Tìm hiểu chi tiết về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Trong những năm gần đây, nhà nước đưa ra chính sách khuyến khích các nhà bán hàng sử dụng dạng hóa đơn điện tử tích hợp từ máy tính tiền để thuận tiện trong việc kê khai thuế được nhanh chóng và chính xác. Vậy hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dạng hình thức hóa đơn nào và cách hoạt động ra sao?

Hãy để Sổ Bán Hàng giới thiệu đến bạn toàn bộ thông tin về dạng hóa đơn này trong bài viết dưới đây nhé!

>> Có thể bạn quan tâm: Nguyên nhân và cách xử lý khi không tra cứu được hóa đơn điện tử

1. Hóa đơn điện tử là gì?

Theo khoản 1 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP định nghĩa hóa đơn điện từ là: “Hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế”. 

Trong đó:

• “Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.”
• “Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế: Là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.”

Theo điều 89 của Luật Quản lý thuế năm 2019 quy định: “Hóa đơn điện tử bao gồm hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác”. 

Tóm lại, Hóa đơn điện tử là phiếu ghi chép các giao dịch mua bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ được tạo ra và lưu trữ dưới dạng điện tử thay vì dạng giấy như hóa đơn truyền thống. Hóa đơn điện tử thường chứa các thông tin quan trọng như số lượng hàng hoặc dịch vụ đã mua, đơn giá, tổng giá trị giao dịch, các thông tin về thuế và các điều khoản thanh toán khác. Hóa đơn điện tử có 2 dạng là có mã hoặc không có mã có cơ quan thuế.

>>Có thể bạn quan tâm: Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2023

2. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế

Căn cứ vào Luật Quản lý thuế năm 2019, Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định số 123/2020/NĐ-CP đã quy định đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế bao gồm các đối tượng như sau:

• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ không phân biệt giá trị từng lần bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ (Theo khoản 1 Điều 91 Luật Quản lý thuế)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh phải thực hiện chế độ kế toán và nộp thuế theo phương pháp kê khai. (Theo khoản 3 Điều 91 Luật Quản lý thuế)
• Người nộp thuế đang sử dụng hóa đơn điện tử không có mã nếu có nhu cầu chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế. (Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Doanh nghiệp, người nộp thuế sử dụng hóa đơn điện tử không có mã thuộc trường hợp được xác định rủi ro cao về thuế và được cơ quan thuế thông báo về việc chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế  (Theo khoản 2 Điều 5 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục b khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh. (Theo mục c khoản 2 Điều 16 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, tổ chức khác thuộc trường hợp được cơ quan thuế chấp nhận cấp hóa đơn điện tử có mã theo từng lần phát sinh để giao cho khách hàng. (Theo khoản 2 Điều 13 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP)

>>Có thể bạn quan tâm: 3 loại thuế bắt buộc phải đóng của hộ kinh doanh

3. Thế nào là hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền là dạng hóa đơn có mã của cơ quan thuế được tích hợp với máy tính tiền và có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế. 

Theo khoản 3 Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC quy định hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế bao gồm các nội dung như sau:

• Tên, địa chỉ, mã số thuế (người bán)
• Thông tin người mua (mã số định danh hoặc mã số thuế)
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn giá, số lượng, giá thanh toán
• Thời điểm lập hóa đơn
• Mã cơ quan thuế
• Giá bán chưa thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT, tiền thuế GTGT, tổng tiền thanh toán có thuế GTGT (trường hợp tính thuế theo phương pháp khấu trừ)

>>Có thể bạn quan tâm: Thuế giá trị gia tăng là gì? Cách tính thuế giá trị gia tăng năm 2023

4. Đối tượng sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Căn cứ tại khoản 2 Điều 8 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP quy định các hình thức kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền bao gồm:

• Trung tâm thương mại
• Siêu thị
• Bán lẻ hàng tiêu dùng
• Ăn uống
• Nhà hàng
• Khách sạn
• Bán lẻ thuốc tân dược
• Dịch vụ vui chơi, giải trí và các dịch vụ khác

>>Mời bạn xem thêm: Kinh doanh ngành hàng ăn uống phải đóng những loại thuế nào?

5. Tại sao nên sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại nhiều tiện ích cho doanh nghiệp và khách hàng. Dưới đây là một số lý do:

5.1 Tiết kiệm chi phí và thời gian

Hóa đơn điện tử giúp giảm thiểu việc sử dụng giấy in, từ đó giảm chi phí liên quan đến việc in ấn hóa đơn truyền thống. Bên cạnh đó, việc tự động tạo và gửi hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cũng giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh.

5.2 Tối ưu hóa quy trình kinh doanh

Hóa đơn điện tử có thể tự động tạo và gửi đến khách hàng sau khi giao dịch hoàn tất, giúp tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quy trình kinh doanh. Không cần phải in và đóng gói hóa đơn thủ công cũng giúp giảm tải công việc và tối ưu hóa hoạt động kinh doanh.

5.3 Tăng tính chính xác và tránh sai sót

Sử dụng hóa đơn điện tử tích hợp với máy tính tiền giúp cho quá trình thống kê số liệu kê khai thuế được chính xác, giảm thiểu nguy cơ sai sót do phải thu thập hóa đơn thủ công và tránh tình trạng không minh bạch trong quá trình kê khai thuế.

5.4 Dễ dàng lưu trữ và tra cứu

Thông tin hóa đơn điện tử được lưu trữ trong hệ thống máy tính, cho phép doanh nghiệp dễ dàng truy xuất và quản lý các thông tin giao dịch. Việc tra cứu hóa đơn điện tử trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn so với việc tìm kiếm trong các tệp giấy.

>>Có thể bạn quan tâm: Kinh doanh online trên các sàn thương mại điện tử có phải đóng thuế?

5.5 Tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử

Sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền đảm bảo rằng doanh nghiệp tuân thủ các quy định và tiêu chuẩn về hóa đơn điện tử của quốc gia hoặc khu vực mà họ hoạt động. Việc tuân thủ các quy định pháp lý là rất quan trọng để tránh vi phạm và xử lý các vấn đề liên quan đến thuế và tài chính.

5.6 Bảo vệ môi trường

Sử dụng hóa đơn điện tử giúp giảm lượng giấy tiêu thụ và phần nào giữ gìn môi trường bằng cách giảm khả năng gây ô nhiễm từ việc sản xuất và xử lý giấy.

6. Quy định pháp lý về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế

Theo Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP về hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế quy định như sau:

• Nhận biết được hóa đơn in từ máy tính tiền kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế
• Không bắt buộc có chữ ký số
• Khoản chi mua hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn (hoặc sao chụp hóa đơn hoặc tra thông tin từ Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế về hóa đơn) được khởi tạo từ máy tính tiền được xác định là khoản chi có đủ hóa đơn, chứng từ hợp pháp khi xác định nghĩa vụ thuế.

7. Trách nhiệm của người sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền

Các nhà bán hàng sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế cần có trách nhiệm như sau:

• Tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử  có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế (Căn cứ theo Điều 15 Nghị định 123/2020/NĐ-CP)
• Đảm bảo lập hóa đơn có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền (Căn cứ theo  Điều 11 Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Điều 8 Thông tư 78/2021/TT-BTC)
• Sử dụng dải ký tự mã của cơ quan thuế cấp 
• Chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế cho cơ quan thuế ngay trong ngày

8. Sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền của VNPT trên ứng dụng Sổ Bán Hàng

VNPT cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trên ứng dụng Sổ Bán Hàng, giúp các nhà bán hàng thuận lợi hơn trong việc tra cứu và kê khai thuế. Đồng thời, dịch vụ hóa đơn điện tử VNPT còn mang tới nhiều tiện ích cho các nhà bán hàng như sau:

• Tiết kiệm thời gian lập và xuất hóa đơn
• Giảm thiểu sai sót trong việc tính toán giá trị hóa đơn
• Lưu trữ dữ liệu trên hệ thống, thuận tiện trong việc tra cứu
• Đảm bảo bảo mật thông tin an toàn, không lo bị đánh cắp
• Chuyển đổi linh hoạt dữ liệu theo định dạng phù hợp
• Giảm thiểu các thủ tục hành chính phức tạp

Các chủ kinh doanh của Sổ Bán Hàng có thể sử dụng tiện ích hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền trong cùng 1 hệ thống, vừa quản lý bán hàng thuận tiện thông qua ứng dụng Sổ Bán Hàng.

Thông qua việc kết hợp tính năng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền cùng các tính năng quản lý bán hàng, Sổ Bán Hàng tin rằng sẽ giúp chủ kinh doanh quản lý tin gọn, theo dõi mọi hoạt động buôn bán chỉ trên một thiết bị.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Chủ kinh doanh dễ dàng đăng ký sử dụng giải pháp phát hành hóa đơn điện tử trên ứng dụng Sổ Bán Hàng qua 2 kênh:

1. Nhắn tin trực tiếp qua Fanpage Sổ Bán Hàng: https://bitly2s.com/eorqhv
2. Nhắn vào mục HỖ TRỢ trên ứng dụng Sổ Bán Hàng.

Việc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền mang lại sự thuận tiện cho các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong các vấn đề về kê khai và đóng thuế. Bằng việc số hóa tất cả các hóa đơn và lưu trữ trong không gian an toàn, các nhà bán hàng sẽ không lo bị mất mát bất kỳ thông tin nào từ hóa đơn.

Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích tới các nhà bán hàng trong quá trình tìm giải pháp gỡ rối trong vấn đề đóng thuế trong kinh doanh.

*Thông tin tham khảo từ trang: Thư viện Pháp luật, Báo Chính phủ