Hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in ra giấy sẽ được xét là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Điều 12 theo Thông tư 32 năm 2011 của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử ra đời nhằm phục vụ quá trình quản lý thanh toán và tài chính được gọn nhẹ và minh bạch hơn so với hóa đơn giấy trước đây. Một điều có thể chắc chắn rằng hóa đơn điện tử làm rất tốt vai trò ngăn chặn gian lận, tiết kiệm chi phí và góp phần tạo dựng môi trường kinh doanh lành mạnh. Tuy nhiên, có một số trường hợp hóa đơn giấy sẽ mang công dụng và yêu cầu tính “hữu vật” hơn.

Vậy hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ và mang giá trị pháp lý hay không? Cùng Sổ Bán Hàng khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng 3.0: Giao diện đẹp mắt – Tính năng mạnh mẽ – Hiệu suất bán hàng vượt trội!

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.”
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

>> Có thể bạn quan tâm: Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng điều gì?

Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải đảm bảo các điều kiện cơ bản theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính:

• Các thông tin trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và chân thật từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử (đây là tiêu chí dựa trên việc thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử)
• Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được (bản hoàn chỉnh) khi cần thiết

Ngoài ra, hóa đơn điện tử cần đáp ứng các nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin hóa đơn: Mẫu số, ký hiệu hoá đơn, ký hiệu mẫu, số thứ tự hóa đơn
• Thông tin người bán trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế
• Thông tin người mua trên hoá đơn bao gồm: Tên Công ty, Địa chỉ, Mã số Thuế

>> Có thể bạn quan tâm: Lợi ích của hóa đơn điện tử từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu điện tử với cơ quan Thuế

3. Hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in giấy được cho là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC sau đây:

• Phản ánh toàn vẹn và chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc (không bị thêm bớt, sửa đổi nội dung);
• Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang dạng hóa đơn giấy;
• Chỉ duy nhất một bản chứng từ giấy khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là có giá trị pháp lý (định dạng bằng XML). Đối với các bản sao khác (file PDF) sẽ không có khả năng pháp lý trong thanh toán hay giao dịch. Các bản sao chỉ có thể phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán (theo quy định của Luật kế toán).

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh nhỏ có nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

4. Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy không?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu về việc hóa đơn điện tử có bắt buộc in ra giấy như sau:

• Hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy khi có yêu cầu từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
• Việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần đảm bảo sự khớp đúng với hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ sổ sách, theo dõi theo quy định Pháp luật mà không có hiệu lực khi giao dịch hay thanh toán (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế)

Như vậy, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy trừ khi có yêu cầu từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh online đóng thuế như thế nào?

5. Hóa đơn điện tử in giấy dùng để làm gì?

Thông thường, doanh nghiệp thường chuyển đổi hóa đơn điện tử thành giấy để phục vụ các công việc như sau:

• Chứng minh nguồn gốc của sản phẩm trong quá trình phân phối, bán hàng hay khi lưu thông hàng hóa;
• Lưu trữ và ghi sổ để thuận tiện theo dõi trong quá trình hạch toán hay kiểm tra.
• Phục vụ cho Cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra in bản hóa đơn điện tử giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh;
• Theo yêu cầu của khách hàng

>> Có thể bạn quan tâm: Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2023

6. Cách tải hóa đơn điện tử in giấy dạng XML trên trang thuế điện tử

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã cho phép người dân có thể truy cập trực tiếp vào trang thuế điện tử và tải hóa đơn điện tử dưới dạng XML một cách đơn giản theo 4 bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản (đã được cơ quan thuế cấp)
• Bước 3: Tra cứu hóa đơn theo quy định (Thông tư 78)
• Bước 4: Chọn hóa đơn cần xuất và chọn nút mũi tên để tải file XML hóa đơn điện tử

>> Có thể bạn quan tâm: Bán hàng online có phải đóng thuế không?

Hóa đơn điện tử mang ý nghĩa quan trọng trong cuộc cách mạng công nghệ số thời đại ngày nay. Đây được xem là một bước tiến lớn trong quá trình chuyển đổi số của ngành tài chính, góp phần nâng cao chất lượng thanh toán. Hơn hết, hóa đơn điện tử có thể in ra giấy và mang tính hợp lệ khi đáp ứng đẩy đủ điều kiện để phục vụ những trường hợp cần thiết. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho chủ kinh doanh xoay quanh các vấn đề về hóa đơn điện tử.

Mời bạn xem thêm:

Bỏ túi 45+ mẫu tin nhắn đòi nợ khéo léo và tinh tế

14 cách đặt tên shop quần áo hay và thu hút khách hàng

10 cách giải vận xui buôn bán ế ẩm cho chủ kinh doanh

Cách tính phần trăm giảm giá chi tiết cho chủ kinh doanh

Bán gì không sợ ế? Top sản phẩm kinh doanh đắt khách, dễ lời