Xử lý nhân viên mắc lỗi chủ cần biết – Nghệ thuật quản lý nhân viên

Một trong những vấn đề gây “nhức đầu” nhất mà chủ kinh doanh cần đối mặt chính là việc quản lý nhân sự. Việc nhân viên mắc sai lầm là không thể tránh khỏi và chỉ cần một người làm sai, tiến độ công việc sẽ bị chậm lại, kết quả của cả tập thể sẽ bị ảnh hưởng. Tuy nhiên, bạn đừng vội nóng giận trong tình huống này, hãy bình tĩnh và tìm cách giải quyết thật tinh tường, khéo léo. Hãy để Sổ Bán Hàng chỉ bạn nghệ thuật xử lý nhân viên mắc lỗi trong từng trường hợp nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Nhân viên lơ là, chểnh mảng công việc – Bí quyết “xử đẹp” cho chủ

1. Xử lý khi nhân viên mắc lỗi nhẹ

Chỉ ra điểm sai, giải thích và cùng nhân viên tìm cách giải quyết

Sự điềm tĩnh là yếu tố nên có ở một người chủ khi muốn quản lý nhân viên của mình hiệu quả. Trong trường hợp nhân viên mắc lỗi nhẹ, điều quan trọng là phải tiếp cận một cách nhẹ nhàng.

Đầu tiên, chỉ ra điểm sai mà nhân viên đã mắc phải, giải thích tại sao và cùng nhân viên tìm hiểu nguyên nhân sâu xa của vấn đề. Bạn có thể đặt ra những câu hỏi như, liệu với khả năng của nhân viên kia, đó có phải là cách làm tốt nhất chưa? Và ví dụ nếu họ đã cố gắng thì tại sao kết quả lại chưa tốt? Lỗi là do bản thân nhân viên hay những yếu tố khách quan tác động. Cuối cùng, cùng ngồi xuống với họ để tìm ra các giải pháp khắc phục hiệu quả, nên để họ đề xuất giải pháp cho vấn đề để giúp nhân viên tăng khả năng xử lý tình huống và quan trọng hơn là có thể ngăn ngừa những sự cố tương tự trong tương lai.

Nên nhớ tuyệt đối không được làm tổn thương người khác bằng lời nói khó nghe trong lúc nóng giận. Hãy luôn tự đặt câu hỏi cảm giác của mình sẽ thế nào nếu ở vị trí của người kia và kiềm chế cơn giận để xử lý mọi chuyện theo chiều hướng dễ chịu nhất.

>>Mời bạn xem thêm: 3 cách quản lý nhân viên bán hàng siêu hiệu quả

2. Xử lý khi nhân viên mắc lỗi nặng

Khiển trách theo chiều hướng tích cực, đưa ra lời khuyên có tính xây dựng

Đối với những lỗi nặng, quá trình xử lý cần thể hiện sự nghiêm túc nhưng cũng không nên quá cực đoan. Hãy bắt đầu bằng việc khiển trách nhân viên theo chiều hướng tích cực, giúp họ hiểu rằng mặc dù lỗi này nghiêm trọng nhưng vẫn có cơ hội để cải thiện. Nên để nhân viên tự nhìn nhận lại mình một cách thật nghiêm túc vì chính người phạm lỗi sẽ hiểu rõ nhất các sai sót nằm ở đâu, các nguyên nhân nào dẫn đến sự cố. Thường các nguyên nhân sẽ xuất phát từ lý do cá nhân như: thói quen lâu ngày, tình huống cố định,… nên sẽ không ai có thể đưa ra lời giải hợp lý hơn chính bản thân người mắc lỗi cả.

Hãy để cho cấp dưới của bạn thấy được sai lầm của họ ảnh hưởng thế nào đến tiến độ chung, giúp họ nhận ra điểm yếu và tìm cách khắc phục tránh không lặp lại điều tương tự. Khuyến khích các cuộc trao đổi để có thể đưa ra những góp ý mang tính xây dựng cho nhân viên cũng như đưa ra lời khuyên để họ có thể sửa sai và phát triển bản thân một cách tốt hơn.

3. Lỗi nhẹ tái phạm

Nghiêm khắc phê bình, chấn chỉnh lại để không xảy ra lần nào nữa

Khi lỗi nhẹ được lặp lại, điều cần thiết là phải tăng cường sự nghiêm khắc trong môi trường làm việc. Phê bình nhân viên một cách nghiêm túc về sự thiếu chú ý của họ đến những tiêu chuẩn công việc đã được đặt ra, từ đó chấn chỉnh hành vi của nhân viên để tránh tái phạm trong tương lai. Nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tuân thủ quy định và chuẩn mực công việc đã đề ra.

Có thể xử lý nhân viên mắc lỗi nhẹ lặp lại bằng cách áp dụng một mức phạt nhẹ như giảm tiền thưởng hoặc thay đổi lịch làm việc. Ngoài ra, nên giải thích những hậu quả cũng như hình phạt tiếp theo nếu lỗi tiếp tục tái phạm.

>>Mời bạn xem thêm: 3 lợi ích khi phân công công việc và quản lý nhân viên hiệu quả

4. Lỗi nặng tái phạm

Cảnh cáo và đưa mức phạt phù hợp

Với các lỗi nặng tái phạm, hãy áp dụng các biện pháp kỷ luật nghiêm ngặt hơn như cắt giảm một phần lương hoặc đình chỉ công việc tạm thời. Điều này cho thấy sự nghiêm túc trong quản lý và cảnh báo nghiêm khắc về hành vi không chấp nhận được.

Có thể nói, việc mắc lỗi là câu chuyện rất bình thường của nhân viên tại bất kì môi trường kinh doanh nào. Tuy nhiên, với các nhân viên đã “miễn nhiễm” với các kiểu nhắc nhở và góp ý nhẹ nhàng, bạn nên có một cách xử lý khi nhân viên lặp lại lỗi nghiêm trọng. Các chủ kinh doanh nên thiết lập các mục tiêu cụ thể và theo dõi sát sao hơn trong một khoảng thời gian nhất định để xem có thật sự còn muốn giữ họ lại tại chỗ làm hay không.

5. Lỗi lặp đi lặp lại

Kiên nhẫn xem xét lại quy trình và đào tạo họ từ những bước cơ bản nhất

Đội ngũ nhân viên chính là yếu tố quan trọng hàng đầu khi bạn kinh doanh buôn bán. Vấn đề sẽ phát sinh khi nhân viên mắc lỗi, đặc biệt là khi những sai lầm đó cứ lặp đi lặp lại. Vậy xử lý nhân viên mắc lỗi nhiều lần như thế nào?

Trước hết, nên xây dựng một môi trường làm việc vui vẻ và cởi mở – nơi mọi người sẵn sàng đặt câu hỏi cho những vấn đề còn băn khoăn, sẵn sàng cùng nhau nhìn nhận những sai lầm và giúp đỡ nhau sửa chữa. Nếu không, nhân viên của bạn rất có thể rơi vào trường hợp biết sai nhưng không biết sửa sao cho đúng và đôi khi phải mày mò cách làm mà lẽ ra có thể tốn ít thời gian, bài học hơn để có thể học được từ người khác.

>>Mời bạn xem thêm: Nhận biết 5 “mánh khóe” nhân viên gian lận và cách “trị” của chủ cao tay

Tuy vậy, chủ kinh doanh nên xem xét việc tạo ra một quy trình nghiêm ngặt và truyền đạt cho nhân viên của bạn, khiến mọi người chịu trách nhiệm về những sai lầm của mình và nhận thức được những hậu quả có thể xảy ra. Có thể áp dụng quy trình:

• Trong ngắn hạn: Cách tốt nhất để giảm thiểu các sai lầm lặp đi lặp lại, đưa mọi thứ vào quy củ trong thời gian đầu và đồng thời “cảnh báo” các nhân viên khác làm việc nghiêm túc hơn, đó là thắt chặt kiểm soát và kiểm tra thường xuyên.
• Trong dài hạn: Đây là thời điểm để bạn nới lỏng các quy định và khuyến khích nhân viên nhiều hơn. Các quy trình làm việc lúc này nên được đơn giản hóa, các công tác thanh tra báo cáo ban đầu nên được tiết giảm, thay vào đó bạn hãy áp dụng tự động hóa trong công việc bằng các phần mềm quản lý cá nhân, quản lý hiệu quả công việc chung. Theo đó, mỗi nhân viên có thể tự theo sát và báo cáo với bạn theo lịch trình sẵn. Công việc lúc này sẽ “dễ thở” hơn rất nhiều vì công việc ít nhiều đã vào guồng.

Cuối cùng, khi một nhân viên mắc lỗi mà nguyên nhân là do thiếu kiến thức, bạn nên đào tạo lại nhân viên từ những bước cơ bản nhất, cho họ được học hỏi, nâng cao trình độ, ngay cả khi điều đó làm mất thời gian và nguồn lực của bạn. Như vậy, bạn sẽ tạo động lực cho họ làm việc tốt nhất và giảm thiểu tối đa những sai sót có thể mắc phải.

Bao nhiêu lần là đủ cho những cơ hội sửa chữa hoàn toàn tùy thuộc vào bạn, và còn tùy vào tính chất nghiêm trọng của các sai phạm. Tuy nhiên, bạn hãy giữ tâm trạng bình tĩnh, thái độ khách quan khi xem xét vấn đề và khiển trách nhân viên một cách khéo léo. Hành xử đúng mực, chỉ ra đích đến và lộ trình phát triển, nhân viên của bạn sẽ không còn “lạc lối” nữa!!

Để hạn chế những sai lầm trong quy trình quản lý cũng như xử lý khi nhân viên mắc lỗi, bạn có thể sử dụng phần mềm quản lý bán hàng Sổ Bán Hàng với tính năng “Quản lý nhân viên”:

• Liên kết và quản lý từ xa dễ dàng, tiết kiệm thời gian và công sức
• Phân quyền cho từng nhân viên theo vai trò phù hợp
• Theo dõi chi tiết lịch sử hoạt động của nhân viên, dễ dàng đánh giá hiệu quả công việc
• Thiết lập ca làm việc một cách linh hoạt, đảm bảo mọi nhân viên đều có mặt đúng giờ, đúng vị trí
• Kiểm soát chặt chẽ tiền kết ca với hệ thống minh bạch, giảm thiểu rủi ro thất thoát và tăng tính chính xác trong quản lý tài chính

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn quản lý và phân quyền cho nhân viên trên phần mềm Sổ Bán Hàng