Thuế khoán và thuế kê khai: Phân biệt chi tiết cho chủ kinh doanh
Bạn là chủ một cửa hàng nhỏ, bán hàng online, hay kinh doanh tự do và đang phải đối mặt với bài toán thuế? Khi cơ quan thuế gợi ý “thuế khoán” hoặc yêu cầu bạn kê khai doanh thu, bạn có cảm thấy lúng túng vì không hiểu rõ sự khác biệt? Việc không nắm rõ kiến thức về thuế kê khai và thuế khoán không chỉ khiến chủ kinh doanh dễ bị áp sai thuế mà còn có thể dẫn đến rủi ro pháp lý hoặc thiệt thòi tài chính.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh phân biệt rõ thuế khoán và thuế kê khai, từ định nghĩa, đối tượng áp dụng, ưu – nhược điểm cho đến tình huống thực tế nên chọn hình thức nào, giúp áp dụng đúng và tránh những sai lầm không đáng có.
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025
Tra cứu hóa đơn thuế online: Tăng minh bạch kinh doanh, bảo vệ người tiêu dùng
Từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp: 6 lợi ích cần biết ngay!
Bán hàng trên Facebook và tại cửa hàng: Cách tính thuế thế nào cho đúng?
Doanh thu dưới 200 triệu/ năm có phải đóng thuế không? Giải đáp chi tiết!
Thuế khoán là gì?
Thuế khoán là loại thuế mà cơ quan thuế ấn định một mức thuế cố định hằng tháng hoặc hằng quý, dựa trên doanh thu ước tính của hộ kinh doanh.
Đặc điểm chính:
- Không yêu cầu xuất hóa đơn thường xuyên
- Không cần sổ sách kế toán
- Mức thuế dựa trên khảo sát của cơ quan thuế hoặc số liệu trong khu vực
- Phổ biến với hộ kinh doanh nhỏ, bán hàng truyền thống, không có hệ thống hóa đơn điện tử
Thuế kê khai là gì?
Ngược lại, thuế kê khai là hình thức mà người kinh doanh tự khai báo doanh thu – chi phí – thuế phát sinh và nộp thuế theo số liệu thực tế.
Đặc điểm chính:
- Phải xuất hóa đơn đầy đủ cho từng giao dịch
- Quản lý sổ sách kế toán hoặc phần mềm bán hàng
- Cơ quan thuế kiểm tra dựa trên dữ liệu khai báo
- Thường áp dụng cho hộ/doanh nghiệp có quy mô lớn hơn, minh bạch về tài chính
>> Mời bạn xem thêm: Tài khoản hộ kinh doanh là gì? 5 lí do thuyết phục nên tạo tài khoản HKD trước 2026
Phân biệt cơ bản thuế khoán và thuế kê khai cho hộ kinh doanh – Đọc ngay!
| Tiêu chí | Thuế khoán | Thuế kê khai |
| Đối tượng áp dụng | Hộ kinh doanh có quy mô nhỏ. | Hộ kinh doanh có quy mô lớn. Hộ kinh doanh quy mô nhỏ có thể lựa chọn áp dụng nếu mong muốn. |
| Kỳ kê khai thuế | Không cần kê khai thuế. | Kê khai theo tháng hoặc theo quý. |
| Chế độ kế toán, sổ sách và chứng từ | Không cần lập sổ sách, chứng từ kế toán. | Phải lập sổ sách kế toán (sổ doanh thu, sổ tiền mặt…), chứng từ kế toán (phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho…) và lưu trữ các chứng từ khác (nếu có). |
| Hóa đơn đầu ra | Không được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. Trường hợp cần xuất hóa đơn, HKD phải mua hóa đơn của cơ quan thuế theo từng lần. | Được đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử và phải xuất hóa đơn mỗi khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho khách hàng. |
| Số thuế phải nộp | Mức thuế nộp cố định do cơ quan thuế khoán, không phụ thuộc vào doanh thu phát sinh trong kỳ tính thuế. Ngoài ra, HKD mua hóa đơn của cơ quan thuế sẽ phải nộp thêm tiền thuế tính theo tỷ lệ giá trị hóa đơn. | Tính dựa trên tỷ lệ đối với doanh thu thực tế phát sinh trong kỳ tính thuế của HKD. |
| Quyết toán thuế năm | Không cần kê khai thuế, chỉ nộp thuế khoán hàng năm. | Chỉ cần kê khai và nộp thuế theo tháng/quý, không cần kê khai quyết toán năm. |
>> Mời bạn xem thêm: Bộ máy tính tiền siêu thị là gì? Thành phần, lợi ích và cách chọn
Ưu điểm và nhược điểm của thuế khoán và thuế kê khai khi áp dụng
| Tiêu chí | Thuế khoán | Thuế kê khai |
| Ưu điểm | Thủ tục đơn giản, tiết kiệm thời gianKhông cần thuê kế toán | Minh bạch, dễ chứng minh tài chính khi vay vốn, hợp tácCó thể tối ưu thuế nếu biết khai đúng cách |
| Nhược điểm | Có thể bị ấn định mức thuế cao hơn thực tếKhó chứng minh doanh thu thấp nếu bị kiểm tra | Cần kiến thức hoặc hỗ trợ kế toánRủi ro bị phạt nếu khai sai hoặc chậm trễ |
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh cần chuẩn bị những gì để đáp ứng Nghị định 70 về xuất HĐĐT từ máy tính tiền?
Khi nào nên chọn thuế khoán, khi nào nên chọn kê khai?
1. Thuế khoán
- Mô hình kinh doanh nhỏ lẻ, thu nhập không ổn định: Thuế khoán giúp hộ kinh doanh nộp thuế theo mức cố định, không bị ảnh hưởng bởi biến động doanh thu từng tháng.
- Không có nhu cầu xuất hóa đơn cho khách hàng: Nếu khách hàng chủ yếu là cá nhân và không yêu cầu hóa đơn, chủ kinh doanh có thể tiết kiệm thời gian khi không phải phát hành hóa đơn điện tử.
- Chưa có kỹ năng quản lý sổ sách, chưa sẵn sàng với kế toán: Hình thức này không yêu cầu ghi chép doanh thu – chi phí, phù hợp với người mới bắt đầu hoặc không quen dùng phần mềm bán hàng.
- Muốn đơn giản hóa thủ tục hành chính để tập trung vào vận hành: Với thuế khoán, chủ kinh doanh chỉ cần đóng thuế định kỳ mà không phải kê khai chi tiết hàng tháng hay quý.
2. Thuế kê khai
- Doanh thu lớn, giao dịch thường xuyên: Khi chủ kinh doanh có nhiều đơn hàng mỗi ngày hoặc doanh thu vượt mức khoán thông thường, thuế kê khai sẽ phản ánh đúng tình hình kinh doanh hơn.
- Cần xuất hóa đơn cho khách hàng, đối tác doanh nghiệp: Các công ty, tổ chức thường yêu cầu hóa đơn hợp lệ để hạch toán, nên chủ kinh doanh bắt buộc phải kê khai và sử dụng hóa đơn điện tử.
- Muốn minh bạch tài chính để mở rộng, vay vốn hoặc gọi đầu tư: Số liệu doanh thu – chi phí rõ ràng sẽ giúp chủ kinh doanh dễ dàng chứng minh năng lực tài chính trước ngân hàng hoặc nhà đầu tư.
- Có khả năng hoặc đội ngũ hỗ trợ quản lý sổ sách, kế toán: Khi đã có nhân sự hoặc phần mềm hỗ trợ, chủ kinh doanh có thể tận dụng ưu điểm của kê khai để quản lý hiệu quả và tối ưu thuế hợp pháp.
>> Mời bạn xem thêm: Thông tư 32/2025/TT-BTC là gì? Tổng hợp những điểm mới về hóa đơn điện tử
Lưu ý cho chủ kinh doanh khi chuyển đổi hình thức thuế
1. Việc chuyển từ thuế khoán sang kê khai (hoặc ngược lại) phải đăng ký lại với cơ quan thuế
Việc thay đổi hình thức thuế không diễn ra tự động, mà cần chủ kinh doanh nộp đơn đăng ký hoặc thông báo theo đúng mẫu quy định. Cơ quan thuế sẽ xem xét hồ sơ và cập nhật lại phương pháp tính thuế cho hộ kinh doanh. Nếu không làm đúng quy trình, chủ kinhd doanh vẫn bị tính thuế theo hình thức cũ, dẫn đến vi phạm nghĩa vụ thuế.
2. Khi chuyển sang thuế kê khai, cần thiết lập hệ thống hóa đơn điện tử và sổ sách đầy đủ
Thuế kê khai yêu cầu chủ kinh doanh phải xuất hóa đơn cho từng giao dịch và lưu trữ chứng từ hợp lệ. Điều này đồng nghĩa với việc chủ kinh doanh phải đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, thiết lập sổ sách kế toán (dù là đơn giản) và thường xuyên cập nhật dữ liệu bán hàng, chi phí. Thiếu hệ thống này, chủ kinh doanh có thể bị sai sót hoặc không thể giải trình khi bị kiểm tra.
3. Hãy chuẩn bị tư vấn kế toán hoặc nhân sự chuyên trách nếu không có kinh nghiệm
Thuế kê khai đòi hỏi chủ kinh doanh phải hiểu về thuế GTGT, thuế TNCN, cách lập báo cáo thuế định kỳ và xử lý hóa đơn. Nếu chưa từng làm việc này, việc có kế toán hỗ trợ – dù là thuê ngoài – sẽ giúp chủ kinh doanh yên tâm vận hành, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo mọi thứ minh bạch, đúng hạn.
4. Cân nhắc thời điểm chuyển đổi để tránh bị động trong kỳ khai thuế tiếp theo
Nên thực hiện chuyển đổi vào đầu năm hoặc đầu quý để thuận tiện trong việc lập sổ sách mới và tránh phải điều chỉnh quá nhiều báo cáo trong năm. Nếu chuyển đổi giữa kỳ mà không chuẩn bị kỹ, chủ kinh doanh sẽ gặp khó khăn trong việc phân loại hóa đơn và quản lý thuế từ hai hệ thống khác nhau.
5. Sau khi chuyển đổi, bạn cần theo dõi kỹ nghĩa vụ thuế định kỳ để không bỏ sót
Với hình thức kê khai, chủ kinh doanh phải nộp tờ khai và đóng thuế hàng tháng hoặc hàng quý đúng thời hạn. Nếu quên nộp, nộp sai hoặc trễ hạn, chủ kinh doanh có thể bị phạt hành chính hoặc bị truy thu lãi chậm nộp. Việc theo dõi lịch thuế cần trở thành thói quen hoặc có người chịu trách nhiệm rõ ràng.
>> Mời bạn xem thêm: Từ A đến Z: Bộ máy tính tiền quán cafe và phần mềm cần thiết
Từ 01/01/2026: Thuế khoán sẽ chính thức bị xóa bỏ – Hộ kinh doanh buộc phải chuyển sang thuế kê khai
Theo quy định mới trong Luật Thuế sửa đổi dự kiến có hiệu lực từ ngày 01/01/2026, hình thức thuế khoán sẽ bị xóa bỏ hoàn toàn. Thay vào đó, mọi hộ kinh doanh đều phải áp dụng phương pháp thuế kê khai, tức là khai báo doanh thu, chi phí và nộp thuế theo số liệu thực tế phát sinh.
Sự thay đổi này nhằm tăng cường tính minh bạch, công bằng và chống thất thu thuế, đồng thời thúc đẩy hộ kinh doanh nâng cao năng lực quản trị tài chính. Điều đó cũng đồng nghĩa rằng từ năm 2026, bạn sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử, ghi chép sổ sách và tuân thủ quy trình kê khai thuế định kỳ, dù là kinh doanh nhỏ hay lớn.
Nếu chưa quen với hình thức mới, chủ kinh doanh nên chủ động chuẩn bị từ sớm: tìm hiểu quy định, tập làm quen với phần mềm hóa đơn/sổ sách, hoặc tìm đến tư vấn kế toán để tránh bị động khi luật có hiệu lực.
>> Mời bạn xem thêm: Bãi bỏ lệ phí môn bài và thuế khoán từ 2026: Thời cơ chuyển mình cho hộ kinh doanh
Xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 và Nghị định 70 cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh
Sổ Bán Hàng hợp tác cùng các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo, nhằm mang đến giải pháp hóa đơn điện tử tiện lợi cho chủ doanh nghiệp. Hệ thống đáp ứng đầy đủ quy định mới về thuế theo Nghị định 70, sẽ được áp dụng từ tháng 6/2025.
Với Sổ Bán Hàng, việc xuất – lưu trữ – quản lý hóa đơn điện tử (HĐĐT) trở nên nhanh chóng, chính xác và an toàn. Giao diện thân thiện, dễ sử dụng, không cần đầu tư thiết bị phức tạp – chủ doanh nghiệp có thể xuất hóa đơn ngay trên điện thoại, mọi lúc mọi nơi.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Việc lựa chọn đúng hình thức thuế khoán và thuế kê khai không chỉ giúp tối ưu nghĩa vụ tài chính, mà còn là nền tảng để doanh nghiệp và hộ kinh doanh phát triển ổn định, minh bạch và tuân thủ pháp luật một cách bền vững.
>> Mời bạn xem thêm:
Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh đóng BHXH bắt buộc từ 585.000 đồng/tháng
Hóa đơn đỏ VAT là gì? Những điều chủ kinh doanh cần biết khi xuất hóa đơn đỏ
5 Lợi ích khi chủ kinh doanh sử dụng phần mềm xuất hóa đơn điện tử