Trong bối cảnh kinh tế ngày càng khốc liệt và nhiều biến động, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp bán sỉ nói riêng đang phải đối mặt với thách thức lớn: thu hồi công nợ đúng hạn. Đối với các doanh nghiệp có nhiều đại lý, cộng tác viên (CTV), nhân viên sales, khách hàng lẻ, việc theo dõi và thu hồi công nợ không chỉ là nhiệm vụ phức tạp mà còn gây ra nhiều căng thẳng cho chủ doanh nghiệp hoặc người đảm nhiệm công việc này.
Hằng ngày, phòng kế toán của doanh nghiệp luôn bận rộn với việc nhắc nhở công nợ cùng hàng loạt ghi chú “nhắc nợ” vào khung giờ cố định. Điều này làm gián đoạn công việc và giảm hiệu suất chung cho doanh nghiệp.
Không chỉ là nhiệm vụ lặp đi lặp lại, việc thu hồi công nợ còn gây áp lực lớn cho nhân viên kế toán với quy trình thực hiện thủ công, từ việc ghi chép, gửi thông báo đến liên lạc trực tiếp với khách hàng. Những công việc này không chỉ tốn nhiều thời gian mà còn tiềm ẩn hằng hà đa số các nguy cơ sai sót.
“Việc nhắc nợ và thu hồi công nợ chỉ là một phần việc trong hàng tá việc khác phải làm của bạn kế toán. Anh không trực tiếp đòi nợ, bạn kế toán làm nhưng anh biết việc này gây căng thẳng và mất nhiều thời gian. Bạn kế toán sẽ bị stress vì đâu ai thích công việc đòi nợ người khác. Nên anh nghĩ mình cần có một cách thông minh hơn, để công cụ làm tự động phần này”, anh Hậu Nguyễn – Giám đốc điều hành C.A.B Group, hiện đang sử dụng phần mềm Sổ Bán Hàng chia sẻ.
Doanh nghiệp bán sỉ và những chông gai khi thu hồi công nợ
Khó khăn trong việc theo dõi công nợ
Doanh nghiệp bán sỉ thường gặp nhiều khó khăn trong việc theo dõi công nợ do tính phức tạp và khối lượng công việc liên quan. Bởi lẽ, các doanh nghiệp bán sỉ thường có một lượng lớn khách hàng từ các nhà bán lẻ nho nhỏ đến các chuỗi cửa hàng lớn. Thêm vào đó, khối lượng giao dịch nhiều và đa dạng khiến việc cập nhật, theo dõi công nợ trở nên phức tạp cũng như dễ sai sót.
Thông tin thiếu chính xác và chậm trễ
Việc chậm trễ trong cập nhật các giao dịch mới, thanh toán và thay đổi thông tin khách hàng có thể dẫn đến sai lệch và khó khăn trong việc theo dõi công nợ. Ngoài ra, vì không có thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng thanh toán của khách hàng, việc quản lý công nợ cũng trở nên phức tạp.
Không có quy trình rõ ràng
Thiếu quy trình làm việc rõ ràng là một trong những nguyên nhân chính khiến chủ doanh nghiệp bán sỉ gặp khó khăn trong việc thu hồi công nợ. Khi đó, doanh nghiệp thiếu các tiêu chí đánh giá khách hàng, kế hoạch theo dõi công nợ, giao tiếp không nhất quán, quản lý thông tin sơ sài,… sẽ phải đối mặt với rất nhiều chông gai khi thu hồi công nợ. Kết quả là doanh nghiệp không sớm thì muộn cũng không tránh được các rủi ro tài chính, nguy hại đến uy tín và giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh.
Thiếu nhân lực, kém chuyên môn
Doanh nghiệp thiếu nhân lực hay chuyên môn cần thiết có thể gây ảnh hưởng không nhỏ đến hiệu quả thu nợ, dần dần tăng tỷ lệ nợ quá hạn và nợ xấu trong công ty. Sau thời gian dài, doanh thu tiềm năng vì vậy mà cũng mất dần đi, gây khó khăn trong dòng tiền và các hoạt động kinh doanh hằng ngày.
Thiếu công cụ và hệ thống hỗ trợ
Một số doanh nghiệp vẫn đang duy trì các hình thức thu hồi công nợ truyền thống nên dẫn đến tình trạng khó khăn trong việc xử lý một lượng lớn dữ liệu. Do đó, nhân viên kế toán phải mất thêm rất nhiều thời gian và công sức nhưng lại không đảm bảo hiệu quả cho quá trình thu hồi công nợ.
Khả năng thanh toán hạn chế của khách hàng
Việc không lưu ý kỹ càng khả năng thanh toán hạn chế của khách hàng có thể khiến các doanh nghiệp bán sỉ thất bại trong quá trình thực hiện kế hoạch thu hồi nợ phù hợp, tăng rủi ro pháp lý, tranh chấp và đồng thời ảnh hưởng không nhỏ đến các thanh khoản và tài chính.
Lối thoát nào cho các chủ doanh nghiệp bán sỉ?
Xây dựng quy trình rõ ràng
Để quy trình thu hồi công nợ diễn ra hiệu quả thì đòi hỏi các doanh nghiệp bán sỉ phải xây dựng cho mình một quy trình làm việc rõ ràng và chi tiết. Bên cạnh việc quản lý, ghi nhận công nợ, doanh nghiệp cũng cần phân loại chính xác, giám sát chặt chẽ các bước thực hiện và đồng thời không quên xây dựng chiến lược ngắn hạn – dài hạn phù hợp với từng đối tượng khách hàng khác nhau.
Đánh giá khả năng của khách hàng
Quá trình thu hồi công nợ hiệu quả phụ thuộc ít nhiều vào quá trình đánh giá khả năng thanh toán của khách hàng. Do đó, doanh nghiệp cần kỹ càng trong việc thu thập thông tin, đánh giá tín dụng và đưa ra những phân tích chuyên sâu khả năng thanh toán cũng như vạch ra chiến lược thu hồi công nợ phù hợp.
Áp dụng công nghệ tự động vào quản lý công nợ
Nhằm giảm áp lực của nhân viên kế toán và tăng cao hiệu quả quá trình thu hồi công nợ, các doanh nghiệp bán sỉ cần lưu ý xây dựng, áp dụng công nghệ hay hệ thống tự động trong việc quản lý công nợ. So với các phương pháp thủ công và truyền thống, một công cụ chuyên nghiệp có thể tăng tính minh bạch, chính xác cho thông tin, dữ liệu của số lượng lớn khách hàng.
Ngoài ra, việc tự động hóa các quy trình quản lý công nợ giúp tiết kiệm thời gian cho nhân viên và tăng năng suất làm việc. Thay vì phải làm mọi thao tác một cách thủ công, các công việc như gửi hóa đơn, nhắc nhở thanh toán có thể được thực hiện tự động. Thông qua đó, quá trình quản lý tình trạng thanh toán cũng hiệu quả hơn, giảm thiểu rủi ro do sai sót và các chi phí xử lý liên quan.
