Chủ đề kinh doanh nổi bật, Kinh nghiệm kinh doanh

Hướng dẫn tải và in hóa đơn VNPT theo định dạng PDF/ Inv cho chủ kinh doanh

16 Tháng Bảy, 2025
Chia sẻ bài viết:

Mặc dù mọi hóa đơn điện tử đều được lưu trữ miễn phí trên hệ thống VNPT Invoice và chủ kinh doanh hoàn toàn có thể tra cứu bất cứ lúc nào, nhưng việc tải và in hóa đơn VNPT về máy vẫn rất cần thiết trong nhiều tình huống. Đặc biệt khi cần kiểm tra tính hợp lý, hợp pháp của hóa đơn, đối chiếu số liệu, lưu trữ nội bộ hoặc in gửi cho khách hàng, thì việc chủ động tải về là giải pháp hiệu quả và an toàn.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn chủ kinh doanh cách tải và in hóa đơn VNPT theo định dạng PDF và Inv một cách dễ hiểu và đầy đủ.

>> Mời bạn xem thêm:

Sổ Bán Hàng tự hào đạt giải Ba Giải thưởng Sáng tạo TP.HCM lần thứ 4 – năm 2025

Gian hàng miễn phí tại Aeon Mall Hà Đông – Hỗ trợ nữ chủ kinh doanh đưa sản phẩm sạch đến người tiêu dùng

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử GOV dễ dàng và chuẩn Thông tư 32

Hóa đơn VNPT là gì? Vì sao chủ kinh doanh nên quan tâm?

Hóa đơn điện tử VNPT là loại hóa đơn được phát hành thông qua hệ thống phần mềm do Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam (VNPT) cung cấp. Đây là hình thức hóa đơn hợp pháp, có đầy đủ giá trị pháp lý như hóa đơn giấy và được ký số bởi bên bán, tuân thủ đúng quy định của Bộ Tài chính và Tổng cục Thuế.

Hiện nay, hàng trăm nghìn doanh nghiệp, hộ kinh doanh, cá nhân bán hàng trên toàn quốc đang sử dụng VNPT Invoice để phát hành, quản lý và lưu trữ hóa đơn điện tử. Hệ thống này giúp tự động hóa quy trình xuất hóa đơn, rút ngắn thời gian xử lý và giảm thiểu rủi ro sai sót trong kế toán.

Vì sao bạn nên quan tâm đến việc tải đúng định dạng hóa đơn VNPT?

  • Phục vụ công việc kế toán: Tải hóa đơn đúng định dạng giúp kế toán dễ dàng đối chiếu số liệu, lưu trữ hồ sơ chứng từ và lập báo cáo tài chính chính xác.
  • Tiện cho việc in ấn và gửi khách hàng: File PDF giúp in hóa đơn rõ nét, đúng mẫu và có thể gửi nhanh cho khách qua email, Zalo hoặc các kênh số.
  • Đáp ứng yêu cầu kiểm tra thuế: Cơ quan thuế thường yêu cầu doanh nghiệp nộp file hóa đơn định dạng XML (Inv), vì đây là định dạng gốc có đầy đủ thông tin và mã xác thực điện tử.
  • Chủ động trong lưu trữ và đối chiếu: Dù hóa đơn được hệ thống lưu trữ tự động, nhưng việc chủ động tải và lưu giữ bản sao sẽ giúp bạn xử lý nhanh khi cần kiểm tra, tra cứu, hoặc làm việc với khách hàng và cơ quan chức năng.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng

Hóa đơn VNPT theo định dạng PDF và Inv là gì?

Khi tra cứu hóa đơn trên hệ thống VNPT Invoice, chủ kinh doanh sẽ thấy có hai định dạng phổ biến để tải về: PDF và Inv (hay XML). Mỗi định dạng có mục đích sử dụng khác nhau:

  • Định dạng PDF: Là bản hiển thị hóa đơn dưới dạng hình ảnh giống như hóa đơn giấy truyền thống. Dễ đọc, dễ in, dễ gửi cho khách hàng hoặc dùng để lưu trữ nội bộ. PDF là định dạng thân thiện với người dùng và được sử dụng phổ biến trong giao tiếp hằng ngày với khách hàng hoặc đối tác.
  • Định dạng Inv/XML: Đây là định dạng gốc của hóa đơn điện tử, chứa toàn bộ dữ liệu được mã hóa dưới dạng XML. File này không thể mở bằng trình duyệt thông thường, mà cần phần mềm chuyên dụng như iTaxViewer hoặc phần mềm kế toán. Đây là định dạng bắt buộc khi gửi hóa đơn lên cơ quan thuế hoặc tích hợp vào hệ thống kế toán doanh nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm: So sánh Thông tư 78 và Thông tư 32 về hóa đơn điện tử

Làm thế nào để tra cứu và in hóa đơn VNPT?

1. Tra cứu hoá đơn điện tử VNPT

1.1. Đối với khách hàng không có tài khoản VNPT Invoice

Cách 1:

Bước 1: Truy cập vào cổng tra cứu hóa đơn

Chủ kinh doanh truy cập hệ thống tra cứu hóa đơn VNPT thông qua đường link được gửi kèm trong email thông báo phát hành hóa đơn. Ngoài ra, link này cũng thường được hiển thị ở cuối trang khi chủ kinh doanh mở file hóa đơn định dạng PDF. Chỉ cần nhấp vào đường dẫn là sẽ được đưa đến trang tra cứu chi tiết hóa đơn của mình.

Truy cập cổng tra cứu hóa đơn. Nguồn: Internet

Bước 2: Nhập mã tra cứu

Tại trang chủ, chủ kinh doanh nhập mã tra cứu hóa đơn → nhập mã xác thực → bấm “Tìm kiếm”. Kết quả hóa đơn sẽ hiện ra ngay bên dưới như ảnh minh họa.

Nhập mã tra cứu. Nguồn: Internet

Cách 2: Trường hợp không có link vào portal tra cứu, chủ kinh doanh có thể làm theo cách sau.

Bước 1: Truy cập cổng tra cứu hóa đơn VNPT Invoice tại một trong các địa chỉ:

Bước 2: Tại thanh menu ngang, chọn mục “Tìm kiếm theo mã hóa đơn“.

Bước 3: Nhập mã tra cứu hóa đơn và mã xác thực vào ô biểu mẫu và bấm “Tìm kiếm“

>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay

1.2. Đối với khách hàng có tài khoản VNPT Invoice

  • Bước 1: Mở trình duyệt web, truy cập địa chỉ portal sử dụng hóa đơn điện tử của chủ kinh doanh.

Mỗi hộ kinh doanh sẽ có đường link tra cứu riêng. Đường link thường hiển thị ở dạng https://[MST_nhà_cung_cấp].vnpt-invoice.com.vn/.

Ví dụ: https://0123456789.vnpt-invoice.com.vn/.

  • Bước 2: Đăng nhập hệ thống

Nhập tên đăng nhập, mật khẩu và mã xác thực, sau đó bấm “Đăng nhập” để vào hệ thống tra cứu hóa đơn.

  • Bước 3: Tra cứu hóa đơn

Chủ kinh doanh có thể chọn 1 trong 2 cách sau:

  • Cách 1: Vào menu “Hóa đơn”, hệ thống sẽ hiển thị danh sách hóa đơn theo tháng → tự tìm hóa đơn cần tải.
  • Cách 2: Nhập mã tra cứu vào ô “Tìm kiếm hóa đơn” → điền mã xác thực (captcha) → bấm “Tìm kiếm” để hệ thống hiển thị đúng hóa đơn cần tra.
Tra cứu hóa đơn. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025

2. Tải hóa đơn điện tử về máy

Sau khi tìm được hóa đơn, chủ kinh doanh có thể tải về dưới định dạng PDF (để in hoặc gửi khách) hoặc Inv/XML (dùng cho kế toán, thuế).

2.1. Hướng dẫn tải hóa đơn dạng PDF

Cách 1: Tải từ danh sách hóa đơn Trong menu “Hóa đơn”, tìm đến dòng chứa hóa đơn bạn cần → nhấn vào cột “Tải file” (hoặc “Tải PDF”) tương ứng để tải hóa đơn về máy.

Tải hóa đơn PDF. Nguồn: Internet

Cách 2: Tải từ hóa đơn chi tiết

Nếu chủ kinh doanh tra cứu hóa đơn bằng mã xác thực, khi kết quả hiển thị, hãy nhấn vào “Xem chi tiết”. Sau đó, cuộn xuống cuối trang và bấm vào nút “Tải PDF hóa đơn” để lưu về máy.

Tải từ hóa đơn chi tiết. Nguồn: Internet

Lưu ý khi tải file PDF:

  • Chủ kinh doanh có thể tải cả hóa đơn đã ký và chưa ký điện tử dưới định dạng PDF.
  • File PDF thường được dùng để gửi cho khách hàng, đối tác hoặc lưu trữ nội bộ, phục vụ cho việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo tài chính…

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn VAT: Hướng dẫn cách xuất hóa đơn cho cá nhân/ khách lẻ chi tiết và dễ hiểu cho chủ kinh doanh

2.2. Tải hóa đơn dạng Inv (XML)

  • Bước 1: Nhấn vào dòng hóa đơn muốn tải để mở trang chi tiết.
  • Bước 2: Cuộn xuống cuối trang, bấm nút “Tải hóa đơn” để tải file Inv/XML.
  • Bước 3: Chọn thư mục lưu trên máy tính → bấm “Lưu” để hoàn tất.
Tải hóa đơn dạng Inv. Nguồn: Internet

Lưu ý khi tải file Inv:

  • File Inv (XML) là định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử, chỉ có thể tải đối với hóa đơn đã ký số và được khách hàng xác nhận.
  • Không thể mở bằng các phần mềm thông thường như Adobe Reader hay Foxit.
  • Để xem file Inv, chủ kinh doanh cần dùng website của Tổng cục Thuế hoặc phần mềm chuyên dụng như EInvoiceViewer.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn ăn uống: Quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần biết!

Hướng dẫn cài đặt phần mềm EInvoiceViewer của VNPT:

  • Bước 1: Tại giao diện trang chủ cổng tra cứu hóa đơn, chọn menu “Hỗ trợ” → bấm vào mục “Phần mềm xem hóa đơn” để tải công cụ đọc file Inv về máy.
  • Bước 2: Hệ thống sẽ hiển thị hộp thoại tải phần mềm. Chủ kinh doanh chỉ cần chọn thư mục lưu trên máy tính và bấm “Tải”. Phần mềm sẽ được tải về dưới dạng file EInvoiceViewer.exe.
  • Bước 3: Mở file đã tải, làm theo các bước hướng dẫn để cài đặt phần mềm vào máy.
Cài đặt. Nguồn: Internet
  • Bước 4: Sau khi cài đặt xong, mở phần mềm EInvoiceViewer, chọn mục “Open” trên thanh menu → tìm đến file hóa đơn định dạng Inv/XML đã tải về → bấm “Mở” để xem nội dung hóa đơn.
Xem chi tiết hoá đơn. Nguồn: Internet

>> Mời bạn xem thêm: Lựa chọn một lĩnh vực kinh doanh: 10 Hướng đi đúng cho người mới khởi nghiệp

3. In hóa đơn VNPT

Để in hóa đơn VNPT chủ kinh doanh cần thực hiện 2 bước:

  • Bước 1: Mở file PDF bằng Adobe Acrobat Reader hoặc file Inv/XML bằng phần mềm EInvoiceViewer.
  • Bước 2: Kết nối máy in → nhấn Ctrl + P, chọn máy in → bấm OK để in hóa đơn.

Lưu ý cho chủ kinh doanh tải và lưu trữ khi in hóa đơn VNPT

1. Gửi khách hàng: Nên sử dụng file PDF

File PDF có định dạng trực quan, dễ đọc và in ấn rõ ràng. Đây là phiên bản phù hợp để gửi cho khách hàng qua email, Zalo, hoặc kèm theo chứng từ bán hàng. Ngoài ra, PDF còn giúp tạo cảm giác chuyên nghiệp và thuận tiện hơn khi giao dịch.

2. Lưu trữ nội bộ và phục vụ báo cáo thuế: Nên lưu cả PDF và Inv

File PDF giúp kế toán dễ tra cứu và kiểm tra khi cần. File Inv (XML) là định dạng gốc bắt buộc khi nộp cho cơ quan thuế hoặc tích hợp vào phần mềm kế toán. Việc lưu cả hai định dạng giúp bạn sẵn sàng đối phó với mọi yêu cầu nghiệp vụ hay kiểm tra đột xuất.

3. Nên đặt tên file hóa đơn theo cú pháp rõ ràng

Đặt tên file theo dạng TenKH_NgayHD_SoHD.pdf sẽ giúp bạn dễ dàng tìm kiếm khi cần. Việc sắp xếp hóa đơn theo quy chuẩn còn hỗ trợ việc thống kê, lập báo cáo doanh thu theo tháng hoặc quý mà không mất công tra cứu lại từng file nhỏ lẻ.

4. Lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định pháp luật

Theo Luật Kế toán, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ an toàn ít nhất 10 năm. Vì vậy, chủ kinh doanh nên sao lưu dữ liệu định kỳ trên ổ cứng, máy chủ nội bộ hoặc dịch vụ lưu trữ đám mây để đảm bảo an toàn, tránh mất mát khi xảy ra sự cố hệ thống.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn chọn máy tính tiền có in hóa đơn cho hộ kinh doanh

Xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 và Nghị định 70 cùng Sổ Bán Hàng – Giải pháp toàn diện cho hộ kinh doanh

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

  • Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
  • Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
  • Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
  • Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
  • Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

TRẢI NGHIỆM SỔ BÁN HÀNG E-INVOICE NGAY TẠI ĐÂY

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Giảm 50% phí chữ ký số
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Việc tải và in hóa đơn điện tử VNPT đúng cách không chỉ là thao tác kỹ thuật đơn thuần, mà còn là bước quan trọng trong quy trình kế toán – tài chính của hộ kinh doanh. Thao tác chính xác sẽ giúp đảm bảo tính pháp lý, hỗ trợ đối chiếu số liệu, và nâng cao hiệu quả quản lý chứng từ. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, mỗi chủ kinh doanh cần chủ động nắm rõ các bước thực hiện để tránh sai sót không đáng có, đặc biệt là khi làm việc với cơ quan thuế hoặc đối tác.

>> Mời bạn xem thêm:

7 Sổ kế toán là gì? Hiểu đúng khái niệm, chức năng của mỗi sổ trong quản lý tài chính

Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty

Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”

Chia sẻ bài viết: