Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố quyết định thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là những doanh nghiệp có nhiều mặt hàng và chi nhánh. Một trong những công cụ quan trọng giúp tối ưu quy trình quản lý kho chính là mã SKU. Vậy SKU là gì và làm thế nào để tạo và quản lý SKU một cách hiệu quả? Hãy cùng Sổ Bán Hàng khám phá trong bài viết dưới đây.
>>Có thể bạn quan tâm: “Vượt ngàn chông gai” thu hồi công nợ: Lối thoát nào cho chủ doanh nghiệp bán sỉ?
1. SKU là gì?
SKU (Stock Keeping Unit), hay đơn vị lưu kho, là một mã định danh duy nhất cho từng sản phẩm trong hệ thống quản lý kho hàng. Mã SKU bao gồm một chuỗi các ký tự số và chữ cái, giúp doanh nghiệp phân biệt các sản phẩm với nhau dựa trên các thuộc tính như kiểu dáng, kích thước, màu sắc, ngày sản xuất, và nhà sản xuất. Mỗi mã SKU được thiết kế độc nhất, đảm bảo không trùng lặp với bất kỳ mã nào khác trong hệ thống.
2. Tại sao nên sử dụng mã SKU?
SKU giúp quản lý kho hàng một cách chính xác và hiệu quả. Mỗi sản phẩm có một mã SKU riêng, giúp doanh nghiệp dễ dàng theo dõi số lượng, vị trí, và trạng thái của hàng hóa trong kho. Điều này giúp tối ưu hóa quá trình lưu trữ và vận hành, giảm thiểu sai sót và nâng cao hiệu suất làm việc, cụ thể, những lợi ích mã SKU đem lại cho doanh nghiệp phân phối, các nhà bán sỉ bao gồm:
Phân loại hàng hóa nhanh
Mã SKU giúp xác định từng loại hàng hóa một cách chi tiết, từ kiểu dáng, màu sắc, kích thước, đến các thuộc tính khác. Thông qua mã SKU, người quản lý có thể nhanh chóng nhận biết sản phẩm và sắp xếp kho hàng một cách khoa học và hiệu quả.
Nâng cao hiệu suất làm việc
Với mã SKU, nhân viên kho có thể dễ dàng xác định vị trí của các sản phẩm trong kho, giảm thời gian tìm kiếm và nâng cao hiệu suất làm việc. SKU giúp nhân viên theo dõi các chỉ số hiệu suất kho, xác định các vấn đề và đưa ra các biện pháp cải tiến phù hợp.
>>Mời bạn xem thêm: Không chỉ công nợ, TOP 7 khó khăn gây đau đầu cho chủ doanh nghiệp bán sỉ
Nguồn ảnh: Internet
Đảm bảo tính chính xác
Mã SKU không chỉ là một mã số nhận diện sản phẩm, mà còn chứa đựng nhiều thông tin chi tiết giúp quản lý hiểu rõ về sản phẩm. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong quá trình đặt hàng và nhập kho.
Giảm thiểu sai sót
Sử dụng mã SKU trong quá trình kiểm kê giúp giảm thiểu sai sót, tăng tính chính xác và tiết kiệm thời gian. Nhân viên kho có thể dễ dàng theo dõi và xác định nguyên nhân của sự chênh lệch thông tin, từ đó áp dụng các biện pháp điều chỉnh cụ thể.
Quản lý hiệu quả và tiết kiệm chi phí
Quản lý sản phẩm bằng mã SKU là cách hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất trong khâu quản lý hàng hóa. Nó đặc biệt hiệu quả cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, không cần đầu tư vào các thiết bị phần cứng như máy quét mã vạch hay máy in hóa đơn.
Hỗ trợ quản lý đa kênh và liên kết kho hàng
SKU giúp doanh nghiệp quản lý hàng hóa sản phẩm ở nhiều kho khác nhau và liên kết sản phẩm giữa các kênh bán hàng. Điều này giúp tối ưu hóa quy trình quản lý bán hàng đa kênh và hạn chế thất thoát hàng hóa trong khâu quản lý hàng tồn kho.
3. Cách tạo và quản lý mã
3.1. Bắt đầu số SKU với số nhận dạng cao nhất
Khi tạo mã SKU, bắt đầu bằng cách sử dụng 2-3 chữ số hoặc ký tự đầu tiên để đại diện cho số nhận dạng cấp cao nhất, như bộ phận, loại cửa hàng hoặc nhà cung cấp. Điều này giúp bạn dễ dàng xác định nhóm bán hàng cấp cao nhất và vị trí của sản phẩm trong cửa hàng.
3.2. Sử dụng các chuỗi số giữa để chỉ định số nhận dạng duy nhất
Phần giữa của mã SKU nên bao gồm các chuỗi số hoặc ký tự chỉ định các đặc điểm độc đáo của sản phẩm, chẳng hạn như kích thước, màu sắc, loại mặt hàng hoặc danh mục con. Đây là phần quan trọng giúp phân biệt từng sản phẩm cụ thể trong kho hàng.
3.3. Kết thúc các số SKU với số thứ tự
Cuối cùng, sử dụng số thứ tự (ví dụ: 001, 002, 003) cho chuỗi số SKU cuối cùng. Điều này không chỉ giúp việc thiết lập dễ dàng mà còn giúp bạn xác định các mục cũ hơn so với các mục mới hơn trong cùng một dòng sản phẩm. Trong một số trường hợp, việc kết hợp chuỗi số SKU cuối cùng với số sản phẩm của nhà cung cấp cũng có thể hữu ích.
3.4. Quản lý SKU
Sử dụng phần mềm quản lý kho để theo dõi và cập nhật thông tin về mã SKU. Đảm bảo rằng tất cả các nhân viên hiểu rõ về hệ thống mã SKU và sử dụng chúng đúng cách. Phần mềm quản lý giúp dễ dàng theo dõi số lượng hàng tồn kho, vị trí lưu trữ và cập nhật thông tin về sản phẩm theo thời gian thực.
Nguồn ảnh: Internet
4. Những điều cần lưu ý khi đặt mã
Độ dài mã SKU
Không nên đặt mã SKU quá dài hoặc quá ngắn. Mã SKU nên đủ ngắn để dễ nhớ nhưng đủ dài để chứa tất cả thông tin cần thiết. Độ dài hợp lý giúp đảm bảo mã SKU dễ dàng quản lý và truy xuất.
Đảm bảo tính nhất quán
Mã SKU cần được đặt một cách nhất quán để dễ dàng quản lý và truy xuất thông tin. Các yếu tố trong mã SKU nên được sắp xếp theo thứ tự quan trọng để dễ dàng quản lý và tìm kiếm.
5. 5 nguyên tắc đặt SKU để phân loại hàng hóa dễ nhất
Tạo ra mã SKU cho riêng mình
Mã SKU nên được thiết kế phù hợp với nhu cầu và đặc điểm của doanh nghiệp. Tự tạo mã SKU giúp đảm bảo mã số dễ nhớ và thuận tiện cho quản lý.
Không nên đặt quá nhiều thông tin trong 1 mã SKU
Mã SKU nên đơn giản và chứa đủ thông tin cần thiết, tránh việc chứa quá nhiều thông tin gây phức tạp. Chọn lọc những thông tin quan trọng nhất để đưa vào mã SKU. Ví dụ: Một sản phẩm áo phông có thể được mã hóa thành “APSSH00001X”, trong đó “AP” là áo phông, “SS” là tên thương hiệu, “H” là mùa hè, “00001” là thứ tự sản phẩm, và “X” là màu xanh.
Tạo SKU dễ hiểu
Mã SKU nên dễ đọc và dễ hiểu để nhân viên có thể nhanh chóng nhận biết và sử dụng. Sử dụng các ký tự và số liệu rõ ràng, tránh sử dụng các ký hiệu đặc biệt. Ví dụ: Sử dụng các từ viết tắt thông dụng, chẳng hạn như: Đỏ, Small, Nữ = DOSN
Sắp xếp các từ theo tầm quan trọng
Các yếu tố trong mã SKU nên được sắp xếp theo thứ tự quan trọng để dễ dàng quản lý và tìm kiếm. Ví dụ, bắt đầu với thông tin quan trọng nhất như thương hiệu, sau đó là mô tả sản phẩm, ngày mua hàng, kho lưu trữ, kích thước, màu sắc và tình trạng sản phẩm.
Không nên sử dụng các chữ số giống con số, dấu cách, dấu trọng âm và kí hiệu
Tránh sử dụng các ký tự có thể gây nhầm lẫn như chữ “O” và số “0”, dấu cách và các ký hiệu đặc biệt. Sử dụng các ký tự số và chữ cái một cách nhất quán để đảm bảo tính nhất quán và dễ đọc. Ví dụ: Thay vì dùng “O” có thể gây nhầm lẫn với “0”, sử dụng các ký tự khác để đảm bảo sự rõ ràng.
6. Quản lý 100.000+ SKU theo Lô, Date và IMEI chính xác với FinanPOS
FinanPOS là giải pháp quản lý bán hàng hiện đại dành cho chủ doanh nghiệp, được phát triển bởi Finan (chủ sở hữu phần mềm Sổ Bán Hàng), giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng với 70+ tính năng cao cấp, quản lý hàng trăm ngàn mã SKU dễ dàng:
- Quản lý hàng ngàn SKU theo lô, date, số series IMEI, danh mục, phân loại thuộc tính, dễ dàng kiểm soát và quản lý tình trạng hàng hóa.
- Quản lý sản phẩm không giới hạn số lượng, linh hoạt trong việc mở rộng và phát triển kinh doanh.
- Hỗ trợ gộp sản phẩm theo thuộc tính sản phẩm, dễ dàng phân loại và quản lý hàng hóa.
- Phân loại sản phẩm theo danh mục, dễ dàng quản lý và tìm kiếm sản phẩm trong kho.
- Tính năng bảng giá cho từng đợt khuyến mãi, nhóm khách hàng, giúp chăm sóc khách hàng linh hoạt.
- Quản lý, tra cứu theo mã vạch – barcode, dễ dàng theo dõi và kiểm soát hàng hóa, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian.
SKU là công cụ quản lý kho hàng quan trọng, giúp doanh nghiệp phân loại, theo dõi và quản lý hàng hóa hiệu quả. Áp dụng đúng cách sẽ giúp nâng cao hiệu suất làm việc và đảm bảo tính chính xác trong kiểm kê. Với các tính năng ưu việt của FinanPOS, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng quản lý kho hàng mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình bán hàng, nâng cao hiệu quả hoạt động và đảm bảo sự phát triển bền vững!
>> Mời bạn xem thêm:
Ra mắt FinanEcom – Giải pháp tự động xuất hóa đơn và ước tính thuế TMĐT
TMĐT 2024: AI tạo lợi thế cạnh tranh & tăng trải nghiệm khách hàng?
