Cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ: Hướng dẫn chi tiết cho hộ kinh doanh 2026
Hóa đơn đầu vào là chứng từ quan trọng giúp hộ kinh doanh chứng minh chi phí hợp lý, từ đó giảm thuế TNCN phải nộp. Vậy làm thế nào để lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ? Bài viết này Sổ Bán Hàng hướng dẫn chi tiết cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ, các bước kiểm tra, phân loại và lưu trữ hóa đơn đúng quy định 2026.
>> Mời bạn xem thêm:
Tài khoản hộ kinh doanh là gì? Quy định mới từ 2026 và những điều chủ shop cần chuẩn bị
5 điều hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng cần lưu ý theo quy định mới
Định nghĩa hóa đơn đầu vào hợp lệ
Hóa đơn đầu vào là gì?
Căn cứ theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Hóa đơn là chứng từ kế toán do người bán lập, ghi nhận thông tin bán hàng hóa/dịch vụ. Hóa đơn tồn tại dưới dạng điện tử hoặc do cơ quan thuế đặt in.
- Hóa đơn đầu vào là hóa đơn người mua nhận được khi mua hàng/dịch vụ. Hóa đơn này được dùng để:
- Chứng minh chi phí hợp lệ.
- Hạch toán chi phí và khấu trừ thuế.
- Chứng minh nguồn gốc hàng hóa.
Hóa đơn đầu vào hợp lệ cần đảm bảo những nội dung gì?
Trước khi tìm hiểu cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ, hộ kinh doanh cần nắm rõ những nội dung cần có trong hóa đơn.
Căn cứ Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP được sửa đổi, bổ sung bởi điểm đ, a khoản 7 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định về nội dung hóa đơn thì hóa đơn hợp lệ phải có đủ:
- Thông tin định danh hóa đơn: Tên hóa đơn, ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn, tên liên hóa đơn (nếu là hóa đơn đặt in).
- Thông tin người bán: Tên, địa chỉ, mã số thuế.
- Thông tin người mua: Tên, địa chỉ và mã số thuế (hoặc mã số đơn vị quan hệ ngân sách, hoặc số định danh cá nhân).
- Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền chưa thuế, thuế suất GTGT, tiền thuế theo từng loại thuế suất, tổng tiền thuế, tổng tiền thanh toán đã có thuế.
- Chữ ký: Chữ ký của người bán và người mua.
- Thời điểm: Thời điểm lập hóa đơn và thời điểm ký số (đối với hóa đơn điện tử).
- Mã của cơ quan thuế (áp dụng với hóa đơn điện tử có mã) theo quy định tại khoản 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP
- Các nội dung khác (nếu có):
- Phí, lệ phí, chiết khấu thương mại, khuyến mại theo hướng dẫn tại điểm e khoản 6 Điều 10 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và các nội dung khác liên quan.
- Tên, mã số thuế của tổ chức nhận in (với hóa đơn đặt in)
- Chữ viết, chữ số, đồng tiền thể hiện trên hóa đơn.
Trường hợp mua hàng hóa dịch vụ không có hóa đơn đầu vào vẫn được tính vào chi phí hợp lý
Các khoản chi được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế
- Trừ các khoản chi không được trừ quy định tại Điều 10 của Nghị định này, doanh nghiệp được trừ các khoản chi khi xác định thu nhập chịu thuế nếu đáp ứng đủ điều kiện tại các điểm a, b và c sau đây:
…
Đối với các trường hợp: Mua sản phẩm là nông, lâm, thủy sản của người sản xuất, đánh bắt trực tiếp bán ra; mua sản phẩm thủ công làm bằng đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp của người sản xuất thủ công trực tiếp bán ra; mua phế liệu của người trực tiếp thu nhặt; mua đồ dùng, tài sản của hộ gia đình, cá nhân trực tiếp bán ra; mua hàng hóa, dịch vụ của cá nhân, hộ kinh doanh (không bao gồm các trường hợp nêu trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng doanh thu chịu thuế giá trị gia tăng phải có chứng từ chi trả tiền theo quy định của pháp luật về kế toán, hóa đơn, chứng từ cho người bán (đối với trường hợp giá trị mua hàng hóa, dịch vụ trong ngày của từng hộ, cá nhân từ 05 triệu đồng trở lên phải thanh toán không dùng tiền mặt) và Bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ do người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền của doanh nghiệp ký và chịu trách nhiệm;
…
Từ quy định hiện hành, 5 trường hợp mua hàng không có hóa đơn vẫn được tính vào chi phí hợp lý khi xác định thuế TNDN là:
- Nông, lâm, thủy sản mua trực tiếp từ người sản xuất, đánh bắt.
- Sản phẩm thủ công từ đay, cói, tre, nứa, lá, song, mây, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hoặc nguyên liệu tận dụng từ nông nghiệp – mua trực tiếp từ người sản xuất thủ công.
- Phế liệu mua trực tiếp từ người nhặt.
- Đồ dùng, tài sản mua trực tiếp từ hộ gia đình, cá nhân.
- Hàng hóa, dịch vụ mua của cá nhân, hộ kinh doanh có doanh thu dưới ngưỡng chịu thuế GTGT (không thuộc 4 trường hợp trên).
Điều kiện để được tính chi phí hợp lý:
- Chứng từ thanh toán: Nếu từng lần thanh toán trên 5 triệu đồng phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt.
- Bảng kê thu mua: Phải có bảng kê thu mua hàng hóa, dịch vụ (theo Mẫu 02/TNDN).
>> Mời bạn xem thêm:
Cập nhật 2026, hộ kinh doanh doanh thu trên 3 tỷ đóng thuế bao nhiêu?
Tài khoản hộ kinh doanh là gì? Quy định mới từ 2026 và những điều chủ shop cần chuẩn bị
Các cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ
Hướng dẫn kê khai hóa đơn đầu vào
Để được khấu trừ thuế giá trị gia tăng đầu vào thì doanh nghiệp phải có hóa đơn giá trị gia tăng hợp pháp của hàng hóa, dịch vụ mua vào.
Điểm đ khoản 1 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 có hiệu lực từ 01/07/2025, quy định về kê khai hóa đơn đầu vào và cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ được tóm gọn như sau:
- Kê khai đúng kỳ: Thuế GTGT đầu vào phát sinh trong tháng/quý nào thì kê khai, khấu trừ trong tháng/quý đó.
- Chuyển khấu trừ: Khấu trừ không hết thì được chuyển sang kỳ sau.
- Xử lý sai, sót (trước khi bị thanh tra, kiểm tra):
- Trường hợp 1: Sai sót làm tăng số thuế phải nộp hoặc giảm số thuế được hoàn → phải khai bổ sung vào đúng tháng/quý phát sinh sai sót, đồng thời nộp đủ số thuế tăng thêm (hoặc bị thu hồi tiền hoàn) và nộp tiền chậm nộp (nếu có).
- Trường hợp 2: Sai sót làm giảm số thuế phải nộp hoặc chỉ ảnh hưởng đến số thuế GTGT còn được khấu trừ chuyển kỳ sau → được khai bổ sung vào tháng/quý phát hiện sai sót, không phải nộp tiền chậm nộp.
Cách tra cứu hóa đơn đầu vào hợp lệ
Sau khi nắm rõ cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ, hộ kinh doanh có thể tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào trên website Tổng cục Thuế, thực hiện theo các bước sau đây:
Bước 1: Truy cập vào địa chỉ: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
Bước 2: Đăng nhập hệ thống tra cứu hóa đơn điện tử bằng mã số thuế công ty và mật khẩu đã được cung cấp.
Bước 3: Chọn “Tra cứu” sau đó chọn “Tra cứu hóa đơn”
Bước 4: Tra cứu thông tin hóa đơn mua vào, hóa đơn bán ra hiển thị trên màn hình.
Chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra” để xem hóa đơn bán ra, chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào” để xem hóa đơn mua vào. Bắt buộc nhập thông tin tại các trường đánh dấu sao khi tra cứu.
Lưu ý: Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền được liệt kê riêng tại “Hóa đơn có mã khởi tạo từ máy tính tiền”
Bước 5: Chọn “Tìm kiếm”. Hệ thống sẽ hiển thị cả thông tin về hóa đơn bán ra, mua vào.
Trường hợp cần xuất hóa đơn thì người nộp thuế bấm vào “Xuất hóa đơn” để kết xuất file Excel “Danh Sách Hóa Đơn”.
>> Mời bạn xem thêm:
3 bước xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cực đơn giản cho HKD
5 Bước xuất hóa đơn VAT trên ứng dụng Sổ Bán Hàng nhanh chuẩn
Lưu ý về hóa đơn đầu vào mà hộ kinh doanh cần chú ý
Hóa đơn đầu vào có bắt buộc phải kê khai không?
Về nguyên tắc, pháp luật thuế không bắt buộc doanh nghiệp phải kê khai hóa đơn đầu vào, nhưng việc kê khai gắn liền với quyền lợi khấu trừ thuế GTGT. Cụ thể:
- Theo Điều 15 Thông tư 219/2013/TT-BTC và khoản 2 Điều 14 Luật Thuế giá trị gia tăng 2024 điều kiện để được khấu trừ thuế GTGT đầu vào là: có hóa đơn GTGT hợp pháp, có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt (với hóa đơn từ 20 triệu đồng trở lên), và phải thực hiện kê khai hóa đơn đó trên tờ khai thuế. Nếu không kê khai, doanh nghiệp không được khấu trừ.
- Việc không kê khai không bị coi là hành vi vi phạm pháp luật về thuế (không bị xử phạt hành chính vì hành vi này). Doanh nghiệp hoàn toàn có quyền lựa chọn kê khai hay không, nhưng nếu không kê khai sẽ mất quyền lợi khấu trừ, dẫn đến số thuế phải nộp tăng lên.
- Lưu ý quan trọng: Dù có kê khai hay không, doanh nghiệp vẫn phải lưu trữ đầy đủ hóa đơn đầu vào theo chế độ kế toán. Nếu làm mất hóa đơn hoặc cố tình không lưu trữ nhằm trốn thuế, doanh nghiệp có thể bị xử phạt theo quy định.
Tóm lại: Kê khai hóa đơn đầu vào là quyền lợi, không phải nghĩa vụ bắt buộc. Nhưng để được khấu trừ thuế, bắt buộc phải kê khai. Không kê khai thì mất quyền lợi nhưng không bị phạt vì hành vi không kê khai.
Lập hóa đơn không đúng thời điểm bị phạt bao nhiêu?
Sau khi biết cách lấy hóa đơn đầu vào hợp lệ, hộ kinh doanh cần chú ý việc lập hóa đơn không đúng thời hạn sẽ bị phạt. Căn cứ tại Điều 24 Nghị định 125/2020/NĐ-CP (sửa đổi, bổ sung tại Nghị định 102/2021/NĐ-CP) quy định như sau:
| STT | Hành vi | Mức phạt |
| 1 | Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế và có tình tiết giảm nhẹ. | Cảnh cáo |
| 2 | Lập hóa đơn không đúng thời điểm nhưng không dẫn đến chậm thực hiện nghĩa vụ thuế, trừ trường hợp nêu trên. | Phạt tiền từ 3.000.000 – 5.000.000 đồng |
| 3 | Lập hóa đơn không đúng thời điểm theo quy định của pháp luật về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, trừ 2 trường hợp nêu trên. | Phạt tiền từ 4.000.000 – 8.000.000 đồng |
Khuyến nghị
- Luôn yêu cầu hóa đơn khi mua hàng hóa, dịch vụ để đảm bảo quyền lợi khấu trừ thuế và chứng minh chi phí hợp lý.
- Kiểm tra kỹ nội dung hóa đơn ngay khi nhận để đảm bảo đầy đủ thông tin theo quy định.
- Lưu trữ hóa đơn cẩn thận theo chế độ kế toán, tránh bị phạt do làm mất hoặc không xuất trình được khi cơ quan thuế kiểm tra.
- Sử dụng App SoBanHang để quản lý hóa đơn đầu vào hiệu quả: Ứng dụng cho phép đồng bộ hóa đơn đầu vào tự động từ cơ quan thuế, giúp hộ kinh doanh dễ dàng kiểm tra, đối chiếu và hạch toán chính xác.
>> Mời bạn xem thêm:
Top 6 nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường
Hóa đơn VAT là gì? Ai cần xuất hóa đơn VAT?
