Chủ đề kinh doanh nổi bật, Kinh nghiệm kinh doanh

Thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70 cho hộ kinh doanh

28 Tháng Bảy, 2025
Chia sẻ bài viết:

Từ 06/2025, hàng triệu hộ kinh doanh trên toàn quốc sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động bán hàng. Đây là bước chuyển đổi quan trọng trong thời đại siết chặt thuế; tuy nhiên, việc này cũng khiến nhiều chủ hộ lo lắng vì chưa hiểu rõ quy trình đăng ký hóa đơn điện tử thủ tục hay các ràng buộc liên quan.

Nếu bạn là hộ kinh doanh nhỏ, bán hàng online hay có cửa hàng truyền thống, thì việc nắm rõ cách đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn quy định là cực kỳ cấp thiết để tránh vi phạm và bị xử phạt. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử chuẩn Nghị định 70 cho hộ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm:

Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt

Chi tiết cách tra cứu hóa đơn hợp lệ với từng loại hóa đơn

Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay

Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt

Hộ kinh doanh cần chuẩn bị gì khi đăng ký hóa đơn điện tử?

1. Điều kiện để sử dụng hóa đơn điện tử

Để quá trình đăng ký hóa đơn điện tử diễn ra suôn sẻ và đúng quy định, chủ kinh doanh nên chuẩn bị đầy đủ các yếu tố sau:

1Hộ kinh doanh cần trang bị thiết bị có kết nối internet ổn định, đảm bảo đáp ứng các nghiệp vụ liên quan đến kê khai, phát hành và lưu trữ hóa đơn điện tử.
2Cần bảo đảm khả năng lưu trữ hóa đơn điện tử trong tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật, bằng cách xây dựng cơ sở dữ liệu nội bộ phù hợp hoặc sử dụng dịch vụ từ nhà cung cấp uy tín có hệ thống lưu trữ đạt chuẩn an toàn và bảo mật.
3Tìm hiểu kỹ và lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử uy tín, đáp ứng đầy đủ yêu cầu nghiệp vụ. Chủ kinh doanh ưu tiên chọn nhà cung cấp có dịch vụ hỗ trợ 24/7 để đảm bảo xử lý kịp thời khi phát sinh sự cố trong quá trình sử dụng.
4Hộ kinh doanh nên sử dụng phần mềm bán hàng có khả năng kết nối với phần mềm kế toán, nhằm đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử được chuyển tự động vào hệ thống kế toán tại thời điểm lập hóa đơn. Tuy nhiên, trên thực tế, nhiều cơ quan thuế không yêu cầu bắt buộc hộ kinh doanh mới thành lập phải trang bị đầy đủ các phần mềm này trước khi đăng ký hóa đơn điện tử. Vì vậy, hộ kinh doanh nên chủ động tham khảo ý kiến của cơ quan thuế quản lý trực tiếp trước khi chuẩn bị.

2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Sau khi đáp ứng đầy đủ các điều kiện đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần chuẩn bị bộ hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử:

  • Quyết định sử dụng hóa đơn điện tử
  • Hóa đơn điện tử mẫu (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp).

Lưu ý:

  • Hộ kinh doanh cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ gồm: Quyết định sử dụng hóa đơn, Thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hóa đơn mẫu. Các tài liệu này phải được scan rõ nét và gộp chung thành một file định dạng Word (.doc) trước khi gửi lên cơ quan thuế.
  • Hộ kinh doanh cần đăng ký sử dụng chữ ký số (USB Token) nếu phần mềm hóa đơn hoặc cơ quan thuế yêu cầu ký số khi phát hành hóa đơn.

2.1. Quyết định sử dụng hoá đơn điện tử

Hộ kinh doanh đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cần nộp Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP) là tờ khai đăng ký hoặc thay đổi thông tin sử dụng hóa đơn điện tử.

Tải mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT ngay tại đây

Mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT. Nguồn: Ảnh chụp màn hình

2.2. Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà phân phối giải pháp cung cấp)

Hộ kinh doanh nên lựa chọn mẫu hóa đơn điện tử phù hợp với đặc thù ngành nghề, loại hình sản phẩm hoặc dịch vụ đang cung cấp, nhằm đảm bảo tính chuyên nghiệp và thuận tiện trong quản lý.

Xuất hóa đơn điện tử trên ứng dụng Sổ Bán Hàng. Nguồn: Ảnh chụp màn hình

Tất cả các điều kiện trên là nền tảng cần thiết giúp hộ kinh doanh mới có thể sử dụng hóa đơn điện tử hiệu quả ngay từ đầu. Sau khi chuẩn bị đầy đủ, hộ kinh doanh nên tiến hành gửi hồ sơ phát hành hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, tốt nhất là với sự hỗ trợ từ đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh

Chi tiết thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử cho hộ kinh doanh

Để đăng ký hóa đơn điện tử, chủ kinh doanh cần thực hiện 3 bước.

Bước 1: Lập tờ khai Đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT Phụ lục IA ban hành kèm theo Nghị định 70 và gửi đến cơ quan thuế.

Hướng dẫn điền mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT – Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử theo Nghị định 70

Bước 1 Truy cập vào Cổng thông tin điện tử của Tổng cục Thuế tại địa chỉ https://hoadondientu.gdt.gov.vn, sau đó điền đầy đủ thông tin trong Tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT), bao gồm:Tên người nộp thuếMã số thuếCơ quan thuế quản lýThông tin người liên hệ (họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email)
Bước 2Tại mục lựa chọn hình thức hóa đơn, hộ kinh doanh cần tích chọn một trong các phương án sau tùy theo nhu cầu sử dụng:Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuếHóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuếHóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Bước 3Lựa chọn phương thức chuyển dữ liệu HĐĐT
Bước 4Lựa chọn phương thức chuyển hóa đơn điện tử
Bước 5Tại mục “Loại hóa đơn sử dụng”, hộ kinh doanh cần chọn loại hóa đơn phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình. Các lựa chọn bao gồm:Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT)Hóa đơn bán hàngHóa đơn bán tài sản côngHóa đơn bán hàng dự trữ quốc giaCác loại hóa đơn khácCác chứng từ được in, phát hành, sử dụng và quản lý như hóa đơn
Bước 6Điền các danh sách chứng thư số sử dụng
Bước 7Điền thông tin tổ chức cung cấp dịch vụ
Bước 8Điền thông tin đơn vị truyền nhận
Bước 9Nếu hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp nhỏ có đơn vị phụ thuộc như chi nhánh hoặc cửa hàng trực thuộc cần được cấp quyền tra cứu hóa đơn, hãy điền đầy đủ thông tin tại mục “Đơn vị hạch toán phụ thuộc cần cấp quyền tra cứu hóa đơn”. Việc này giúp các đơn vị trực thuộc có thể chủ động kiểm tra, đối chiếu và sử dụng dữ liệu hóa đơn theo phân quyền.
Bước 10Trong trường hợp cần tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh/doanh nghiệp cần điền thông tin tại mục “Đề nghị tạm ngừng sử dụng hóa đơn điện tử” để thông báo với cơ quan thuế. Lý do có thể bao gồm: tạm ngừng hoạt động kinh doanh, thay đổi phần mềm hóa đơn, sự cố kỹ thuật, ngừng sử dụng dịch vụ hoặc đang trong quá trình giải thể.
Bước 11Nhấn ký điện tử và nhấn gửi cơ quan thuế

Bước 2: Cơ quan thuế tiếp nhận Mẫu 01/TB-TNĐT (Phụ lục IB) và đối chiếu thông tin người đại diện pháp luật trong vòng 1 ngày làm việc kể từ ngày nhận hồ sơ.

  • Trường hợp thông tin không khớp, Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
  • Trường hợp thông tin khớp đúng, Cơ quan thuế sẽ yêu cầu người nộp thuế xác nhận qua email hoặc số điện thoại của người đại diện pháp luật.

Bước 3: Người nộp thuế phải xác nhận thông tin ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Nếu quá hạn xác nhận hoặc xác nhận không thành công: Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo không chấp nhận hồ sơ ngay trong ngày hoặc chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.

Nếu xác nhận đúng hạn:

  • Trường hợp không vi phạm: Cơ quan thuế thông báo chấp nhận đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử chậm nhất vào ngày làm việc tiếp theo.
  • Trường hợp có dấu hiệu vi phạm (như người đại diện pháp luật từng là đại diện của NNT ngừng hoạt động, hoặc NNT thuộc diện rủi ro cao về thuế): Cơ quan thuế yêu cầu giải trình bằng Mẫu 01/TB-BSTT-NNT theo Nghị định 126/2020/NĐ-CP, trong 01 ngày làm việc kể từ ngày tiếp nhận hồ sơ.

>> Mời bạn xem thêm: Tri ân khách hàng: 4 Bí quyết giữ chân người mua hiệu quả nhất

Lưu ý quan trọng khi sử dụng hóa đơn điện tử

1. Không được sửa trực tiếp hóa đơn đã phát hành

Sau khi hóa đơn điện tử đã được ký số và phát hành, tuyệt đối không được chỉnh sửa nội dung trực tiếp trên hóa đơn. Nếu phát hiện sai sót, người bán cần thực hiện:

  • Lập hóa đơn điều chỉnh nếu hóa đơn cũ vẫn còn hiệu lực.
  • Lập hóa đơn thay thế nếu hóa đơn sai lệch hoàn toàn hoặc không thể tiếp tục sử dụng. Điều này nhằm đảm bảo tính minh bạch và đúng quy trình kiểm soát của cơ quan thuế.

2. Lưu trữ hóa đơn điện tử tối thiểu 10 năm

Theo quy định tại Luật Kế toán và Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ trong ít nhất 10 năm kể từ thời điểm phát hành. Hộ kinh doanh nên lựa chọn phần mềm hoặc nhà cung cấp dịch vụ có hạ tầng lưu trữ an toàn, dễ tra cứu khi cần đối chiếu, kiểm tra hoặc phục vụ thanh tra thuế.

3. Thường xuyên kiểm tra tình trạng kết nối chữ ký số và phần mềm

Hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử cần được liên kết ổn định với thiết bị chữ ký số (USB Token hoặc chữ ký số cloud) để đảm bảo mọi hóa đơn phát hành đều được ký số hợp lệ. Việc bị gián đoạn kết nối có thể khiến hóa đơn không được phát hành đúng thời gian hoặc bị từ chối bởi cơ quan thuế.

4. Chỉ sử dụng định dạng XML chuẩn

Hóa đơn điện tử bắt buộc phải được phát hành dưới định dạng XML chuẩn theo quy định của Tổng cục Thuế – đây là định dạng cho phép tra cứu, ký số và lưu trữ dữ liệu đầy đủ. Nếu xuất hóa đơn dưới các định dạng không hợp lệ (như PDF không đính kèm XML), hóa đơn có thể bị xem là không hợp pháp trong quá trình kiểm tra, đối chiếu.

Hình minh hoạ. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 app bán hàng online chuyên nghiệp, tốt nhất 2025

Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn Thông tư 32 cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

  • Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
  • Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
  • Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
  • Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
  • Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

TRẢI NGHIỆM SOBANHANG E-INVOICE NGAY

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Việc đăng ký hóa đơn điện tử không còn là lựa chọn mang tính khuyến khích mà đã trở thành nghĩa vụ pháp lý bắt buộc đối với hộ kinh doanh theo đúng lộ trình tại Nghị định 70/2026/NĐ-CP. Việc chuẩn bị sớm không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định, mà còn đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra liên tục, hợp lệ và minh bạch, tránh bị xử phạt hành chính do chậm trễ hoặc sai sót.

>> Mời bạn xem thêm:

25 Phần mềm chỉnh sửa ảnh trên điện thoại miễn phí được ưa chuộng nhất

Hotline giao hàng nhanh là gì? Giao hàng nhanh có tốt không?

Cung cấp thông tin xuất hoá đơn muộn có bị từ chối không? Giải đáp theo quy định mới nhất

Chia sẻ bài viết: