Chủ đề kinh doanh nổi bật, Kinh nghiệm kinh doanh

Chi tiết cách tra cứu hóa đơn hợp lệ với từng loại hóa đơn

28 Tháng Bảy, 2025
Chia sẻ bài viết:

Là hộ kinh doanh trong thời kỳ số hóa, chủ kinh doanh chắc hẳn đang phải “quay cuồng” với đủ loại hóa đơn: hóa đơn điện tử có mã, không mã của cơ quan thuế, hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hóa đơn đã hủy, hóa đơn đầu vào – đầu ra… Mỗi loại lại có một cách tra cứu hóa đơn hợp lệ khác nhau, nhưng không phải ai cũng được hướng dẫn cụ thể để tra cho đúng – đủ – hợp lệ theo quy định thuế.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chủ kinh doanh cách tra cứu hóa đơn hợp lệ với từng loại hóa đơn chi tiết như hóa đơn điện tử có mã, không mã của cơ quan thuế, hóa đơn điều chỉnh, thay thế, hóa đơn đã hủy, hóa đơn đầu vào – đầu ra và hóa đơn xăng dầu.

>> Mời bạn xem thêm:

Hotline giao hàng nhanh là gì? Giao hàng nhanh có tốt không?

Số hóa đơn là gì? Quy định về mẫu số và ký hiệu HĐĐT mới nhất cho hộ kinh doanh

Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay

Tử vi tháng 8 năm 2025: Sửu cẩn trọng, Dần thăng hoa, Thân may mắn

Ngày tốt khai trương mở hàng tháng 8 năm 2025

Mục lục bài viết

Phân loại hóa đơn điện tử

Hiện nay, hóa đơn điện tử được chia thành 2 loại chính:

  • Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn được cơ quan thuế cấp mã xác thực trước khi người bán gửi cho người mua. Mã này gồm:
    • Số giao dịch: một dãy số duy nhất do hệ thống thuế tạo ra;
    • Chuỗi ký tự mã hóa: được cơ quan thuế tạo ra dựa trên các thông tin mà người bán khai báo trên hóa đơn. Nhờ có mã xác thực từ cơ quan thuế, loại hóa đơn này có thể được tra cứu trực tiếp và công khai trên Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế.
  • Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là loại hóa đơn do tổ chức bán hàng tự lập và gửi cho người mua, không cần qua bước cấp mã của cơ quan thuế. Tuy nhiên, chỉ những doanh nghiệp đủ điều kiện theo quy định mới được sử dụng loại hóa đơn này.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng

Quy định về nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP và Thông tư 32/2025/TT-BTC, một hóa đơn điện tử hợp lệ phải đảm bảo đầy đủ các nội dung cơ bản sau:

1. Tên hóa đơn

Phải thể hiện rõ loại hóa đơn sử dụng, ví dụ:

  • HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG
  • HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG KIÊM TỜ KHAI HOÀN THUẾ
  • HÓA ĐƠN BÁN HÀNG
  • TEM, VÉ, THẺ
  • HÓA ĐƠN BÁN TÀI SẢN CÔNG
  • …

Tên hóa đơn được hiển thị rõ ràng trên mỗi tờ hóa đơn để phân biệt mục đích sử dụng.

2. Ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn

Hai ký hiệu này dùng để phân loại và kiểm soát hóa đơn. Người lập hóa đơn không được tự ý thay đổi các ký hiệu này so với cấu trúc đã đăng ký với cơ quan thuế.

3. Số hóa đơn

  • Là số thứ tự của hóa đơn, viết bằng chữ số Ả-rập (tối đa 8 chữ số).
  • Bắt đầu từ số 00000001 vào ngày 01/01 hoặc ngày đầu sử dụng và tăng dần đến hết năm.
  • Phải được lập theo thứ tự liên tục, không trùng lặp, căn cứ vào thời điểm ký số/ ký điện tử.

Trường hợp có nhiều cơ sở sử dụng cùng loại hóa đơn trên một hệ thống, phần mềm phải đảm bảo việc đánh số hóa đơn vẫn liên tục theo thời gian phát hành.

4. Tên liên hóa đơn (chỉ áp dụng với hóa đơn do cơ quan thuế đặt in)

Gồm 3 liên trong mỗi số hóa đơn:

  • Liên 1: Lưu trữ
  • Liên 2: Giao cho người mua
  • Liên 3: Lưu nội bộ

5. Thông tin người bán

Hộ kinh doanh cần phải ghi đúng và đầy đủ:

  • Tên doanh nghiệp/ hộ kinh doanh
  • Địa chỉ
  • Mã số thuế

Nguồn dữ liệu phải khớp với thông tin trong các văn bản pháp lý như:

  • Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp
  • Giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh
  • Giấy chứng nhận đăng ký thuế
  • Giấy chứng nhận đầu tư, hợp tác xã
  • Thông báo mã số thuế…
Hình minh hoạ. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay

Cách tra cứu hóa đơn hợp lệ chi tiết theo từng loại hóa đơn

1. Cách tra cứu hóa đơn hợp lệ có mã của cơ quan thuế

Bước 1: Truy cập trang tra cứu của Tổng cục Thuế

Truy cập vào website chính thức: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Điền đầy đủ các trường sau:

  • Mã số thuế của người bán
  • Loại hóa đơn (GTGT, bán hàng, v.v.)
  • Ký hiệu hóa đơn
  • Số hóa đơn
  • Tổng tiền thuế
  • Tổng tiền thanh toán
  • Mã xác thực (captcha) Sau đó, nhấn nút “Tìm kiếm” để bắt đầu tra cứu.

Bước 3: Đọc kết quả tra cứu

  • Nếu hóa đơn hợp lệ, kết quả sẽ hiển thị đầy đủ thông tin kèm trạng thái: “Đã cấp mã hóa đơn”.
  • Nếu hiện thông báo: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”, có thể do:
    • Nhập sai thông tin (sai 1 ký tự cũng không ra kết quả) → Kiểm tra lại và nhập lại chính xác.
    • Hóa đơn chưa được cấp mã hợp lệ hoặc không tồn tại → Cần xác minh lại với bên bán.
Tra cứu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32

2. Cách tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế

Với hóa đơn điện tử không có mã, chủ kinh doanh không thể tra cứu công khai như hóa đơn có mã. Tuy nhiên, chủ kinh doanh vẫn có thể kiểm tra trạng thái tiếp nhận của Tổng cục Thuế theo hướng dẫn sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống hóa đơn điện tử

Chủ kinh doanh truy cập vào website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập hệ thống

Sử dụng tài khoản do cơ quan thuế cấp (tài khoản khai thuế) để đăng nhập.

Bước 3: Chọn chức năng tra cứu

  • Vào mục “Tra cứu” trên thanh menu
  • Click chọn “Tra cứu hóa đơn”

Bước 4: Tra cứu hóa đơn mua vào

  • Chọn tiếp mục “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”
  • Ở phần kết quả, chọn bộ lọc “Tổng cục Thuế đã nhận – Không mã”

Lưu ý quan trọng:

  • Chỉ có thể tra cứu dữ liệu trong vòng 31 ngày gần nhất.
  • Nếu không tìm thấy hóa đơn, hãy kiểm tra lại thời gian lập hóa đơn hoặc liên hệ với bên bán để xác minh.
Tra cứu hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn thanh toán cho chủ kinh doanh ngành dịch vụ làm đẹp

3. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đã hủy, điều chỉnh hoặc thay thế

Khi cần xác minh trạng thái một hóa đơn đã bị hủy, điều chỉnh hoặc thay thế, bạn có thể thực hiện theo hướng dẫn dưới đây:

Bước 1: Truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn

Chủ kinh doanh truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Nhập thông tin hóa đơn cần tra cứu

Nhập đầy đủ các thông tin sau:

  • Mã số thuế người bán
  • Loại hóa đơn
  • Ký hiệu hóa đơn (Lưu ý: Bỏ số “1” đầu tiên, chỉ ghi ví dụ “C23…”)
  • Số hóa đơn
  • Tổng tiền thuế
  • Tổng tiền thanh toán
  • Mã xác thực (captcha) → Nhấn nút “Tìm kiếm”

Bước 3: Đọc kết quả và xác định trạng thái hóa đơn

  • Trường hợp 1:

Hiển thị: “Tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm. Trạng thái xử lý hóa đơn: Đã cấp mã hóa đơn”

Ý nghĩa: Hóa đơn vẫn tồn tại, chưa bị hủy trên hệ thống. Nếu hóa đơn này đã có sai sót, chủ kinh doanh cần nộp mẫu 04/SS-HĐĐT để báo cáo điều chỉnh/hủy với cơ quan thuế.

  • Trường hợp 2:

Hiển thị: “Không tồn tại hóa đơn có thông tin trùng khớp với các thông tin tổ chức, cá nhân tìm kiếm”

Ý nghĩa:

  • Có thể tra cứu sai thông tin, đặc biệt thường do không bỏ số “1” trong ký hiệu hóa đơn.
  • Cần kiểm tra lại và thực hiện tra cứu lại cho chính xác.
  • Trường hợp 3:

Hiển thị: “Hóa đơn có Thông báo hóa đơn điện tử có sai sót ngày … Tính chất: … Cơ quan thuế tiếp nhận. Trạng thái hóa đơn: Hóa đơn đã bị xóa/hủy bỏ”

Ý nghĩa: Hóa đơn đã được hủy thành công, và người bán đã nộp mẫu 04/SS-HĐĐT theo quy định.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tải và in hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/ Inv cho chủ kinh doanh

4. Cách tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra

Để kiểm tra danh sách hóa đơn đã phát hành (đầu ra) hoặc hóa đơn mua vào (đầu vào), hộ kinh doanh có thể thực hiện tra cứu trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế theo các bước sau:

Bước 1: Truy cập hệ thống

Chủ kinh doanh truy cập website: https://hoadondientu.gdt.gov.vn

Bước 2: Đăng nhập tài khoản

Đăng nhập bằng mã số thuế của hộ kinh doanh (tên đăng nhập) và mật khẩu do cơ quan thuế cung cấp.

Bước 3: Chọn chức năng tra cứu

  • Vào mục “Tra cứu”
  • Chọn tiếp “Tra cứu hóa đơn”

Bước 4: Lựa chọn loại hóa đơn cần xem

  • Để xem hóa đơn mua vào: chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử mua vào”
  • Để xem hóa đơn bán ra: chọn “Tra cứu hóa đơn điện tử bán ra”

Bước 5: Nhập khoảng thời gian cần tra cứu

  • Nhập khoảng thời gian tại ô “Ngày lập hóa đơn”
  • Lưu ý: Hệ thống chỉ cho phép tra cứu trong 31 ngày/lần, nếu muốn tra cứu của nhiều tháng thì phải chia nhỏ thời gian và tra cứu nhiều lần.

Bước 6: Chọn loại kết quả muốn xem

Tại mục “Kết quả kiểm tra”, cần chọn lần lượt cả 2 mục:

  • “Đã cấp mã hóa đơn” (hóa đơn có mã)
  • “Tổng cục Thuế đã nhận – không mã” (hóa đơn không có mã) → Sau đó nhấn “Tìm kiếm”

Bước 7: Kiểm tra kết quả

Hệ thống sẽ hiển thị danh sách các hóa đơn điện tử đầu vào/đầu ra trong khoảng thời gian bạn đã chọn, bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.

Tra cứu hóa đơn điện tử đầu vào và đầu ra. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn VAT: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân/ khách lẻ chi tiết và dễ hiểu cho chủ kinh doanh

Sổ Bán Hàng: Từ bán hàng đến xuất hóa đơn điện tử – Nhanh gọn chỉ trong 1 chạm!

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

  • Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
  • Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
  • Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
  • Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
  • Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

TRẢI NGHIỆM SỔ BÁN HÀNG E-INVOICE NGAY

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.

Việc tra cứu hóa đơn hợp lệ là bước quan trọng để đảm bảo kê khai đúng, khấu trừ hợp pháp và tránh rủi ro thuế. Hộ kinh doanh nên thực hiện thường xuyên, đúng quy trình để vận hành hiệu quả, minh bạch và an toàn.

>> Mời bạn xem thêm:

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025

Kinh doanh gì năm 2025 vốn ít mà hiệu quả cao?

Kinh doanh hàng độc và lạ: 20+ ý tưởng hái ra tiền 2025

Chia sẻ bài viết: