Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh
Trong hoạt động kinh doanh hiện đại, việc thực hiện thuế kê khai đúng quy định không chỉ là nghĩa vụ bắt buộc mà còn là yếu tố then chốt đảm bảo sự phát triển bền vững cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Đặc biệt, với sự thay đổi lớn từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc phát hành hóa đơn điện tử và kê khai thuế đúng chuẩn càng trở nên cấp thiết hơn bao giờ hết. Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn chi tiết về quy trình thuế kê khai, những lưu ý quan trọng, cùng giải pháp công nghệ hiệu quả để dễ dàng tuân thủ pháp luật và tối ưu hóa hoạt động tài chính.
>> Có thể bạn quan tâm:
Thuế kê khai là gì?
Trong hoạt động sản xuất kinh doanh tại Việt Nam, thuế kê khai là một trong những hình thức quản lý thuế phổ biến và bắt buộc với nhiều tổ chức, cá nhân. Thuế kê khai hiểu đơn giản là phương pháp mà người nộp thuế chủ động xác định số thuế phải nộp, lập hồ sơ khai thuế và nộp cho cơ quan thuế đúng theo quy định pháp luật.
Khác với hình thức nộp thuế khoán dựa trên mức doanh thu ước tính, phương pháp kê khai đòi hỏi người kinh doanh phải thực hiện việc ghi chép, hạch toán, báo cáo doanh thu phát sinh thực tế trong kỳ để xác định nghĩa vụ thuế. Đây là phương pháp được áp dụng rộng rãi cho các đối tượng có quy mô hoạt động lớn hoặc có nhu cầu chứng minh số liệu tài chính minh bạch, rõ ràng.
Việc thực hiện thuế kê khai đúng hạn và đầy đủ đóng vai trò cực kỳ quan trọng. Kê khai chính xác không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật, tránh các rủi ro về xử phạt hành chính, mà còn tạo uy tín trong hoạt động kinh doanh, thuận lợi cho việc tiếp cận vốn vay ngân hàng, đối tác và mở rộng quy mô hoạt động.
Ngược lại, nếu kê khai trễ hạn, kê khai sai hoặc không kê khai, người nộp thuế có thể đối mặt với các hình thức xử phạt tài chính, bị ấn định thuế và làm ảnh hưởng xấu đến uy tín pháp lý của mình.
>> Có thể bạn quan tâm: Máy tính tiền cho hộ kinh doanh: Giải pháp “vượt ải” thuế thông minh từ 06/2025
Đối tượng áp dụng phương pháp kê khai
Theo quy định tại Thông tư 40/2021/TT-BTC và hướng dẫn thực tế hiện hành, phương pháp thuế kê khai áp dụng cho các đối tượng sau:
- Thứ nhất, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có quy mô lớn
Cụ thể, đây là các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu hàng năm từ 100 triệu đồng trở lên, hoạt động liên tục, ổn định trong nhiều lĩnh vực. Đặc biệt, đối với hộ kinh doanh có doanh thu từ 4 tỷ đồng/năm trở lên trong lĩnh vực thương mại, hoặc từ 2 tỷ đồng/năm trong lĩnh vực dịch vụ thì bắt buộc phải thực hiện khai thuế theo phương pháp kê khai, nhằm đảm bảo minh bạch doanh thu, chi phí và nghĩa vụ thuế.
- Thứ hai, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh tự nguyện đăng ký nộp thuế theo phương pháp kê khai.
Dù doanh thu chưa đạt ngưỡng bắt buộc, nhưng nếu chủ hộ kinh doanh mong muốn quản lý thuế chuyên nghiệp, có chứng từ hóa đơn đầy đủ để phục vụ mục đích giao dịch, ký hợp đồng, hoặc để dễ dàng chứng minh thu nhập khi làm việc với các tổ chức tín dụng, thì hoàn toàn có quyền lựa chọn hình thức kê khai thuế.
Phương pháp thuế kê khai mang lại lợi ích lớn trong việc ghi nhận chính xác tình hình tài chính thực tế, tạo điều kiện cho việc mở rộng kinh doanh trong tương lai. Tuy nhiên, đi kèm với đó, người nộp thuế cũng cần tuân thủ chặt chẽ quy định về thời hạn khai thuế, lưu trữ sổ sách và đảm bảo trung thực trong kê khai để tránh rủi ro pháp lý.
>> Có thể bạn quan tâm: 3 loại thuế bắt buộc phải đóng của hộ kinh doanh
Căn cứ tính thuế và cách xác định số thuế phải nộp
Trong phương pháp thuế kê khai, việc xác định số thuế phải nộp không dựa vào ước tính doanh thu như phương pháp khoán mà căn cứ trực tiếp trên số liệu thực tế phát sinh trong kỳ. Các yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế bao gồm doanh thu tính thuế, tỷ lệ thuế suất theo từng ngành nghề và phương thức khai báo hợp lệ.
Doanh thu tính thuế
Doanh thu tính thuế trong thuế kê khai là toàn bộ số tiền bán hàng, tiền cung cấp dịch vụ, tiền hoa hồng, phụ thu, phí thu thêm mà hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực tế thu được trong kỳ tính thuế, bao gồm cả khoản đã thu và khoản chưa thu. Theo quy định, doanh thu kê khai phải phản ánh trung thực, đầy đủ và được ghi chép trong sổ sách kế toán, hóa đơn chứng từ hợp lệ.
Ví dụ: Một hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống trong tháng có doanh thu phát sinh 300 triệu đồng (bao gồm cả thuế GTGT nếu có), thì đây sẽ là căn cứ để xác định thu nhập chịu thuế và số thuế phải nộp.
Tỷ lệ thuế GTGT và thuế TNCN theo ngành nghề
Để tính thuế đối với hộ kinh doanh theo phương pháp kê khai, cơ quan thuế quy định các tỷ lệ phần trăm thuế trên doanh thu tương ứng với từng lĩnh vực hoạt động:
| Ngành nghề kinh doanh | Tỷ lệ thuế GTGT | Tỷ lệ thuế TNCN |
| Phân phối, cung cấp hàng hóa | 1% | 0.50% |
| Dịch vụ, xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu | 5% | 2% |
| Sản xuất, vận tải, dịch vụ có gắn với hàng hóa | 3% | 1.50% |
| Hoạt động kinh doanh khác | 2% | 1% |
Ví dụ: Một hộ kinh doanh bán lẻ quần áo có doanh thu 500 triệu đồng, sẽ áp dụng tỷ lệ 1% GTGT và 0.5% TNCN để tính số thuế phải nộp.
Công thức tính số thuế phải nộp
Số thuế GTGT và TNCN phải nộp theo phương pháp thuế kê khai được xác định theo công thức:
- Thuế GTGT phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ % thuế GTGT
- Thuế TNCN phải nộp = Doanh thu tính thuế × Tỷ lệ % thuế TNCN
Tổng số thuế phải nộp = Thuế GTGT phải nộp + Thuế TNCN phải nộp.
Ví dụ cụ thể:
Một hộ kinh doanh dịch vụ vận tải trong quý có doanh thu 1 tỷ đồng:
- Thuế GTGT = 1.000.000.000 × 3% = 30.000.000 đồng
- Thuế TNCN = 1.000.000.000 × 1.5% = 15.000.000 đồng
- Tổng thuế phải nộp = 30.000.000 + 15.000.000 = 45.000.000 đồng
Việc áp dụng công thức này giúp hộ kinh doanh chủ động tính toán được nghĩa vụ thuế phải nộp, đồng thời thuận tiện hơn trong việc lập tờ khai thuế hàng tháng hoặc hàng quý.
Hồ sơ khai thuế theo phương pháp kê khai
Để thực hiện đúng quy trình thuế kê khai, hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ bộ hồ sơ khai thuế theo yêu cầu của cơ quan thuế. Việc lập hồ sơ đầy đủ, chính xác không chỉ giúp việc kê khai suôn sẻ mà còn là căn cứ để cơ quan thuế kiểm tra, đối chiếu số liệu khi cần thiết.
Tờ khai thuế mẫu số 01/CNKD
Thành phần bắt buộc đầu tiên trong bộ hồ sơ thuế kê khai là Tờ khai thuế mẫu số 01/CNKD, ban hành kèm theo Phụ lục I Thông tư 40/2021/TT-BTC.
Tờ khai này yêu cầu người nộp thuế kê khai đầy đủ các thông tin sau:
- Họ tên, mã số thuế, địa chỉ kinh doanh
- Kỳ kê khai (theo tháng hoặc theo quý)
- Doanh thu phát sinh trong kỳ
- Số thuế GTGT và TNCN phải nộp tính theo tỷ lệ quy định
- Cam kết về tính trung thực của số liệu kê khai
Lưu ý: Các chỉ tiêu trong tờ khai cần được điền chính xác, khớp với chứng từ, hóa đơn bán hàng phát sinh trong kỳ để tránh sai sót hoặc bị xử phạt hành chính.
Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh mẫu số 01-2/BK-HĐKD
Kèm theo Tờ khai thuế 01/CNKD, hộ kinh doanh còn phải nộp Phụ lục Bảng kê hoạt động kinh doanh mẫu số 01-2/BK-HĐKD. Phụ lục này có vai trò chi tiết hóa các giao dịch phát sinh trong kỳ, bao gồm:
- Từng khoản doanh thu
- Nội dung hoạt động kinh doanh cụ thể
- Doanh thu từng nghiệp vụ, lĩnh vực
- Tổng hợp doanh thu phát sinh
Việc lập phụ lục bảng kê giúp cơ quan thuế có cơ sở kiểm tra chéo với số liệu doanh thu đã khai trong tờ khai chính. Đây cũng là căn cứ xác định chính xác số tiền thuế GTGT và thuế TNCN phải nộp.
Trường hợp được miễn nộp phụ lục
Theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, một số trường hợp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh không phải nộp Phụ lục Bảng kê 01-2/BK-HĐKD cùng với tờ khai, cụ thể:
- Người nộp thuế có duy nhất một hoạt động kinh doanh trong kỳ.
- Doanh thu phát sinh từ một lĩnh vực, ngành nghề duy nhất.
Tuy nhiên, dù được miễn nộp phụ lục, người nộp thuế vẫn cần lưu trữ đầy đủ hóa đơn, chứng từ liên quan để phục vụ việc kiểm tra, thanh tra thuế khi có yêu cầu từ cơ quan thuế.
>>Mời bạn xem thêm:
Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025
Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?
Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả
Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Nơi nộp hồ sơ khai thuế và thời hạn nộp thuế
Sau khi hoàn thiện bộ hồ sơ thuế kê khai đầy đủ và chính xác, việc nộp hồ sơ đúng nơi, đúng hạn là yêu cầu bắt buộc đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nhằm đảm bảo tuân thủ quy định pháp luật thuế, tránh phát sinh các mức phạt đáng tiếc.
Nơi nộp hồ sơ khai thuế
Theo hướng dẫn tại Thông tư 40/2021/TT-BTC, địa điểm nộp hồ sơ thuế kê khai được quy định như sau:
- Chi cục Thuế quản lý trực tiếp nơi hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đặt trụ sở hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Trường hợp cá nhân kinh doanh lưu động (không cố định một địa điểm), hồ sơ được nộp tại Chi cục Thuế nơi cá nhân đăng ký hộ kinh doanh.
Hộ kinh doanh có thể lựa chọn phương thức nộp hồ sơ:
- Nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa của Chi cục Thuế.
- Nộp qua đường bưu điện theo hình thức chuyển phát đảm bảo.
- Nộp trực tuyến qua hệ thống kê khai thuế điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://thuedientu.gdt.gov.vn/.
Việc nộp hồ sơ đúng địa chỉ quản lý thuế giúp quy trình xét duyệt, đối chiếu và cập nhật nghĩa vụ thuế được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện.
Thời hạn nộp hồ sơ khai thuế và nộp thuế
Đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh thực hiện thuế kê khai, thời hạn nộp hồ sơ và nộp tiền thuế được quy định cụ thể như sau:
- Nếu kê khai theo tháng:
- Hạn nộp hồ sơ thuế là chậm nhất ngày 20 của tháng kế tiếp tháng phát sinh nghĩa vụ thuế.
- Hạn nộp tiền thuế trùng với thời hạn nộp hồ sơ khai thuế.
- Nếu kê khai theo quý:
- Hạn nộp hồ sơ thuế là chậm nhất ngày cuối cùng của tháng đầu tiên trong quý tiếp theo.
- Hạn nộp thuế cũng thực hiện cùng lúc với việc nộp tờ khai quý.
Ví dụ:
- Hộ kinh doanh kê khai quý 1 (tháng 1-3/2025) sẽ phải nộp hồ sơ và tiền thuế chậm nhất ngày 30/4/2025.
Việc nắm rõ thời hạn kê khai và nộp thuế giúp hộ kinh doanh chủ động kế hoạch tài chính, tránh bị phạt do kê khai muộn, nộp chậm. Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức phạt đối với hành vi nộp hồ sơ khai thuế quá hạn có thể dao động từ 2.000.000 đồng đến 25.000.000 đồng, tùy theo mức độ vi phạm.
Các bước thực hiện kê khai thuế điện tử
Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện, việc thực hiện thuế kê khai điện tử đang trở thành xu hướng tất yếu, giúp hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh tiết kiệm thời gian, chi phí và đảm bảo tuân thủ đúng quy định pháp luật. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết cách kê khai thuế điện tử đơn giản và hiệu quả dành cho hộ kinh doanh.
Bước 1: Đăng nhập hệ thống thuế điện tử Truy cập https://thuedientu.gdt.gov.vn/, chọn “Cá nhân” hoặc “Doanh nghiệp” ➔ Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu đã đăng ký.
Bước 2: Chọn chức năng kê khai thuế Tại giao diện chính, chọn mục “Kê khai trực tuyến” ➔ Lựa chọn loại tờ khai phù hợp (ví dụ: Mẫu 01/CNKD cho hộ kinh doanh).
Bước 3: Lập tờ khai và nhập thông tin Điền đầy đủ thông tin trên tờ khai thuế theo hướng dẫn:
- Thông tin hộ kinh doanh, địa chỉ
- Doanh thu phát sinh trong kỳ
- Tính toán số thuế GTGT và TNCN theo đúng tỷ lệ quy định
- Ký điện tử để xác nhận nội dung tờ khai
Bước 4: Nộp tờ khai thuế điện tử Sau khi hoàn thiện, nhấn nút “Nộp tờ khai“. Hệ thống sẽ gửi xác nhận điện tử và mã giao dịch thành công.
Bước 5: Nộp tiền thuế điện tử Truy cập mục “Nộp thuế điện tử” trên hệ thống, chọn ngân hàng liên kết và thực hiện thanh toán trực tuyến số thuế phải nộp theo đúng kỳ kê khai.
Quy định mới về hóa đơn điện tử và kê khai thuế từ 01/6/2025
Bắt đầu từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Đây là bước tiến quan trọng trong lộ trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế, giúp đồng bộ dữ liệu kê khai thuế, tăng tính minh bạch và chống thất thu thuế.
Theo quy định mới này, hóa đơn điện tử phải được khởi tạo trực tiếp từ máy tính tiền, có kết nối dữ liệu tự động đến cơ quan thuế hoặc đảm bảo định dạng điện tử chuẩn cho việc tra cứu và kê khai thuế.
Các đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền gồm:
- Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Các doanh nghiệp hoạt động bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng như: trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng bán lẻ, nhà hàng, quán ăn, khách sạn, dịch vụ vận tải hành khách, dịch vụ giải trí, nghệ thuật, chiếu phim.
Rủi ro pháp lý nếu không tuân thủ quy định này rất nghiêm trọng. Doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vi phạm có thể bị xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP với các mức phạt cao, từ 10 triệu đồng đến 50 triệu đồng, thậm chí bị buộc ngừng hoạt động để khắc phục vi phạm.
Trong xu thế đó, việc sử dụng hóa đơn điện tử trên smartphone đóng vai trò thiết yếu. Các ứng dụng hóa đơn điện tử hỗ trợ tạo hóa đơn mọi lúc, mọi nơi, giúp hộ kinh doanh đảm bảo thuế kê khai đúng quy chuẩn, đồng bộ dữ liệu với cơ quan thuế nhanh chóng, tiết kiệm thời gian và chi phí vận hành.
Giải pháp hỗ trợ kê khai thuế điện tử hiệu quả cho doanh nghiệp nhỏ
Với sự thay đổi mạnh mẽ trong chính sách thuế, các doanh nghiệp nhỏ, hộ kinh doanh ngày càng cần một giải pháp hỗ trợ thuế kê khai điện tử hiệu quả, đơn giản và chi phí hợp lý.
Việc kê khai thủ công truyền thống tiềm ẩn nhiều rủi ro về sai sót, chậm trễ và khó đáp ứng các yêu cầu mới như sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế. Chính vì vậy, các nền tảng hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử, kê khai và nộp thuế tự động trên nền tảng di động đang trở thành sự lựa chọn thiết yếu.
Sổ Bán Hàng E-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử dành riêng cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, được phát triển bởi Finan và hợp tác cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín tại Việt Nam như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo.
Phần mềm này tích hợp đầy đủ các tiện ích cần thiết để hỗ trợ thuế kê khai nhanh chóng và chuẩn xác, bao gồm:
- Xuất hóa đơn điện tử trên smartphone: Tạo hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế ngay trên điện thoại di động, không cần đầu tư thêm thiết bị máy tính tiền cồng kềnh.
- Ký số điện tử hợp lệ: Tích hợp chữ ký số từ xa giúp ký hóa đơn hợp lệ mọi lúc mọi nơi.
- Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn: Tự động lưu trữ, quản lý và phân loại hóa đơn giúp dễ dàng quản lý, tra cứu khi cần kê khai thuế hoặc đối chiếu.
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản: Tự động tổng hợp dữ liệu hóa đơn để hỗ trợ lập báo cáo thuế đơn giản cho các hộ kinh doanh khai theo quý hoặc tháng.
- Cài đặt điều kiện phát hành hóa đơn tự động: Người dùng có thể cài đặt sẵn các điều kiện để hệ thống tự động phát hành hóa đơn cho các giao dịch thỏa mãn tiêu chí, giảm thiểu thao tác thủ công và sai sót.
Đặc biệt, Sổ Bán Hàng E-Invoice còn mang đến nhiều ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng:
- Tặng phí khởi tạo hóa đơn điện tử trị giá 1,1 triệu đồng khi đăng ký sử dụng dịch vụ.
- Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên sử dụng trong vòng 1 năm.
- Ưu đãi chiết khấu lên đến 50% khi mua thêm hóa đơn điện tử sau này.
Thuế kê khai đóng vai trò quan trọng trong việc duy trì tính minh bạch và hợp pháp trong hoạt động kinh doanh của hộ cá thể và doanh nghiệp nhỏ. Việc nắm vững quy trình kê khai, tuân thủ đúng quy định mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025 sẽ giúp người kinh doanh hạn chế tối đa rủi ro pháp lý và chi phí phát sinh. Để thuận tiện hơn, việc ứng dụng các nền tảng hỗ trợ kê khai và phát hành hóa đơn điện tử trên smartphone như Sổ Bán Hàng E-Invoice sẽ là lựa chọn thông minh, giúp bạn hoàn thành nghĩa vụ thuế nhanh chóng, chính xác và an toàn trong thời đại số hóa.
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền quán cà phê có cần kết nối hóa đơn điện tử? Giải đáp chi tiết!
Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền siêu thị – Giải pháp cho chủ kinh doanh
Máy tính tiền cầm tay và giải pháp toàn diện cho các quy định mới về hóa đơn điện tử
Máy tính tiền cho shop nhỏ: Giải pháp quản lý bán hàng thông minh, gọn nhẹ, dễ dùng
Máy tính tiền cho quán ăn, quán cà phê: Giải pháp gọn nhẹ – hiệu quả – tiết kiệm cho chủ quán