Cách dọn sạch kho hàng tồn hiệu quả cho chủ kinh doanh

Quản lý hàng hóa trong kho luôn là vấn đề nan giải hàng đầu của các chủ kinh doanh. Hậu quả của việc quản lý hàng tồn kho không hiệu quả có thể gây ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình vận hành việc buôn bán, gây thiệt hại về kinh tế. Để hạn chế tình trạng này, mời các chủ kinh doanh cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu về cách dọn sạch hàng tồn kho hiệu quả nhất!

1. Hậu quả của việc hàng tồn quá nhiều

1.1. Chi phí lưu kho tăng cao, tốn diện tích chứa hàng

Việc hàng hóa tồn đọng quá nhiều trong kho đòi hỏi không gian lưu trữ lớn hơn, điều này đồng nghĩa với việc chi phí thuê kho, chi phí bảo vệ và chi phí bảo trì kho cũng như hàng hóa sẽ tăng lên đáng kể. Kho bãi càng rộng, chi phí quản lý càng cao, bao gồm cả chi phí năng lượng (điện, nước) và nhân công để quản lý kho hàng. Ngoài ra, hàng tồn kho còn có nguy cơ bị lỗi thời, hư hỏng theo thời gian, gây thêm gánh nặng tài chính để xử lý những sản phẩm này.

>> Có thể bạn quan tâm: Kiểm kê kho và 8 sai lầm chủ kinh doanh thường mắc phải

1.2. Tiền vốn lưu động ít hơn, nguy cơ lỗ vốn khá cao

Hàng tồn kho chính là vốn đầu tư bị “đóng băng”, không thể sử dụng vào các hoạt động sản xuất hoặc đầu tư khác. Vốn lưu động càng ít, khả năng phản ứng với các cơ hội kinh doanh mới càng hạn chế, đặc biệt trong các tình huống cần phải nhanh chóng mua sắm nguồn hàng mới hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh. Điều này có thể dẫn đến việc mất cơ hội trên thị trường, và trong trường hợp xấu nhất là lỗ vốn do không thể thu hồi vốn đầu tư từ hàng tồn. Vì vậy, dọn sạch đống hàng tồn kho bằng cách nào luôn là một câu hỏi lớn đối với hầu hết những người kinh doanh buôn bán.

1.3. Mất công sức và chi phí bảo quản tương đối lớn

Việc duy trì chất lượng của hàng tồn kho yêu cầu nhiều công sức và chi phí bảo quản. Đối với những sản phẩm cần điều kiện bảo quản đặc biệt như thực phẩm, dược phẩm hay hóa chất, chi phí này còn tăng cao hơn nữa do yêu cầu về nhiệt độ, độ ẩm hoặc các điều kiện an toàn khác. Nếu quản lý không hiệu quả, hàng hóa có thể bị hư hỏng, giảm giá trị hoặc cần phải xử lý mất thêm chi phí, từ đó làm mức chi phí bỏ ra phải tăng lên đáng kế.

2. Cách dọn sạch hàng tồn kho hiệu quả

2.1. Lên kế hoạch nhập hàng rõ ràng, cân đối với lượng cung cầu thực tế

Trước tiên, các chủ kinh doanh cần hạn chế tình trạng nhập hàng mất kiểm soát. Việc lập kế hoạch nhập hàng cần dựa trên sự phân tích kỹ lưỡng về nhu cầu thị trường và dự đoán xu hướng tiêu dùng. Các chủ kinh doanh cần thu thập dữ liệu về lịch sử bán hàng và dự báo mức tiêu thụ để xác định số lượng cần nhập. Ngoài ra, việc phân tích các yếu tố mùa vụ, sự kiện đặc biệt và các yếu tố khác cũng sẽ giúp bạn không bị thừa hàng hoặc thiếu hàng trong kho.

Bên cạnh đó, cần xác định và đánh giá các rủi ro có thể xảy ra trong quá trình quản lý kho. Điều này bao gồm việc phân tích các nguyên nhân dẫn tới thất thoát hàng hóa như sai sót trong kiểm kê, bố trí hàng hóa không khoa học, không quản lý tốt đội ngũ nhân sự,… Đánh giá rủi ro sẽ giúp chủ kinh doanh nhận biết được những nguy cơ tiềm ẩn, tập trung vào các biện pháp phòng ngừa cụ thể và xử lý kịp thời để giảm thiểu rủi ro thất thoát. Kế hoạch này cần được đánh giá định kỳ để điều chỉnh phù hợp với các thay đổi trong nhu cầu thị trường. Khi có kế hoạch xuất nhập rõ ràng, cách dọn sạch kho hàng tồn sẽ không còn là nỗi lo của chủ cửa hàng.

2.2. Đầu tư phần mềm quản lý, mượt mà từ khâu nhập hàng đến vận hành

Đối với các chủ kinh doanh, ngoài việc quản lý các hoạt động sản xuất hay bán hàng thì quản lý kho là công việc quan trọng không kém. Quản lý kho hàng tốt sẽ giúp tăng hiệu quả kinh doanh một cách đáng kể. Thay vì chỉ áp dụng các hình thức quản lý kho truyền thống, chủ kinh doanh nên cân nhắc lựa chọn các phương thức quản lý kho thông minh.

Phần mềm quản lý kho hàng giúp quản lý kho tự động, mã hóa hàng hóa, quét mã vạch, tự động hóa quá trình nhập, lưu trữ và xuất hàng để khâu nhập hàng đến vận hành đều mượt mà, trơn tru. Công cụ này cung cấp các tính năng như quản lý đơn hàng, theo dõi tồn kho theo thời gian thực, và tự động cập nhật hàng tồn khi có sự thay đổi. Điều này không chỉ giúp hạn chế những sai sót như khi ghi chép thủ công mà còn giúp chủ kinh doanh có cái nhìn tổng quan và chính xác hơn về tình trạng hàng hóa trong kho. Ngoài ra, một số phần mềm còn hỗ trợ phân tích dữ liệu giúp đưa ra các kế hoạch kinh doanh hợp lý hơn, giúp dọn sạch kho hàng tồn một cách nhanh chóng.

Bạn có thể tham khảo phần mềm Sổ Bán Hàng với các tính năng nổi bật như: hỗ trợ quản lý kho hàng thông minh, quản lý số lượng xuất – nhập – tồn, kiểm soát chặt chẽ nguồn nguyên vật liệu, cảnh báo hàng sắp hết/hàng tồn và các báo cáo phân tích chuyên sâu,… giúp tiết kiệm thời gian, chi phí và tăng năng suất kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn quản lý giao dịch xuất nhập hàng hiệu quả trên phần mềm Sổ Bán Hàng

2.3. Tạo chương trình khuyến mãi, chuyển đổi hàng tồn thành quà tặng

Một trong những cách hiệu quả để giảm lượng hàng tồn kho là thông qua việc tạo các chương trình khuyến mãi hấp dẫn. Các chủ kinh doanh có thể áp dụng giảm giá mạnh tay đối với hàng tồn kho hoặc tặng kèm sản phẩm tồn khi khách hàng mua các mặt hàng mới. Đây là cách tốt để kích thích nhu cầu tiêu dùng và đồng thời giúp làm mới kho hàng một cách nhanh chóng. Đối với những sản phẩm có giá trị cao hơn, việc chuyển đổi chúng thành quà tặng trong các sự kiện đặc biệt cũng là một chiến lược tối ưu.

2.4. Xây dựng các gói sản phẩm, gia tăng khả năng mua

Bằng cách kết hợp các sản phẩm liên quan thành một gói sản phẩm hoặc bộ sản phẩm, doanh nghiệp có thể tạo ra sự thu hút đối với khách hàng. Việc này không chỉ giúp tăng tỷ lệ chuyển đổi mà còn giúp tiêu thụ nhanh các sản phẩm tồn kho. Gói sản phẩm có thể bao gồm các mặt hàng bổ trợ cho nhau hoặc các sản phẩm đang trong mùa giảm giá, từ đó tạo ra giá trị gia tăng cho cả khách hàng và doanh nghiệp.

Khi áp dụng những giải pháp này một cách nhất quán và kết hợp chúng với nhau một cách linh hoạt, chủ kinh doanh có thể đạt được hiệu quả trong việc quản lý hàng tồn và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh một cách bền vững. Hy vọng bài viết trên của Sổ Bán Hàng sẽ giúp các bạn có cái nhìn tổng quan về cách dọn sạch hàng tồn kho và đưa ra được hướng quản lý phù hợp nhất với kho hàng của mình!

>> Mời bạn xem thêm:

Tổng quan quản lý kho hàng

Khám phá hệ sinh thái Sổ Bán Hàng, 5 nhóm tính năng nổi bật

Bán hàng thông minh: Điểm ĐẶC BIỆT chỉ Sổ Bán Hàng sở hữu