Nguyên nhân thất thoát hàng hóa và cách giải quyết hiệu quả

Việc thất thoát hàng hóa là tình trạng thường xuyên diễn ra, gây nên nhiều khó khăn trong kinh doanh và bán lẻ. Hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu xem nguyên nhân dẫn tới tình trạng này và cách giải quyết thất thoát hàng hóa trong chớp mắt nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Khám phá hệ sinh thái Sổ Bán Hàng, 5 nhóm tính năng nổi bật

1. Nguyên nhân dẫn tới thất thoát hàng hóa

1.1. Kiểm kê tồn kho sơ sài, thiếu tính chính xác

Nguyên nhân đầu tiên mà nhiều chủ kinh doanh hiện nay thường mắc phải là quy trình kiểm kê kho hàng còn sơ sài, chưa thực sự tối ưu và vì thế dẫn tới sự thiếu chính xác. Khi không có bản ghi chính xác về số lượng và tình trạng của hàng hóa trong kho, chủ kinh doanh sẽ rất khó để phát hiện ra sự chênh lệch trong quá trình bán hàng hoặc nhập kho. Điều này không những ảnh hưởng đến quá trình buôn bán hiện tại mà còn gây ra những sai sót trong việc dự báo tồn kho và đặt hàng mới.

1.2. Dán nhầm mã sản phẩm, nhầm lẫn số lượng, giá thành

Nhiều doanh nghiệp thường áp dụng việc dán tem, mã cho sản phẩm để quy trình kiểm kho và bán hàng được dễ dàng hơn. Thế nhưng, việc dán nhầm mã sản phẩm cho hàng hóa là dễ xảy ra và dẫn tới những hậu quả nghiêm trọng. Chẳng hạn, khi các sản phẩm được nhập về kho, dán mã, tem theo lô thì khi bị sai sót, cả lô hàng đó đều sẽ gặp vấn đề.

Sai sót trong kiểm soát việc xuất và nhập hàng hoá cũng gây ra tình trạng thất thoát hàng hóa trong doanh nghiệp. Nguyên nhân thường xuất phát từ phía nhà cung cấp hoặc đơn vị vận chuyển, nhân viên kiểm kê khi chênh lệch giữa biên bản với hóa đơn giao nhận không được xử lý kịp lúc. Hay bởi quy trình nhập dữ liệu vào hệ thống có sự nhầm lẫn về số lượng, giá thành, loại sản phẩm.

1.3. Sắp xếp sai vị trí, bố trí không có tổ chức

Vấn đề thất thoát hàng hóa có thể là do việc bố trí hàng hóa trong cửa hàng không có tổ chức dẫn tới trở ngại trong quản lý kho hàng. Hàng hóa thường để chồng chéo lên nhau, thiếu khoảng trống hay không có trật tự rõ ràng. Kệ hàng quá cao và tầm nhìn bị che khuất, gây khó khăn khi quan sát trong quá trình bán hàng hay kiểm kê. Tình trạng này không chỉ làm tăng nguy cơ mất mát sản phẩm mà còn gây khó khăn trong việc tìm kiếm và kiểm kê hàng hóa.

1.4. Quản lý thủ công, hàng hóa liên tục “bốc hơi”

Một số chủ kinh doanh vẫn quản lý hàng hóa dựa trên con người và các quy trình thủ công vì thế dễ dẫn tới sự nhầm lẫn trong việc ghi lại, theo dõi kho hàng cũng như các rủi ro gian lận trong quy trình quản lý hàng hóa. Tình trạng thường xuyên xảy ra là nhân viên mắc lỗi nhập biên lai hàng hóa và điều chỉnh số lượng hàng tồn kho khi cửa hàng có nhiều việc; hoặc kiểm kho thực tế thường xuyên chênh lệch với con số được ghi chép trên sổ sách.

2. Giải pháp khắc phục tình trạng mất mát hàng hóa trong chớp mắt

2.1. Sử dụng phần mềm quản lý kho hàng, đảm bảo chính xác cao

Tích hợp phần mềm quản lý kho hàng là giải pháp hàng đầu giúp quá trình quản lý kinh doanh tối ưu, đảm bảo sự chính xác cao và hạn chế tối đa việc thất thoát hàng hóa. Công cụ phần mềm quản lý kho hàng chuyên nghiệp không chỉ giúp bạn theo dõi chính xác hàng tồn kho mà còn đảm bảo mọi thông tin về sản phẩm được cập nhật liên tục và chính xác. Từ việc nhập hàng cho đến xuất bán, mọi quy trình đều được tự động hóa, giảm thiểu sự can thiệp của con người và những sai sót không đáng có. Đặc biệt, tính năng phân tích dữ liệu thông minh và báo cáo giúp bạn dễ dàng nhận diện các xu hướng tiêu dùng cũng như điều chỉnh kế hoạch nhập hàng cho phù hợp.

Bạn có thể tham khảo sử dụng Sổ Bán Hàng – Phần mềm quản lý bán hàng thông minh được 500.000+ chủ kinh doanh tin tưởng sử dụng.

>>Mời bạn xem thêm: Kiểm soát kho hàng chặt chẽ – Tạm biệt nỗi lo thất thoát cùng Sổ Bán Hàng

2.2. Gán nhãn và mã sản phẩm logic, đảm bảo số lượng và giá cả

Việc áp dụng hệ thống mã hóa sản phẩm theo một quy tắc nhất định sẽ giúp việc quản lý, phân loại hàng nghìn mặt hàng trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Phần mềm Sổ Bán Hàng cho phép bạn tìm kiếm sản phẩm theo danh mục & mã vạch giúp tiết kiệm rất nhiều thời gian kiểm kho và tìm kiếm sản phẩm. Mọi thông tin về giá cả, số lượng sẽ được cập nhật tự động vào hệ thống, giảm thiểu nhầm lẫn và thất thoát.

2.3. Sắp xếp, trưng bày sản phẩm một cách khoa học

Tối ưu hóa không gian trưng bày để dễ dàng phân loại hàng hóa theo nhóm, theo dõi vị trí chính xác của sản phẩm trong kho, từ đó giảm thiểu thất thoát hàng hóa cũng như tối ưu thời gian tìm kiếm và kiểm kê. Chủ kinh doanh có thể tham khảo một số cách để không gian trở nên khoa học sau đây:

• Vẽ bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho trong đó thể hiện các khu vực sẽ thực hiện kiểm kê, thứ tự kiểm kê và vị trí các sản phẩm (đặc biệt khi kho hàng có diện tích lớn)
• Đảm bảo không gian thông thoáng, gọn gàng
• Bố trí giá, kệ đỡ
• Phân loại hàng hóa trong kho

2.4. Theo dõi nhân viên kỹ lưỡng, quản chặt khâu vận hành

Tăng cường giám sát và đào tạo nhân viên về các quy trình vận hành kho và các tiêu chuẩn tại nơi làm việc. Đảm bảo tất cả nhân viên đều được huấn luyện bài bản về quy trình làm việc, sử dụng hệ thống và thiết bị trong kho. Bên cạnh đó, cần theo dõi kỹ lưỡng để chắc chắn rằng nhân viên hiểu rõ tầm quan trọng của việc giữ gìn tài sản chung và thực hiện các biện pháp phòng ngừa thất thoát nghiêm ngặt.

Sổ Bán Hàng tích hợp tính năng theo dõi và giám sát hoạt động của nhân viên, cho phép bạn cập nhật thời gian thực tình trạng làm việc và hiệu suất của từng nhân viên. Điều này không chỉ giúp tăng cường kỷ luật làm việc mà còn đảm bảo rằng mọi quy trình vận hành đều diễn ra suôn sẻ, chính xác, giảm thiểu thất thoát và sai sót từ con người.

>>Mời bạn xem thêm: Quản chặt nhân viên và vận hành cửa hàng chuyên nghiệp cùng Sổ Bán Hàng

Trên đây là những nguyên nhân và giải pháp để giải quyết việc thất thoát hàng hóa. Sổ Bán Hàng hy vọng thông tin trên sẽ hữu ích cho chủ kinh doanh trong việc quản lý hàng hóa và tối ưu lợi nhuận. Chúc bạn buôn may bán đắt!

>> Mời bạn xem thêm:

Kiểm kê kho và 8 sai lầm chủ kinh doanh thường mắc phải

Hướng dẫn quản lý và phân quyền cho nhân viên trên phần mềm Sổ Bán Hàng

Cập nhật mới tháng 7: Kiểm soát kho hàng chặt chẽ – Tạm biệt nỗi lo thất thoát

Ra mắt tiện ích “Đơn vị quy đổi” giúp kiểm soát tồn kho chính xác