Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp, nhà phân phối tối ưu hóa nguồn lực, giảm thiểu rủi ro và nâng cao hiệu suất kinh doanh. Để đạt được điều này, nhiều doanh nghiệp đã lựa chọn áp dụng quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO. Bài viết dưới đây sẽ giới thiệu về quản lý kho hàng, tầm quan trọng của việc áp dụng quy trình chuẩn ISO, và chi tiết các bước thực hiện quy trình này.
>>Mời bạn xem thêm: 6 bí quyết quản lý chi nhánh, cửa hàng hiệu quả nhất cho doanh nghiệp
1. Quản lý kho là gì? Quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO là gì?
1.1. Quản lý kho là gì?
Quản lý kho là việc kiểm soát, sắp xếp và bảo quản hàng hóa trong kho nhằm đảm bảo hàng hóa được lưu trữ an toàn, dễ dàng truy xuất và giảm thiểu lãng phí. Quản lý kho hàng không chỉ dừng lại ở việc theo dõi số lượng hàng hóa, mà còn bao gồm các hoạt động như nhập kho, xuất kho, kiểm kê và tối ưu hóa không gian lưu trữ.
1.2. Quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO là gì?
Quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO là một hệ thống các bước và tiêu chuẩn được thiết lập bởi Tổ chức Tiêu chuẩn hóa Quốc tế (ISO) nhằm đảm bảo việc quản lý kho hàng diễn ra hiệu quả, khoa học và nhất quán. Quy trình này bao gồm các bước cụ thể từ việc nhận hàng, lưu trữ, kiểm kê, đến xuất kho và xử lý các vấn đề liên quan.
2. Tầm quan trọng của quy trình quản lý kho hàng chuẩn?
Đảm bảo hiệu quả và an toàn
Áp dụng quy trình quản lý kho hàng theo chuẩn ISO mang lại hiệu quả và an toàn trong việc lưu trữ và vận chuyển hàng hóa. Điều này giảm thiểu rủi ro hư hỏng, mất mát hàng hóa và tối ưu hóa không gian kho.
Nâng cao năng suất và chất lượng
Một quy trình chuẩn giúp tăng cường năng suất làm việc của nhân viên, đảm bảo các hoạt động diễn ra nhanh chóng và chính xác. Việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO cũng nâng cao chất lượng dịch vụ và sự hài lòng của khách hàng.
Hỗ trợ quyết định kinh doanh
Quy trình quản lý kho hàng chuẩn giúp doanh nghiệp dễ dàng kiểm soát số lượng hàng hóa theo từng mặt hàng, theo sát tình hình nhập kho, xuất kho. Điều này hỗ trợ doanh nghiệp đưa ra các quyết định kinh doanh hiệu quả và kịp thời.
Tiết kiệm chi phí và nguồn lực
Quản lý kho khoa học và chuẩn ISO giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí quản lý, giảm thiểu rủi ro mất mát và lãng phí hàng hóa. Đồng thời, quá trình quản lý trở nên đơn giản hơn, giúp tinh giản bộ máy quản lý và tiết kiệm thời gian cho các hoạt động kinh doanh khác.
Duy trì hoạt động liên tục
Đối với các doanh nghiệp thương mại, quản lý kho hàng chuẩn đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục. Doanh nghiệp luôn có đủ hàng hóa để cung ứng ra thị trường, đáp ứng kịp thời những biến động của thị trường và nhu cầu khách hàng, từ đó gia tăng cơ hội kinh doanh.
Tinh giản bộ máy quản lý
Quy trình quản lý kho hàng chuẩn giúp doanh nghiệp tinh giản bộ máy quản lý, tiết kiệm thời gian và chi phí nhân sự, đồng thời tạo điều kiện cho việc theo dõi và giải quyết các vấn đề nhanh chóng và hiệu quả.
3. Quy trình quản lý kho hàng chuẩn, khoa học, theo ISO cho doanh nghiệp
3.1. Kiểm tra thông tin, dữ liệu hàng hóa
Mỗi doanh nghiệp cần lưu trữ cơ sở dữ liệu về hàng hóa khi thực hiện công tác quản lý kho. Mỗi hàng hóa cần có một mã tài sản để dễ dàng kiểm tra hiện trạng, tình trạng, thông tin mô tả, và các thông tin quan trọng khác để kiểm tra số lượng hàng hóa sau các hoạt động xuất nhập, lưu kho.
3.2. Lên kế hoạch mua hàng và mua sắm hàng hóa
Dựa trên tình hình hàng hóa hiện tại và hàng tồn kho, doanh nghiệp sẽ ra quyết định số lượng hàng hóa cần mua mới. Kế hoạch mua hàng cần dựa trên thông tin chính xác về tình trạng hàng hóa, lịch sử xuất nhập kho, và các kỳ đánh giá nhà cung cấp.
3.3. Nhập kho hàng hóa
Sau khi mua hàng, doanh nghiệp cần thực hiện nhập kho. Nhân viên phụ trách sẽ kiểm tra và ghi nhận giấy tờ mua bán hàng hóa, kiểm tra chất lượng hàng nhập và lưu trữ thông tin về hàng hóa như tên, số seri, thông tin mô tả, ngày nhập kho, số lượng.
3.4. Lưu trữ hàng hóa
Đây là bước thứ 4 trong quy trình quản lý kho theo chuẩn ISO. Doanh nghiệp cần lưu trữ đầy đủ giấy tờ và dữ liệu liên quan đến hàng hóa, sắp xếp và lưu trữ hàng hóa theo quy định.
3.5. Xuất sử dụng hàng hóa
Trong quy trình quản lý hàng hóa, việc xuất sử dụng hàng hóa cần tuân theo quy trình quản lý của doanh nghiệp. Các bước bao gồm tiếp nhận và kiểm tra yêu cầu, xác nhận phiếu yêu cầu, lưu trữ thông tin hàng hóa sau khi xuất kho, và lập thống kê xuất kho định kỳ.
3.6. Kiểm kê, báo cáo và thống kê hàng hóa
Doanh nghiệp cần thực hiện kiểm kê hàng hóa định kỳ theo quý, năm, hoặc chu kỳ kinh doanh để kiểm tra và đối chiếu số liệu thực tế với số liệu kế toán. Báo cáo kiểm kê giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan, chính xác về lượng hàng hóa đang vận hành, giá trị hàng tồn kho và khả năng sinh lời từ việc đầu tư vào hàng hóa.
4. FinanPOS – phần mềm quản lý đa kho dành cho doanh nghiệp
Để giải quyết các thách thức trong quản lý kho hàng cho doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, Finan (chủ sở hữu phần mềm Sổ Bán Hàng) đã phát triển giải pháp quản lý bán hàng hiện đại dành cho chủ doanh nghiệp, được chính thức ra mắt trong tháng 07/2024 với 70 tính năng cao cấp. FinanPOS mang đến các tính năng ưu việt trong việc quản lý kho hàng chuẩn cho doanh nghiệp, nhà phân phối hay nhà bán sỉ:
- Quản lý đa kho tập trung: FinanPOS cho phép kiểm soát toàn bộ hệ thống kho hàng từ xa, hiển thị thông tin về các kho hàng trên một màn hình duy nhất, giúp quản lý và điều chuyển kho từng chi nhánh nhanh chóng, linh hoạt.
- Theo dõi chính xác số lượng tồn kho: Hệ thống cung cấp khả năng theo dõi số lượng hàng hóa cụ thể tại từng chi nhánh, đảm bảo dữ liệu luôn cập nhật và chính xác, giúp tối ưu hóa việc phân bổ hàng hóa.
- Cập nhật tồn kho theo thời gian thực: FinanPOS tự động cập nhật mọi thay đổi về số lượng hàng hóa ngay lập tức. Bạn có thể kiểm tra tình hình tồn kho từ bất kỳ đâu bằng thiết bị di động, không cần chờ đợi báo cáo.
- Lên kế hoạch nhập hàng chuyên nghiệp: Phần mềm hỗ trợ lập kế hoạch nhập hàng chi tiết, cho phép nhập kho theo từng lô hàng riêng biệt, tối ưu hóa quy trình lưu trữ và quản lý hàng hóa.
- Giám sát hạn sử dụng hàng hóa: FinanPOS theo dõi hạn sử dụng của từng lô hàng, cảnh báo khi hàng hóa gần đến hạn, giúp tránh tình trạng hàng tồn quá hạn và đảm bảo chất lượng sản phẩm.
- Quản lý công nợ hiệu quả: Hệ thống theo dõi và quản lý công nợ với các nhà cung cấp, đảm bảo thanh toán đúng hạn và chính xác, cung cấp báo cáo chi tiết về công nợ, giúp duy trì mối quan hệ tốt với các đối tác.
- Tích hợp vận chuyển và theo dõi vận đơn: FinanPOS kết nối với các dịch vụ vận chuyển, cho phép theo dõi vận đơn ngay trên hệ thống. Quản lý toàn bộ quy trình logistics từ đặt hàng đến giao hàng và theo dõi vận đơn trên cùng một giao diện, tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả quản lý.
Quản lý kho hàng hiệu quả là yếu tố quyết định đến sự thành công của doanh nghiệp, đặc biệt là khi phải quản lý đa kho, đa chi nhánh. Với FinanPOS, doanh nghiệp không chỉ dễ dàng quản lý kho hàng mà còn tối ưu hóa toàn bộ quy trình từ nhập kho, xuất kho đến kiểm kê và quản lý công nợ, vận hành trơn tru, nâng cao hiệu suất và gia tăng sự hài lòng của khách hàng.
>> Mời bạn xem thêm:
Ra mắt FinanEcom – Giải pháp tự động xuất hóa đơn và ước tính thuế TMĐT
TMĐT 2024: AI tạo lợi thế cạnh tranh & tăng trải nghiệm khách hàng?
“Vượt ngàn chông gai” thu hồi công nợ: Lối thoát nào cho chủ doanh nghiệp bán sỉ?
FnB Việt Nam 2024: Cơ hội đột phá nào cho chuỗi thương hiệu?
60% người tiêu dùng Việt tin dùng mạng xã hội khi mua hàng: Cơ hội bùng nổ cho doanh nghiệp?
