Từ trước đến nay, gửi hàng qua bưu điện (Vietnam Post) luôn nhận được sự tín nhiệm của nhiều người vì quy trình bảo mật nghiêm ngặt và vận chuyển an toàn. Tuy nhiên, việc gửi hàng qua bưu điện cũng phải chuẩn bị nhiều giấy tờ và trải qua một số thủ tục. Nếu bạn không muốn bản thân trông quá “lóng ngóng” khi bước chân vào bưu điện thì hãy theo dõi bài viết sau đây. Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn cách gửi hàng qua bưu điện thật chi tiết cho bạn.

1. Các hình thức gửi hàng qua bưu điện (Vietnam Post)

Hiện nay có 3 hình thức gửi hàng qua bưu điện được áp dụng phổ biến như sau:

Bưu phẩm đảm bảo: Thường được sử dụng để chuyển các loại công văn, giấy tờ quan trọng. Dịch vụ này chấp nhận vận chuyển và phát bưu phẩm đến các địa chỉ trong nước và quốc tế.  

Chuyển phát nhanh EMS: Sử dụng cho các vật phẩm cần được chuyển đi trong thời gian ngắn, bao gồm 3 gói: Chuyển phát tiết kiệm (nhận hàng trong vòng 3 đến 7 ngày), chuyển phát đảm bảo (được giao trong 3 ngày kế tiếp sau khi nhận hàng), giao hàng thu tiền (trong vòng 2 đến 5 ngày kể từ khi nhận đơn hàng và thu tiền cho khách hàng)

Bưu kiện: Các loại vật phẩm, hàng hóa thông thường. 

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn tra cứu đơn hàng Viettel bằng số điện thoại cực đơn giản

2. Hướng dẫn gửi hàng qua bưu điện

Bước 1: Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa

Trước khi mang hàng hóa đến bưu điện để ký gửi, bạn cần chuẩn bị và đóng gói hàng hóa một cách kỹ càng và theo đúng quy định. Công đoạn đóng gói có thể ảnh hưởng đến chi phí gửi hàng và cả chất lượng vận chuyển nên bạn cần cẩn trọng trong bước này. Đối với các sản phẩm cần bảo mật cao hay các món đồ dễ vỡ, bạn nên đóng gói kỹ càng để tránh xảy ra sơ sót hư hỏng, đổ vỡ hay lộ thông tin.

Một số vấn đề bạn cần lưu ý khi gói hàng như sau:

• Khi gói hàng, bạn nên tạo ra 1 bề mặt tương đối phẳng để dán phiếu thông tin người gửi và người nhận lên trên.
• Không nên dán tờ hướng dẫn sử dụng, giấy bảo hành ở bên ngoài thùng hàng
• Không nên sử dụng dây vải, dây thừng buộc hàng
• Không nên sử dụng giấy hay vải để gói hàng
• Sử dụng băng dính dán chặt hàng hóa bên ngoài.

Bước 1: Chuẩn bị và đóng gói hàng hóa
Nguồn: Internet

Bước 2: Tìm kiếm bưu cục gần nhất

Nếu bạn chưa định vị được bưu điện gần nhất với mình là ở đâu thì hãy truy cập vào link: Tìm kiếm bưu cục. Lúc này, bạn tiến hành nhập thông tin về tỉnh/ thành phố/ quận/ huyện mà bạn đang kinh doanh và chọn loại dịch vụ mà bạn muốn là dịch vụ gửi bưu kiện trong nước, quốc tế hay bưu phẩm đảm bảo,… danh sách các bưu cục ở khu vực bạn lựa chọn sẽ hiện ra.

Bước 3: Thủ tục gửi hàng qua bưu điện

Khi bạn mang hàng hóa đến bưu điện để gửi, nhân viên tại đây sẽ hỏi bạn về phương thức gửi hàng mà bạn muốn bao gồm: Gửi bưu phẩm đảm bảo, chuyển phát nhanh hay gửi bưu kiện thông thường. Nếu bạn vẫn còn lăn tăn trong sự lựa chọn, bạn có thể hỏi trực tiếp nhân viên bưu điện để được hướng dẫn cách gửi hàng phù hợp và chính xác nhất. 

Sau khi đã lựa chọn được hình thức gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ kiểm tra hàng gửi bưu điện của bạn về khối lượng, kích thước, loại hàng hóa,… để dựa trên đó báo mức phí vận chuyển. Đến lúc này, bạn sẽ được đưa cho 1 phiếu gửi hàng để điền thông tin người nhận về họ tên, địa chỉ nhận hàng, số điện thoại,… Phiếu thông tin này, bạn sẽ giữ lại 1 bản sao để đối chiếu trong trường hợp có sự cố xảy ra.

Sau khi đã điền xong phiếu gửi hàng, nhân viên bưu điện sẽ xác nhận lại một lần nữa với bạn rồi với hoàn thành việc nhận hàng hóa giao gửi. Bên cạnh đó, nhân viên cũng sẽ thông báo cho bạn biết thời gian dự kiến hàng hóa sẽ đến tay người nhận, để bạn báo lại với khách hàng của mình chú ý về thời gian nhận hàng.

>> Có thể bạn quan tâm: Ship hàng đi tỉnh đơn giản chỉ với 4 bước cho các chủ shop online

3. Kinh nghiệm đóng gói hàng hóa khi gửi qua bưu điện

3.1 Cách đóng gói khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện

Đối với các mặt hàng dễ vỡ như gốm sứ, thủy tinh,… bạn nên sử dụng vật liệu đóng gói từ bìa carton hoặc giấy gói bọt khí. Đây là các chất liệu có khả năng đàn hồi và hạn chế hư hỏng khi xảy ra va đập. Khi đóng gói, bạn hãy cho các bìa carton và giấy gói bọt khí bao bọc bên ngoài sản phẩm và không để các góc cạnh sản phẩm bị lộ ra ngoài. 

Để đảm bảo hơn, bạn có thể ghi bên ngoài hộp hàng dòng chữ: “Hàng dễ vỡ xin nhẹ tay” để nhân viên vận chuyển chú ý nhẹ tay hơn trong quá trình sắp xếp hàng hóa. 

Cách đóng gói khi gửi hàng dễ vỡ qua bưu điện
Nguồn: Internet

3.2 Cách đóng gói các loại vật phẩm có chất lỏng

Khi gửi các loại hàng hóa có chất lỏng, bưu điện sẽ yêu cầu bạn phải đóng gói đúng quy chuẩn sau: Miệng chai/ bình đựng chất lỏng phải được bịt kín bằng nắp, màng bọc thực phẩm hay băng dính, để đảm bảo chất lỏng không bị chảy ra ngoài. 

Để cẩn thận hơn, bạn hãy chọn các thùng gỗ/ thiếc có khoảng trống để đặt các vật phẩm có chất lỏng vào. Đồng thời, bạn nên cho vào các vật liệu hút chất lỏng như mùn cưa, để đề phòng trường hợp vật phẩm có bị vỡ hoặc rò rỉ cũng sẽ không ảnh hưởng bên ngoài. Bên cạnh đó, bạn cũng nên sử dụng hạt xốp, mút, tấm bọt khí hoặc miếng xốp để lấp đầy khoảng trống trong thùng. Điều này giúp cho các chai lọ không bị va đập trong quá trình vận chuyển

3.3 Cách gói hàng hóa có thể cuộn tròn lại

Đối với các loại hàng hóa có thể cuộn tròn lại như: Poster, tấm bản đồ, tranh vẽ,… hãy cuộn tròn chúng lại rồi cho vào một ống giấy bìa cứng hoặc ống nước để cố định. Cần lưu lý bịt kín 2 đầu để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển. Việc cuộn tròn chúng lại sẽ giúp cho vật phẩm không bị rách và hư hại khi chuyển qua bưu điện.

Cách gói hàng hóa có thể cuộn tròn lại
Nguồn: Internet

3.4 Cách gói hàng điện tử

Các mặt hàng điện tử như: Điện thoại, máy tính, tivi, máy ảnh,… thường có giá trị cao nên bạn phải hết sức cẩn thận khi đóng gói. Bạn nên sử dụng các miếng bọt làm từ chất liệu polyurethane (PU), polyethylene (PE) hoặc giấy gói Bubble để bọc quanh sản phẩm. Tiếp đó, dùng băng dính để cố định các góc lại. Tất cả phải được đựng trong một thùng carton cứng bọc ở phía ngoài.

Đặc biệt, bạn nên sử dụng thùng carton có kích thước phù hợp với sản phẩm và chèn các tấm mút vào bên trong sản phẩm. Điều này giúp bảo vệ sản phẩm tránh bị xê dịch và bóp méo trong quá trình vận chuyển.

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn cách đăng ký Ahamove nhanh chóng

4. Một số câu hỏi thường gặp

4.1 Cách tra bảng phí gửi hàng qua bưu điện

Tùy thuộc vào khối lượng, kích thước hàng hóa, khoảng cách gửi hàng và hình thức gửi hàng mà phí vận chuyển sẽ khác nhau. bạn có thể sử dụng tính năng ước tính cước phí tại đường link: Ước tính cước phí. Lúc này, bạn chọn điểm gửi và nơi nhận, rồi điền số ký của hàng hóa vào, hệ thống sẽ đưa ra mức phí dự kiến dành cho bạn.

4.2 Bưu điện có nhận ship COD

Nhằm đáp ứng nhu cầu của khách hàng, bưu điện đã xây dựng dịch vụ thu tiền hộ (COD), giao hàng nhanh và hoàn tiền lẹ cho khách hàng. Ngay khi nhận được đơn hàng theo yêu cầu, nhân viên bưu điện sẽ tiếp nhận hàng và giao đến tận nơi người nhận. Nếu giao hàng ở hình thức ship COD, nhân viên sẽ thu hộ và lập tức chuyển khoản cho khách hàng ngay sau ngày giao thành công. Chỉ trừ những trường hợp đặc biệt khách hàng phải đến bưu cục gần nhất để nhận tiền thu hộ. 

4.3 Nên vận chuyển bằng bưu điện hay các đơn vị vận chuyển

Tùy vào hình thức đơn hàng mà bạn có thể lựa chọn sao cho linh hoạt và phù hợp nhất có thể. Nếu gói hàng không cần vận chuyển quá nhanh thì bạn có thể lựa chọn gửi hàng qua bưu điện để tiết kiệm chi phí, vì bảng giá gửi bưu điện rẻ hơn rất nhiều so với các đơn vị vận chuyển. Còn nếu đơn hàng cần gấp hay quá lớn, bạn hãy lựa chọn các đơn vị vận chuyển khác như: Viettel Post, GHN, GHTK,… để được hỗ trợ vận chuyển nhanh và hiệu quả nhất có thể.

4.4 Thời gian làm việc của bưu điện

Bạn cần nắm bắt được thời gian làm việc của bưu điện để không phải mất thời gian và luôn ở thế chủ động khi có hàng cần giao. 

Thời gian bưu điện làm việc cụ thể như sau:

• Sáng: Từ 7h30 đến 12h00
• Chiều: Từ 13h00 đến 19h00

Các bưu cục trên toàn quốc thường chỉ làm từ thứ hai đến hết sáng thứ bảy. Thời gian mở cửa và đóng cửa của các bưu cục có thể xê lệch đi một chút nhưng đa số đều làm trong khung giờ trên.

4.5 Gửi hàng bưu điện mất bao lâu mới nhận được

Bởi vì phí ship tại bưu điện tương đối thấp nên so với các đơn vị vận chuyển khác sẽ không nhanh bằng. Đối với các dịch vụ chuyển phát nhanh tại bưu điện, thường sẽ giao trong khoảng 48 giờ (kể từ khi gửi hàng đi). Đối với các dịch vụ chuyển phát thường, thời gian tối đa để nhận hàng là trong 7 ngày kể từ khi vận chuyển. Thời gian nhận hàng sẽ tùy thuộc vào khoảng cách gần hay xa của các nơi mà người gửi muốn chuyển hàng đến.

4.6 Thông tin liên hệ bưu điện

Email:cskh@vnpost.vn 

Hotline: 1900545481

Địa chỉ tổng bưu cục Việt Nam: 5 Phạm Hùng, Mỹ Đình 2, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Fanpage: Vietnam Post – Bưu điện Việt Nam

Website: https://vietnampost.vn/ 

Một số câu hỏi thường gặp thông qua bưu điện
Nguồn: Internet

>> Có thể bạn quan tâm: Hướng dẫn nhập sỉ hàng Taobao về Việt Nam chi tiết và đơn giản

>> Mời bạn quan tâm: Review chân thật các đơn vị vận chuyển phổ biến hiện nay

Trên đây là thông tin về cách gửi hàng qua bưu điện chi tiết dành cho người mới bắt đầu chuyển hàng qua bưu điện. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại những kiến thức và kinh nghiệm hữu ích dành cho chủ kinh doanh để công việc buôn bán được diễn ra suôn sẻ và thuận lợi.