Số hóa đơn là gì? Quy định về mẫu số và ký hiệu HĐĐT mới nhất cho hộ kinh doanh
Trong quá trình chuyển đổi sang hóa đơn điện tử, nhiều hộ kinh doanh gặp không ít khó khăn khi phải làm quen với các khái niệm mới như số hóa đơn. Một sai sót nhỏ về ký hiệu hoặc thứ tự số hóa đơn cũng có thể dẫn đến việc hóa đơn bị từ chối, ảnh hưởng trực tiếp đến kê khai và quyết toán thuế.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh hiểu rõ khái niệm số hóa đơn và các quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất hiện nay.
>> Mời bạn xem thêm:
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh
Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay
Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh
Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Số hóa đơn là gì?
Theo quy định của Bộ Tài chính:
Số hóa đơn là số thứ tự được thể hiện trên từng hóa đơn khi người bán tiến hành lập. Số này phải:
- Được ghi bằng chữ số Ả-rập, tối đa 8 chữ số.
- Bắt đầu từ số 1 vào ngày 01/01 hàng năm (hoặc ngày bắt đầu sử dụng hóa đơn), và tăng dần cho đến hết năm, tối đa đến số 99.999.999.
- Được cấp theo nguyên tắc liên tục, không được ngắt quãng, theo trình tự từ nhỏ đến lớn trong cùng một mẫu số và ký hiệu hóa đơn.
Trong trường hợp không thể lập hóa đơn theo thứ tự liên tục, hệ thống phần mềm phải đảm bảo số hóa đơn tăng dần theo thời gian, và mỗi số chỉ được sử dụng một lần duy nhất.
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tải và in hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/ Inv cho chủ kinh doanh
Số hóa đơn xác thực là gì?
Khái niệm số hóa đơn không hoàn toàn đồng nghĩa với số hóa đơn xác thực.
- Số hóa đơn là cách gọi chung cho dãy số được sử dụng trên tất cả các loại hóa đơn điện tử, bao gồm cả hóa đơn có mã và không có mã của cơ quan thuế.
- Trong khi đó, số hóa đơn xác thực chỉ áp dụng đối với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, tức loại hóa đơn được cấp mã và số xác thực thông qua hệ thống của Tổng cục Thuế.
Cụ thể:
- Số hóa đơn xác thực là dãy số được tạo và cấp bởi hệ thống xác thực hóa đơn điện tử của cơ quan thuế, có cấu trúc riêng và không thể thay đổi.
- Cùng với đó, hệ thống cũng cấp một mã xác thực là chuỗi ký tự mã hóa đại diện cho tính hợp lệ và duy nhất của hóa đơn.
Lưu ý:
- Với hóa đơn điện tử có mã (hóa đơn xác thực), người bán phải ký điện tử trước khi gửi lên hệ thống để cơ quan thuế cấp mã và số xác thực.
- Loại hóa đơn này không cần lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, vì dữ liệu đã được cơ quan thuế quản lý tự động.
Ngược lại, nếu là hóa đơn điện tử không có mã, số hóa đơn sẽ được phần mềm lập hóa đơn cấp tự động, liên tục và theo nguyên tắc tăng dần, nhưng không phải là số hóa đơn xác thực, vì không thông qua hệ thống cấp mã của cơ quan thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng
Quy định về mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử mới nhất theo Thông tư 32
1. Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử do doanh nghiệp/ hộ kinh doanh tự lập
Theo quy định tại Khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, mỗi loại hóa đơn sẽ tương ứng với một chữ số tự nhiên từ 1 đến 9, đại diện cho từng nhóm mục đích sử dụng khác nhau. Đáng chú ý, từ năm 2025, hệ thống đã bổ sung thêm mẫu số 7, 8 và 9 để phù hợp với xu hướng chuyển đổi số và tích hợp dịch vụ công.
Bảng ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử hiện hành:
- Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
- Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng
- Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
- Số 5: Các hóa đơn điện tử đặc thù (tem, vé, thẻ, phiếu thu, chứng từ có nội dung như hóa đơn)
- Số 6: Phiếu xuất kho điện tử dùng để vận chuyển nội bộ hoặc gửi bán đại lý
- Số 7 (mới): Hóa đơn thương mại điện tử
- Số 8 (mới): Hóa đơn GTGT tích hợp biên lai thu các khoản thuế, phí, lệ phí
- Số 9 (mới): Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu các khoản thuế, phí, lệ phí
Lưu ý: Khi lập hóa đơn, hộ kinh doanh và doanh nghiệp cần xác định đúng loại hóa đơn để lựa chọn ký hiệu mẫu số tương ứng. Việc sử dụng sai mẫu số có thể khiến hóa đơn bị từ chối tiếp nhận hoặc bị xử phạt hành chính trong quá trình kê khai thuế.
2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Theo Điểm b, Khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu hóa đơn điện tử là một chuỗi 6 ký tự (gồm cả chữ và số), giúp nhận diện đặc điểm của hóa đơn như loại hóa đơn, năm phát hành, và hình thức có mã hay không có mã của cơ quan thuế. Cấu trúc cụ thể như sau:
- Ký tự đầu tiên (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số): Thể hiện 2 số cuối của năm lập hóa đơn. Ví dụ: Năm 2025 → ghi là 25
- Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Phản ánh loại hóa đơn điện tử sử dụng:
- T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng
- D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn đặc thù
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
- X: Hóa đơn thương mại điện tử
- Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự lựa chọn để quản lý mẫu hóa đơn nội bộ. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, có thể sử dụng ký hiệu mặc định là “YY”.
Vậy, theo Thông tư 32/2025/TT-BTC, trên bản thể hiện hóa đơn điện tử, ký hiệu mẫu số hóa đơn và ký hiệu hóa đơn điện tử được trình bày liền nhau thành một chuỗi gồm 7 ký tự. Trong đó, ký tự đầu tiên là ký hiệu mẫu số hóa đơn, còn 6 ký tự tiếp theo thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử.
Ví dụ về ký hiệu hóa đơn điện tử hoàn chỉnh:
Giả sử hộ kinh doanh phát hành hóa đơn có mã của cơ quan thuế, vào năm 2025, thuộc loại hình hóa đơn điện tử đăng ký sử dụng thông thường, và không phân nhóm hóa đơn nội bộ:
→ Ký hiệu sẽ là: C25TYY
>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay
Ký hiệu mẫu số hóa đơn do cục thuế đặt in
Cá nhân và tổ chức cần đặc biệt lưu ý đến ký hiệu mẫu số trên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, nhằm tránh nhầm lẫn và đảm bảo sử dụng đúng loại hóa đơn theo quy định. Theo quy định hiện hành:
“Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu)”.
Trong đó các ký hiệu thể hiện nội dung sau:
| STT | Ký hiệu | Nội dung |
| Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn | ||
| 1 | 01GTKT | Hóa đơn giá trị gia tăng |
| 2 | 02GTTT | Hóa đơn bán hàng |
| 3 | 07KPTQ | Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan |
| 4 | 03XKNB | Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ |
| 5 | 04HGDL | Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý |
| Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn | ||
| 1 | Các số tự nhiên 1, 2, 3 | Thể hiện số liên hóa đơn: – Liên 1: Lưu – Liên 2: Giao cho người mua – Liên 3: Nội bộ |
| Một (01) ký tự tiếp theo | ||
| 1 | dấu “/” | Để phân cách |
| Ba (03) ký tự tiếp theo | ||
| 1 | Ký tự bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999 | Số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn |
>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ
Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem vé thẻ do Cục Thuế đặt in gồm 03 ký tự để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng. Cụ thể nội dung quy định như sau:
- Ký hiệu 01: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
- Ký hiệu 02: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.
>> Mời bạn xem thêm: 2 Cách tra cứu hóa đơn theo Thông tư 32 – Chủ kinh doanh cần cập nhật ngay!
Lưu ý khi sử dụng mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử
Việc sử dụng đúng mẫu số và ký hiệu hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu kỹ thuật mà còn là điều kiện bắt buộc để đảm bảo tính hợp lệ và hợp pháp của hóa đơn khi kê khai thuế hoặc xuất trình cho cơ quan chức năng. Dưới đây là những lưu ý quan trọng bạn không nên bỏ qua:
1. Ký hiệu hóa đơn phải thay đổi theo từng năm
- Theo quy định hiện hành, ký hiệu hóa đơn điện tử bao gồm 2 chữ số thể hiện năm phát hành (ví dụ:
24cho năm 2024,25cho năm 2025). - Do đó, khi bước sang năm tài chính mới, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh cần sử dụng ký hiệu mới tương ứng với năm đó, không được tiếp tục dùng ký hiệu năm cũ.
- Trường hợp không thay đổi theo năm có thể khiến hóa đơn bị cơ quan thuế từ chối hoặc đánh giá là không hợp lệ.
2. Không được tự ý sửa đổi mẫu số và ký hiệu hóa đơn
- Mẫu số và ký hiệu là phần đã đăng ký với cơ quan thuế khi phát hành hóa đơn điện tử lần đầu.
- Hộ kinh doanh không được tự ý điều chỉnh, thay đổi mẫu số hay ký hiệu theo ý muốn, kể cả khi chỉ là thay đổi tên ký hiệu nội bộ.
- Mọi thay đổi liên quan đến mẫu số, ký hiệu cần đăng ký lại với cơ quan thuế theo đúng thủ tục, tránh vi phạm quy định và bị xử phạt hành chính.
3. Khi thay đổi phần mềm hoặc nhà cung cấp HĐĐT, phải đăng ký lại mẫu số – ký hiệu
- Nếu doanh nghiệp chuyển sang sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử khác, hoặc thay đổi nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn, thì mẫu số – ký hiệu có thể không còn đồng bộ với hệ thống cũ.
- Trong trường hợp này, người bán cần:
- Đăng ký lại mẫu số, ký hiệu hóa đơn với cơ quan thuế
- Đảm bảo rằng mẫu số – ký hiệu mới không trùng lặp với các chuỗi đã sử dụng trước đó
- Cập nhật lại thông tin trong phần mềm mới để tiếp tục phát hành hóa đơn hợp lệ
Lời khuyên thực tế:
- Kiểm tra định kỳ hệ thống hóa đơn đang sử dụng để đảm bảo mẫu số và ký hiệu luôn khớp với năm hiện hành và phần mềm đang vận hành.
- Khi có kế hoạch chuyển đổi nhà cung cấp, nên phối hợp với cả bộ phận kế toán và bên cung cấp dịch vụ mới để chuẩn hóa lại cấu trúc ký hiệu – mẫu số hóa đơn, tránh sai sót trong quá trình phát hành hóa đơn.
>> Mời bạn xem thêm: Kinh doanh gì hot năm 2025? Top 10 xu hướng lãi cao dễ bắt đầu
Từ đơn hàng đến hóa đơn điện tử – Nhanh chóng, chuẩn xác với Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:
🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT
*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.
Việc hiểu đúng và sử dụng chính xác số hóa đơn, mẫu số và ký hiệu không chỉ giúp hộ kinh doanh lập hóa đơn đúng luật mà còn là cơ sở để bảo vệ bạn trước rủi ro bị xử phạt thuế. Nếu bạn còn phân vân về cách áp dụng, đừng ngần ngại liên hệ cơ quan thuế hoặc nhà cung cấp phần mềm uy tín để được hỗ trợ kịp thời.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh và doanh nghiệp: Phân biệt rõ ràng từ A đến Z
Hóa đơn ăn uống: Quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần biết!