Hóa đơn giá trị gia tăng: Những điều chủ kinh doanh cần biết để tránh rủi ro pháp lý

Trong kinh doanh, đặc biệt với hộ kinh doanh nhỏ và tiệm bán lẻ, hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) không chỉ là chứng từ kế toán mà còn là công cụ pháp lý quan trọng để minh bạch giao dịch và tuân thủ thuế. Tuy nhiên, nhiều chủ kinh doanh vẫn chưa hiểu rõ khi nào cần dùng hóa đơn GTGT và dùng như thế nào cho đúng.

Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh hiểu rõ mọi thông tin liên quan đến hoá đơn giá trị gia tăng, từ khái niệm đến cách sử dụng đúng quy định để hạn chế sai sót trong quá trình kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Hoá đơn giá trị gia tăng (GTGT) là gì?

Hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT) là chứng từ do người bán lập khi cung cấp hàng hóa, dịch vụ, ghi rõ giá trị và thuế GTGT mà người mua phải trả. Đây là loại hóa đơn phổ biến, dùng cho tổ chức, doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ.

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn GTGT là chứng từ hợp pháp trong hệ thống quản lý thuế, cho phép người mua được khấu trừ thuế GTGT đầu vào khi đủ điều kiện theo luật.

Khác với hóa đơn bán hàng thông thường, hóa đơn GTGT có dòng thông tin cụ thể về thuế suất (5%, 8% hoặc 10%) và số tiền thuế GTGT, từ đó làm căn cứ để tính và kê khai thuế với cơ quan quản lý.

>> Mời bạn xem thêm: Thuế giá trị gia tăng là gì? Cách tính thuế giá trị gia tăng mới nhất 2025

Các trường hợp sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng

Không phải tất cả các cơ sở kinh doanh đều phải sử dụng hóa đơn GTGT. Việc sử dụng hay không phụ thuộc vào phương pháp tính thuế và mô hình hoạt động cụ thể của đơn vị.

1. Đối tượng bắt buộc sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng

• Dành cho các tổ chức khai thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ sử dụng cho các hoạt động: Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ trong nội địa; Hoạt động vận tải quốc tế; Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp được coi như xuất khẩu; Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
• Các đơn vị có giao dịch với khách hàng là tổ chức/doanh nghiệp có nhu cầu nhận hóa đơn GTGT để khấu trừ thuế đầu vào.
• Các doanh nghiệp sản xuất – kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có giá trị lớn, thường xuyên làm việc với đối tác yêu cầu hóa đơn khấu trừ.

2. Đối tượng không bắt buộc sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng

Hộ kinh doanh nhỏ lẻ, nộp thuế khoán theo phương pháp trực tiếp trên doanh thu, không thuộc diện kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.

Những chủ kinh doanh theo mô hình nộp thuế này có thể sử dụng hóa đơn bán hàng điện tử hoặc hóa đơn tổng hợp, tùy theo nhu cầu và quy định áp dụng cụ thể.

3. Lưu ý với các chủ kinh doanh lẻ và cửa hàng FnB

Các cơ sở kinh doanh nhỏ như quán cà phê, tiệm ăn, tạp hóa, cửa hàng thời trang nếu không đăng ký kê khai thuế GTGT (VAT), tức là nộp thuế theo phương pháp khoán, thì không bắt buộc phải sử dụng hóa đơn GTGT. Họ có thể dùng hóa đơn bán hàng hoặc hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền theo quy định mới từ 1/6/2025 nếu doanh thu từ 1 tỷ đồng trở lên.

Tuy nhiên, nếu bán hàng cho các công ty, nhà phân phối hoặc khách hàng yêu cầu hóa đơn có thể khấu trừ thuế GTGT, thì cơ sở kinh doanh đó cần chuyển sang sử dụng hóa đơn GTGT (hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế) để đáp ứng yêu cầu khấu trừ thuế và đúng quy định pháp luật

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy định mới từ 1/6/2025 bạn cần biết

Hoá đơn giá trị gia tăng khác gì với hoá đơn bán hàng thông thường?

Đây là điểm nhiều chủ kinh doanh dễ nhầm lẫn. Cả hai đều là chứng từ ghi nhận giao dịch mua bán, nhưng có sự khác biệt rõ ràng về tính pháp lý và giá trị sử dụng:

Tiêu chí	Hoá đơn GTGT	Hoá đơn bán hàng thông thường
Đối tượng áp dụng	Doanh nghiệp, hộ kinh doanh khấu trừ thuế	Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp
Có dòng thuế GTGT	Có	Không
Mục đích sử dụng	Kê khai, khấu trừ, hoàn thuế	Ghi nhận doanh thu, không được khấu trừ thuế
Khách hàng sử dụng	Tổ chức/doanh nghiệp cần khấu trừ VAT	Người tiêu dùng, hộ cá nhân không cần khấu trừ
Giá trị pháp lý trong thuế	Cao	Thấp hơn, không dùng để khấu trừ

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh

Những điều cần lưu ý khi lập và sử dụng hoá đơn giá trị gia tăng

Để hóa đơn GTGT có giá trị pháp lý và phù hợp với quy định, chủ kinh doanh cần tuân thủ một số nguyên tắc quan trọng khi lập và sử dụng:

1. Lập đúng thời điểm

Hóa đơn GTGT phải được lập ngay khi phát sinh doanh thu hoặc chuyển giao hàng hóa/dịch vụ. Việc chậm xuất hóa đơn hoặc ghi lùi ngày là hành vi vi phạm quy định về thuế.

2. Thông tin đầy đủ, chính xác

Các nội dung như tên doanh nghiệp, mã số thuế, địa chỉ, tên hàng hóa, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, mức thuế suất, số tiền thuế và tổng giá trị thanh toán cần được ghi rõ ràng, không tẩy xóa.

3. Sử dụng hóa đơn điện tử

Theo lộ trình của Bộ Tài chính, hóa đơn điện tử đã trở thành bắt buộc đối với đa số doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Chủ tiệm cần sử dụng phần mềm có tích hợp chữ ký số để phát hành hóa đơn đúng chuẩn.

4. Xử lý sai sót đúng quy định

Nếu phát hiện lỗi sau khi xuất hóa đơn (như sai mã số thuế, sai đơn giá, thiếu dòng thuế GTGT…), cần thực hiện theo đúng hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC bằng cách lập thông báo sai sót hoặc hóa đơn điều chỉnh, hóa đơn thay thế tùy trường hợp.

5. Lưu trữ hóa đơn đầy đủ

Hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm theo quy định. Việc không lưu giữ hoặc lưu trữ không đúng quy cách có thể dẫn đến vi phạm và bị xử lý khi cơ quan thuế thanh tra.

>> Mời bạn xem thêm: Top 7+ tính năng “đáng đồng tiền” khi đầu tư máy tính tiền tạp hoá

Những sai lầm phổ biến mà chủ kinh doanh hay mắc phải

• Dùng sai loại hóa đơn: Tưởng rằng chỉ cần có hóa đơn là đủ, nhưng nếu sử dụng hóa đơn bán hàng thay vì hóa đơn GTGT trong khi đang kê khai thuế khấu trừ sẽ dẫn đến vi phạm và mất quyền khấu trừ thuế.
• Ghi sai thông tin trên hóa đơn: Những lỗi như sai mã số thuế, tên khách hàng, sai thuế suất GTGT… đều có thể khiến hóa đơn mất giá trị pháp lý hoặc ảnh hưởng đến việc kê khai thuế.
• Không xuất hóa đơn đúng hạn: Việc trì hoãn hoặc bỏ quên việc lập hóa đơn trong thời điểm phát sinh giao dịch dễ dẫn đến bị xử phạt hành chính.
• Xử lý sai quy trình khi điều chỉnh hóa đơn: Nếu hóa đơn đã gửi sai nhưng không lập văn bản điều chỉnh hoặc không tuân thủ trình tự pháp lý, sẽ không được công nhận.
• Không lưu trữ hóa đơn đúng chuẩn: Hóa đơn điện tử cần được lưu trữ trên hệ thống có sao lưu, bảo mật, đảm bảo khả năng tra cứu và phục vụ cho công tác đối chiếu, kiểm tra.

>> Mời bạn xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả

Sổ Bán Hàng – Giải pháp tối ưu để lập và xuất hóa đơn hoá đơn điện tử đúng quy định

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử

• Đăng ký nhanh – In hóa đơn dễ: Tạo và in hóa đơn chỉ với vài thao tác, không cần giấy tờ rườm rà.
• Hạn chế sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giảm lỗi nhập sai, tính nhầm.
• Tra cứu tiện lợi: Hóa đơn lưu trữ tập trung trên phần mềm, dễ tìm – khó thất lạc.
• Bảo mật cao: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
• Linh hoạt định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hoặc cơ quan Thuế.
• Quản lý tổng thể: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo – mọi thứ gói gọn trong một ứng dụng.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

Hóa đơn giá trị gia tăng không chỉ là chứng từ thuế, mà còn là yếu tố quan trọng phản ánh sự chuyên nghiệp, minh bạch và tuân thủ pháp luật của một cơ sở kinh doanh. Đối với các chủ kinh doanh bán lẻ, F&B và hộ kinh doanh nhỏ, việc hiểu và áp dụng đúng loại hóa đơn không chỉ giúp tránh rủi ro pháp lý mà còn nâng cao uy tín, mở rộng cơ hội hợp tác với khách hàng và đối tác doanh nghiệp.

>> Mời bạn xem thêm:

Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!

Máy tính tiền dành cho bán hàng online: “Chốt” 100 đơn/ ngày không khó!

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP