Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP sẽ chính thức có hiệu lực từ ngày 01/6/2025, yêu cầu nhiều doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải khởi tạo, phát hành hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hệ thống bán hàng đạt chuẩn. Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần biết để triển khai đúng quy định và tránh rủi ro xử phạt.
>> Mời bạn xem thêm:
Quy định pháp lý mới về hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025
Theo xu hướng chuyển đổi số trong công tác quản lý thuế, thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử đang đến rất gần, đặc biệt với các lĩnh vực kinh doanh bán lẻ và dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng. Từ ngày 01/6/2025, theo quy định mới tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc phát hành hóa đơn điện tử sẽ bắt buộc đối với nhiều nhóm đối tượng kinh doanh. Để tránh vi phạm và đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần nắm rõ các yêu cầu chi tiết dưới đây.
Yêu cầu bắt buộc theo nghị định 70/2025/NĐ-CP
Theo Điểm a khoản 2 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, hóa đơn điện tử phải tuân thủ các yêu cầu bắt buộc sau:
- Khởi tạo từ hệ thống máy tính tiền có tích hợp mã cơ quan thuế: Hệ thống máy tính tiền tại điểm bán hàng, nhà hàng, siêu thị… phải được kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử hợp lệ, có mã xác thực từ cơ quan thuế.
- Hoặc đảm bảo định dạng chuẩn hóa đơn điện tử: Trường hợp không dùng máy tính tiền, hóa đơn điện tử phải đảm bảo định dạng dữ liệu chuẩn theo quy định, cho phép:
- Tra cứu hóa đơn dễ dàng.
- Kê khai và đối chiếu thuế nhanh chóng, minh bạch.
- Dữ liệu hóa đơn phải lập tự động từ hệ thống tính tiền và truyền trực tiếp tới hệ thống cơ quan thuế: Tức là sau mỗi giao dịch, hóa đơn điện tử được tạo lập sẽ được đồng bộ ngay với cơ quan thuế mà không cần thao tác thủ công, tránh thất thoát hoặc gian lận.
Những đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền
Theo quy định mới, các nhóm đối tượng dưới đây phải thực hiện đúng thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025:
Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh
- Áp dụng đối với các hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên.
- Bao gồm các hoạt động buôn bán lẻ, cung cấp dịch vụ ăn uống, vận tải, giải trí… phục vụ trực tiếp người tiêu dùng.
Lưu ý: Những hộ kinh doanh có doanh thu dưới 1 tỷ đồng/năm không bắt buộc trong giai đoạn này nhưng vẫn được khuyến khích tự nguyện áp dụng để chuẩn hóa quản lý thuế.
Các doanh nghiệp hoạt động bán lẻ, dịch vụ trực tiếp
Các doanh nghiệp thuộc nhóm ngành nghề sau đây bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền:
- Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi.
- Cửa hàng bán lẻ các sản phẩm tiêu dùng, thời trang, điện tử…
- Nhà hàng, quán ăn, dịch vụ ăn uống nhanh.
- Khách sạn, khu nghỉ dưỡng, dịch vụ lưu trú du lịch.
- Dịch vụ vận tải hành khách: taxi, xe buýt, xe hợp đồng điện tử.
- Dịch vụ giải trí, nghệ thuật, chiếu phim: rạp phim, sân khấu biểu diễn, trò chơi điện tử.
Mời bạn xem thêm:
Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh
Thuế khoán là gì mà các hộ kinh doanh cần phải biết
Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Rủi ro và mức xử phạt nếu không tuân thủ
Việc không triển khai đúng thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử không chỉ khiến doanh nghiệp và hộ kinh doanh đối mặt với nguy cơ bị xử phạt hành chính, mà còn kéo theo hàng loạt rủi ro nghiêm trọng về pháp lý, uy tín và vận hành kinh doanh. Dưới đây là những hình thức xử phạt phổ biến và hệ lụy tiềm ẩn nếu không tuân thủ quy định.
Các mức xử phạt theo nghị định 125/2020/NĐ-CP
Theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn, những hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử sẽ bị xử lý với mức phạt cụ thể như sau:
| Hành vi vi phạm | Mức phạt tiền |
| Không lập hóa đơn điện tử đúng quy định | 10 – 20 triệu đồng |
| Sử dụng hóa đơn sai quy định (tự tạo mẫu hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn ngoài hệ thống) | 20 – 50 triệu đồng |
| Gian lận hóa đơn, trốn thuế | Phạt 1 – 3 lần số thuế trốn, đồng thời buộc nộp lại phần thuế thiếu + tiền chậm nộp |
Các mức phạt trên mang tính răn đe rất cao, đặc biệt trong bối cảnh từ ngày 01/6/2025, cơ quan thuế sẽ giám sát theo thời gian thực thông qua hệ thống máy tính tiền kết nối thuế. Nếu cố tình vi phạm, doanh nghiệp không chỉ bị phạt tiền mà còn có thể đối mặt với các biện pháp cưỡng chế thuế hoặc truy cứu trách nhiệm hình sự tùy mức độ nghiêm trọng.
Các rủi ro kinh doanh tiềm ẩn
Không tuân thủ thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử không chỉ dừng lại ở mức xử phạt hành chính. Doanh nghiệp, đặc biệt là doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể, còn có nguy cơ đối mặt với nhiều hệ lụy nghiêm trọng:
Bị buộc ngừng hoạt động kinh doanh
- Cơ quan thuế có thể ra quyết định tạm dừng hoạt động kinh doanh đối với những đơn vị cố tình không triển khai hóa đơn điện tử, đặc biệt trong các lĩnh vực tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng như bán lẻ, ăn uống, vận tải, giải trí.
- Điều này gây gián đoạn nguồn thu, mất khách hàng, ảnh hưởng trực tiếp đến dòng tiền doanh nghiệp.
Ảnh hưởng uy tín, khó khăn trong giao dịch, ký kết hợp đồng
- Thiếu hóa đơn điện tử đúng chuẩn khiến doanh nghiệp khó chứng minh tính hợp lệ của giao dịch.
- Đối tác, khách hàng doanh nghiệp (B2B) sẽ không thể hạch toán chi phí, từ đó từ chối hợp tác.
- Uy tín giảm sút dẫn đến mất cơ hội mở rộng thị trường, không thể tham gia các dự án có yêu cầu hóa đơn hợp lệ.
Các bước triển khai hóa đơn điện tử đúng hạn
Để tuân thủ đúng thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần có sự chuẩn bị bài bản ngay từ bây giờ. Việc triển khai cần được thực hiện theo từng bước cụ thể nhằm đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, đồng bộ với cơ quan thuế và hạn chế tối đa các rủi ro pháp lý có thể phát sinh.
Dưới đây là hướng dẫn chi tiết các bước doanh nghiệp cần thực hiện để đảm bảo triển khai hóa đơn điện tử đúng chuẩn và đúng hạn.
Chuẩn bị hệ thống máy tính tiền và phần mềm bán hàng
Bước đầu tiên, doanh nghiệp cần rà soát toàn bộ hạ tầng công nghệ thông tin liên quan đến việc phát hành hóa đơn.
Nâng cấp phần mềm POS đạt chuẩn kết nối
Các phần mềm bán hàng (POS) hiện tại cần được kiểm tra và nâng cấp để đảm bảo:
- Hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng dữ liệu quy định.
- Có khả năng kết nối API trực tiếp với hệ thống tiếp nhận dữ liệu hóa đơn của Tổng cục Thuế.
- Tích hợp đầy đủ chức năng ký số điện tử và lưu trữ hóa đơn.
Nếu phần mềm POS hiện tại không đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp nên làm việc với nhà cung cấp để nâng cấp hoặc lựa chọn giải pháp mới phù hợp hơn.
Đảm bảo phần cứng và kết nối internet ổn định
Máy tính tiền, thiết bị di động hoặc máy tính bàn cần đảm bảo:
- Có cấu hình ổn định, hỗ trợ cài đặt và vận hành phần mềm hóa đơn điện tử.
- Đường truyền internet nhanh, ổn định để việc truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế diễn ra liên tục, không gián đoạn.
Việc đầu tư đầy đủ vào hạ tầng công nghệ ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp vận hành suôn sẻ, giảm thiểu lỗi hệ thống khi thời hạn áp dụng đến gần.
Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Sau khi hệ thống kỹ thuật đã sẵn sàng, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử với cơ quan thuế theo quy trình sau:
Qua Cổng thông tin điện tử Tổng cục Thuế
Doanh nghiệp truy cập vào Cổng thông tin hóa đơn điện tử tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn/, đăng nhập bằng tài khoản giao dịch thuế điện tử để thực hiện đăng ký.
Đăng ký mẫu hóa đơn có mã cơ quan thuế
Khai báo các thông tin cần thiết về mẫu hóa đơn sẽ sử dụng:
- Lựa chọn hóa đơn có mã của cơ quan thuế nếu thuộc đối tượng bắt buộc.
- Hoặc hóa đơn điện tử không có mã trong trường hợp doanh nghiệp đáp ứng đủ điều kiện theo quy định.
Hồ sơ đăng ký cần được ký số bằng chữ ký điện tử hợp lệ và nộp trực tuyến thông qua Cổng thông tin. Sau khi cơ quan thuế chấp thuận, doanh nghiệp sẽ nhận thông báo phê duyệt và có thể chính thức phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ.
Thiết lập tự động hóa phát hành hóa đơn
Để vận hành trơn tru và tiết kiệm nhân lực sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp nên thực hiện thiết lập tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn điện tử.
Cài đặt điều kiện phát hành hóa đơn tự động cho các giao dịch thỏa mãn tiêu chí Các phần mềm hóa đơn điện tử hiện đại cho phép người dùng thiết lập:
- Tự động phát hành hóa đơn khi đơn hàng được thanh toán thành công.
- Tự động gửi hóa đơn cho khách qua email hoặc SMS sau khi phát hành.
- Tự động ghi nhận hóa đơn vào hệ thống kế toán nội bộ.
Việc tự động hóa không chỉ giúp đảm bảo phát hành hóa đơn kịp thời, đúng luật mà còn giảm thiểu tối đa rủi ro sai sót do thao tác thủ công, đặc biệt trong các doanh nghiệp có lượng giao dịch lớn mỗi ngày.
Giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp cho doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh
Trước yêu cầu từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc triển khai hóa đơn điện tử đúng thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025 là điều bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Trong bối cảnh đó, lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử phù hợp về chi phí, dễ triển khai và đúng chuẩn pháp lý là yếu tố sống còn, đặc biệt với nhóm doanh nghiệp không có đội ngũ kế toán chuyên sâu hay hệ thống bán hàng phức tạp.
Ưu điểm của hóa đơn điện tử sử dụng trên smartphone
Việc sử dụng hóa đơn điện tử trên điện thoại di động mang lại nhiều tiện ích rõ rệt, đặc biệt phù hợp với hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ vốn cần sự linh hoạt cao trong quá trình vận hành.
- Dễ dàng lập hóa đơn mọi lúc, mọi nơi
Người dùng có thể tạo và phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ ngay trên điện thoại, bất kể đang làm việc tại cửa hàng, đi giao hàng, hay phục vụ khách tại điểm bán. Không cần chờ đợi máy móc hay nhân viên hỗ trợ, quy trình này tiết kiệm tối đa thời gian.
- Kết nối trực tiếp với hệ thống cơ quan thuế
Các hóa đơn được khởi tạo từ ứng dụng sẽ tự động kết nối với hệ thống quản lý của Tổng cục Thuế, đảm bảo tuân thủ đúng quy định về chuẩn định dạng dữ liệu và thời gian truyền tải. Việc này giúp hạn chế tối đa rủi ro pháp lý liên quan đến việc chậm hoặc không gửi hóa đơn.
- Giảm chi phí đầu tư thiết bị
Thay vì đầu tư vào máy tính tiền chuyên dụng hay phần mềm bán hàng tích hợp đắt tiền, doanh nghiệp có thể triển khai nhanh chóng chỉ với thiết bị di động. Đây là phương án tiết kiệm chi phí ban đầu mà vẫn đảm bảo đủ tiêu chuẩn kết nối thuế.
Giới thiệu giải pháp Sổ Bán Hàng E-Invoice
Sổ Bán Hàng E-Invoice là giải pháp hóa đơn điện tử được thiết kế tối ưu cho hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ, do Finan phát triển và vận hành. Sản phẩm hợp tác cùng các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo, nhằm mang đến giải pháp toàn diện giúp người dùng đáp ứng đúng quy định pháp luật và triển khai hiệu quả ngay từ đầu.
Giải pháp này hỗ trợ người dùng:
- Kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế, tích hợp với chữ ký số từ xa.
- Xuất hóa đơn trực tiếp từ hệ thống máy tính tiền hoặc điện thoại di động, phù hợp với môi trường bán lẻ, nhà hàng, dịch vụ.
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử tại một nơi, dễ dàng tra cứu, phân loại và đối chiếu.
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản phù hợp với các đối tượng nộp thuế khoán, hỗ trợ kê khai nhanh chóng theo tháng hoặc quý.
- Cài đặt điều kiện tự động phát hành hóa đơn dựa trên giá trị đơn hàng, loại giao dịch hoặc phương thức thanh toán.
Với thiết kế thân thiện và dễ sử dụng, Sổ Bán Hàng E-Invoice không yêu cầu cài đặt phức tạp, không cần máy móc chuyên dụng, đặc biệt phù hợp với những đơn vị kinh doanh quy mô nhỏ hoặc ít nhân sự kế toán.
Chính sách ưu đãi khi đăng ký sử dụng
Nhằm hỗ trợ doanh nghiệp triển khai hóa đơn điện tử đúng hạn, Sổ Bán Hàng E-Invoice hiện đang áp dụng nhiều ưu đãi đặc biệt cho người dùng đăng ký sớm:
- Tặng phí khởi tạo hóa đơn điện tử trị giá 1.100.000 đồng.
- Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên sử dụng trong vòng 1 năm.
- Ưu đãi chiết khấu lên tới 50% khi mua thêm hóa đơn sau khi hết lượt tặng.
Chủ động thực hiện đúng thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ pháp luật, mà còn nâng cao hiệu quả quản lý bán hàng và thuế vụ. Việc chuẩn bị hệ thống phù hợp và lựa chọn giải pháp hóa đơn điện tử tối ưu ngay từ bây giờ sẽ giúp doanh nghiệp vận hành ổn định, tiết kiệm chi phí và tăng tính cạnh tranh trong giai đoạn chuyển đổi số.