn điện tử khi phát hiện sai sót sẽ không còn được áp dụng. Thay vào đó, người bán sẽ thực hiện việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn theo các nguyên tắc sau:

1. Không được hủy hóa đơn sai sót

Khi phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, người bán không được phép hủy hóa đơn đó mà phải xử lý bằng cách lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.

2. Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế

• Nếu sai sót liên quan đến tên, địa chỉ người mua (không sai mã số thuế), người bán chỉ cần thông báo cho người mua và cơ quan thuế mà không cần lập lại hóa đơn mới.
• Nếu sai sót về mã số thuế, số tiền, thuế suất hoặc hàng hóa, người bán có thể lựa chọn lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế.
• Hóa đơn điều chỉnh phải ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”
• Hóa đơn thay thế phải ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm…”

3. Lập một hóa đơn điều chỉnh/thay thế cho nhiều hóa đơn sai sót trong cùng tháng

Trường hợp có nhiều hóa đơn sai sót với cùng một người mua trong cùng tháng, người bán được phép lập một hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế chung kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn sai sót để đơn giản hóa thủ tục.

4. Thỏa thuận hoặc thông báo với người mua

• Nếu người mua là doanh nghiệp, tổ chức kinh tế hoặc hộ kinh doanh, việc lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế phải có thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên.
• Nếu người mua là cá nhân, người bán chỉ cần thông báo cho người mua biết về việc điều chỉnh hoặc thay thế hóa đơn.

5. Kê khai hóa đơn điều chỉnh/thay thế

Người bán phải kê khai đầy đủ các hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế theo quy định của cơ quan thuế để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong quản lý thuế.

>> Mời bạn xem thêm: STP là gì? Hiểu rõ chi tiết chiến lược STP trong Marketing

Sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dễ dàng cùng Sổ Bán Hàng

Nhằm hỗ trợ chủ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, Sổ Bán Hàng đã phối hợp cùng Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT triển khai giải pháp phát hành hoá đơn điện tử được tích hợp ngay trong ứng dụng Sổ Bán Hàng.

Chỉ với vài thao tác đơn giản trên app Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh có thể:

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 lợi ích khi sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hoá đơn điện tử

• Đăng ký dễ dàng và Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập hóa đơn và xuất ra phiếu thu nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý hóa đơn so với hóa đơn giấy.

• Tính chính xác cao: Việc xuất hoá đơn điện tử từ ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp tránh sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác cao.

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các hoá đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc trên một hệ thống quản lý dữ liệu, giúp cho việc quản lý và tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng hơn.

• Bảo mật thông tin: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ được bảo mật hơn, giảm nguy cơ mất mát hoặc đánh cắp thông tin.

• Tính linh hoạt cao: Việc xuất hoá đơn điện tử cho phép doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể chuyển đổi các dữ liệu hóa đơn sang định dạng khác nhau để phù hợp với các yêu cầu khác nhau của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

• Quản lý toàn diện: Tiện lợi tích hợp tất cả trong 1 với hệ thống quản lý, giúp cho việc quản lý kho hàng, theo dõi doanh thu và các hoạt động kinh doanh khác và xuất hoá đơn trở nên thuận tiện hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi dành riêng cho chủ kinh doanh khi sử dụng dịch vụ HĐĐT từ máy tính tiền trên Sổ Bán Hàng

Chỉ cần đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ ưu đãi cực kỳ giá trị:

🎁 Tặng 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ

🎁 Tặng ngay 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí

Áp dụng có hạn – Ưu đãi tốt nhất cho những chủ kinh doanh nhanh tay nhất!

>> Mời bạn xem thêm:

Tin vui dành cho ngành dịch vụ: Ra mắt tính năng “Tạo dịch vụ và thanh toán theo giờ”

Tạo Website miễn phí – Hướng dẫn chi tiết, không cần lập trình

*Thông tin được tổng hợp từ Thư viện Pháp luật, LuatVietnam, Luật sư Việt Nam