Hóa đơn đầu ra là gì? Cách lập, xuất và lưu trữ đúng luật hóa đơn đầu ra dành cho HKD
Hóa đơn đầu ra là một thủ tục quen thuộc nhưng không ít chủ kinh doanh lúng túng, từ cách hiểu đúng về khái niệm và nguyên tắc, đến những cách xử lý khi sai sót trong quá trình kê khai. Nếu xử lý không đúng cách, những lỗi tưởng nhỏ lại có thể dẫn đến rủi ro về thuế và các khoản phạt không đáng có.
Để tránh rơi vào những tình huống không đáng có, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu mọi thông tin quan trọng liên quan đến hoá đơn đầu ra ngay trong bài viết dưới đây.
>> Mời bạn xem thêm:
Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh
Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi
Doanh thu trên 1 tỷ/ năm thì đóng thuế như thế nào? Giải đáp chi tiết cho hộ kinh doanh
Hóa đơn đầu vào là gì? Thông tin chi tiết cho chủ kinh doanh
Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
Hoá đơn đầu ra là gì?
Hóa đơn đầu ra là loại hóa đơn được lập khi hộ kinh doanh bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. Đây là cơ sở pháp lý ghi nhận doanh thu và là căn cứ kê khai thuế.
Khác với hóa đơn đầu vào (liên quan đến chi phí), hóa đơn đầu ra phản ánh phần thu nhập mà cơ quan thuế sẽ căn cứ để tính thuế GTGT hoặc thuế thu nhập cá nhân (TNCN) tùy theo quy mô kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: 5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”
Nguyên tắc xuất hoá đơn đầu ra
Khi xuất hóa đơn đầu ra, hộ kinh doanh cần tuân thủ đầy đủ các quy định về nội dung, hình thức và cách lập hóa đơn theo đúng pháp luật hiện hành. Cụ thể:
Các hóa đơn phải đảm bảo thông tin chính xác, đầy đủ và đồng nhất giữa các liên (đối với hóa đơn giấy). Số hóa đơn cần được đánh thứ tự liên tục, từ nhỏ đến lớn, theo từng cơ sở hoặc chi nhánh sử dụng.
1. Nội dung hoá đơn bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ
Theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP và Nghị định 04/2014/NĐ-CP, tổ chức, hộ hoặc cá nhân kinh doanh bắt buộc phải lập và giao hóa đơn trong các trường hợp bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ – kể cả khi không thu tiền như: biếu tặng, khuyến mãi, đổi hàng, hoặc dùng sản phẩm để trả thay lương cho người lao động.
Hiện nay, hóa đơn được thể hiện dưới các hình thức:
- Hóa đơn tự in
- Hóa đơn điện tử
- Hóa đơn đặt in
- Các chứng từ được quản lý như hóa đơn, ví dụ: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý
Các loại hóa đơn bao gồm:
- Hóa đơn giá trị gia tăng
- Hóa đơn bán hàng
- Hóa đơn khác như tem, vé, thẻ, phiếu thu tiền,…
- Phiếu thu cước vận tải, hàng không, kho bãi…
Trong quá trình lập hóa đơn đầu ra, chủ kinh doanh cần tuân thủ các yêu cầu sau:
- Thông tin trên hóa đơn phải phản ánh đúng nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Không được tẩy xóa, sửa chữa, và không sử dụng mực đỏ. Chỉ dùng một loại mực, có tính bền màu, không phai.
- Gạch chéo phần còn trống (trừ khi sử dụng hóa đơn tự in).
- Chữ và số phải viết liền mạch, không ngắt quãng, không viết chồng đè.
- Trường hợp người mua không lấy hóa đơn, kế toán cần ghi chú rõ trên hệ thống hoặc chứng từ: “Người mua không lấy hóa đơn.”
Việc tuân thủ các nguyên tắc này không chỉ giúp hóa đơn hợp lệ về mặt pháp lý mà còn tránh rủi ro bị xử phạt do sai sót hoặc vi phạm hành chính.
2. Nội dung giữa các liên của hóa đơn phải trùng khớp
Khi lập hóa đơn đầu ra thành nhiều liên (ví dụ: liên giao khách hàng, liên lưu nội bộ), nội dung trên các liên phải hoàn toàn giống nhau, thống nhất về số liệu và thông tin.
Đối với một số loại hình đặc thù như hóa đơn tiền điện, nước, vé vận tải, phí viễn thông, phí ngân hàng… các liên có thể được thay thế bằng bảng kê chi tiết, nhưng vẫn phải đảm bảo tính chính xác và đồng nhất với hóa đơn gốc đã phát hành.
Trường hợp các liên không khớp nội dung hoặc có sự sai lệch, người lập hóa đơn có thể bị xử phạt theo quy định tại điểm c, khoản 1, Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
3. Hóa đơn phải được lập theo số thứ tự liên tục từ nhỏ đến lớn
Hóa đơn đầu ra cần được lập theo số thứ tự từ nhỏ đến lớn, không được bỏ số hoặc trùng lặp.
Nếu hộ kinh doanh có nhiều chi nhánh hoặc cơ sở được ủy quyền xuất hóa đơn, chủ kinh doanh cần:
- Phân chia ký hiệu riêng cho từng đơn vị;
- Có sổ hoặc hệ thống theo dõi để quản lý hóa đơn đã cấp;
- Đảm bảo mỗi chi nhánh sử dụng hóa đơn đúng thứ tự đã được phân.
Trường hợp dùng hóa đơn điện tử hoặc hóa đơn tự in với ký hiệu truy xuất chung trên toàn hệ thống, chủ kinh doanh cần:
- Thiết lập phương án truy xuất rõ ràng cho từng đơn vị;
- Đảm bảo hóa đơn toàn hệ thống vẫn lập theo thứ tự tăng dần, liên tục.
>> Mời bạn xem thêm: Xuất hoá đơn đầu ra chính xác: Cẩm nang quan trọng cho chủ kinh doanh
Thời điểm lập hoá đơn đầu ra cho hộ kinh doanh
Thời điểm lập hóa đơn đầu ra được xác định tùy theo loại hình giao dịch và lĩnh vực kinh doanh. Dưới đây là hướng dẫn cụ thể cho từng trường hợp:
1. Bán hàng hóa
Hóa đơn phải được lập tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
2. Cung ứng dịch vụ
- Nếu dịch vụ hoàn thành trước, thu tiền sau: lập hóa đơn vào ngày hoàn thành dịch vụ.
- Nếu thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ: lập hóa đơn vào ngày thu tiền.
3. Cung cấp điện, nước, viễn thông, truyền hình
Hóa đơn được lập chậm nhất 7 ngày kể từ:
- Ngày ghi chỉ số điện, nước trên đồng hồ; hoặc
- Ngày kết thúc kỳ sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận giữa bên cung cấp và khách hàng.
4. Xây dựng, lắp đặt
- Hóa đơn lập vào ngày nghiệm thu, bàn giao công trình hoặc hạng mục hoàn thành, bất kể đã thu tiền hay chưa.
- Nếu bàn giao theo từng phần hoặc từng công đoạn, mỗi lần giao phải lập hóa đơn tương ứng với giá trị đã bàn giao.
5. Bán xăng dầu
- Nếu bán cho cá nhân, tổ chức kinh doanh có hợp đồng định kỳ: lập hóa đơn định kỳ theo hợp đồng, chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng phát sinh giao dịch, kèm theo biên bản xác nhận của hai bên.
- Một số trường hợp đặc thù như dầu thô, khí tự nhiên, khí chế biến… sẽ thực hiện theo quy định riêng của Bộ Tài chính.
6. Hàng xuất khẩu
- Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn thương mại tại thời điểm giao hàng hóa xuất khẩu, không phân biệt đã thu tiền hay chưa.
- Ngày ghi nhận doanh thu tính thuế là ngày hoàn tất thủ tục hải quan.
>> Mời bạn xem thêm: Điểm danh những sai sót thường gặp khi lập HĐĐT và cách điều chỉnh chuẩn Thông tư 78
Hóa đơn đầu ra quên không kê khai xử lý như thế nào?
Theo Công văn 4943/TCT-KK của Tổng cục Thuế ngày 23/11/2015, nếu hóa đơn đầu ra bị bỏ sót, chưa kê khai, người nộp thuế cần phải kê khai bổ sung và thực hiện khấu trừ thuế theo đúng quy định.
Trong trường hợp hóa đơn đầu ra và đầu vào có thời điểm kê khai khác nhau, thì việc kê khai bổ sung sẽ dựa vào thời điểm phát sinh hoạt động bán hàng (xuất hóa đơn đầu ra). Người nộp thuế cần bổ sung vào kỳ kê khai tương ứng với thời điểm đó.
>> Mời bạn xem thêm: Nhập mã khách hàng, xem hóa đơn VNPT tức thì với 6 cách tra cứu đơn giản
Mức xử phạt khi làm mất hoá đơn đầu ra
Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa phát hành thông báo
Theo Điều 25, Nghị định 125/2020/NĐ-CP, nếu tổ chức, cá nhân làm mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành (đối với hóa đơn tự in, đặt in) hoặc trước khi mua hóa đơn từ cơ quan thuế nhưng chưa lập hóa đơn, sẽ bị xử phạt như sau:
- Phạt cảnh cáo: Áp dụng khi việc khai báo mất, cháy, hỏng bị chậm từ 1 đến 5 ngày so với thời hạn quy định, có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1 triệu đến 4 triệu đồng: Áp dụng cho trường hợp khai báo chậm từ 1 đến 5 ngày, nhưng không có tình tiết giảm nhẹ (không thuộc diện được cảnh cáo).
- Phạt tiền từ 4 triệu đến 8 triệu đồng: Áp dụng nếu:
- Khai báo mất, cháy, hỏng quá hạn từ 6 ngày trở lên
- Không khai báo việc làm mất, cháy, hỏng hóa đơn theo quy định.
Mức xử phạt khi mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành
Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành thì áp dụng mức phạt:
| Mức phạt | Hành vi |
| Phạt cảnh cáo | – Trường hợp làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đã lập (liên 1 và liên 3), trong khi hóa đơn đã được kê khai, nộp thuế đầy đủ, đồng thời có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ, thì sẽ được xem xét xử lý phù hợp theo quy định. – Trường hợp làm mất, cháy, hỏng hóa đơn đã lập sai và đã bị gạch bỏ, trong đó người bán đã lập lại hóa đơn mới để thay thế, thì hành vi này cũng được xem là đã có biện pháp khắc phục và sẽ được cân nhắc mức xử lý theo hướng nhẹ hơn. |
| Từ 3 triệu – 5 triệu đồng | – Trường hợp làm mất, cháy, hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập, trong khi hóa đơn đã được kê khai, nộp thuế đầy đủ, đồng thời có hồ sơ, chứng từ chứng minh giao dịch mua bán hàng hóa/dịch vụ và có tình tiết giảm nhẹ, thì sẽ được xem xét xử lý theo hướng giảm nhẹ trách nhiệm. – Trường hợp hóa đơn bị mất, cháy, hỏng, cần có biên bản xác nhận giữa bên bán và bên mua để ghi nhận sự việc và làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế khi cần thiết. |
| Từ 4 triệu – 8 triệu đồng | – Trường hợp làm mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đã phát hành hoặc đã mua từ cơ quan thuế nhưng chưa lập, người nộp thuế vẫn phải thực hiện khai báo theo quy định để được xử lý phù hợp. – Trường hợp làm mất, cháy hoặc hỏng liên 2 của hóa đơn đã lập, trong khi hóa đơn đã được kê khai, nộp thuế đầy đủ, đồng thời có đầy đủ hồ sơ, chứng từ chứng minh hoạt động mua bán hàng hóa/dịch vụ, thì sẽ được xem xét xử lý nhẹ nếu có tình tiết giảm nhẹ. – Nếu người mua làm mất hóa đơn, hai bên (người bán và người mua) cần lập biên bản xác nhận sự việc, làm căn cứ giải trình với cơ quan thuế và lưu trữ trong hồ sơ kế toán. |
| Từ 5 triệu – 10 triệu đồng | Làm mất, hỏng, cháy hóa đơn đã lập, đã khai nộp thuế trong quá trình lưu trữ hoặc sử dụng hóa đơn. |
>> Mời bạn xem thêm: Phạt không xuất hóa đơn điện tử: Mức phạt mới nhất doanh nghiệp cần biết
Mất hóa đơn đầu ra: Xử lý như thế nào?
Khi xảy ra mất, cháy hoặc hỏng hóa đơn đầu ra (bao gồm cả hóa đơn đã lập và chưa lập), doanh nghiệp hoặc tổ chức cần lập báo cáo theo mẫu BC21/HĐG và gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
Thời hạn nộp báo cáo là trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày phát hiện sự cố. Lưu ý: Nếu ngày thứ 5 rơi vào ngày nghỉ, lễ, thì thời hạn cuối cùng sẽ được tính là ngày làm việc tiếp theo.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn bán hàng là gì? Phân biệt với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)
Xuất và quản lý hóa đơn điện tử dễ dàng cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp dành riêng cho hộ kinh doanh
Sổ Bán Hàng hiện đang hợp tác với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo, mang đến giải pháp hỗ trợ hộ kinh doanh và doanh nghiệp xuất hóa đơn đầu ra đúng chuẩn, tuân thủ đầy đủ quy định mới về thuế theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, áp dụng từ tháng 6/2025.
Với Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh có thể xuất, lưu trữ và quản lý hóa đơn đầu ra (HĐĐT) một cách nhanh chóng, chính xác và bảo mật – trực tiếp ngay trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị cồng kềnh. Phần mềm được thiết kế dễ cài đặt, dễ sử dụng, phù hợp cả với người không rành công nghệ.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử
- Đăng ký nhanh, in hóa đơn dễ dàng: Chỉ với vài bước đơn giản, bạn có thể tạo và in hóa đơn mà không cần phải lo lắng về giấy tờ phức tạp.
- Giảm thiểu sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giúp hạn chế lỗi nhập liệu và tính toán sai.
- Tra cứu dễ dàng: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên phần mềm, giúp bạn tìm kiếm nhanh chóng mà không lo bị thất lạc.
- Bảo mật tối đa: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn và bảo mật tuyệt đối.
- Linh hoạt định dạng: Bạn có thể xuất hóa đơn theo đúng yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan Thuế một cách dễ dàng.
- Quản lý toàn diện: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo, tất cả đều được gói gọn trong một ứng dụng duy nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Tất tần tật về máy tính tiền in hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan Thuế
Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!
Máy thanh toán tiền kết nối hóa đơn điện tử: Giải pháp tối ưu cho chủ kinh doanh
5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”
Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng