Chữ ký số đang dần trở nên phổ biến trong thời đại kỹ thuật số hiện nay bởi sự tiện lợi và tiết kiệm thời gian, công sức cho người sử dụng. Bên cạnh đó, việc sử dụng chữ ký số giúp nhà bán hàng tăng cường tính bảo mật, xác thực thông tin trong các giao dịch trực tuyến và hoạt động kinh doanh một cách hiệu quả. Vậy chữ ký số là gì? Có những loại chữ ký số nào?  Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu sâu về chữ ký số trong bài viết dưới đây nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng 3.0: Giao diện đẹp mắt – Tính năng mạnh mẽ – Hiệu suất bán hàng vượt trội!

1. Chữ ký số là gì?

Căn cứ theo Khoản 6 Điều 3 Nghị định 130/2018/NĐ-CP đã định nghĩa: “Chữ ký số là một dạng chữ ký điện tử được tạo ra bằng sự biến đổi một thông điệp dữ liệu sử dụng hệ thống mật mã không đối xứng, theo đó, người có được thông điệp dữ liệu ban đầu và khóa công khai của người ký có thể xác định được chính xác”. Trong đó:

• Việc biến đổi nêu trên được tạo ra bằng đúng khóa bí mật tương ứng với khóa công khai trong cùng một cặp khóa;
• Sự toàn vẹn nội dung của thông điệp dữ liệu kể từ khi thực hiện việc biến đổi nêu trên.

Nói một cách dễ hiểu, chữ ký số là một thiết bị mã hóa tất cả dữ liệu, thông tin (có thể ở dạng văn bản, hình ảnh, video) dùng thay cho chữ ký hoặc con dấu trên các loại tài liệu số để xác định người chủ của dữ liệu đó và được thừa nhận về mặt pháp lý. Mỗi một tài khoản bao gồm: Khóa công khai và khóa bảo mật. Khóa công khai dùng để thẩm định và xác thực người dùng chữ ký số; khóa bảo mật được sử dụng để tạo ra chữ ký số.

Các thông tin mà chữ ký số mã hóa bao gồm:

• Tên công ty/ doanh nghiệp
• Mã số thuế
• Số seri của chứng thư số
• Tên tổ chức chứng thực chữ ký số
• Chữ ký số của tổ chức chứng thực
• Thời gian có hiệu lực
• Thư hạn chế về mục đích hay phạm vi hoạt động của chữ ký số
• Một số nội dung khác theo quy định của Bộ Thông tin Truyền thông

>> Có thể bạn quan tâm: Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2023

2. Tại sao nên sử dụng chữ ký số

Chữ ký số chính yếu tố cực kỳ quan trọng trong thời đại mà mọi việc đều giải quyết bằng nền tảng kỹ thuật số. Sau đây là một số lý do doanh nghiệp, hộ kinh doanh cần phải có chữ ký số:  

• Chữ ký số được sử dụng trong việc kê khai thuế bằng hóa đơn điện tử qua mạng internet
• Chữ ký số được dùng trong các giao dịch chứng khoán điện tử
• Dùng chữ ký số để kê khai, nộp tờ khai trong các lĩnh vực về hải quan
• Chữ ký số được sử dụng để ký hợp đồng giữa các đối tác thông qua internet
• Chữ ký số sử dụng trong các hoạt động đăng ký kinh doanh
• Từ ngày 01/11/2020 theo Nghị Định 123/2020/NĐ-CP, tất cả doanh nghiệp đều phải có chữ ký số khi sử dụng hóa đơn điện tử

3. Đặc tính của chữ ký số

Không thể sao chép: Chữ ký số được tạo ra bằng mã hóa số học từ mã băm (hash) của tài liệu hoặc giao dịch. Điều này tạo ra một chữ ký số duy nhất và không thể sao chép được cho mỗi tài liệu hoặc giao dịch, giúp đảm bảo tính độc nhất và không thể giả mạo.

Tính toàn vẹn của thông tin: Chữ ký số giúp bảo vệ tính toàn vẹn của tài liệu hoặc giao dịch. Nếu bất kỳ phần nào của tài liệu bị thay đổi sau khi được ký, chữ ký số sẽ không còn hợp lệ, từ đó người nhận có thể phát hiện ra sự thay đổi này. Bên cạnh đó, tài liệu chữ ký số chỉ duy nhất người được gửi mới có thể mở tài liệu đó. 

Bảo mật và an toàn: Chữ ký số sử dụng mã hóa số học, làm cho nó khó bị giả mạo hay bị sao chép. Có thể nói, chữ ký số có tính bảo mật gần như tuyệt đối và đảm bảo rằng chỉ người có khóa riêng tư mới có thể tạo ra chữ ký số hợp lệ.

Tính chống chối bỏ: Xác định danh tính của người hoặc tổ chức đã ký tài liệu và dễ dàng truy vết người đã ký vào văn bản. 

>> Có thể bạn quan tâm: Bán hàng trên Sổ Bán Hàng có phải đóng thuế hay bị truy vấn thuế không?

4. Các loại chữ ký số thông dụng

4.1 Chữ ký số USB Token

Chữ ký số qua USB Token là một hình thức chữ ký số được tạo và quản lý thông qua một thiết bị USB gọi là USB Token. USB Token là một thiết bị nhỏ gọn, được sử dụng để lưu trữ các khóa mã hóa dữ liệu và thông tin của doanh nghiệp. Một chữ ký USB token bao gồm: Khóa bảo mật và khóa công khai.

Cách sử dụng USB Token rất đơn giản, bạn chỉ cần cài đặt các phần mềm ký số cần thiết trên máy tính. Sau đó, kết nối USB Token vào máy tính và nhập mã pin bí mật rồi bắt đầu thực hiện ký số trên các văn bản điện tử.

Ưu điểm của loại chữ ký USB Token chính là giá cả phải chăng và không cần phải kết nối Internet để thực hiện chữ ký số. 

Nhược điểm của phương pháp này là doanh nghiệp sẽ không thể thực hiện chữ ký số khi không có USB Token, yêu cầu phải kết nối với máy tính và không sử dụng được nhiều người.

4.2 Chữ ký số đám mây (chữ ký số từ xa)

Chữ ký số đám mây hay chữ ký số từ xa là loại chữ ký sử dụng công nghệ điện toán đám mây mà không cần phải sử dụng bất cứ phần cứng nào. Chữ ký số đám mây có thể ký trên máy tính, điện thoại, máy tính bảng,…

Ưu điểm của loại chữ ký số đám mây là thao tác thực hiện nhanh chóng, tiện lợi ký ở bất kỳ đâu mà không cố định như USB Token. Đồng thời, chữ ký số đám mây có thể ký ở trên mọi nền tảng và nhiều người có thể sử dụng cùng lúc.

Nhược điểm của phương pháp ký số đám mây là giá thành tương đối cao và phải kết nối internet mới có thể thực hiện được.

>>Mời bạn xem thêm: Mùa đông bán gì chạy nhất? 10 mặt hàng nên bán trong mùa đông năm nay

4.3 Chữ ký số HSM

Chữ ký số HSM là loại chữ ký sử dụng công nghệ HSM – một thiết bị phần cứng chuyên dụng được sử dụng để lưu trữ cặp khóa và chứng thư số. Chữ ký số HSM được sản xuất dưới dạng card PCI hoặc một thẻ PCMCIA cho phép người dùng có thể thực hiện chữ ký số hàng loạt. 

Ưu điểm của chữ ký số HSM là tốc độ thực hiện ký số nhanh và có khả năng ký số hàng loạt, phù hợp với các doanh nghiệp lớn cần phải xử lý ký số nhiều.

Nhược điểm của chữ ký số HSM là còn phụ thuộc vào thiết bị phần cứng.

4.4 Chữ ký số SmartCard

Chữ ký số SmartCard là loại chữ ký có dạng thẻ gắn chíp được tích hợp ngay trên sim điện thoại, điều này giúp người dùng có thể thực hiện ký số ngay trên thiết bị điện thoại di động ở mọi lúc mọi nơi.

Ưu điểm của loại chữ ký số này là có thể sử dụng ở mọi lúc mọi nơi và giá thành thấp hơn so với các loại chữ ký số khác.

Nhược điểm của chữ ký số SmartCard là phải dùng sim để tích hợp cho nên khi người dùng đi ra khỏi vùng phủ sóng của nhà mạng thì sẽ không thể sử dụng dạng chữ ký số này. Bên cạnh đó, vì tích hợp với sim nên tính bảo mật không cao.

>> Mời bạn xem thêm: 3 loại thuế bắt buộc phải đóng của hộ kinh doanh

5. Điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số

Căn cứ theo Điều 9 Nghị định 130/2018/NĐ-CP về điều kiện đảm bảo an toàn cho chữ ký số đã nêu ra các ý như sau:

• Chữ ký số phải được tạo ra trong thời gian chứng thư số vẫn còn hiệu lực
• Chữ ký số phải kiểm tra được bằng khóa công khai trên chứng thư số đó
• Tạo chữ ký số bằng việc sử dụng khóa bí mật tương ứng khóa công khai ghi trên chứng thư số được các tổ chức có chứng thực cấp
• Khóa bí mật chỉ thuộc quyền kiểm soát của người ký (tại thời điểm ký)

6. Quy trình tạo chữ ký số

6.1 Đăng ký và xác thực tài khoản

Trước khi tạo chữ ký số, người dùng cần đăng ký một tài khoản trên nền tảng hoặc dịch vụ cung cấp chữ ký số. Quá trình đăng ký thường yêu cầu cung cấp thông tin cá nhân và xác thực danh tính của người dùng.

6.2 Tạo cặp khóa

Sau khi đăng ký thành công, người dùng cần tạo cặp khóa mã hóa gồm khóa riêng tư (private key) và khóa công khai (public key). Khóa riêng tư sẽ được giữ bí mật và chỉ người dùng sở hữu nó có thể truy cập và sử dụng để ký tài liệu. Trong khi đó, khóa công khai sẽ được chia sẻ và gửi đến người nhận để xác thực chữ ký số.

6.3 Tạo chữ ký số

Khi muốn ký một tài liệu hoặc giao dịch, người dùng sử dụng khóa riêng tư để tạo chữ ký số. Quá trình này thường bao gồm việc tạo mã băm (hash) từ nội dung của tài liệu hoặc dữ liệu cần ký và sau đó sử dụng khóa riêng tư để mã hóa mã băm này thành chữ ký số.

6.4 Lưu trữ và quản lý chữ ký số

Chữ ký số sau khi được tạo sẽ được lưu trữ trong hệ thống hoặc thiết bị của người dùng. Để đảm bảo tính bảo mật và tránh việc mất chữ ký số, người dùng nên quản lý và lưu trữ chữ ký số một cách an toàn.

6.5 Xác thực chữ ký số

Khi người nhận nhận được tài liệu hoặc giao dịch đã được ký số, họ sử dụng khóa công khai để xác thực chữ ký số. Quá trình này giúp họ xác minh tính xác thực và tính toàn vẹn của tài liệu và đảm bảo rằng chữ ký số không bị giả mạo hay thay đổi.

>> Có thể bạn quan tâm: Bán hàng online có phải đóng thuế không?

7. Chữ ký số khác chữ ký điện tử như thế nào?

Theo khoản 1 Điều 21 Luật Giao dịch đã định nghĩa chữ ký điện tử là loại chữ ký được tạo lập dưới dạng chữ, số, ký hiệu, âm thanh hay các hình thức khác thông qua các phương tiện điện tử.

Chữ ký điện tử được cho là an toàn nếu thỏa được 4 điều kiện sau:

• Chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng.
• Chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký.
• Tất cả thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.
• Tất cả thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Chữ ký điện tử khác chữ ký số ở những điểm sau:

Chữ ký điện tử	Chữ ký số
Không sử dụng mã hóa	Sử dụng hệ thống mật mã với cặp khóa công khai và khóa bảo mật
Tạo bằng cách scan hình ảnh, hình vẽ,… thông qua các website trực tuyến	Tạo lập thông qua việc đăng ký sử dụng dịch vụ của các tổ chức cung cấp dịch vụ chứng thực chữ ký số.
Chỉ cần gắn chữ ký điện tử vào tài liệu, văn bản cần thiết mà không phải mã hóa	Sử dụng các thiết bị như: USB Token, điện toán đám mây,…nhập mã PIN bí mật

8. Các câu hỏi thường gặp

8.1 Chữ ký số có bắt buộc không?

Theo Khoản 3 Điều 26 Luật Doanh nghiệp năm 2020, chữ ký số không bắt buộc sử dụng cho doanh nghiệp trừ 3 trường hợp như sau:

• Khi sử dụng hóa đơn điện tử (theo Điều 91 Luật Quản lý thuế 2019, Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Khi kê khai và nộp thuế qua internet (theo Khoản 12, Điều 5, Nghị định số 12/2015/NĐ-CP)
• Kê khai bảo hiểm xã hội ( theo Điều 4 Quyết định 838/QĐ-BHXH)

8.2 Chữ ký số có an toàn không?

Chữ ký số được coi là một phương tiện bảo mật và an toàn trong việc xác thực cũng như bảo vệ tính toàn vẹn của thông tin trong các hoạt động trực tuyến. Chữ ký số bao gồm 1 cặp khóa giúp bảo mật thông tin một cách tuyệt đối.

8.3 Chứng thư số có phải chữ ký số không?

Chứng thư số không phải là chữ ký số. Có thể hiểu, chứng thư số là chứng minh thư của người ký trong môi trường điện tử được đơn vị uy tín cung cấp do Bộ Thông Tin và Truyền Thông cấp phép. Có nhiều loại chứng thư số bao gồm: Tổ chức, cá nhân, cá nhân thuộc tổ chức và hộ cá nhân kinh doanh. 

8.4 Đăng ký chữ ký số ở đâu?

Bạn hoàn toàn có thể đăng ký chữ ký số tại VNPT – đơn vị cung cấp giải pháp chữ ký số hàng đầu cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh. VNPT cung cấp cho người dùng 2 loại chữ ký số bào gồm: VNPT – CA sử dụng USB Token và VNPT SmartCA ON sử dụng chữ ký số đám mây. 

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử – SoBanHang

Chữ ký số là công nghệ mang tính đột phá mang đến nhiều lợi ích và giá trị cho nhà bán hàng. Sự ứng dụng và tận dụng chữ ký số đem lại sự thuận tiện và hiệu quả trong quá trình thực hiện ký kết các tài liệu và giao dịch quan trọng. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn trong quá trình tìm hiểu về việc đăng ký và tạo lập chữ ký số cho doanh nghiệp mình!

Mời bạn xem thêm:

Cách tính phần trăm giảm giá chi tiết cho chủ kinh doanh

Bán gì không sợ ế? Top sản phẩm kinh doanh đắt khách, dễ lời

Bỏ túi 45+ mẫu tin nhắn đòi nợ khéo léo và tinh tế

Cách đặt tên shop hay và ấn tượng: Hướng dẫn và gợi ý

10+ cách đốt vía, đốt phong lông xả xui chủ kinh doanh phải biết