Chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh 2026: Hộ kinh doanh cần lưu ý gì?
Từ năm 2026, chính sách thuế đối với hộ kinh doanh có nhiều thay đổi đáng chú ý khi Luật Thuế Thu nhập cá nhân mới và các văn bản hướng dẫn bắt đầu có hiệu lực. Một trong những nội dung được quan tâm nhất là quy định về chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh, bởi đây là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến số thuế phải nộp.
Vậy những khoản chi nào được tính vào chi phí hợp lệ? Những khoản chi nào sẽ bị loại khi quyết toán thuế? Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì để kê khai đúng và tối ưu nghĩa vụ thuế? Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết trong bài viết dưới đây.
>> Mời bạn xem thêm
Từ 2026, hộ kinh doanh sẽ được phân loại thành 3 nhóm quản lý thuế như thế nào?
Chuẩn bị sổ sách kế toán đơn giản, đúng quy định cho HKD từ 2026
Chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh là gì?
Chi phí được trừ là các khoản chi thực tế phát sinh phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh của hộ kinh doanh và đáp ứng đầy đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật.
Theo Dự thảo Nghị định hướng dẫn thuế hộ kinh doanh lần 02, các khoản chi phí chỉ được tính vào chi phí hợp lệ khi:
- Phát sinh thực tế liên quan đến hoạt động kinh doanh.
- Có đầy đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt đối với các khoản thanh toán từ 5 triệu đồng/lần trở lên.
Việc xác định đúng chi phí được trừ sẽ giúp hộ kinh doanh giảm phần thu nhập chịu thuế và tránh các rủi ro khi cơ quan thuế kiểm tra.
Các khoản chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh năm 2026
Căn cứ vào khoản 1 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định chi phí được trừ khi xác định thuế TNCN đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau:
- Chi phí nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa sử dụng vào sản xuất, kinh doanh.
- Chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp, bảo hiểm bắt buộc và các khoản chi trả cho người lao động có đóng bảo hiểm bắt buộc theo quy định; chi phí tiền lương, tiền công, các khoản phụ cấp và các khoản chi trả cho người lao động dưới 01 tháng.
- Chi phí khấu hao tài sản cố định phục vụ cho hoạt động sản xuất, kinh doanh theo chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao tài sản cố định.
- Chi phí dịch vụ mua ngoài như điện, nước, điện thoại, internet, vận chuyển, thuê tài sản, sửa chữa, bảo dưỡng có chứng từ hợp pháp.
- Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của tổ chức tín dụng theo lãi suất thực tế. Chi phí trả lãi tiền vay vốn sản xuất, kinh doanh của đối tượng không phải là tổ chức tín dụng không vượt quá mức quy định tại Bộ luật Dân sự.
- Các khoản chi khác phục vụ trực tiếp hoạt động sản xuất, kinh doanh, có hóa đơn, chứng từ hợp pháp. Chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt thực hiện theo quy định của các văn bản pháp luật về thuế giá trị gia tăng.
Các khoản chi phí không được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh
Căn cứ vào khoản 2 Điều 6 Nghị định 68/2026/NĐ-CP quy định chi phí không được trừ khi xác định thuế TNCN đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh như sau:
- Khoản chi không liên quan đến hoạt động sản xuất, kinh doanh.
- Các khoản chi không có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp.
- Khoản tiền lương, tiền công và các khoản chi có tính chất tiền lương của cá nhân kinh doanh, nhóm cá nhân kinh doanh, các thành viên trong hộ gia đình; khoản tiền lương, tiền công và các khoản chi có tính chất tiền lương đã hạch toán nhưng thực tế không chi trả hoặc không có chứng từ thanh toán.
- Phần chi khấu hao tài sản cố định vượt mức quy định hoặc khấu hao đối với tài sản không sử dụng cho hoạt động sản xuất, kinh doanh
- Các khoản chi phạt vi phạm hành chính, phạt vi phạm hợp đồng, tiền bồi thường do lỗi của hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh.
- Đất ở và công trình phục vụ sinh hoạt trên đất, xe ô tô và các tài sản đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng mang tên cá nhân, trừ xe ô tô và các tài sản đăng ký sở hữu hoặc đăng ký sử dụng với mục đích kinh doanh vận tải, du lịch.
- Các khoản chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình. Cá nhân kinh doanh có trách nhiệm hạch toán riêng chi phí phục vụ hoạt động kinh doanh và chi phí phục vụ nhu cầu cá nhân, gia đình.
Lưu ý: Trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu năm trên 500 triệu đồng đến 03 tỷ đồng nếu lựa chọn phương pháp nộp thuế trên thu nhập (doanh thu – chi phí) mà có những khoản chi phí không đủ điều kiện được trừ theo quy định thì không được tính vào chi phí được trừ. Trường hợp này hộ, cá nhân được chuyển sang phương pháp nộp thuế theo quy định tại khoản 3 Điều 4 Nghị định này.
Cách kê khai thuế hộ kinh doanh 2026 để được ghi nhận chi phí hợp lệ
Để đảm bảo các khoản chi được cơ quan thuế chấp nhận, hộ kinh doanh cần:
Lưu trữ đầy đủ hóa đơn chứng từ
- Hóa đơn đầu vào.
- Hợp đồng mua bán.
- Biên bản nghiệm thu.
- Phiếu thu chi.
Thanh toán không dùng tiền mặt
Đối với các khoản chi từ 5 triệu đồng trở lên cần:
- Chuyển khoản ngân hàng.
- Ví điện tử theo quy định.
- Các hình thức thanh toán hợp pháp khác.
Theo dõi doanh thu và chi phí thường xuyên
Việc ghi chép thủ công rất dễ thất lạc chứng từ và bỏ sót chi phí. Các hộ kinh doanh nên sử dụng phần mềm quản lý bán hàng để:
- Theo dõi doanh thu theo ngày.
- Quản lý công nợ.
- Quản lý hóa đơn đầu vào.
- Lưu trữ chứng từ điện tử.
- Hỗ trợ đối chiếu dữ liệu khi kê khai thuế
Quy định mới về chi phí được trừ khi tính thuế hộ kinh doanh từ năm 2026 là bước thay đổi lớn trong cách quản lý thuế đối với hộ kinh doanh. Việc hiểu rõ khoản chi nào được trừ, khoản chi nào không được trừ sẽ giúp hộ kinh doanh chủ động kiểm soát tài chính, kê khai đúng quy định và tối ưu số thuế phải nộp.
Trước các thay đổi về thuế, hóa đơn điện tử và quản lý dòng tiền từ năm 2026, nhiều hộ kinh doanh đang gặp khó khăn khi vẫn ghi chép thủ công hoặc quản lý doanh thu rời rạc trên nhiều nền tảng. Đây cũng là lý do ngày càng nhiều chủ shop lựa chọn Sổ Bán Hàng để chuẩn hóa vận hành và chủ động hơn trước các kỳ hạn nộp thuế hộ kinh doanh 2026.
Ngay từ bây giờ, các chủ hộ nên xây dựng thói quen lưu trữ hóa đơn, theo dõi doanh thu – chi phí và áp dụng công cụ quản lý bán hàng phù hợp để sẵn sàng cho những thay đổi về thuế trong năm 2026.
>> Mời bạn xem thêm:
Cách kê khai thuế hộ kinh doanh 2026: Hướng dẫn chi tiết từ A-Z cho chủ shop
