Bạn đang làm chủ với trăm công nghìn việc, từ quản lý cửa hàng, nhân viên cho tới xử lý vô số vấn đề phát sinh trong quá trình kinh doanh. Trong đó, hao hụt tiền bạc khi kinh doanh quán ăn uống là một bài toán nan giải khiến không ít ông bà chủ phải rầu lo. Nguyên nhân chính của tình trạng này chính là từ những chiêu trò nhân viên gian lận, hòng qua mặt người quản lý hay chủ cửa hàng là vấn đề không còn quá xa lạ.
Vậy những trường hợp nhân viên gian lận, chủ kinh doanh làm sao để biết và biện pháp xử lý đó như thế nào? Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu để tránh vấp phải nhé!
1. “Đẩy Bill” – chiêu trò nhân viên gian lận phổ biến nhất
“Tiểu xảo” này là việc bắt tay giữa nhân viên thu ngân và nhân viên gọi món (Order). Khách hàng gọi món cùng số bàn, cùng order giống món nhưng bill thanh toán lại khác thời gian. Vì lúc này nhân viên dùng bill cũ để tính tiền nên số tiền này được đút vào túi nhân viên.
Để thực hiện việc gian lận này, nhân viên thường sẽ hay dùng những cách dưới đây:
- In hóa đơn tạm tính hoặc Tự ý xóa hóa đơn đã thanh toán.
- Nhân viên sau khi tính tiền sẽ tự ý xóa hóa đơn với lý do đưa ra có thể là trùng bill, order nhầm hay khách có bạn ở bàn khác… lâu lâu cách này sẽ được làm vì khó bị phát hiện.
- Hoặc in hóa đơn tạm tính để tính tiền nhưng xóa bớt món để lấy tiền chênh lệch và lí do đưa ra là khách hàng trả lại món (Thường Bill tạm tính để khách hàng check lại bill đúng sai để chốt hóa đơn tính tiền lần cuối cùng).
Nhân viên dùng bill cũ để thanh toán cho khách
Nguồn: Internet
>> Có thể bạn quan tâm: Vấp phải 4 lỗi lớn khi mở quán cà phê, đóng cửa là chuyện sớm muộn!
2. Trả tiền thiếu cho khách dễ tính
Một số tình huống, nhân viên có tính tham lam lại lợi dụng khách hàng. Nghĩa là, đối tượng khách hàng là cặp nam nữ đang hẹn hò hoặc khách hàng bận bịu với con nhỏ,… Họ thường ít kiểm tra tiền thừa mà nhét tiền vào ví luôn. Đây là điểm khiến nhân viên quán sẽ lợi dụng để trả thiếu tiền, nếu bị phát hiện thì lý do đưa ra là nhầm lẫn từ thu ngân.
Tình huống này thoạt đầu tưởng là nhỏ nhưng nếu nhận ra nhân viên không trung thực, sẽ gây ra ác cảm trong lòng khách hàng, từ đó sinh ra tâm lý e ngại không đến ủng hộ quán nữa.
3. Order miệng không thông qua phần mềm quản lý
Trong trường hợp gấp, nhân viên sẽ order nhau bằng miệng hay trả bill liền nhưng đôi khi quên hoặc cố tình thông đồng giữa order, thu ngân, pha chế và tính tiền luôn cho khách. Trường hợp này đối với bill ít tiền sẽ thường được áp dụng.
Order miệng không thông qua phần mềm quản lý
Nguồn: Internet
>> Có thể bạn quan tâm: Bí mật 5 ngày thành công cho ngành dịch vụ ăn uống
4. Lấy vật dụng, tài sản của quán để kiếm lời
Trường hợp này rất dễ xảy ra đối với nhân viên lâu năm, họ lấy hàng hóa hay vật dụng ít được dùng tới để tuồn ra ngoài bán lấy tiền riêng. Nguyên nhân chủ yếu ở khâu kiểm kê hàng hóa có vấn đề, không được chặt chẽ.
5. Nhân viên gian lận thành phần pha chế
Vị trí nhân viên pha chế cũng có một số chiêu thức gian lận mà các chủ quán cafe cần lưu ý, tiêu biểu nhất là việc giảm định lượng nguyên liệu pha chế. Một số nhân viên pha chế có thể cố tình giảm bớt định lượng nguyên liệu để pha được nhiều đồ uống hơn và bán cho khách hàng với mục đích thu lợi riêng từ số lượng bán thêm đó.
*Ví dụ, một ly sinh tố bơ bán ra cần sử dụng 1/2 quả bơ nhưng khi pha chế, nhân viên chỉ sử dụng 1/4, như vậy có thể tạo ra 2 ly sinh tố thay vì chỉ 1 ly như đúng quy định.
Gian lận từ nhân viên pha chế. Ảnh minh họa
Nguồn: Internet
>> Có thể bạn quan tâm: Điểm qua 9 địa chỉ học pha chế đồ uống uy tín tại TP HCM và Hà Nội để mở quán
Mỗi nhân viên lại có cách “lách luật” để bòn rút tiền bạc từ chính cửa hàng. Nhìn chung cách khắc phục dành cho các ông bà chủ đơn giản gồm những bước sau:
Đầu tiên, bạn cần rà soát lại hết toàn bộ quá trình quản lý nhân viên. Sau đó, bạn tìm ra lỗ hổng, nguyên nhân và giải pháp hay chế tài xử lý phù hợp nhằm răn đe tránh hệ lụy về sau.
Thứ 2: Thiết lập quy trình làm món khi có liên Order, tính tiền thì lưu ngày hóa đơn và không thể in thêm lần nữa.
Thứ 3: Tính tiền phải kèm theo hóa đơn không được tính miệng, nhập số tiền nhận và thối cho khách.
Thứ 4: In 2 liên tính tiền một liên cho khách, 1 liên giữ lại cuối ngày đối chiếu với hoạt động bán hàng.
Thứ 5: Thiết lập quy trình kiểm kho vào cuối ngày và khu vực để tư trang vật dụng cá nhân riêng biệt. Nên lắp thêm camera quản lý. Đối với nhân viên thì không mang túi hay hay áo khoác vào khu vực làm việc. Khi đi ra vào vị trí làm việc chỉ với 2 tay không.
Thứ 6: Nếu có thể, bạn có thể xây dựng quy trình tính tiền tại quầy để tiện cho việc theo dõi hoạt động bán hàng kèm Camera giám sát.
Thứ 7: Chủ quán dùng phần mềm quản lý bán hàng Sổ Bán Hàng để kiểm soát toàn bộ hoạt động buôn bán của quán mà chủ không cần có mặt.
- Sổ Bán Hàng cho phép bạn phân quyền và quản lý nhân viên theo từng vai trò.
- Tính năng Kho hàng trên Sổ Bán Hàng giúp chủ cửa hàng kiểm tra số lượng tồn kho và nguyên vật liệu chặt chẽ, nhân viên khó lòng gian lận.
- Kết hợp tính năng in hóa đơn và gửi hóa đơn online cho khách chính xác, nhanh chóng giúp tăng sự chuyên nghiệp đồng thời quản lý đơn hàng trong ngày sát sao.
- Sổ Bán Hàng với tiện ích thanh toán VietQR Pro giúp chủ kinh doanh quản lý dòng tiền hiệu quả, khi khách thanh toán bằng cách quét mã, hệ thống gửi thông báo cho chủ và nhân viên, đồng thời tiền về tài khoản ngay tức thì. Tránh tối đa tình trạng gian lận hay lừa đảo.
>> Có thể bạn quan tâm: Sổ Bán Hàng – Phần mềm quản lý quán cafe, quán ăn, nhà hàng chuyên nghiệp
Như vậy, với những thông tin mà Sổ Bán Hàng vừa cung cấp cho bạn, giúp bạn thiết lập một quy trình quản lý bán hàng chặt chẽ, yên tâm “bàn giao” công việc cho nhân viên mà không sợ bị qua mặt, không lo thất thoát hàng hóa hay tiền bạc.
