Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trong những năm gần đây, nhà nước đưa ra chính sách khuyến khích các nhà bán hàng sử dụng dạng hóa đơn điện tử tích hợp từ máy tính tiền để thuận tiện trong việc kê khai thuế được nhanh chóng và chính xác. Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dạng hình thức hóa đơn nào và cách hoạt động ra sao?

Hãy để Sổ Bán Hàng giới thiệu đến bạn toàn bộ thông tin về dạng hóa đơn này trong bài viết dưới đây nhé!

>> Có thể bạn quan tâm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa hóa đơn điện từ là: “Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. 

Trong đó:

• “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.”
• “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Theo điều 89 của Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định: “Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác”. 

Tóm lại, Hóa đơn điện tử là phiếu ghi chép các giao dịch mua bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ được tạo ra và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì dạng giấy như hóa đơn truyền thống. Hóa đơn điện tử thường chứa các thông tin quan trọng như số lượng hàng hoặc dịch vụ đã mua, đơn giá, tổng giá trị giao dịch, các thông tin về thuế và các điều khoản thanh toán khác. Hóa đơn điện tử có 2 dạng là có mã hoặc không có mã có cơ quan thuế.

>>Có thể bạn quan tâm: Máy tính tiền cho hộ kinh doanh: Giải pháp “vượt ải” thuế thông minh từ 06/2025

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế năm 2019, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm các đối tượng như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Theo khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. (Theo khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế)
• Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế  (Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục b khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục c khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng. (Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

>>Có thể bạn quan tâm: Máy tính tiền kết nối hóa đơn điện tử: Hộ kinh doanh chọn đúng, bán hàng chuẩn!

3. Thế nào là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Là hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc có dữ liệu điện tử để người mua có thể truy xuất, kê khai thông tin, được lập từ hệ thống tính tiền (máy tính tiền) có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo định dạng quy định tại Điều 12 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (sửa đổi bởi Nghị định 70/2025/NĐ-CP).

Máy tính tiền là hệ thống thiết bị điện tử đồng bộ hoặc nhiều thiết bị kết hợp bằng giải pháp công nghệ thông tin có chức năng tính tiền, lưu trữ giao dịch bán hàng, số liệu bán hàng.

Để được coi là hợp lệ theo quy định, một hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền cần phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:

• Thông tin người bán: Tên, địa chỉ và mã số thuế.
• Thông tin người mua: Tên, địa chỉ, mã số thuế/số định danh hoặc số điện thoại (trong trường hợp người mua yêu cầu).
• Thông tin hàng hóa/dịch vụ: Tên sản phẩm/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thuế suất, số tiền thuế và tổng số tiền thanh toán đã bao gồm thuế GTGT.
• Thời điểm lập hóa đơn.
• Mã cơ quan thuế hoặc dữ liệu điện tử cho phép tra cứu và kê khai thông tin hóa đơn.
• Mã QR hoặc đường dẫn điện tử để người mua có thể dễ dàng tra cứu, tải và lưu trữ hóa đơn.

>>Có thể bạn quan tâm: Thuế giá trị gia tăng là gì? Cách tính thuế giá trị gia tăng năm 2023

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, sửa đổi và bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/06/2025, một số nhóm hộ kinh doanh và doanh nghiệp bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh

Là những cá nhân hoặc hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, hoạt động trong các lĩnh vực phục vụ trực tiếp người tiêu dùng:

• Bán lẻ hàng hóa (trừ các phương tiện có động cơ như ô tô, xe máy, xe mô tô…)
• Dịch vụ ăn uống, bao gồm quán ăn, nhà hàng, quán café…
• Dịch vụ lưu trú như khách sạn, nhà nghỉ, homestay…
• Dịch vụ vận tải hành khách và hỗ trợ vận tải đường bộ
• Dịch vụ giải trí và nghệ thuật, bao gồm rạp chiếu phim, sân khấu, khu vui chơi…
• Các dịch vụ phục vụ cá nhân khác theo danh mục ngành nghề kinh tế quốc dân (ví dụ: spa, làm đẹp, giặt ủi, chăm sóc thú cưng…)

Những hộ/cá nhân này phải sử dụng hệ thống máy tính tiền có tích hợp phần mềm lập hóa đơn điện tử và có khả năng kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.

• Doanh nghiệp

Là các doanh nghiệp có hoạt động bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng cuối, tương tự như nhóm đối tượng hộ kinh doanh ở trên.

Không phân biệt quy mô lớn nhỏ, nếu doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ, ăn uống, khách sạn, vận tải… thì đều thuộc diện bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

>> Mời bạn xem thêm: Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?

5. Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một số lý do:

5.1 Tiết kiệm chi phí và thời gian

Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy in, từ đó giảm chi phí liên quan đến việc in ấn hóa đơn truyền thống. Bên cạnh đó, việc tự động tạo và gửi hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cũng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh.

5.2 Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Hóa đơn điện tử có thể tự động tạo và gửi đến khách hàng sau khi giao dịch hoàn tất, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh. Không cần phải in và đóng gói hóa đơn thủ công cũng giúp giảm tải công việc và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

5.3 Tăng tính chính xác và tránh sai sót

Sử dụng hóa đơn điện tử tích hợp với máy tính tiền giúp cho quá trình thống kê số liệu kê khai thuế được chính xác, giảm thiểu nguy cơ sai sót do phải thu thập hóa đơn thủ công và tránh tình trạng không minh bạch trong quá trình kê khai thuế.

5.4 Dễ dàng lưu trữ và tra cứu

Thông tin hóa đơn điện tử được lưu trữ trong hệ thống máy tính, cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và quản lý các thông tin giao dịch. Việc tra cứu hóa đơn điện tử trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn so với việc tìm kiếm trong các tệp giấy.

>>Có thể bạn quan tâm: Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

5.5 Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử của quốc gia hoặc khu vực mà họ hoạt động. Việc tuân thủ các quy định pháp lý là rất quan trọng để tránh vi phạm và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế và tài chính.

5.6 Bảo vệ môi trường

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm lượng giấy tiêu thụ và phần nào giữ gìn môi trường bằng cách giảm khả năng gây ô nhiễm từ việc sản xuất và xử lý giấy.

6. Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế quy định như sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
• Không bắt buộc có chữ ký số
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

Cơ quan thuế có trách nhiệm phối hợp với các cấp chính quyền để hỗ trợ, thúc đẩy người nộp thuế chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền, đồng thời xử lý các trường hợp vi phạm không sử dụng hóa đơn theo quy định.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh

7. Trách nhiệm của người sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Các nhà bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần có trách nhiệm như sau:

• Tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử  có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
• Đảm bảo lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (Căn cứ theo  Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp 
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho cơ quan thuế ngay trong ngày

8. Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của VNPT trên ứng dụng Sổ Bán Hàng

Nhằm hỗ trợ chủ kinh doanh tuân thủ quy định mới về hoá đơn điện tử từ máy tính tiền, Sổ Bán Hàng đã phối hợp cùng Tập Đoàn Bưu chính Viễn thông VNPT triển khai giải pháp phát hành hoá đơn điện tử được tích hợp ngay trong ứng dụng Sổ Bán Hàng.

Chỉ với vài thao tác đơn giản trên app Sổ Bán Hàng, chủ kinh doanh có thể:

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 lợi ích khi sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hoá đơn điện tử

• Đăng ký dễ dàng và Tiết kiệm thời gian: Quá trình lập hóa đơn và xuất ra phiếu thu nhanh chóng, tăng tốc độ xử lý hóa đơn so với hóa đơn giấy.

• Tính chính xác cao: Việc xuất hoá đơn điện tử từ ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp tránh sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn, giúp đảm bảo tính chính xác cao.

• Dễ dàng quản lý và lưu trữ: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, các hoá đơn sẽ được lưu trữ trên máy tính hoặc trên một hệ thống quản lý dữ liệu, giúp cho việc quản lý và tra cứu thông tin hóa đơn dễ dàng hơn.

• Bảo mật thông tin: Với việc sử dụng hóa đơn điện tử, thông tin của khách hàng và doanh nghiệp sẽ được bảo mật hơn, giảm nguy cơ mất mát hoặc đánh cắp thông tin.

• Tính linh hoạt cao: Việc xuất hoá đơn điện tử cho phép doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể chuyển đổi các dữ liệu hóa đơn sang định dạng khác nhau để phù hợp với các yêu cầu khác nhau của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.

• Quản lý toàn diện: Tiện lợi tích hợp tất cả trong 1 với hệ thống quản lý, giúp cho việc quản lý kho hàng, theo dõi doanh thu và các hoạt động kinh doanh khác và xuất hoá đơn trở nên thuận tiện hơn.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi dành riêng cho chủ kinh doanh khi sử dụng dịch vụ HĐĐT từ máy tính tiền trên Sổ Bán Hàng

Chỉ cần đăng ký gói sử dụng từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ ưu đãi cực kỳ giá trị:

🎁 Tặng 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – trị giá 1.100.000đ

🎁 Tặng ngay 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí

>> Mời bạn xem thêm: 10 mô hình kinh doanh online phổ biến hiện nay

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại sự thuận tiện cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong các vấn đề về kê khai và đóng thuế. Bằng việc số hóa tất cả các hóa đơn và lưu trữ trong không gian an toàn, các nhà bán hàng sẽ không lo bị mất mát bất kỳ thông tin nào từ hóa đơn.

Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích tới các nhà bán hàng trong quá trình tìm giải pháp gỡ rối trong vấn đề đóng thuế trong kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm:

Từ 100 đến 10.000 follower: Mở khoá bí kíp tăng follow Instagram cho chủ kinh doanh

10 “chiêu” tăng follow Shopee hiệu quả và an toàn mới nhất 2025

Bí quyết tra cứu đơn hàng bằng số điện thoại chỉ trong 30 giây!

*Thông tin tham khảo từ trang: Thư viện Pháp luật, Báo Chính phủ