Hóa đơn bán hàng là gì? Phân biệt với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Trong hoạt động kinh doanh, hoá đơn không chỉ là chứng minh giao dịch mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng. Tuy nhiên, không ít chủ kinh doanh vẫn nhầm lẫn giữa hoá đơn bán hàng và hoá đơn giá trị gia tăng (VAT). Việc hiểu đúng và sử dụng đúng loại hoá đơn sẽ giúp chủ kinh doanh tuân thủ pháp luật và tối ưu hoá quyền lợi thuế.

Nếu chủ kinh doanh vẫn đang nhầm lẫn giữa hoá đơn bán hàng và hoá đơn giá trị gia tăng (VAT), hãy cùng Sổ Bán Hàng phân biệt rõ ràng 2 loại hoá đơn thông qua bài viết này!

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh

Hóa đơn bán hàng là gì?

1. Hiểu đúng về hoá đơn bán hàng chỉ trong vài giây

Hoá đơn bán hàng là chứng từ do người bán lập khi bán hàng hóa, dịch vụ cho người mua, ghi nhận giá trị giao dịch và không tách riêng phần thuế giá trị gia tăng (VAT). Đây là loại hóa đơn phổ biến cho các đối tượng không áp dụng phương pháp khấu trừ thuế.

2. Khi nào chủ kinh doanh cần xuất hoá đơn bán hàng?

• Doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể tính thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp.
• Tổ chức, cá nhân kinh doanh nhỏ lẻ không thuộc diện phải kê khai VAT đầu ra.

3. Mẫu Hoá đơn bán hàng phổ biến hiện nay

Hoá đơn bán hàng

>> Mời bạn xem thêm: Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2025

Hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) là gì?

1. Hoá đơn VAT: Tấm vé thông hành cho doanh nghiệp kê khai thuế

Hóa đơn giá trị gia tăng là chứng từ do người bán lập để ghi nhận giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, đồng thời thể hiện rõ số tiền thuế GTGT tính trên giá bán.

2. Đối tượng nào bắt buộc phải sử dụng hoá đơn VAT?

• Doanh nghiệp nộp thuế theo phương pháp khấu trừ.
• Tổ chức, công ty có đăng ký khấu trừ VAT đầu vào và đầu ra.

>> Mời bạn xem thêm: Thuế giá trị gia tăng là gì? Cách tính thuế giá trị gia tăng mới nhất 2025

Phân biệt hoá đơn bán hàng và hoá đơn giá trị gia tăng (VAT)

Tiêu chí	Hoá đơn bán hàng	Hoá đơn giá trị gia tăng (VAT)
Đối tượng áp dụng	Doanh nghiệp, hộ cá thể nộp thuế trực tiếp	Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ
Nội dung hoá đơn	Tổng giá bán (chưa tách VAT)	Tách riêng giá bán, thuế suất, tiền thuế
Mục đích sử dụng	Ghi nhận doanh thu	Ghi nhận doanh thu và phục vụ kê khai thuế
Quy định thuế	Không được khấu trừ VAT đầu vào	Được khấu trừ thuế đầu vào nếu đủ điều kiện

So sánh nhanh: Khi nào dùng hóa đơn bán hàng, khi nào dùng hóa đơn VAT?

• Nếu chủ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, hãy dùng hóa đơn bán hàng.
• Nếu chủ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, bắt buộc dùng hóa đơn VAT.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền quán cà phê có cần kết nối hóa đơn điện tử? Giải đáp chi tiết!

Dùng nhầm hóa đơn – Cái giá đắt cho sự chủ quan

Việc sử dụng nhầm lẫn giữa hóa đơn bán hàng và hóa đơn giá trị gia tăng (VAT) không chỉ là lỗi kỹ thuật nhỏ mà còn tiềm ẩn nhiều hậu quả pháp lý và tài chính nghiêm trọng. Dưới đây là hai tình huống thực tế điển hình:

Tình huống 1: Hộ kinh doanh chuyển đổi thành doanh nghiệp nhưng vẫn sử dụng hóa đơn bán hàng

Một chủ cửa hàng tạp hóa sau vài năm buôn bán phát đạt đã đăng ký thành lập công ty. Công ty mới được yêu cầu kê khai thuế giá trị gia tăng (VAT) theo phương pháp khấu trừ. Thế nhưng do chưa nắm rõ quy định, anh chị chủ kinh doanh vẫn dùng loại hóa đơn bán hàng cũ cho các đơn lớn giao cho siêu thị và đại lý.

Hậu quả:

• Không được khấu trừ thuế GTGT đã trả khi nhập hàng về bán.
• Mất quyền hoàn thuế cho những hợp đồng lớn, dẫn đến thiếu hụt dòng tiền.
• Khi thuế kiểm tra phát hiện sai sót, bị truy thu thuế và phạt hành chính.

Phân tích: Chỉ vì không đổi loại hóa đơn cho đúng, chủ kinh doanh phải bỏ ra số tiền lớn để nộp phạt và mất thêm cơ hội phát triển đơn hàng lớn cho công ty mới. Đây là bài học “đắt giá” cho những ai từ kinh doanh nhỏ lẻ bước lên doanh nghiệp mà không cập nhật quy định mới.

Tình huống 2: Tiểu thương bán sỉ xuất nhầm hoá đơn bán hàng cho khách công ty

Một chủ shop bán sỉ quần áo ở chợ đầu mối thường xuyên bán cho khách lẻ và khách doanh nghiệp. Một lần, do không để ý, chủ kinh doanh đã xuất hóa đơn bán hàng cho một khách doanh nghiệp lớn, trong khi khách yêu cầu hóa đơn VAT để về khấu trừ thuế.

Hậu quả:

• Khách doanh nghiệp không được khấu trừ thuế và không muốn tiếp tục hợp tác.
• Bị yêu cầu thu hồi hóa đơn sai và xuất lại hóa đơn VAT đúng chuẩn.
• Mất thời gian chỉnh sửa giấy tờ, mất uy tín trong mắt khách lớn.

Phân tích: Với những khách sỉ mua số lượng lớn, hóa đơn VAT là yêu cầu bắt buộc. Một lỗi nhỏ trong khâu xuất hóa đơn có thể khiến chủ kinh doanh đánh mất những đơn hàng giá trị cao, làm giảm doanh số nghiêm trọng.

Bài học rút ra từ 2 tình huống cho chủ kinh doanh

• Khi chuyển đổi mô hình kinh doanh hoặc ký hợp đồng lớn, luôn kiểm tra kỹ: chủ kinh doanh cần dùng hóa đơn bán hàng hay hóa đơn VAT.
• Nếu kinh doanh nhỏ lẻ, chưa đăng ký phương pháp khấu trừ, hãy tiếp tục dùng hóa đơn bán hàng. Nếu đã là doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, phải dùng hóa đơn VAT.
• Tốt nhất, chủ kinh doanh nên nhờ đơn vị tư vấn thuế hoặc phần mềm hóa đơn điện tử hỗ trợ chọn loại hóa đơn đúng ngay từ đầu, tránh sai sót đáng tiếc.

>> Mời bạn xem thêm: Hoá đơn tính tiền: 3 hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn

• Xác định rõ phương pháp kê khai thuế của doanh nghiệp.
• Kiểm tra cẩn thận đối tượng áp dụng trước khi xuất hóa đơn.
• Lưu trữ hóa đơn đầy đủ, đúng quy định.
• Chủ động cập nhật quy định mới về hóa đơn điện tử.
• Liên hệ cơ quan thuế hoặc chuyên gia tư vấn khi cần thiết.

>> Mời bạn xem thêm: Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá

Một số câu hỏi thường gặp (FAQs)

1. Có được phép vừa dùng hóa đơn bán hàng vừa dùng hóa đơn VAT không?

Không. Chủ kinh doanh phải sử dụng loại hóa đơn phù hợp với phương pháp kê khai thuế đăng ký với cơ quan thuế. Một cửa hàng/doanh nghiệp chỉ được sử dụng một loại hóa đơn tại một thời điểm nhất định.

2. Nếu ghi nhầm hóa đơn thì phải xử lý sao?

Nếu ghi nhầm, chủ kinh doanh cần thu hồi lại hóa đơn đã viết sai, lập hóa đơn mới đúng quy định, và báo cho bên thuế biết để điều chỉnh trong kỳ kê khai gần nhất. Đừng tự ý sửa tay trên hóa đơn nhé!

3. Khi nào chủ kinh doanh phải đổi từ hóa đơn bán hàng sang hóa đơn VAT?

Khi bạn đăng ký kinh doanh mới hoặc thay đổi cách tính thuế theo kiểu khấu trừ (ví dụ khi doanh thu tăng, mở rộng quy mô), lúc đó chủ kinh doanh cần đổi sang dùng hóa đơn VAT.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!

Sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền dễ dàng cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Vì sao hàng ngàn chủ kinh doanh lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử?

• Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
• Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

💥 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
💥 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
💥 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Nhanh tay hành động để tận dụng ưu đãi đặc biệt này – chỉ dành riêng cho những chủ kinh doanh sẵn sàng bứt phá!

Hóa đơn bán hàng và hóa đơn VAT là hai loại chứng từ khác biệt rõ ràng về bản chất, đối tượng và mục đích sử dụng. Việc phân biệt và xuất hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp chủ kinh doanh tuân thủ pháp luật mà còn mở rộng cơ hội kinh doanh và tối ưu hóa lợi ích thuế.

Sổ Bán Hàng chúc các chủ kinh doanh lựa chọn giải pháp hóa đơn phù hợp để kinh doanh vững vàng và phát triển bền vững!

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!

Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

20+ Các món nhậu bình dân “đỉnh của chóp” và cách xây dựng thực đơn hiệu quả – Bán là lời!