Hóa đơn bất hợp pháp: Mức phạt cực nặng, cách phòng ngừa rủi ro
Hóa đơn bất hợp pháp là một trong những vấn đề nhạy cảm trong lĩnh vực thuế, tiềm ẩn rủi ro pháp lý nghiêm trọng cho doanh nghiệp. Bài viết này Sổ Bán Hàng sẽ cung cấp thông tin về hóa đơn bất hợp pháp là gì, làm thế nào để nhận biết và cách phòng ngừa rủi ro.
>> Mời bạn xem thêm:
5 điều hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng cần lưu ý theo quy định mới
Top 6 nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường
Phân biệt sử dụng hoá đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hoá đơn
Để tránh các rủi ro về pháp lí không đáng có, các chủ hộ kinh doanh cần lưu ý sự khác biệt giữa sử dụng hoá đơn bất hợp pháp và sử dụng bất hợp pháp hoá đơn
Hành vi sử dụng hóa đơn, chứng từ bất hợp pháp:
Theo quy định hiện hành (thay thế Thông tư 39/2014/TT-BTC), hóa đơn, chứng từ thuộc các trường hợp sau đây là không hợp lệ:
- Hóa đơn, chứng từ giả
- Hóa đơn chưa có giá trị sử dụng hoặc đã hết giá trị sử dụng
- Hóa đơn bị ngừng sử dụng trong thời gian bị cưỡng chế (trừ trường hợp được phép sử dụng theo thông báo của cơ quan thuế)
- Hóa đơn điện tử không đăng ký sử dụng với cơ quan thuế
- Hóa đơn điện tử chưa có mã của cơ quan thuế (đối với trường hợp bắt buộc phải có mã)
- Hóa đơn lập sau ngày cơ quan thuế xác định bên bán không hoạt động tại địa chỉ đã đăng ký
- Hóa đơn lập trước ngày xác định bên bán không hoạt động nhưng sau đó có kết luận của cơ quan thuế, công an hoặc cơ quan chức năng khác rằng đó là hóa đơn không hợp pháp
Hành vi sử dụng bất hợp pháp hóa đơn, chứng từ :
- Hóa đơn không ghi đầy đủ nội dung bắt buộc theo quy định
- Hóa đơn khống (ghi nhận giao dịch nhưng hàng hóa/dịch vụ không có thật, một phần hoặc toàn bộ), hóa đơn phản ánh không đúng giá trị thực tế, hóa đơn giả
- Hóa đơn có sự chênh lệch về giá trị hoặc sai lệch tiêu thức bắt buộc giữa các liên của hóa đơn
- Hóa đơn quay vòng khi vận chuyển hàng hóa hoặc dùng hóa đơn của hàng hóa này để chứng minh cho hàng hóa khác
- Hóa đơn của tổ chức/cá nhân khác (trừ hóa đơn do cơ quan thuế cấp hoặc trường hợp được ủy nhiệm) để hợp thức hóa hàng hóa mua vào hoặc bán ra
- Hóa đơn bị cơ quan thuế, công an hoặc cơ quan chức năng kết luận là sử dụng không hợp pháp
- Hóa đơn tẩy xóa, sửa chữa không đúng quy định
Mức phạt mới đối với hóa đơn bất hợp pháp từ năm 2026
Sau khi hiểu hóa đơn bất hợp pháp là gì, các chủ doanh nghiệp cần nắm được mức phạt mới đối với hóa đơn bất hợp pháp từ năm 2026. Theo Nghị định sửa đổi Nghị định 125/2020/NĐ-CP (hiệu lực 16/01/2026), các hành vi liên quan đến hóa đơn bất hợp pháp bị xử phạt nghiêm khắc:
- Cho, bán hóa đơn: Phạt tiền từ 20 – 50 triệu đồng.
- Không lập hóa đơn khi bán hàng:
- 01 số hóa đơn: 1 – 2 triệu đồng.
- Từ 50 số trở lên: 60 – 80 triệu đồng.
- Lập hóa đơn không đúng thời điểm:
- 01 số hóa đơn: 500.000 – 1,5 triệu đồng.
>> Mời bạn xem thêm:
Cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ: Hướng dẫn chi tiết cho hộ kinh doanh 2026
Mẫu sổ sách kế toán hộ kinh doanh mới nhất theo thông tư 152/2025/TT-BTC
Trường hợp nào không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn
Theo Điều 9 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, những trường hợp sau đây không bị xử phạt vi phạm hành chính về thuế, hóa đơn :
Do sự cố kỹ thuật và những yếu tố bất khả kháng
Người nộp thuế chậm thực hiện thủ tục thuế, hóa đơn bằng phương thức điện tử do sự cố kỹ thuật của hệ thống công nghệ thông tin được thông báo trên Cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế – được coi là sự kiện bất khả kháng .
Nghị định 310/2025/NĐ-CP bổ sung định nghĩa bất khả kháng gồm: thiên tai, thảm họa, dịch bệnh, hỏa hoạn, tai nạn bất ngờ, chiến tranh, bạo loạn, đình công hoặc sự kiện khách quan không thể lường trước và không thể khắc phục .
Do thực hiện theo hướng dẫn của cơ quan thuế
Không xử phạt và không tính tiền chậm nộp đối với người nộp thuế vi phạm do thực hiện theo văn bản hướng dẫn, quyết định xử lý của cơ quan thuế hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
Ngoại trừ: Trường hợp thanh tra, kiểm tra tại trụ sở không phát hiện sai sót nhưng sau đó mới bị phát hiện.
Đã tự giác khai bổ sung trước khi bị kiểm tra
Không xử phạt đối với trường hợp khai sai nếu người nộp thuế đã:
- Khai bổ sung hồ sơ khai thuế, và
- Tự giác nộp đủ số tiền thuế phải nộp
Trước thời điểm cơ quan thuế công bố quyết định kiểm tra thuế, thanh tra thuế tại trụ sở, hoặc trước khi cơ quan thuế/cơ quan chức năng khác phát hiện .
Cá nhân chậm nộp hồ sơ quyết toán TNCN nhưng được hoàn thuế
Cá nhân chậm nộp hồ sơ quyết toán TNCN nhưng được hoàn thuế không bị xử phạt những trường hợp dưới đây:
- Cá nhân trực tiếp quyết toán thuế TNCN chậm nộp hồ sơ quyết toán nhưng có phát sinh số tiền thuế được hoàn
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đã bị ấn định thuế theo Điều 51 Luật Quản lý thuế 2019 .
Đang trong thời gian được gia hạn nộp hồ sơ
Không bị xử phạt hành vi vi phạm về thời hạn nộp hồ sơ khai thuế trong thời gian người nộp thuế được gia hạn nộp hồ sơ khai thuế đó .
Cách phòng ngừa rủi ro, kiểm soát hóa đơn đầu vào an toàn, tránh rủi ro thuế
Sau khi hiểu hóa đơn bất hợp pháp là gì, để đảm bảo hóa đơn đầu vào an toàn, hợp pháp và được khấu trừ thuế, doanh nghiệp cần thực hiện 4 bước sau:
- Bước 1: Kiểm tra thông tin nhà cung cấp – Luôn tra cứu mã số thuế trên Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế để xác minh trạng thái hoạt động của đối tác trước khi giao dịch.
- Bước 2: Lập hợp đồng kinh tế đầy đủ – Hợp đồng phải có các điều khoản rõ ràng, quy định trách nhiệm của bên bán về tính hợp pháp của hóa đơn.
- Bước 3: Lưu giữ đầy đủ chứng từ – Giữ lại toàn bộ bằng chứng giao dịch thực tế như hợp đồng, báo giá, biên bản giao nhận hàng, phiếu thu/chi.
- Bước 4: Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng – Với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên, thanh toán qua ngân hàng là bắt buộc để được khấu trừ thuế GTGT, đồng thời là bằng chứng xác thực nhất cho giao dịch.
>> Mời bạn xem thêm:
Cập nhật 2026, hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ đóng thuế bao nhiêu?
Tài khoản hộ kinh doanh là gì? Quy định mới từ 2026 và những điều chủ shop cần chuẩn bị
Xây dựng quy trình kiểm soát tài chính – kế toán toàn diện với Sổ Bán Hàng
Để quản lý chặt chẽ hóa đơn đầu vào, theo dõi công nợ và tự động đối chiếu giao dịch ngân hàng, bạn có thể sử dụng ứng dụng Sổ Bán Hàng. Thông qua app, bạn có thể dễ dàng:
- Lưu trữ và phân loại hóa đơn đầu vào theo từng nhà cung cấp
- Nhắc nhở thanh toán hóa đơn đến hạn, hỗ trợ đối soát giao dịch ngân hàng
- Tạo báo cáo mua hàng, công nợ phải trả chi tiết, phục vụ kiểm tra thuế dễ dàng
- Quản lý bán hàng, doanh thu, tồn kho chỉn chu, chi tiết theo thời gian thực
Tóm lại, để hóa đơn đầu vào luôn an toàn và hợp pháp bạn cần phải luôn chú ý kiểm tra kỹ nhà cung cấp trước khi nhận hóa đơn, đặc biệt là đối tác mới. Cập nhật thường xuyên các quy định mới về hóa đơn, thuế để tránh rủi ro vi phạm và lưu trữ đầy đủ chứng từ giao dịch để chứng minh tính hợp lệ khi cơ quan thuế kiểm tra. Ngoài ra, bạn có thể sử dụng App Sổ Bán Hàng để quản lý hóa đơn điện tử, xuất hóa đơn có mã của cơ quan thuế, đảm bảo tính hợp pháp ngay từ khâu phát hành.
>> Mời bạn xem thêm:
3 bước xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cực đơn giản cho HKD
5 Bước xuất hóa đơn VAT trên ứng dụng Sổ Bán Hàng nhanh chuẩn
