Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy định mới từ 1/6/2025 bạn cần biết

Từ ngày 01/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc áp dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp. Vậy hóa đơn điện tử có bắt buộc không, ai là đối tượng áp dụng và cần chuẩn bị gì? Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ và sẵn sàng tuân thủ đúng quy định.

>>Mời bạn xem thêm: 3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không?

Quy định hiện tại và cập nhật mới nhất

Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Đây là câu hỏi được rất nhiều doanh nghiệp, hộ kinh doanh cá thể quan tâm, đặc biệt trong bối cảnh chính sách thuế tại Việt Nam đang có những thay đổi đáng kể từ năm 2025. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, việc phát hành hóa đơn điện tử sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều nhóm tổ chức, cá nhân kinh doanh trong các lĩnh vực bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng.

Quy định này được xem là một bước tiến lớn trong quá trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế, với mục tiêu đồng bộ hóa dữ liệu kê khai, tăng tính minh bạch và hạn chế tối đa tình trạng thất thu ngân sách nhà nước. Thay vì kiểm tra sổ sách thủ công, cơ quan thuế sẽ có thể giám sát theo thời gian thực thông qua dữ liệu hóa đơn điện tử được kết nối trực tiếp từ hệ thống bán hàng của doanh nghiệp.

Quy định mới không chỉ thúc đẩy doanh nghiệp nâng cấp hệ thống bán hàng và kế toán, mà còn yêu cầu các phần mềm POS hoặc máy tính tiền phải được tích hợp chức năng phát hành hóa đơn điện tử đạt chuẩn của Tổng cục Thuế.

Nói cách khác, từ tháng 6/2025, hóa đơn điện tử không còn là một lựa chọn, mà trở thành nghĩa vụ pháp lý với đa số các đơn vị kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm:

• Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh
• Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
• App hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ: Giải pháp tiết kiệm và hiệu quả

Các đối tượng bắt buộc sử dụng

Theo quy định trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP và hướng dẫn của Tổng cục Thuế, các nhóm đối tượng sau đây bắt buộc phải triển khai hóa đơn điện tử khi thực hiện giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ cho người tiêu dùng cuối:

Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên Những hộ kinh doanh có doanh thu lớn và hoạt động bán lẻ trực tiếp cho người tiêu dùng được xem là nhóm trọng điểm trong việc mở rộng triển khai hóa đơn điện tử. Đây là nhóm đối tượng có tần suất giao dịch cao, giá trị mỗi giao dịch có thể không lớn nhưng tổng doanh thu phát sinh hằng năm rất đáng kể. Việc bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử giúp cơ quan thuế giám sát minh bạch, giảm thiểu khả năng khai báo sai doanh thu.

Doanh nghiệp bán lẻ và cung cấp dịch vụ trực tiếp đến người tiêu dùng Đây là nhóm chiếm tỷ trọng lớn trong hoạt động thương mại và dịch vụ tại Việt Nam. Theo quy định mới, các đơn vị thuộc nhóm này bắt buộc phải sử dụng hệ thống máy tính tiền có kết nối với phần mềm hóa đơn điện tử đạt chuẩn. Cụ thể, bao gồm:

• Các trung tâm thương mại, siêu thị, chuỗi cửa hàng tiện lợi, cửa hàng tạp hóa, điểm bán lẻ hàng tiêu dùng, thiết bị điện tử, thời trang;
• Các nhà hàng, quán ăn, cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống nhanh hoặc theo chuỗi;
• Các khách sạn, khu nghỉ dưỡng, homestay, cơ sở lưu trú du lịch;
• Các doanh nghiệp vận tải hành khách, bao gồm taxi truyền thống, taxi công nghệ, xe buýt, xe hợp đồng;
• Các đơn vị kinh doanh dịch vụ giải trí như rạp chiếu phim, sân khấu, trung tâm trò chơi, khu vui chơi giải trí, dịch vụ karaoke, v.v.

Việc mở rộng diện đối tượng bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử nhằm đảm bảo bao phủ toàn bộ các ngành nghề có tần suất giao dịch cao, giá trị hóa đơn nhỏ nhưng doanh thu tổng thể lớn, vốn là những lĩnh vực tiềm ẩn nguy cơ thất thu thuế cao nếu không có công cụ giám sát kịp thời và chính xác.

Hơn nữa, quy định cũng yêu cầu các doanh nghiệp thuộc diện áp dụng phải sử dụng hệ thống máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, nhằm đảm bảo toàn bộ hóa đơn được gửi lên hệ thống theo thời gian thực, tránh tình trạng sửa đổi, làm giả hoặc xóa bỏ sau khi giao dịch đã hoàn tất.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh

Mức xử phạt nếu không áp dụng đúng quy định

Các lỗi thường gặp

Việc không tuân thủ đúng quy định về hóa đơn điện tử không chỉ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong công tác kế toán, mà còn dẫn đến rủi ro pháp lý nghiêm trọng, đặc biệt trong bối cảnh chính sách thuế ngày càng được siết chặt. Dưới đây là những lỗi phổ biến mà các tổ chức, cá nhân kinh doanh thường gặp phải khi chưa triển khai hoặc triển khai không đúng quy trình hóa đơn điện tử.

Không lập hóa đơn khi phát sinh giao dịch bán hàng hóa, dịch vụ Đây là lỗi vi phạm nghiêm trọng và phổ biến nhất. Nhiều đơn vị cố tình hoặc do thiếu hiểu biết mà không lập hóa đơn cho các giao dịch đã thực hiện. Hành vi này khiến doanh thu không được kê khai, dẫn đến thất thu thuế cho Nhà nước.

Theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP, mức xử phạt đối với hành vi không lập hóa đơn khi có phát sinh nghĩa vụ là từ 10 đến 20 triệu đồng, tùy theo giá trị giao dịch và mức độ vi phạm. Nếu có dấu hiệu cố ý trốn thuế, mức phạt sẽ nặng hơn, thậm chí bị truy cứu trách nhiệm hình sự.

Lập hóa đơn thiếu thông tin quan trọng Hóa đơn điện tử chỉ hợp pháp khi đảm bảo đầy đủ các thông tin theo chuẩn quy định của Tổng cục Thuế. Một số lỗi thường gặp bao gồm:

• Không ghi thông tin người mua hàng như tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có);
• Thiếu thông tin về giá trị giao dịch, thuế suất, tổng tiền thanh toán;
• Thiếu mã số thuế của người bán hoặc mã xác thực của cơ quan thuế (đối với hóa đơn có mã).

Những thiếu sót này khiến hóa đơn bị xem là không hợp lệ. Khi kê khai thuế, các hóa đơn này có thể bị loại trừ, ảnh hưởng trực tiếp đến việc khấu trừ thuế đầu vào, làm sai lệch báo cáo tài chính và gây khó khăn trong quyết toán thuế.

Lập hóa đơn nhưng không truyền dữ liệu đúng chuẩn lên cơ quan thuế Theo quy định, ngay sau khi lập, hóa đơn điện tử phải được gửi tự động và tức thời đến hệ thống của Tổng cục Thuế. Việc không truyền dữ liệu hoặc truyền sai định dạng có thể khiến hóa đơn không được cơ quan thuế ghi nhận

Mức phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP

Để nâng cao tính răn đe và đảm bảo doanh nghiệp tuân thủ quy định về hóa đơn, Nghị định 125/2020/NĐ-CP đã ban hành các mức phạt rất cụ thể đối với từng hành vi vi phạm. Dưới đây là bảng tổng hợp các lỗi phổ biến và mức xử phạt tương ứng:

Hành vi vi phạm	Mức phạt áp dụng
Không lập hóa đơn đúng quy định	10 – 20 triệu đồng
Lập hóa đơn sai thời điểm, sai mẫu hóa đơn	20 – 50 triệu đồng
Gian lận hóa đơn để trốn thuế	1 – 3 lần số tiền thuế trốn

Riêng với hành vi gian lận hóa đơn để trốn thuế, mức xử phạt không chỉ dừng lại ở hành chính mà còn bao gồm các biện pháp cưỡng chế và truy cứu hình sự nếu mức độ vi phạm nghiêm trọng. Cụ thể:

• Cưỡng chế thi hành thuế: cơ quan thuế có quyền phong tỏa tài khoản ngân hàng, kê biên tài sản để đảm bảo thu hồi thuế và tiền phạt.
• Dừng quyền phát hành hóa đơn: doanh nghiệp vi phạm có thể bị đình chỉ quyền phát hành hóa đơn trong một thời gian nhất định.
• Truy cứu trách nhiệm hình sự: nếu số tiền thuế trốn vượt ngưỡng hình sự theo Bộ luật Hình sự, người đại diện pháp luật hoặc cá nhân liên quan có thể bị khởi tố, phạt tù và ghi nhận tiền án.

Lợi ích khi chuyển đổi sang hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ là yêu cầu bắt buộc theo quy định mới của pháp luật, mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, hộ kinh doanh và cả cơ quan quản lý thuế. Trong bối cảnh chuyển đổi số toàn diện trong lĩnh vực tài chính – kế toán, hóa đơn điện tử được xem là giải pháp tối ưu giúp nâng cao hiệu quả quản trị, minh bạch hóa giao dịch và giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Rút ngắn thời gian xử lý

Thay vì phải in ấn, ký tay, chuyển phát hoặc lưu trữ thủ công như trước đây, hóa đơn điện tử cho phép lập – ký số – gửi và lưu trữ hoàn toàn trên nền tảng số. Toàn bộ quy trình phát hành hóa đơn được rút ngắn từ vài giờ xuống chỉ còn vài giây, giúp tiết kiệm đáng kể thời gian vận hành, đặc biệt trong môi trường bán lẻ có tần suất giao dịch cao.

Tăng tính minh bạch, thuận tiện cho thanh tra thuế

Khi sử dụng hóa đơn điện tử, toàn bộ dữ liệu giao dịch được đồng bộ hóa với hệ thống của Tổng cục Thuế theo thời gian thực. Điều này giúp cơ quan quản lý dễ dàng theo dõi, kiểm tra và xác minh thông tin khi cần thiết mà không phụ thuộc vào việc doanh nghiệp xuất trình hồ sơ giấy.

Giảm sai sót thủ công

Trong quá trình lập hóa đơn giấy, doanh nghiệp rất dễ gặp phải các lỗi như: ghi sai thông tin người mua, tính nhầm thuế suất, quên ký tên hoặc đóng dấu, viết sai mẫu số – ký hiệu hóa đơn. Những lỗi này không chỉ khiến hóa đơn bị hủy, mà còn ảnh hưởng đến toàn bộ quá trình kê khai và quyết toán thuế.

Giải pháp áp dụng hóa đơn điện tử dễ dàng cho hộ kinh doanh

Trong bối cảnh chính sách thuế đang có những thay đổi mạnh mẽ, đặc biệt khi Nghị định 70/2025/NĐ-CP quy định bắt buộc áp dụng hóa đơn điện tử từ ngày 01/6/2025, các hộ kinh doanh cá thể và doanh nghiệp nhỏ đang đối mặt với yêu cầu chuyển đổi số bắt buộc. Vậy đâu là giải pháp phù hợp, nhanh chóng và dễ áp dụng?

Một trong những câu trả lời điển hình là ứng dụng hóa đơn điện tử trên smartphone – phương án tối ưu dành cho các cửa hàng, quán ăn, nhà xe, khách sạn, trung tâm dịch vụ… vốn có đặc điểm giao dịch nhanh, nhân sự hạn chế và không có hệ thống kế toán phức tạp.

Nắm bắt nhu cầu này, Sổ Bán Hàng đã tiên phong hợp tác với các nhà cung cấp hóa đơn điện tử uy tín hàng đầu Việt Nam như FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo để phát triển gói Sổ Bán Hàng E-Invoice – một giải pháp xuất hóa đơn điện tử nhanh chóng, an toàn và đúng chuẩn pháp luật ngay trên điện thoại di động.

Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp phát hành hóa đơn điện tử tối ưu trên điện thoại

Sổ Bán Hàng E-Invoice không yêu cầu doanh nghiệp đầu tư thêm thiết bị máy tính tiền hay máy in hóa đơn truyền thống. Toàn bộ quy trình từ tạo hóa đơn, ký số, gửi hóa đơn, quản lý dữ liệu cho đến lập báo cáo đều được xử lý trên smartphone thông qua giao diện thân thiện, dễ thao tác. Đây chính là công cụ lý tưởng cho các đơn vị kinh doanh quy mô nhỏ đến vừa – những đối tượng được nhắc đến nhiều khi đặt câu hỏi hóa đơn điện tử có bắt buộc không.

Các tính năng nổi bật:

1. Kết nối hóa đơn điện tử và chữ ký số hợp lệ: Sổ Bán Hàng hỗ trợ tích hợp với các hệ thống hóa đơn điện tử đạt chuẩn Tổng cục Thuế, đồng thời kết nối với dịch vụ chữ ký số từ xa. Người dùng có thể ký hóa đơn trực tiếp trên ứng dụng điện thoại, không cần sử dụng máy tính hay USB ký số, đảm bảo quy trình phát hành hóa đơn diễn ra nhanh chóng và hợp lệ.
2. Xuất hóa đơn điện tử trực tiếp từ máy tính tiền: Phần mềm cho phép lập hóa đơn ngay tại điểm bán thông qua giao diện tích hợp máy tính tiền. Hóa đơn có thể được cấp mã từ cơ quan thuế tự động, đáp ứng đầy đủ tiêu chuẩn hóa đơn điện tử có mã theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Điều này đặc biệt phù hợp với các mô hình quán ăn, quán cà phê, cửa hàng bán lẻ.
3. Quản lý hóa đơn tập trung và khoa học: Toàn bộ hóa đơn được lưu trữ trên nền tảng điện toán đám mây, cho phép người dùng dễ dàng theo dõi, phân loại theo trạng thái phát hành, thời gian, khách hàng… Không còn lo mất hóa đơn, sai số hoặc trùng lặp dữ liệu.
4. Thiết lập báo cáo thuế cơ bản cho hộ kinh doanh: Đối với các hộ kinh doanh áp dụng hình thức thuế khoán, Sổ Bán Hàng hỗ trợ tổng hợp dữ liệu hóa đơn để tạo báo cáo thuế đơn giản, dễ nộp. Điều này giúp người dùng tiết kiệm thời gian lập báo cáo, giảm thiểu sai sót khi nộp tờ khai định kỳ.
5. Tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn: Người dùng có thể cài đặt điều kiện sẵn có (như mức doanh thu, loại sản phẩm, nhóm khách hàng…) để hệ thống tự động phát hành hóa đơn khi giao dịch đáp ứng tiêu chí. Tính năng này giúp giảm tối đa thao tác thủ công và đảm bảo không bỏ sót nghĩa vụ phát hành hóa đơn theo quy định.

Ưu đãi hấp dẫn cho khách hàng sử dụng Sổ Bán Hàng E-Invoice

Bên cạnh việc cung cấp giải pháp công nghệ đơn giản và hiệu quả, Sổ Bán Hàng còn mang đến nhiều chính sách ưu đãi thiết thực để khuyến khích hộ kinh doanh chuyển đổi kịp thời trước thời điểm bắt buộc:

• Tặng phí khởi tạo hóa đơn điện tử trị giá 1,1 triệu đồng khi đăng ký sử dụng dịch vụ lần đầu.
• Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên, sử dụng trong vòng 12 tháng – hỗ trợ hộ kinh doanh tiết kiệm chi phí trong giai đoạn đầu triển khai.
• Ưu đãi giảm đến 50% khi mua thêm hóa đơn, áp dụng linh hoạt theo quy mô kinh doanh, phù hợp cả với các cửa hàng nhỏ lẻ và chuỗi bán lẻ mở rộng.

Việc chủ động chuyển đổi sang hóa đơn điện tử không chỉ giúp doanh nghiệp, hộ kinh doanh tuân thủ đúng quy định của cơ quan thuế, mà còn nâng cao năng lực quản lý, tiết kiệm chi phí, giảm thiểu rủi ro và khẳng định sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Những giải pháp như Sổ Bán Hàng E-Invoice cho thấy việc phát hành hóa đơn điện tử trên smartphone hoàn toàn khả thi và đơn giản, ngay cả với những đơn vị không có nền tảng công nghệ chuyên sâu.

Mời bạn xem thêm:

Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh

Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh

Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?

Phạt không xuất hóa đơn điện tử: Mức phạt mới nhất doanh nghiệp cần biết

Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP