Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh

Trong bối cảnh chuyển đổi số, phần mềm hóa đơn điện tử đã trở thành công cụ không thể thiếu đối với các hộ kinh doanh. Tuy nhiên, đối với nhiều chủ kinh doanh nhỏ lẻ, việc lập hóa đơn điện tử vẫn còn là một công việc rối rắm và tốn thời gian, nên vẫn duy trì hoá đơn ghi tay, khiến xảy ra nhiều bất tiện trong quy trình bán hàng.

Tuy nhiên, hiện nay đã có một giải pháp đơn giản và tiết kiệm cho chủ kinh doanh, chính là tích hợp phần mềm hoá đơn điện tử trực tiếp vào máy tính tiền. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ phân tích những lợi ích thiết thực của giải pháp này.

>> Mời bạn xem thêm:

Phần mềm hóa đơn cho SME là gì? 5 tính năng cần có để vận hành chuyên nghiệp

Áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử: Bí quyết tăng uy tín và bán hàng chuyên nghiệp

Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp

Điểm danh những sai sót thường gặp khi lập HĐĐT và cách điều chỉnh chuẩn Thông tư 78

Lợi ích cụ thể khi tích hợp phần mềm hoá đơn điện tử vào máy tính tiền

1. Chủ động và tiện lợi trong việc lập hoá đơn

Việc tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử trực tiếp vào máy tính tiền cho phép chủ kinh doanh lập hóa đơn ngay tại thời điểm giao dịch mà không cần phải nhập lại thông tin hay chuyển dữ liệu qua các phần mềm khác. Mọi sai sót có thể điều chỉnh trực tiếp trên thiết bị mà không mất thời gian xử lý thủ công.

Đặc biệt, đối với hộ kinh doanh nhỏ, chủ kinh doanh không cần phải dùng chữ ký số, giúp giảm bớt thủ tục và chi phí, nhưng vẫn đảm bảo tuân thủ pháp luật.

2. Tiết kiệm chi phí và nhân lực

Với phần mềm tích hợp, chủ kinh doanh không còn phải chi tiền mua hóa đơn giấy hay đầu tư máy in riêng biệt vì mọi thứ đều được xử lý trong cùng một hệ thống.

Đặc biệt, sau khi hoàn tất giao dịch, việc quản lý và truyền dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế diễn ra hoàn toàn tự động, từ đó giúp giảm bớt nhân sự làm thủ công và tránh rủi ro sai sót.

3. Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp trong giao dịch

Phần mềm hóa đơn điện tử giúp chủ kinh doanh xuất hóa đơn có mã xác thực từ cơ quan thuế, đảm bảo tính hợp pháp và minh bạch. Khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay khi thanh toán, cho dù qua email, tin nhắn hay in trực tiếp tại cửa hàng. Điều này nâng cao sự hài lòng của khách hàng và tạo dựng được lòng tin, giúp khách hàng quay lại nhiều lần.

>> Mời bạn xem thêm: Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn cho hộ kinh doanh

Lợi ích kép: vừa cho chủ kinh doanh, vừa cho cơ quan thuế

1. Với chủ kinh doanh

• Quản lý hóa đơn, doanh thu dễ dàng, giảm thiểu rủi ro sai sót: Phần mềm giúp tự động hóa quá trình xuất hóa đơn, giảm thiểu sai sót do nhập liệu thủ công và giúp quản lý doanh thu dễ dàng.
• Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ điện tử – dễ dàng truy xuất khi cần thiết: Dữ liệu hóa đơn được lưu trữ trực tuyến, dễ dàng tra cứu và giảm bớt công việc lưu trữ thủ công.
• Hỗ trợ kế toán, giúp việc báo cáo thuế vào cuối tháng trở nên đơn giản hơn: Với phần mềm, báo cáo thuế được tự động tổng hợp, giảm thiểu thời gian chuẩn bị và giúp tiết kiệm chi phí thuê kế toán.

2. Với cơ quan thuế

• Dữ liệu hóa đơn được truyền tải nhanh chóng, chính xác, minh bạch: Phần mềm hóa đơn điện tử giúp truyền tải dữ liệu trực tiếp đến cơ quan thuế, đảm bảo tính chính xác và minh bạch.
• Giảm thất thoát thuế và tăng hiệu quả giám sát: Với dữ liệu tự động, cơ quan thuế có thể giám sát giao dịch và phát hiện sai sót sớm, giúp giảm thất thu.
• Hỗ trợ kiểm soát nhiều loại hình kinh doanh, từ nhà hàng, quán ăn đến khách sạn, vận tải…: Hệ thống giúp cơ quan thuế giám sát nhiều lĩnh vực khác nhau, đảm bảo thuế được thu đầy đủ và kịp thời.

>> Mời bạn xem thêm: Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ

Chủ kinh doanh nào nên sử dụng phần mềm hoá đơn điện tử tích hợp máy tính tiền?

1. Siêu thị mini, cửa hàng tiện lợi, tạp hoá

Những cửa hàng này thường xuyên có lượng khách hàng lớn và nhiều giao dịch, do đó việc quản lý hóa đơn thủ công có thể gây tốn thời gian và dễ bị sai sót. Phần mềm hóa đơn điện tử sẽ giúp chủ kinh doanh tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong mỗi giao dịch.

2. Ngành FnB (nhà hàng, quán ăn, cà phê)

Hàng ngày, với lượng khách đông và nhanh, chủ kinh doanh FnB cần phải lập hóa đơn ngay lập tức. Phần mềm hóa đơn điện tử không chỉ giúp rút ngắn thời gian tính tiền, mà còn giúp khách nhận hóa đơn nhanh chóng, mang lại trải nghiệm tiện lợi và chuyên nghiệp hơn.

3. Nhà thuốc, salon, shop thời trang, mỹ phẩm

Những mô hình kinh doanh này cần quản lý số lượng hóa đơn lớn và nhiều mặt hàng. Phần mềm giúp lưu trữ và truy xuất hóa đơn một cách dễ dàng, giảm thiểu việc lưu trữ thủ công và tìm kiếm.

4. Người bán online trên Facebook, Shopee, TikTok

Các chủ shop online cũng có thể tích hợp phần mềm để quản lý hóa đơn tự động cho mỗi đơn hàng. Điều này giúp chủ kinh doanh gửi hóa đơn ngay lập tức cho khách hàng mà không phải làm thủ công, vừa tiện lợi lại chuyên nghiệp.

5. Các dịch vụ: vận tải, khách sạn, giải trí…

Những dịch vụ này thường có giao dịch phức tạp, với các khoản thanh toán khác nhau. Phần mềm giúp đơn giản hóa việc phát hành hóa đơn và chuyển giao dữ liệu thuế đúng quy định.

Ứng dụng thực tế:

Một tiệm bánh nhỏ tại TP.HCM, sau khi tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền, đã tiết kiệm được 30 phút mỗi ngày cho việc lập hóa đơn. Không còn phải ghi hóa đơn tay, tiệm bánh này đã giảm bớt 1 nhân viên kế toán và giúp tăng độ chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Giờ đây, mỗi giao dịch chỉ cần 1 cú chạm và hóa đơn được xuất ngay lập tức.

>>Mời bạn xem thêm:

Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn cho hộ kinh doanh
Bật mí 3 cách sử dụng hoá đơn điện tử miễn phí cho hộ kinh doanh
Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ
Hộ, cá thể kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử không? – Cập nhật quy định 2025
Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!

Các tính năng nổi bật của phần mềm hoá đơn điện tử tích hợp máy tính tiền

1. Tạo – phát hành – gửi hóa đơn ngay khi hoàn tất đơn hàng

Phần mềm giúp chủ kinh doanh tạo hóa đơn ngay lập tức khi giao dịch hoàn tất, không cần phải đợi, không phải làm thủ công. Khách hàng có thể nhận hóa đơn ngay khi thanh toán mà không phải đợi lâu.

2. Tự động lưu trữ và dễ dàng tra cứu hoá đơn cũ

Không cần phải lo lắng về việc mất hóa đơn giấy nữa. Phần mềm sẽ lưu trữ hóa đơn một cách điện tử, giúp chủ kinh doanh dễ dàng tìm lại hóa đơn khi cần thiết, tiết kiệm không gian lưu trữ và thời gian tìm kiếm.

3. Gửi hoá đơn qua email, Zalo hoặc in ngay cho khách hàng

Không chỉ có thể in hóa đơn ngay tại cửa hàng, phần mềm còn cho phép chủ kinh doanh gửi hóa đơn qua email hoặc Zalo cho khách hàng, mang đến trải nghiệm tiện lợi và tiết kiệm thời gian.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh

Quản lý bán hàng chuyên nghiệp với Sổ Bán Hàng – Hóa đơn điện tử tích hợp máy tính tiền

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

>>Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số

6 lý do nên sử dụng Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử hiện nay:

• Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
• Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
• Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
• Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
• Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
• Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Việc tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền không chỉ giúp chủ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mà còn là bước chuyển mình cần thiết để tiết kiệm chi phí, tăng tốc độ bán hàng, chuyên nghiệp hóa mô hình kinh doanh, đồng thời tạo trải nghiệm tốt hơn cho khách hàng.

>> Mời bạn xem thêm:

Hóa đơn bán hàng là gì? Phân biệt với hóa đơn giá trị gia tăng (VAT)

Tất tần tật về máy tính tiền in hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan Thuế

Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả

Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá