Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng

Hóa đơn là căn cứ quan trọng để doanh nghiệp, đặc biệt là hộ kinh doanh, quản lý doanh thu và thực hiện nghĩa vụ thuế một cách minh bạch. Tuy nhiên, thực tế cho thấy nhiều hộ vẫn chưa hiểu rõ về các rủi ro xoay quanh hóa đơn thuế. Những sai sót và rủi ro này không chỉ khiến chủ kinh doanh bị xử phạt hành chính, truy thu thuế mà còn ảnh hưởng đến uy tín kinh doanh.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh nhận diện rõ 5 rủi ro tiềm ẩn từ hóa đơn thuế không hợp lệ, giúp chủ kinh doanh minh bạch trong việc quản lý bán hàng và kê khai thuế chuẩn Luật.

>> Mời bạn xem thêm:

Doanh thu dưới 200 triệu/ năm có phải đóng thuế không? Giải đáp chi tiết!

So sánh Thông tư 78 và Thông tư 32 về hóa đơn điện tử

Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025

Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”

Tài khoản doanh nghiệp là gì? Những điều cần biết khi thành lập công ty

Hóa đơn thuế là gì? Chủ kinh doanh có cần xuất không?

Hoá đơn thuế (hay hóa đơn giá trị gia tăng – VAT) là chứng từ kế toán do người bán lập để ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ và doanh thu nhận được, thể hiện mối quan hệ mua bán giữa người bán và người mua.

Về việc hộ kinh doanh có cần xuất hóa đơn hay không:

• Hộ kinh doanh không xuất hóa đơn VAT nếu áp dụng phương pháp tính thuế khoán, vì theo quy định hiện hành, chỉ tổ chức, cá nhân kinh doanh khai thuế theo phương pháp khấu trừ mới được xuất hóa đơn VAT.
• Tuy nhiên, hộ kinh doanh có thể mua hóa đơn do cơ quan thuế đặt in để sử dụng kê khai thuế GTGT, nếu có đơn đề nghị và đáp ứng các điều kiện về đăng ký thuế, giấy tờ chứng minh địa chỉ kinh doanh, giấy tờ pháp lý liên quan.
• Từ ngày 1/6/2025, hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế theo từng lần phát sinh, đồng thời phải nộp đầy đủ các loại thuế phát sinh trên hóa đơn (thuế GTGT, thuế thu nhập cá nhân, thuế thu nhập doanh nghiệp nếu có).
• Nếu hộ kinh doanh không thuộc diện phải sử dụng hóa đơn điện tử, vẫn có thể sử dụng hóa đơn bán hàng do cơ quan thuế đặt in để kê khai thuế.

>> Mời bạn xem thêm: 3 bước đăng ký hộ kinh doanh cá thể theo quy định mới nhất 2025

Nhận diện 5 hóa đơn thuế mang rủi ro pháp lý cao – Chủ kinh doanh cần biết ngay!

Hóa đơn là chứng từ do người bán lập để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ theo quy định của pháp luật. Đây là căn cứ pháp lý quan trọng trong việc kê khai thuế và hạch toán kế toán.

Hiện nay, hóa đơn có thể được lập dưới hình thức hóa đơn giấy hoặc hóa đơn điện tử, tùy theo phương thức đăng ký và yêu cầu thực tế của doanh nghiệp/hộ kinh doanh. Tuy nhiên, nếu không nắm vững các quy định liên quan, chủ kinh doanh rất dễ rơi vào bẫy hóa đơn rủi ro về thuế, dẫn đến bị cơ quan thuế kiểm tra, truy thu, hoặc xử phạt hành chính.

1. Hóa đơn khống – Rủi ro “ẩn mình” gây hậu quả lớn

Hóa đơn khống là loại hóa đơn được lập ra mà không hề có giao dịch mua bán thực tế nào xảy ra. Đây là hình thức giả mạo chứng từ thuế, thường bị sử dụng để “hợp thức hóa” chi phí, gian lận thuế hoặc làm đẹp sổ sách. Do tính chất nghiêm trọng, đây là loại hóa đơn có rủi ro pháp lý cao và dễ bị cơ quan thuế “điểm danh”.

Dấu hiệu nhận biết hóa đơn khống:

• Hóa đơn không có đầy đủ chữ ký hoặc con dấu, hoặc chữ ký/dấu mờ nhòe, thiếu tính xác thực.
• Thông tin trên hóa đơn không khớp với thực tế giao dịch: số lượng, đơn giá, nội dung hàng hóa/dịch vụ sai lệch.
• Đơn vị phát hành hóa đơn có dấu hiệu hoạt động bất thường: địa chỉ không tồn tại, không có website, không rõ người đại diện pháp luật, hoặc thường xuyên thay đổi tên/mã số thuế.

Lưu ý: Nếu hộ kinh doanh hoặc doanh nghiệp sử dụng hóa đơn khống, dù cố ý hay vô tình, đều có thể bị xử phạt nặng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thất thoát lớn cho ngân sách nhà nước.

2. Hóa đơn không hợp lệ – “Bẫy thuế” từ những sai sót tưởng chừng nhỏ

Không giống hóa đơn khống vốn là giả mạo, hóa đơn không hợp lệ là những hóa đơn có thật nhưng không đáp ứng đầy đủ các tiêu chí bắt buộc theo quy định pháp luật. Dù vô tình hay cố ý, việc sử dụng hóa đơn không hợp lệ đều khiến giao dịch bị xem là không hợp pháp và có thể bị loại trừ khi kê khai thuế, dẫn đến các rắc rối về tài chính và pháp lý.

Dấu hiệu nhận biết hóa đơn không hợp lệ:

• Hóa đơn không đúng mẫu do cơ quan thuế quy định (về bố cục, thông tin, hình thức trình bày).
• Thiếu mã của cơ quan thuế (đối với hóa đơn điện tử có mã).
• Thiếu chữ ký điện tử hoặc dấu của người bán, gây nghi ngờ về tính xác thực.

Làm sao để kiểm tra?

Để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn, chủkinh doanh có thể tra cứu trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC (ban hành ngày 17/9/2021). Việc tra cứu thường mất chưa đầy 2 phút nhưng có thể giúp chủ kinh doanh tránh mất hàng chục triệu đồng vì kê khai sai.

Lưu ý: Nếu phát hiện hóa đơn không hợp lệ, tuyệt đối không nên sử dụng để kê khai thuế hoặc đưa vào sổ sách kế toán, dù đã thanh toán giao dịch.

3. Hóa đơn sai thông tin – Lỗi tưởng nhỏ, rủi ro lớn

Trong số các loại hóa đơn rủi ro về thuế, hóa đơn sai thông tin là tình trạng khá phổ biến nhưng lại tiềm ẩn nhiều hậu quả nghiêm trọng. Những sai lệch dù nhỏ về tên hàng hóa, đơn giá hay mã số thuế cũng có thể khiến hóa đơn không được chấp nhận khi kê khai, ảnh hưởng trực tiếp đến việc hoàn thuế, khấu trừ thuế hoặc chi phí hợp lý.

Nguyên nhân có thể xuất phát từ:

• Sơ suất trong quá trình lập hóa đơn (nhập sai, ghi nhầm thông tin).
• Cố tình gian lận để trốn thuế hoặc làm sai lệch giá trị giao dịch. Những trường hợp này thường được “ngụy trang” tinh vi và rất khó phát hiện bằng mắt thường.

Dấu hiệu nhận biết hóa đơn sai thông tin:

• Tên hàng hóa không khớp với thực tế giao dịch (viết sai tên, mô tả mơ hồ, không đúng loại).
• Số lượng hoặc đơn giá bất thường, cao hơn hoặc thấp hơn nhiều so với mức thị trường.
• Thông tin bên mua hoặc bên bán không tra cứu được: sai mã số thuế, địa chỉ không rõ ràng hoặc không tồn tại.

Lưu ý : Việc kê khai hóa đơn sai thông tin không chỉ khiến doanh nghiệp và hộ kinh doanh bị truy thu thuế mà còn ảnh hưởng đến độ tin cậy khi bị thanh tra thuế trong tương lai.

4. Hóa đơn không khớp với thực tế giao dịch – “Lỗ hổng” dễ bị thanh tra phát hiện

Đây là dạng hóa đơn được lập ra nhưng không phản ánh đúng nội dung, giá trị hoặc bản chất của giao dịch thực tế. Có thể là không có giao dịch thật, hoặc có giao dịch nhưng thông tin ghi trên hóa đơn đã bị “bóp méo”, ví dụ như thay đổi loại hàng hóa, đơn giá, số lượng hoặc bên mua, bên bán.

Hóa đơn kiểu này thường được lập cố ý với mục đích gian lận, hợp thức hóa chi phí không có thật hoặc tăng khống doanh thu, từ đó ảnh hưởng đến nghĩa vụ thuế.

Vì sao nguy hiểm?

• Những hóa đơn này khó nhận biết bằng mắt thường, đặc biệt nếu được “dàn dựng” kỹ lưỡng.
• Chúng chỉ bị phát hiện khi cơ quan thuế, công an kinh tế hoặc thanh tra chuyên ngành vào cuộc.
• Nếu bị phát hiện, doanh nghiệp/hộ kinh doanh có thể đối mặt với xử phạt nặng, thậm chí truy cứu trách nhiệm hình sự nếu gây thất thoát lớn cho ngân sách.

Ví dụ dễ gặp nhất khi mua hàng không lấy hàng thật nhưng vẫn xin xuất hóa đơn hoặc mua một sản phẩm nhưng hóa đơn ghi sản phẩm khác để hợp thức hóa chi phí.

5. Hóa đơn mua từ doanh nghiệp/ hộ kinh doanh có rủi ro về thuế – “Chi phí ảo”, thiệt hại thật

Việc sử dụng hóa đơn mua từ doanh nghiệp/ hộ kinh doanh có rủi ro thuế có thể khiến chủ kinh doa vô tình kê khai chi phí không hợp lệ, dẫn đến tăng số thuế GTGT phải nộp và không được tính chi phí hợp lý khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp. Rủi ro càng lớn nếu hóa đơn đến từ các doanh nghiệp có dấu hiệu “làm bình phong” – chuyên phát hành hóa đơn mà không có hoạt động sản xuất kinh doanh thật.

Dấu hiệu nhận biết doanh nghiệp có rủi ro về thuế:

• Thường xuyên thay đổi địa chỉ, địa chỉ không rõ ràng hoặc không tồn tại.
• Hộ kinh doanh/ doanh nghiệp thành lập nhiều năm nhưng không phát sinh doanh thu, hoặc đã bị chuyển nhượng nhiều lần, có dấu hiệu “bán công ty”.
• Số lần thay đổi trạng thái hoạt động từ 2 lần trở lên trong năm (đăng ký tạm ngừng, quay lại hoạt động, rồi lại tạm ngừng…).
• Sử dụng số lượng hóa đơn bất thường lớn, từ 500 đến 2.000 hóa đơn/năm.
• Tỷ lệ hóa đơn xóa bỏ cao – bình quân khoảng 20% tổng số hóa đơn đã sử dụng, cho thấy có thể xuất nhầm, xuất khống.
• Có tên trong các cảnh báo của cơ quan thuế về doanh nghiệp rủi ro.

Làm sao để kiểm tra?

Chủ kinh doanh có thể đối chiếu với danh sách và dấu hiệu nhận diện doanh nghiệp rủi ro được ban hành kèm theo Công văn số 1873/TCT-TTKT ngày 01/6/2022 của Tổng cục Thuế. Ngoài ra, nên thường xuyên tra cứu mã số thuế, tình trạng hoạt động và thông tin pháp lý của bên bán qua https://tracuunnt.gdt.gov.vn để chủ động phòng tránh.

Lưu ý: Dù giao dịch thật nhưng nếu bên bán là doanh nghiệp/ hộ kinh doanh có dấu hiệu rủi ro thuế, hóa đơn vẫn có thể bị loại khỏi hồ sơ thuế. Hãy cẩn trọng và kiểm tra kỹ trước khi đưa vào sổ sách!

Ví dụ thực tế dễ hiểu:

Giả sử bạn là chủ kinh doanh bán hàng tạp hóa và muốn ghi nhận chi phí mua 50 triệu tiền hàng để giảm thuế. Một người quen giới thiệu bạn lấy hóa đơn từ Công ty A trông có vẻ bình thường, có hóa đơn đầy đủ, thuế suất rõ ràng.

Nhưng…

• Công ty A không có hoạt động kinh doanh thật, chỉ lập hóa đơn bán khống
• Hoặc công ty đó đã tạm ngừng hoạt động, hoặc thường xuyên thay đổi địa chỉ, người đại diện
• Hoặc bị cơ quan thuế xếp vào danh sách rủi ro về thuế

Lúc này, nếu chủ kinh doanh dùng hóa đơn đó để kê khai, thì:

• Cơ quan thuế kiểm tra sẽ loại bỏ hóa đơn đó ra khỏi hồ sơ
• Chủ kinh doanh không được giảm thuế như mong muốn
• Có thể bị truy thu lại phần thuế đã khấu trừ, phạt chậm nộp, hoặc bị phạt do dùng hóa đơn không hợp lệ

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền cho quán trà sữa: Bộ thiết bị chuẩn cần có 2025

Hóa đơn thuế tiềm ẩn rủi ro pháp lý có được kê khai thuế giá trị gia tăng hay không?

Trong thực tế, nhiều doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh vẫn sử dụng hóa đơn có rủi ro về thuế để kê khai thuế giá trị gia tăng (GTGT). Tuy nhiên, việc này tiềm ẩn rủi ro rất lớn và không được khuyến khích, vì nếu cơ quan thuế kiểm tra và phát hiện hóa đơn đó là hóa đơn khống hoặc vi phạm quy định, người nộp thuế có thể bị xử phạt nặng.

Theo hướng dẫn tại Công văn 1873/TCT-TTKT của Tổng cục Thuế:

• Nếu doanh nghiệp và hộ kinh doanh kê khai thuế bằng hóa đơn từ đơn vị có dấu hiệu rủi ro (ví dụ: nghi ngờ bán hóa đơn khống), cơ quan thuế sẽ gửi thông báo và yêu cầu điều chỉnh hồ sơ thuế.
• Nếu doanh nghiệp và hộ kinh doanh vẫn khẳng định giao dịch là có thật thì sẽ phải cam kết hoàn toàn chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của hóa đơn và hồ sơ kê khai.
• Trong khi đó, cơ quan thuế sẽ tiếp tục phối hợp kiểm tra chéo với nơi quản lý doanh nghiệp phát hành hóa đơn để làm rõ.

Nói cách khác là chủ kinh doanh vẫn có thể kê khai hóa đơn rủi ro, nhưng nếu sau này bị phát hiện là sai phạm và sẽ chịu toàn bộ trách nhiệm về số liệu thuế đã kê khai, và có thể bị truy thu, phạt, hoặc xử lý hình sự tùy mức độ vi phạm.

>> Mời bạn xem thêm: Từ hộ kinh doanh lên doanh nghiệp: 6 lợi ích cần biết ngay!

Hậu quả và cách phòng tránh khi sử dụng hóa đơn rủi ro về thuế

Việc sử dụng hóa đơn đúng quy định không chỉ giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ pháp luật, mà còn đảm bảo tính minh bạch trong giao dịch, hạch toán và kê khai thuế. Ngược lại, nếu sử dụng hóa đơn có rủi ro về thuế, người nộp thuế có thể phải đối mặt với nhiều hệ lụy nghiêm trọng về tài chính, pháp lý và uy tín.

1. Hậu quả của việc sử dụng hóa đơn rủi ro về thuế

Hóa đơn rủi ro là những hóa đơn không hợp lệ, hóa đơn khống, sai thông tin, không phản ánh đúng thực tế giao dịch hoặc được phát hành bởi doanh nghiệp có dấu hiệu vi phạm. Việc sử dụng các loại hóa đơn này có thể dẫn đến các hậu quả sau:

1.1. Bị xử phạt hành chính

Người nộp thuế có thể bị xử phạt với mức phạt từ vài triệu đến hàng chục triệu đồng, tùy theo hành vi vi phạm và mức độ nghiêm trọng. Các quy định xử phạt cụ thể được nêu tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.

1.2. Không được khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT)

Nếu hóa đơn bị xác định là không hợp lệ hoặc là hóa đơn khống, số thuế GTGT đầu vào sẽ không được khấu trừ. Doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh lại hồ sơ khai thuế, làm tăng số thuế phải nộp.

1.3. Bị truy thu thuế và tính lãi phạt

Trường hợp sử dụng hóa đơn không hợp pháp để gian lận thuế, cơ quan thuế sẽ tiến hành truy thu toàn bộ số thuế đã kê khai sai, đồng thời tính lãi chậm nộp và áp dụng các biện pháp xử lý bổ sung.

1.4. Ảnh hưởng đến uy tín doanh nghiệp và hộ kinh doanh

Việc sử dụng hóa đơn sai quy định có thể làm mất niềm tin từ khách hàng, đối tác, cũng như ảnh hưởng đến khả năng hợp tác với các đơn vị có uy tín.

1.5. Bị cơ quan thuế tăng cường kiểm tra, giám sát

Hộ kinh doanh và doanh nghiệp có dấu hiệu sử dụng hóa đơn rủi ro thường bị cơ quan thuế đưa vào diện theo dõi đặc biệt, có thể bị kiểm tra, thanh tra thường xuyên hơn bình thường.

1.6. Có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự

Trong trường hợp vi phạm có tính chất nghiêm trọng, như lập hoặc sử dụng hóa đơn khống để trốn thuế với số tiền lớn, các cá nhân liên quan có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo quy định của Bộ luật Hình sự.

>> Mời bạn xem thêm: Bán hàng trên Facebook và tại cửa hàng: Cách tính thuế thế nào cho đúng?

2. Cách phòng tránh rủi ro liên quan đến hóa đơn

Để tránh những hậu quả nêu trên, doanh nghiệp và hộ kinh doanh cần thực hiện nghiêm túc các biện pháp sau:

2.1. Kiểm tra kỹ thông tin của đối tác trước khi lấy hóa đơn

Nên tra cứu mã số thuế, tình trạng hoạt động và thông tin pháp lý của doanh nghiệp và hộ kinh doanh trên cổng thông tin của Tổng cục Thuế để xác minh độ tin cậy.

2.2. Chỉ nhận hóa đơn từ hộ kinh doanh và doanh nghiệp có hoạt động thực tế

Tránh nhận hóa đơn từ các công ty có dấu hiệu bất thường như: thường xuyên thay đổi địa chỉ, không có trụ sở rõ ràng, không phát sinh doanh thu trong thời gian dài.

2.3. Đối chiếu thông tin trên hóa đơn với giao dịch thực tế

Cần kiểm tra kỹ các nội dung trên hóa đơn như tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, mã số thuế, ngày lập hóa đơn… để đảm bảo khớp với hợp đồng và thực tế giao nhận.

2.4. Không sử dụng hóa đơn mua bán bất hợp pháp

Tuyệt đối không được mua bán hóa đơn dưới bất kỳ hình thức nào. Đây là hành vi vi phạm nghiêm trọng và có thể bị xử lý hình sự.

2.5. Tham khảo ý kiến từ chuyên gia thuế hoặc cơ quan quản lý thuế

Trong trường hợp không chắc chắn về tính hợp lệ của hóa đơn, nên chủ động hỏi ý kiến từ kế toán, đơn vị tư vấn hoặc cơ quan thuế để được hướng dẫn rõ ràng.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền bằng mã vạch: Cách chọn, báo giá và lưu ý cần biết

Sổ Bán Hàng – Giải pháp xuất hóa đơn điện tử chuẩn Thuế cho chủ kinh doanh

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Giảm 50% phí chữ ký số
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

>> Mời bạn xem thêm:

Giải 5 bài toán khó của hộ kinh doanh khi áp dụng luật Thuế mới

Hóa đơn xăng dầu: Quy định & Hướng dẫn cách xuất chuẩn Thuế

Giấy in bill tính tiền: Kích thước, giá bán và cách chọn đúng chuẩn