Phạt không xuất hóa đơn điện tử: Mức phạt mới nhất doanh nghiệp cần biết

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hộ kinh doanh và doanh nghiệp bán lẻ bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hệ thống bán hàng. Việc không lập hóa đơn hoặc lập sai quy định sẽ bị phạt không xuất hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP. Bài viết này của Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn nắm rõ mức phạt và cách phòng tránh rủi ro hiệu quả.

Quy định bắt buộc hóa đơn điện tử từ 01/6/2025

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc phát hành hóa đơn điện tử trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều nhóm hộ kinh doanh và doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực bán lẻ và dịch vụ trực tiếp tới người tiêu dùng. Đây là bước tiến quan trọng nhằm hiện đại hóa công tác quản lý thuế, đồng bộ hóa dữ liệu kê khai thuế, tăng cường tính minh bạch và phòng ngừa thất thu thuế.

Việc không tuân thủ đúng quy định này có thể dẫn tới nguy cơ phạt không xuất hóa đơn, với mức xử phạt rất nghiêm khắc theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Các đối tượng áp dụng

Theo quy định mới, các nhóm đối tượng sau sẽ bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền hoặc hệ thống bán hàng đạt chuẩn:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 01 tỷ đồng/năm trở lên

• Đây là nhóm đối tượng phát sinh doanh thu cao, giao dịch bán hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng, yêu cầu phải quản lý chặt chẽ hoạt động kê khai và nộp thuế.

Các doanh nghiệp bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng Danh mục bao gồm:

• Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi, cửa hàng bán lẻ các mặt hàng tiêu dùng, điện tử, thời trang.
• Nhà hàng, quán ăn, dịch vụ ăn uống nhanh.
• Khách sạn, khu nghỉ dưỡng, cơ sở lưu trú du lịch.
• Dịch vụ vận tải hành khách như taxi, xe buýt, xe hợp đồng.
• Dịch vụ giải trí, nghệ thuật, chiếu phim, như rạp chiếu phim, sân khấu, các khu vui chơi giải trí.

Việc mở rộng đối tượng áp dụng này nhằm bao phủ các lĩnh vực kinh doanh có tần suất giao dịch cao, giá trị hóa đơn nhỏ lẻ, giúp cơ quan thuế giám sát chặt chẽ doanh thu và nghĩa vụ thuế.

>> Mời bạn xem thêm: Sàn TMĐT tăng phí, nhà bán oằn mình xoay xở giữa cơn bão chi phí: Đâu là lối thoát?

Yêu cầu về hóa đơn điện tử

Để tuân thủ đúng quy định và tránh nguy cơ phạt không xuất hóa đơn, các đơn vị kinh doanh cần đặc biệt lưu ý các yêu cầu kỹ thuật và vận hành đối với hóa đơn điện tử:

Hóa đơn phải được khởi tạo từ máy tính tiền hoặc hệ thống bán hàng đạt chuẩn

• Máy tính tiền hoặc phần mềm bán hàng phải có khả năng khởi tạo hóa đơn điện tử ngay khi phát sinh giao dịch.
• Hóa đơn phải đúng định dạng chuẩn do Tổng cục Thuế quy định, đảm bảo đầy đủ các thông tin cần thiết để tra cứu, đối chiếu, và kê khai thuế dễ dàng.

Dữ liệu hóa đơn phải truyền tự động, theo thời gian thực đến cơ quan thuế

• Mỗi hóa đơn sau khi lập phải được truyền ngay lập tức về hệ thống quản lý hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế thông qua kết nối API.
• Dữ liệu truyền phải được mã hóa bảo mật, đúng định dạng chuẩn về nội dung và cấu trúc.
• Các trường hợp không truyền dữ liệu, truyền trễ, hoặc sai định dạng sẽ bị xử phạt nghiêm khắc theo quy định.

>> Mời bạn xem thêm:

Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?

Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025

Gợi ý mua máy tính tiền giá rẻ, chất lượng tốt cho chủ kinh doanh nhỏ

Các hành vi bị xử phạt không xuất hóa đơn

Từ ngày 01/6/2025, việc không thực hiện đúng quy định lập và truyền hóa đơn điện tử sẽ bị cơ quan thuế giám sát chặt chẽ thông qua hệ thống máy tính tiền kết nối thuế. Những hành vi vi phạm liên quan đến hóa đơn điện tử đều sẽ bị xử lý nghiêm khắc, đặc biệt trong bối cảnh quy định mới yêu cầu đồng bộ dữ liệu thời gian thực. Dưới đây là các lỗi phổ biến dễ dẫn tới phạt không xuất hóa đơn mà doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần lưu ý.

Các lỗi phổ biến

Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ

• Đây là lỗi vi phạm phổ biến nhất, xảy ra khi đơn vị kinh doanh cố tình hoặc vô ý không lập hóa đơn cho giao dịch đã thực hiện.
• Hành vi này làm thất thu thuế và sẽ bị xử phạt theo mức quy định, tùy giá trị giao dịch.

Lập hóa đơn thiếu thông tin quan trọng

• Các trường hợp hóa đơn điện tử thiếu các thông tin bắt buộc như:
  • Thông tin người mua hàng (tên, mã số thuế nếu có).
  • Giá trị giao dịch, thuế suất, tổng tiền thanh toán.
  • Mã số thuế người bán hoặc mã xác thực cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).
• Thiếu sót này không chỉ ảnh hưởng đến tính hợp pháp của hóa đơn mà còn khiến việc kê khai, hạch toán thuế gặp khó khăn.

Lập hóa đơn xong nhưng không truyền dữ liệu lên cơ quan thuế đúng chuẩn

• Dữ liệu hóa đơn phải được truyền ngay lập tức tới hệ thống của Tổng cục Thuế sau khi lập.
• Nếu doanh nghiệp lập hóa đơn nhưng truyền chậm, truyền lỗi định dạng, hoặc không truyền, sẽ bị xử lý vi phạm hành chính.

Việc không tuân thủ đúng quy trình lập và truyền hóa đơn là nguyên nhân trực tiếp dẫn đến các hình thức phạt không xuất hóa đơn, làm ảnh hưởng nghiêm trọng đến hoạt động kinh doanh và uy tín doanh nghiệp.

Hệ quả nặng nề nếu vi phạm

Cơ quan thuế sẽ giám sát theo thời gian thực, phát hiện nhanh sai phạm

• Từ 01/6/2025, toàn bộ giao dịch lập hóa đơn điện tử được ghi nhận trực tiếp và tức thời vào hệ thống quản lý thuế.
• Sai phạm dù nhỏ cũng dễ dàng bị phát hiện nhờ công nghệ giám sát dữ liệu.

Các trường hợp cố tình vi phạm sẽ bị xử phạt nặng và có thể bị cưỡng chế thuế, truy cứu hình sự

• Nếu vi phạm có tính hệ thống, tổ chức hoặc có dấu hiệu trốn thuế, cơ quan thuế sẽ áp dụng biện pháp cưỡng chế như:
  • Phong tỏa tài khoản ngân hàng.
  • Cưỡng chế tài sản, hóa đơn.
  • Cấm xuất hóa đơn trong thời gian nhất định.
• Trong trường hợp số tiền trốn thuế lớn, doanh nghiệp còn có nguy cơ bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo Bộ luật Hình sự hiện hành.

Các mức phạt không xuất hóa đơn theo nghị định 125/2020/NĐ-CP

Để hạn chế tình trạng gian lận hóa đơn và thất thu thuế, Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định chi tiết các mức xử phạt đối với hành vi không lập, lập sai hoặc gian lận hóa đơn điện tử.

Chi tiết mức xử phạt

Hành vi vi phạm	Mức phạt
Không lập hóa đơn đúng quy định	10 – 20 triệu đồng
Lập hóa đơn sai thời điểm, sai mẫu hóa đơn	20 – 50 triệu đồng
Gian lận hóa đơn để trốn thuế	Phạt 1 – 3 lần số tiền thuế trốn + nộp đủ thuế và tiền chậm nộp

• Mức phạt áp dụng tăng dần theo mức độ nghiêm trọng của hành vi.
• Các vi phạm lặp lại hoặc vi phạm có tổ chức sẽ bị xử lý nghiêm khắc hơn.

Trường hợp áp dụng biện pháp cưỡng chế hoặc truy cứu trách nhiệm

Vi phạm nghiêm trọng, có dấu hiệu trốn thuế sẽ bị áp dụng các biện pháp cưỡng chế, bao gồm:

• Phong tỏa tài khoản ngân hàng, cưỡng chế tài sản.
• Dừng phát hành hóa đơn trong một thời gian theo quyết định của cơ quan thuế.

Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự nếu số tiền trốn thuế lớn

• Trường hợp xác định doanh nghiệp trốn thuế với giá trị lớn theo quy định của Bộ luật Hình sự, người đại diện pháp lý hoặc cá nhân liên quan có thể bị truy tố và chịu hình phạt hình sự.

Việc không lập hóa đơn đúng quy định trong thời kỳ mới sẽ không còn là lỗi nhẹ. Các hình thức phạt không xuất hóa đơn hiện nay đã nghiêm khắc hơn rất nhiều, đòi hỏi doanh nghiệp phải chủ động tuân thủ chặt chẽ quy định ngay từ đầu.

Giải pháp phòng tránh vi phạm hóa đơn điện tử

Trước yêu cầu siết chặt quản lý hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025, việc chủ động phòng tránh rủi ro liên quan đến lập hóa đơn trở thành ưu tiên hàng đầu đối với doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Nếu không tuân thủ đúng quy định, nguy cơ bị phạt không xuất hóa đơn hoặc chịu các hình thức xử lý nghiêm khắc khác là rất lớn. Dưới đây là những giải pháp hiệu quả giúp doanh nghiệp vận hành đúng chuẩn và tránh vi phạm.

Chủ động chuẩn bị hệ thống máy tính tiền đạt chuẩn

Việc trang bị hệ thống máy tính tiền đáp ứng tiêu chuẩn kết nối với cơ quan thuế là bước đầu tiên cần thực hiện để đảm bảo tuân thủ quy định mới:

• Hệ thống máy tính tiền phải có khả năng khởi tạo hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế ngay tại điểm bán hàng.
• Các thiết bị và phần mềm liên quan phải đảm bảo truyền dữ liệu hóa đơn tự động, thời gian thực tới Tổng cục Thuế sau mỗi giao dịch.
• Hạ tầng cần có kết nối internet ổn định, đáp ứng yêu cầu truyền dữ liệu nhanh chóng, liên tục.

Nếu doanh nghiệp không chuẩn bị kịp, rất dễ rơi vào tình trạng chậm lập, chậm truyền hóa đơn, dẫn tới nguy cơ bị phạt không xuất hóa đơn theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp

Để vận hành hệ thống hóa đơn điện tử đạt chuẩn một cách đơn giản và hiệu quả, doanh nghiệp nên lựa chọn các phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp đầy đủ chức năng cần thiết như:

• Phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đảm bảo định dạng và nội dung hợp lệ.
• Lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn, đáp ứng yêu cầu bảo mật dữ liệu.
• Tự động truyền dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế theo chuẩn quy định.

Một trong những giải pháp nổi bật trên thị trường hiện nay là Sổ Bán Hàng E-Invoice – nền tảng hóa đơn điện tử được Finan phát triển, phối hợp cùng các đối tác uy tín như FPT, M-Invoice, VNPT và Hilo.

Sổ Bán Hàng E-Invoice hỗ trợ doanh nghiệp:

• Kết nối và khởi tạo hóa đơn điện tử có mã xác thực từ cơ quan thuế, tích hợp ký số từ xa linh hoạt.
• Xuất hóa đơn trực tiếp từ máy tính tiền hoặc smartphone, phù hợp với mô hình bán lẻ, nhà hàng, khách sạn, dịch vụ.
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử trong một nền tảng duy nhất, giúp tra cứu, phân loại và đối chiếu dễ dàng.
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản phù hợp với các đối tượng đóng thuế khoán, hỗ trợ lập tờ khai theo tháng hoặc quý.
• Cài đặt tự động hóa phát hành hóa đơn theo các tiêu chí giá trị đơn hàng, hình thức thanh toán, loại dịch vụ.

Đặc biệt, Sổ Bán Hàng E-Invoice được thiết kế thân thiện, dễ sử dụng, không yêu cầu cài đặt phức tạp hay đầu tư thêm máy móc chuyên dụng, cực kỳ phù hợp với các đơn vị kinh doanh quy mô nhỏ hoặc ít nhân sự kế toán.

Chính sách ưu đãi hấp dẫn hiện tại:

• Tặng phí khởi tạo hóa đơn điện tử trị giá 1.100.000 đồng.
• Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên sử dụng miễn phí trong vòng 1 năm.
• Ưu đãi giảm giá tới 50% khi mua thêm hóa đơn điện tử sau khi sử dụng hết lượt tặng.

Đầu tư vào một giải pháp hóa đơn điện tử chuyên nghiệp như Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp doanh nghiệp tránh tối đa rủi ro phạt không xuất hóa đơn, đồng thời tiết kiệm chi phí vận hành và tối ưu hóa quy trình bán hàng.

Mời bạn xem thêm:

Thuế khoán là gì mà các hộ kinh doanh cần phải biết

Thuế hộ kinh doanh là gì? Cập nhật chính sách thuế cho hộ kinh doanh mới nhất năm 2025

Thuế giá trị gia tăng là gì? Cách tính thuế giá trị gia tăng mới nhất 2025

Lệ phí môn bài là gì? Mức thu lệ phí môn bài cập nhật mới nhất

Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh

Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Đào tạo nhân sự, rà soát quy trình phát hành hóa đơn

Bên cạnh hệ thống phần mềm và thiết bị, doanh nghiệp cũng cần xây dựng quy trình nội bộ rõ ràng, đồng thời đào tạo nhân sự liên quan để đảm bảo vận hành chuẩn hóa:

• Tập huấn cho bộ phận kế toán, nhân viên bán hàng về quy trình lập, ký số và truyền hóa đơn điện tử.
• Rà soát định kỳ quy trình phát hành hóa đơn, phát hiện sớm và khắc phục lỗi sai nghiệp vụ.
• Thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ, đảm bảo mỗi giao dịch bán hàng đều được ghi nhận và phát hành hóa đơn đúng thời điểm.

Việc chủ động đào tạo và giám sát chặt chẽ sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót do thiếu kiến thức hoặc thao tác nhầm lẫn, giảm thiểu tối đa nguy cơ vi phạm dẫn tới phạt không xuất hóa đơn.

Để tránh nguy cơ phạt không xuất hóa đơn khi quy định mới về hóa đơn điện tử có hiệu lực từ 01/6/2025, doanh nghiệp cần chủ động chuẩn bị hệ thống máy tính tiền đạt chuẩn, lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử tích hợp uy tín và đào tạo bài bản cho nhân sự vận hành. Việc đầu tư bài bản ngay từ hôm nay sẽ giúp doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật, mà còn tối ưu quy trình bán hàng, nâng cao năng lực quản lý tài chính và tạo dựng uy tín bền vững trên thị trường.