Xuất hoá đơn đầu ra chính xác: Cẩm nang quan trọng cho chủ kinh doanh
Xuất hoá đơn đầu ra là một phần không thể thiếu trong hoạt động kinh doanh của mọi chủ kinh doanh, đặc biệt là đối với các tiệm tạp hóa và mô hình FnB. Hóa đơn không chỉ là chứng từ chứng minh giao dịch mà còn là cơ sở để kê khai thuế, quản lý tài chính, và tuân thủ quy định pháp luật.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cùng các chủ kinh doanh tìm hiểu mọi thông tin chi tiết về hoá đơn đầu ra, từ khái niệm đến cách xuất chuẩn xác, giúp giảm thiểu sai sót và đảm bảo việc kinh doanh luôn tuân thủ pháp luật.
>> Mời bạn xem thêm:
Điểm danh những sai sót thường gặp khi lập HĐĐT và cách điều chỉnh chuẩn Thông tư 78
Xuất hoá đơn đầu ra là gì?
Xuất hóa đơn đầu ra là quá trình lập và phát hành hóa đơn cho khách hàng khi chủ kinh doanh cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ. Đây là chứng từ pháp lý quan trọng, không chỉ giúp chứng minh giao dịch mà còn là cơ sở để kê khai thuế và thực hiện nghĩa vụ tài chính với cơ quan thuế.
Đặc điểm của hoá đơn đầu ra
- Là chứng từ giao dịch: Hóa đơn đầu ra chứng minh việc chuyển nhượng hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ từ chủ kinh doanh tới khách hàng.
- Cung cấp thông tin chi tiết về hàng hóa, dịch vụ và thuế: Hóa đơn ghi rõ thông tin sản phẩm, dịch vụ, số lượng, đơn giá và thuế giá trị gia tăng (VAT) nếu có.
- Căn cứ kê khai thuế: Hóa đơn đầu ra giúp chủ kinh doanh kê khai và tính toán thuế VAT phải nộp.
Lý do xuất hoá đơn đầu ra quan trọng đối với chủ kinh doanh
- Đảm bảo quyền lợi hợp pháp: Xuất hóa đơn giúp bảo vệ quyền lợi hợp pháp của cả chủ kinh doanh và khách hàng.
- Quản lý tài chính hiệu quả: Hóa đơn giúp theo dõi doanh thu, chi phí và thuế phải nộp.
- Tăng tính chuyên nghiệp và uy tín: Hóa đơn là bằng chứng chứng minh sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, giúp xây dựng niềm tin và nâng cao uy tín.
>> Mời bạn xem thêm: Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Quy trình xuất hóa đơn đầu ra đúng cách cho chủ kinh doanh
Bước 1: Chuẩn bị thông tin và công cụ lập hóa đơn
- Xác định loại hóa đơn cần sử dụng: hóa đơn điện tử, hóa đơn tự in hoặc hóa đơn đặt in (tùy theo quy mô và đăng ký với cơ quan thuế).
- Chuẩn bị đầy đủ thông tin của bên bán (tên, địa chỉ, mã số thuế) và bên mua.
- Chuẩn bị phần mềm hóa đơn điện tử hoặc mẫu hóa đơn giấy hợp lệ, có số seri do cơ quan thuế cấp hoặc tự in theo quy định.
Bước 2: Lập hóa đơn đầu ra
- Điền đầy đủ và chính xác các thông tin bắt buộc trên hóa đơn, bao gồm:
- Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên bán và bên mua (nếu có).
- Ngày lập hóa đơn (ngày xuất hàng hoặc cung cấp dịch vụ).
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất và số tiền thuế (nếu có).
- Tổng tiền thanh toán.
- Lập hóa đơn đúng thời điểm:
- Với hàng hóa: khi chuyển giao quyền sở hữu hoặc sử dụng cho người mua (không phân biệt đã thu tiền hay chưa).
- Với dịch vụ: khi hoàn thành cung cấp dịch vụ hoặc thu tiền (tùy trường hợp).
- Đảm bảo số hóa đơn theo thứ tự liên tục, không được bỏ số hoặc lập hóa đơn sai số.
Bước 3: Kiểm tra và ký xác nhận hóa đơn
- Kiểm tra lại toàn bộ thông tin trên hóa đơn để tránh sai sót.
- Người có thẩm quyền (chủ kinh doanh hoặc kế toán trưởng) ký hoặc ký số (đối với hóa đơn điện tử) xác nhận hóa đơn hợp lệ.
Bước 4: Gửi hóa đơn cho khách hàng
- Hóa đơn điện tử: gửi cho khách hàng qua email hoặc các phương thức điện tử khác theo thỏa thuận.
- Hóa đơn giấy: giao trực tiếp cho khách hàng hoặc gửi qua đường bưu điện (nếu cần).
Lưu ý: phải đảm bảo khách hàng nhận được hóa đơn đúng thời điểm để làm căn cứ thanh toán và lưu trữ.
Bước 5: Lưu trữ hóa đơn
- Lưu giữ hóa đơn theo quy định của pháp luật (thường ít nhất 10 năm).
- Đối với hóa đơn điện tử, lưu trữ trên hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử và sao lưu dự phòng.
- Đối với hóa đơn giấy, bảo quản nơi khô ráo, tránh mất mát, hư hỏng.
Bước 6: Kê khai và nộp thuế
- Dựa trên hóa đơn đầu ra đã lập, thực hiện kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT) và các loại thuế liên quan theo quy định.
- Nộp tờ khai thuế và tiền thuế đúng hạn cho cơ quan thuế.
Bước 7: Xử lý các trường hợp đặc biệt (nếu có)
- Nếu phát hiện sai sót trên hóa đơn đã lập, tiến hành lập biên bản điều chỉnh hoặc hóa đơn điều chỉnh theo quy định.
- Trong trường hợp hủy hóa đơn, phải thực hiện thủ tục hủy hóa đơn đúng quy định của cơ quan thuế.
- Đảm bảo thông báo kịp thời cho khách hàng nếu có điều chỉnh hoặc hủy hóa đơn.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh
Những điều cần lưu ý khi xuất hoá đơn đầu ra
- Đảm bảo tính chính xác: Kiểm tra kỹ các thông tin để tránh sai sót trong quá trình xuất hóa đơn.
- Quản lý thuế VAT: Nắm vững thuế suất và cách tính thuế VAT cho các sản phẩm và dịch vụ.
- Cập nhật phần mềm và lưu trữ hóa đơn đúng cách: Hệ thống phần mềm xuất hóa đơn cần được cập nhật thường xuyên, đồng thời đảm bảo việc lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!
Mức xử phạt khi làm mất hoá đơn đầu ra
1. Mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra khi chưa phát hành thông báo
Thông tin về mức xử phạt khi làm mất hóa đơn đầu ra trước khi phát hành thông báo theo Điều 25 Nghị định 125/2020/NĐ-CP mà chủ kinh doanh cần lưu ý:
- Phạt cảnh cáo áp dụng với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày kể từ ngày hết hạn khai báo, nếu có tình tiết giảm nhẹ.
- Phạt tiền từ 1 đến 4 triệu đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 1 đến 5 ngày kể từ ngày hết hạn khai báo (trừ trường hợp có tình tiết giảm nhẹ).
- Phạt tiền từ 4 đến 8 triệu đồng đối với hành vi khai báo mất, cháy, hỏng hóa đơn quá thời hạn từ 6 ngày trở lên kể từ ngày hết hạn khai báo, hoặc hành vi không khai báo với cơ quan thuế về việc mất, cháy, hỏng hóa đơn trước khi lập thông báo phát hành hoặc mua hóa đơn của cơ quan thuế nhưng chưa lập.
2. Mức xử phạt khi mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành
Căn cứ theo Điều 26 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, hành vi làm mất hóa đơn đầu ra đã thông báo phát hành thì áp dụng mức phạt:
>> Mời bạn xem thêm: Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)
Sổ Bán Hàng – Giải pháp xuất hoá đơn điện tử và quản lý doanh thu chuyên nghiệp
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
6 Lý do vì sao chủ kinh doanh nên Sổ Bán Hàng để phát hành hoá đơn điện tử:
- Đăng ký nhanh chóng – In hóa đơn dễ dàng: Tạo và in hóa đơn chỉ trong vài bước đơn giản, không cần thủ tục phức tạp hay giấy tờ lỉnh kỉnh.
- Giảm thiểu sai sót: Dữ liệu tự động đồng bộ, hạn chế tối đa việc nhập sai hoặc tính toán nhầm.
- Tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên phần mềm, giúp tìm kiếm nhanh chóng và hạn chế tình trạng mất mát.
- Bảo mật tuyệt đối: Thông tin khách hàng và dữ liệu hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn và bảo mật tối đa.
- Linh hoạt với các định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan thuế.
- Quản lý toàn diện: Tích hợp quản lý bán hàng, kho và báo cáo trong một ứng dụng duy nhất, giúp tối ưu công việc kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Máy tính tiền là gì? Chủ kinh doanh cần hiểu rõ trước Nghị định mới áp dụng 06/2025
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn
Hoá đơn tính tiền: 3 hiểu lầm phổ biến mà 90% chủ kinh doanh đều mắc phải