Kiểm kê kho là công việc vô cùng quan trọng đối với các chủ kinh doanh để quản lý số lượng, chất lượng hàng hóa. Thông thường dù là các cửa hàng nhỏ cho đến chuỗi cửa hàng đều có kiểm kê kho định kỳ: 1 tháng, 3 tháng hoặc 6 tháng nhằm đảm bảo chuỗi cung ứng sản phẩm không ngắt quãng.
Tuy nhiên trong quá trình kiểm kê, việc mắc phải sai sót là điều khó tránh khỏi. Bài viết này của Sổ Bán Hàng sẽ liệt kê những sai lầm mà các shop thường gặp khi kiểm kê hàng tồn kho. Hãy theo dõi ngay bên dưới nhé.
1. Không chuẩn bị kỹ càng không gian kho hàng
Thiếu sự chuẩn bị kỹ lưỡng trong việc tổ chức không gian kho hàng có thể gây ra những khó khăn, sai sót cũng như tốn nhiều thời gian hơn khi kiểm kê. Ngược lại, khi tổ chức tốt không gian kho hàng, việc kiểm kê kho diễn sẽ diễn ra nhanh chóng và chính xác hơn.
Chủ kinh doanh có thể tham khảo một số cách để không gian trở nên khoa học sau đây:
- Vẽ bản đồ mặt sàn hoặc nhà kho trong đó thể hiện các khu vực sẽ thực hiện kiểm kê, thứ tự kiểm kê và vị trí các sản phẩm (đặc biệt khi kho hàng có diện tích lớn)
- Đảm bảo không gian thông thoáng, gọn gàng
- Bố trí giá, kệ đỡ
- Phân loại hàng hóa trong kho
2. Nhân viên kiểm kê thiếu kinh nghiệm kiểm kê kho
Quy trình kiểm kê hàng tồn kho phụ thuộc khá nhiều vào nhân viên kiểm kê, bởi đây sẽ là người quan sát để đánh giá chất lượng hàng trong kho và chốt số lượng thực tế của hàng hóa trong ngày kiểm kê. Nếu nhân viên (hoặc dịch vụ thuê ngoài) chịu trách nhiệm kiểm kê hàng tồn kho không có đủ chuyên môn, kinh nghiệm sẽ dẫn đến tốn rất nhiều thời gian và thậm chí số liệu kiểm kê có thể bị sai lệch.
Nguồn: Internet
Bởi vậy, khi kiểm kê cần phải lựa chọn những nhân viên có kiến thức chuyên môn, nắm được đặc điểm của hàng hóa và phân biệt được các loại hàng hóa có trong kho.
Các chủ kinh doanh nên xem xét kỹ việc tuyển dụng và đào tạo nhân viên, trong trường hợp sử dụng dịch vụ thuê ngoài thì phải đảm bảo đội ngũ thực hiện có chuyên môn cao, chuyên nghiệp, nắm rõ quy trình để đảm bảo độ chính xác trong quy trình kiểm kê hàng tồn kho.
Đặc biệt, cần giám sát và theo dõi việc kiểm kê hàng hóa cùng các báo cáo thường xuyên. Việc quản lý và tổng hợp báo cáo cũng cần ủy nhiệm cho những người có trách nhiệm, uy tín.
3. Không xác minh kiểm kê hàng hóa ban đầu
Thực hiện kiểm kê hàng tồn ban đầu là rất quan trọng để đảm bảo tính chính xác về số lượng, trọng lượng và tình trạng của hàng hóa. Việc này giúp ngăn chặn những sai sót có thể xảy ra trong các lần kiểm kê về sau.
Bỏ qua bước này có thể dẫn đến việc thiếu hoặc thừa hàng hóa, làm ảnh hưởng đến chuỗi cung ứng, quá trình sản xuất và hoạt động kinh doanh tổng thể. Nếu không được xác minh kỹ lưỡng, hàng hóa có thể không được bảo quản đúng cách, dẫn đến hư hỏng hoặc mất mát.
Vì vậy, việc thiết lập một kế hoạch kiểm kê kho rõ ràng và hiệu quả là rất quan trọng để giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa nguồn lực.
Nguồn: Internet
4. Không kiểm kê đầy đủ các phiên bản chi tiết của sản phẩm
Thống kê hàng tồn kho không đủ chi tiết có thể tạo ra những ảnh hưởng lớn đến hoạt động kinh doanh. Chẳng hạn đối với một mẫu áo, ngoài ghi lại tổng số lượng thì cần thống kê số lượng chính xác theo từng size, màu sắc để kiểm soát được sự chênh lệch trong số lượng thực tế của từng size.
5. Thiếu các báo cáo so sánh, đối chiếu, đo lường hiệu suất
Trong quy trình quản lý hàng tồn kho, nếu không kiểm soát được số lượng sản phẩm nhập và giá bán, chủ kinh doanh sẽ gặp khó khăn trong việc quản lý lượng hàng tồn. Vì vậy, cần theo dõi chặt chẽ tỷ lệ nhập/xuất mỗi ngày, đảm bảo chủ kinh doanh biết được chính xác số lượng hàng tồn kho thực tế. Từ đó đối soát với số hàng hóa đã bán và hàng đã nhập để có thể điều chỉnh kịp thời khi có sự sai lệch xảy ra. Việc biết chính xác những gì có trong kho và vị trí của từng mặt hàng là điều cần thiết.
Cửa hàng có thể tận dụng phần mềm quản lý bán hàng để theo dõi chặt chẽ hàng tồn kho, đánh giá giá trị tài sản hiện hữu, và cung cấp báo cáo chi tiết về những sản phẩm đang được ưa chuộng cũng như các mặt hàng tồn đọng.
Phần mềm quản lý kho giúp chủ kinh doanh nắm và cân đối được lượng hàng hóa, giảm thiểu trường hợp khách hàng cần mua nhưng kho lại không có sẵn, cải thiện dịch vụ khách hàng. Điều này cũng giúp cửa hàng hiểu rõ hơn nhu cầu thị trường để kịp thời đáp ứng bằng cách nhập thêm hàng hóa.
6. Không giải quyết lỗi trong quá trình kiểm kê
Mọi sai sót trong quá trình kiểm kê, cho dù liên quan đến nhân viên kiểm kê, sản phẩm, hay phương pháp sử dụng, cần được xử lý kỹ càng trước khi kết thúc và công bố kết quả kiểm kê. Ngay cả những lỗi nhỏ nhất cũng có thể dẫn đến thiệt hại lớn về tài chính, lên đến hàng triệu đồng, nếu không được phát hiện và khắc phục kịp thời. Sự chính xác trong báo cáo kiểm kê là cực kỳ quan trọng để đảm bảo tính toàn vẹn của quá trình kiểm kê và hạn chế rủi ro tài chính cho chủ kinh doanh.
7. Thiếu tự động hóa trong việc kiểm kê kho
Việc kiểm kê hàng tồn kho bằng phương pháp thủ công không chỉ tốn kém thời gian mà còn có thể gây ra những sai sót đáng kể, dẫn đến việc phải làm lại từ đầu, làm tăng chi phí và công sức. Để tránh những vấn đề này và tối ưu hóa quá trình kiểm kê, việc sử dụng phần mềm quản lý kho thông minh là cần thiết.
Phần mềm quản lý kho tự động hóa giúp cải thiện hiệu suất và độ chính xác trong quá trình kiểm kê, cho phép cập nhật nhanh chóng tình trạng hàng hóa và theo dõi hiệu quả các hoạt động vận chuyển và xuất nhập hàng. Chỉ trong vài giây, bạn có thể nắm bắt chính xác số lượng của mỗi sản phẩm trong kho, từ đó giảm bớt thời gian dành cho công việc đếm thủ công và tăng hiệu quả quản lý tổng thể. Điều này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian mà còn đảm bảo quá trình kiểm kê diễn ra suôn sẻ, tránh những lỗi phát sinh không đáng có.
8. Không lập cáo báo kiểm kê kho, không có kế hoạch kinh doanh
Theo khảo sát của Sổ Bán Hàng, phần lớn các chủ kinh doanh nhỏ đang tìm cách để cải thiện dịch vụ khách hàng và nâng cao hiệu quả bán hàng. Nếu như cửa hàng bạn vẫn đang sử dụng phương pháp ghi chép thủ công hoặc sử dụng Excel để làm báo cáo hàng ngày, rất có thể bạn cũng đang gặp phải tình trạng tương tự.
Chẳng hạn, nếu shop thiếu hàng mà khách hàng cần, hoặc mất quá nhiều thời gian để tìm kiếm sản phẩm trong kho, khách hàng có thể sẽ chọn mua ở nơi khác. Nếu cửa hàng bạn không lên kế hoạch nhập hàng hay xuất hàng một cách chủ động dựa trên tình hình thực tế của kho, bạn sẽ không thể nào đáp ứng kịp thời nhu cầu của thị trường.
Như vậy, việc lập báo cáo chi tiết từ đó đề ra kế hoạch kinh doanh là điều cần thiết để quy trình kinh doanh diễn ra thuận lợi, suôn sẻ.
Trên đây là một số tổng hợp của Sổ Bán Hàng về những sai lầm phổ biến nhất mà các chủ kinh doanh thường mắc phải trong quá trình kiểm kê hàng tồn kho.
“Quẳng gánh lo đi và vui bán” cùng phần mềm quản lý Sổ Bán Hàng:
- Tăng độ kiểm kê kho chuẩn xác lên đến 100%.
- Giảm thời gian kiểm kê hàng hóa.
- Không cần phải lưu trữ giấy tờ cồng kềnh, file excel.
- Tăng được tính minh bạch của nhân viên khi phải kiểm kho định kỳ.
- Biết được chính xác lượng hàng chênh lệch: hàng nhập, hàng xuất, hàng tồn kho và mặt hàng bán chạy,… từ đó có kế hoạch điều chỉnh kho hàng kịp thời.
- Theo dõi và tự động lập báo cáo kho hàng chi tiết cho các chủ kinh doanh.
Sổ Bán Hàng tặng chủ kinh doanh mới 3 ngày dùng thử ứng dụng hoàn toàn miễn phí! Tải app ngay hôm nay để trải nghiệm tính năng kiểm kê hàng tồn kho và toàn bộ các tính năng khác có trên Sổ Bán Hàng!
>> Có thể bạn quan tâm:
