Hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in ra giấy sẽ được xét là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ điều kiện tại Điều 12 theo Thông tư 32 năm 2011 của Bộ Tài chính.

Hóa đơn điện tử ra đời nhằm phục vụ quá trình quản lý thanh toán và tài chính được gọn nhẹ và minh bạch hơn so với hóa đơn giấy trước đây. Một điều có thể chắc chắn rằng hóa đơn điện tử làm rất tốt vai trò ngăn chặn gian lận, tiết kiệm chi phí và góp phần tạo dựng môi trường kinh doanh lành mạnh. Tuy nhiên, có một số trường hợp hóa đơn giấy sẽ mang công dụng và yêu cầu tính “hữu vật” hơn.

Vậy hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ và mang giá trị pháp lý hay không? Cùng Sổ Bán Hàng khám phá ngay trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

1. Tổng quan về hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP hóa đơn điện tử được định nghĩa như sau:

Hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế

Trong đó:

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.”
• Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

>> Có thể bạn quan tâm: Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?

2. Hóa đơn điện tử hợp lệ cần đáp ứng điều gì?

Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần phải đảm bảo các điều kiện cơ bản theo Khoản 3 điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC của Bộ Tài Chính:

• Các thông tin trong hóa đơn điện tử đảm bảo tính toàn vẹn và chân thật từ khi thông tin được tạo ra ở dạng cuối cùng của hóa đơn điện tử (đây là tiêu chí dựa trên việc thông tin còn đầy đủ và chưa bị thay đổi, ngoài những thay đổi về hình thức phát sinh trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị hóa đơn điện tử)
• Thông tin trong hóa đơn điện tử có thể truy cập và sử dụng được (bản hoàn chỉnh) khi cần thiết

Một hóa đơn điện tử hợp lệ cần có đầy đủ các thông tin sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế của người bán.
• Tên, địa chỉ, mã số thuế/định danh/số điện thoại của người mua (nếu người mua yêu cầu).
• Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, tiền thuế và tổng tiền thanh toán có thuế giá trị gia tăng.
• Thời điểm lập hoá đơn.
• Mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu để truy xuất, kê khai thông tin hóa đơn.
• Đường dẫn hoặc mã QR để người mua tra cứu và tải hóa đơn điện tử.

Từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên và các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối và chuyển dữ liệu điện tử đến cơ quan thuế theo quy định (Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

>> Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

3. Hóa đơn điện tử in giấy có hợp lệ không?

Hóa đơn điện tử in giấy được cho là hợp lệ khi đáp ứng đầy đủ các quy định tại Điều 12 Thông tư 32/2011/TT-BTC sau đây:

• Phản ánh toàn vẹn và chính xác nội dung của hóa đơn điện tử gốc (không bị thêm bớt, sửa đổi nội dung);
• Ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang dạng hóa đơn giấy;
• Chỉ duy nhất một bản chứng từ giấy khi chuyển đổi từ hóa đơn điện tử là có giá trị pháp lý (định dạng bằng XML). Đối với các bản sao khác (file PDF) sẽ không có khả năng pháp lý trong thanh toán hay giao dịch. Các bản sao chỉ có thể phục vụ cho việc đọc hoặc lưu trữ chứng từ kế toán (theo quy định của Luật kế toán).

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh nhỏ có nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

4. Có bắt buộc in hóa đơn điện tử ra giấy không?

Căn cứ theo khoản 2 Điều 6 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 7 Nghị định 123/2020/NĐ-CP đã nêu về việc hóa đơn điện tử có bắt buộc in ra giấy như sau:

• Hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử phải sẵn sàng được in ra giấy khi có yêu cầu từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.
• Việc chuyển đổi sang hóa đơn giấy cần đảm bảo sự khớp đúng với hóa đơn điện tử hay chứng từ điện tử
• Hóa đơn giấy được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử chỉ có giá trị lưu giữ sổ sách, theo dõi theo quy định Pháp luật mà không có hiệu lực khi giao dịch hay thanh toán (trừ trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với Cơ quan Thuế)

Như vậy, hóa đơn điện tử không bắt buộc phải in ra giấy trừ khi có yêu cầu từ nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, thanh tra, kiểm tra, điều tra và theo quy định của pháp luật về thanh tra, kiểm tra và điều tra.

Riêng với hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (bắt buộc áp dụng từ 01/6/2025 với một số đối tượng), bản in giấy có giá trị pháp lý tương đương hóa đơn điện tử.

>> Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh online đóng thuế như thế nào?

5. Hóa đơn điện tử in giấy dùng để làm gì?

Thông thường, doanh nghiệp thường chuyển đổi hóa đơn điện tử thành giấy để phục vụ các công việc như sau:

• Chứng minh nguồn gốc của sản phẩm trong quá trình phân phối, bán hàng hay khi lưu thông hàng hóa;
• Lưu trữ và ghi sổ để thuận tiện theo dõi trong quá trình hạch toán hay kiểm tra.
• Phục vụ cho Cơ quan thuế vào thanh tra, kiểm tra in bản hóa đơn điện tử giấy để kẹp chứng từ kế toán theo nghiệp vụ phát sinh;
• Theo yêu cầu của khách hàng

>> Có thể bạn quan tâm: Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2023

6. Cách tải hóa đơn điện tử in giấy dạng XML trên trang thuế điện tử

Hiện nay, Tổng cục Thuế đã cho phép người dân có thể truy cập trực tiếp vào trang thuế điện tử và tải hóa đơn điện tử dưới dạng XML một cách đơn giản theo 4 bước như sau:

• Bước 1: Truy cập vào trang web: https://hoadondientu.gdt.gov.vn/
• Bước 2: Đăng nhập vào hệ thống bằng thông tin tài khoản (đã được cơ quan thuế cấp)
• Bước 3: Tra cứu hóa đơn theo quy định (Thông tư 78)
• Bước 4: Chọn hóa đơn cần xuất và chọn nút mũi tên để tải file XML hóa đơn điện tử

>> Có thể bạn quan tâm: Bán hàng online có phải đóng thuế không?

Triển khai hoá đơn điện tử từ máy tính tiền chuyên nghiệp cùng Sổ Bán Hàng

Để giúp chủ kinh doanh dễ dàng tuân thủ quy định về hóa đơn điện tử, Sổ Bán Hàng đã hợp tác với Tập Đoàn Bưu Chính Viễn Thông VNPT, triển khai giải pháp phát hành hóa đơn điện tử trực tiếp trong ứng dụng Sổ Bán Hàng.

Khi sử dụng máy tính tiền từ Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh có thể:

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Vì sao hàng nghìn chủ kinh doanh chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử?

• Đăng ký nhanh chóng – Xử lý hiệu quả: Tạo và in hóa đơn chỉ trong vài bước, tiết kiệm thời gian so với hóa đơn giấy truyền thống.

• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào Sổ Bán Hàng, giảm thiểu tối đa sai sót trong việc nhập liệu và tính toán giá trị hóa đơn.

• Quản lý và tra cứu dễ dàng: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống, giúp tra cứu nhanh chóng và giảm rủi ro thất lạc.

• Bảo mật tối ưu: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, giảm thiểu nguy cơ bị đánh cắp.

• Linh hoạt trong xuất hóa đơn: Cho phép xuất hóa đơn dưới nhiều định dạng theo yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo, giúp chủ kinh doanh theo dõi hoạt động kinh doanh từ doanh thu đến hàng tồn, tất cả trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật mới)

Ưu đãi đặc biệt dành cho chủ kinh doanh khi sử dụng Sổ Bán Hàng

Khi đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay những ưu đãi hấp dẫn:

🎁 Miễn phí 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ

🎁 Tặng ngay 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí

Đừng bỏ lỡ cơ hội này! Đăng ký ngay hôm nay để tận dụng các ưu đãi và quản lý cửa hàng hiệu quả hơn với Sổ Bán Hàng!

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ trước Nghị định mới áp dụng 06/2025

Hóa đơn điện tử mang ý nghĩa quan trọng trong cuộc cách mạng công nghệ số thời đại ngày nay. Đây được xem là một bước tiến lớn trong quá trình chuyển đổi số của ngành tài chính, góp phần nâng cao chất lượng thanh toán. Hơn hết, hóa đơn điện tử có thể in ra giấy và mang tính hợp lệ khi đáp ứng đẩy đủ điều kiện để phục vụ những trường hợp cần thiết. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho chủ kinh doanh xoay quanh các vấn đề về hóa đơn điện tử.

Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền cho hộ kinh doanh: Giải pháp “vượt ải” thuế thông minh từ 06/2025

Máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh chọn đúng, bán hàng chuẩn!

Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh

Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2025

Thuế khoán là gì mà các hộ kinh doanh cần phải biết