Hóa đơn bán lẻ là gì? Mẫu hóa đơn mới nhất hiện nay

Trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, không phải giao dịch nào cũng cần xuất hóa đơn giá trị gia tăng. Với khách lẻ không yêu cầu xuất hóa đơn VAT, nhiều chủ kinh doanh lựa chọn sử dụng hóa đơn bán lẻ để ghi nhận giao dịch một cách tiện lợi và nhanh chóng.

Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giải thích rõ mọi thông tin và mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhật hiện nay cho chủ kinh doanh.

>> Mời bạn xem thêm:

Top 5 app bán hàng online chuyên nghiệp, tốt nhất 2025

Tử vi tháng 8 năm 2025: Sửu cẩn trọng, Dần thăng hoa, Thân may mắn

Ngày tốt khai trương mở hàng tháng 8 năm 2025

Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh

Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt

Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?

Hóa đơn bán lẻ là gì?

Hóa đơn bán lẻ là chứng từ do người bán lập và giao cho người mua khi phát sinh giao dịch mua bán hàng hóa hoặc dịch vụ, đặc biệt phổ biến tại các cửa hàng nhỏ lẻ, hộ kinh doanh cá thể, shop thời trang, quán ăn, nhà thuốc… Loại hóa đơn này đóng vai trò như một biên lai xác nhận giao dịch đã hoàn tất, giúp hai bên kiểm soát chi tiết về sản phẩm, giá tiền, số lượng và thời điểm mua hàng.

Khác với hóa đơn giá trị gia tăng (GTGT), hóa đơn bán lẻ không có giá trị khấu trừ thuế và thường không được sử dụng trong kê khai thuế. Đây là lựa chọn phù hợp cho các giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối khi khách hàng không yêu cầu xuất hóa đơn GTGT hoặc với các hộ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế khoán.

Hiểu đơn giản, hóa đơn bán lẻ là công cụ ghi nhận giao dịch nhanh chóng, tiện lợi, không thuộc phạm vi quản lý bắt buộc của Bộ Tài chính nhưng vẫn giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ theo dõi hoạt động bán hàng hiệu quả.

>> Mời bạn xem thêm: 25 Phần mềm chỉnh sửa ảnh trên điện thoại miễn phí được ưa chuộng nhất

Quy định về mẫu hóa đơn bán lẻ hợp lệ

Để đảm bảo tính hợp lệ và minh bạch trong giao dịch, chủ kinh doanh cần tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản khi lập hóa đơn bán lẻ.

1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn

Một hóa đơn bán lẻ hợp lệ nên thể hiện đầy đủ các thông tin sau:

• Tên hàng hóa/dịch vụ: Ghi rõ và chính xác tên, loại mặt hàng hoặc dịch vụ đã bán.
• Số lượng & đơn vị tính: Ghi rõ số lượng và đơn vị (cái, kg, hộp…).
• Đơn giá và thành tiền: Thể hiện đơn giá từng mặt hàng và tổng tiền thanh toán.
• Ngày lập hóa đơn: Ghi rõ ngày, tháng, năm giao dịch.
• Số hóa đơn: Mỗi hóa đơn nên có số thứ tự để dễ quản lý.
• Thông tin người bán: Tên cửa hàng, địa chỉ, số điện thoại (nếu có).
• Thông tin người mua: Tên và địa chỉ người mua (nếu có yêu cầu).
• Chiết khấu/Giảm giá (nếu có): Ghi rõ các khoản ưu đãi áp dụng.
• Chữ ký xác nhận: Cần có chữ ký của người lập phiếu hoặc đại diện cửa hàng.

2. Thời điểm lập hóa đơn

• Phải được lập ngay khi bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ để đảm bảo thông tin kịp thời, minh bạch.
• Tuyệt đối không lập hóa đơn sau thời điểm giao dịch hoặc ghi lùi ngày để tránh sai sót trong quản lý.

3. Yêu cầu về hình thức hóa đơn

• Không tẩy xóa, sửa chữa: Hóa đơn phải được viết rõ ràng, không có vết xóa hay chỉnh sửa.
• Trình bày dễ hiểu, dễ đọc: Dù viết tay hay in từ phần mềm, hóa đơn cần rõ ràng, chuyên nghiệp.

Tải mẫu hóa đơn bán lẻ mới nhất – Chủ kinh doanh tham khảo ngay!

Tải ngay mẫu hóa đơn bán lẻ tại đây

>> Mời bạn xem thêm: Hotline giao hàng nhanh là gì? Giao hàng nhanh có tốt không?

Hướng dẫn cách viết hóa đơn bán lẻ chuẩn và đầy đủ

Việc lập hóa đơn bán lẻ đúng cách không chỉ giúp cửa hàng chuyên nghiệp hơn mà còn hỗ trợ theo dõi doanh thu, đối soát giao dịch và xây dựng niềm tin với khách hàng. Dưới đây là hướng dẫn chi tiết để bạn lập một hóa đơn bán lẻ hợp lệ và đầy đủ thông tin:

1. Thông tin người bán

Trên đầu hóa đơn, cần ghi rõ các thông tin cơ bản của đơn vị bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ, bao gồm:

• Tên cửa hàng/doanh nghiệp
• Địa chỉ kinh doanh
• Số điện thoại liên hệ
• Mã số thuế (nếu có đăng ký)

Để tăng tính nhận diện và chuyên nghiệp, có thể in kèm logo, slogan hoặc QR liên kết cửa hàng nếu sử dụng mẫu in từ phần mềm.

2. Thông tin người mua

Ghi chính xác họ tên và địa chỉ người mua trong trường hợp cần xác minh hoặc giao hàng. Nếu khách hàng không yêu cầu ghi tên, có thể để trống hoặc ghi “khách lẻ” nhưng nên giữ số điện thoại liên hệ để đối chiếu khi cần.

3. Tên hàng hóa hoặc dịch vụ

Liệt kê đầy đủ tên từng mặt hàng hoặc loại dịch vụ được cung cấp.

• Nếu hóa đơn có nhiều dòng nhưng không sử dụng hết, phải gạch chéo phần còn trống để tránh bị lợi dụng hoặc ghi thêm sau này.
• Tên hàng nên rõ ràng, không viết tắt khó hiểu (ví dụ: “Áo thun nam cổ tròn – trắng”).

4. Đơn vị tính

Áp dụng đúng đơn vị thực tế như cái, hộp, kg, lít… tương ứng với từng loại sản phẩm.

• Trường hợp cung cấp dịch vụ (ví dụ: sửa chữa, cắt tóc, vệ sinh…), có thể bỏ qua mục này.

5. Số lượng và đơn giá

• Ghi số lượng chính xác hàng hóa đã bán (ví dụ: 2, 5, 10…).
• Đơn giá là mức giá tính trên một đơn vị hàng hóa/dịch vụ, chưa bao gồm thuế (nếu có).

6. Thành tiền & tổng cộng

• Mỗi dòng: Tính thành tiền = số lượng × đơn giá.
• Dưới cùng hóa đơn: Ghi rõ tổng giá trị toàn bộ giao dịch, thể hiện bằng số và bằng chữ để tránh sai sót hoặc giả mạo.

7. Thời điểm giao dịch

• Ghi chính xác ngày – tháng – năm lập hóa đơn, khớp với thời điểm bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ thực tế.
• Không ghi lùi ngày hoặc ghi sai lệch, tránh gây khó khăn khi đối chiếu sổ sách hoặc xử lý khiếu nại.

Mẹo nhỏ:

• Nếu dùng hóa đơn viết tay: nên dùng bút mực, viết nét rõ ràng, tránh viết bằng bút chì hoặc bút có thể tẩy.
• Nếu dùng phần mềm: nên lưu trữ bản in và bản mềm, đồng thời đánh số hóa đơn để dễ quản lý doanh thu hàng ngày.

>> Mời bạn xem thêm: Tải video YouTube về điện thoại: Top 5 công cụ miễn phí

Các câu hỏi thường gặp về hóa đơn bán lẻ

1. Hóa đơn bán lẻ có bắt buộc đóng dấu không?

Câu trả lời là: Không. Theo quy định hiện hành, hóa đơn bán lẻ không bắt buộc phải đóng dấu mộc tròn của doanh nghiệp hay hộ kinh doanh.

Điều này xuất phát từ bản chất của hóa đơn bán lẻ, đây là loại chứng từ đơn giản dùng để ghi nhận giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ không thuộc diện kê khai thuế. Các thông tin thể hiện trên hóa đơn chủ yếu bao gồm: tên hàng hóa, số lượng, đơn giá, tổng tiền, thời gian giao dịch và thông tin liên hệ cơ bản của người bán. Do đó, việc đóng dấu không phải là điều kiện bắt buộc để hóa đơn có hiệu lực.

Tuy nhiên, trong thực tế, nhiều cửa hàng, doanh nghiệp vẫn lựa chọn đóng dấu lên hóa đơn bán lẻ nhằm tăng tính chuyên nghiệp, củng cố niềm tin với khách hàng, đặc biệt trong các giao dịch có giá trị lớn hoặc khi cần thể hiện sự cam kết rõ ràng từ phía người bán.

2. Mua hóa đơn bán lẻ ở đâu?

Hiện nay, cá nhân và hộ kinh doanh có thể mua hóa đơn bán lẻ thông qua hai hình thức phổ biến, tùy theo nhu cầu sử dụng và quy mô hoạt động:

• Mua tại cơ quan tài chính nhà nước

Hình thức này áp dụng cho các hộ kinh doanh hoặc đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ chưa đủ điều kiện tự in hóa đơn hoặc không sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử. Việc mua hóa đơn tại cơ quan tài chính giúp đảm bảo sự kiểm soát từ phía Nhà nước trong một số trường hợp đặc thù.

Thủ tục thực hiện như sau:

• Người mua cần lập văn bản đề nghị mua hóa đơn và gửi đến cơ quan tài chính có thẩm quyền (thường là Sở Tài chính hoặc Phòng Tài chính – Kế hoạch cấp huyện, nơi đặt trụ sở kinh doanh).
• Trong đơn, cần nêu rõ mục đích sử dụng, số lượng hóa đơn cần mua và cam kết sử dụng đúng quy định.
• Sau khi xem xét, cơ quan tài chính sẽ cấp số lượng hóa đơn phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của đơn vị.

• Mua từ các công ty in ấn hóa đơn

Đây là hình thức phổ biến và linh hoạt, phù hợp với hầu hết các cửa hàng bán lẻ, hộ kinh doanh cá thể, hoặc đơn vị kinh doanh dịch vụ có nhu cầu sử dụng hóa đơn bán lẻ.

Quy trình thực hiện:

• Liên hệ với một đơn vị in ấn hóa đơn hợp pháp, có giấy phép kinh doanh rõ ràng.
• Cung cấp thông tin để in hóa đơn như: tên đơn vị kinh doanh, địa chỉ, mã số thuế (nếu có), số điện thoại, mẫu mã thiết kế, logo, định dạng nội dung cần thể hiện.
• Thống nhất thiết kế, số lượng và tiến hành in theo yêu cầu.

Việc sử dụng dịch vụ in hóa đơn từ các đơn vị uy tín không chỉ đảm bảo yếu tố pháp lý mà còn góp phần nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp cho cửa hàng.

Lưu ý quan trọng

• Nên chọn đơn vị in ấn uy tín, có giấy phép hoạt động để tránh trường hợp hóa đơn in không đúng quy chuẩn.
• Chỉ nên đặt in số lượng vừa đủ với nhu cầu thực tế để tránh lãng phí hoặc để lâu bị hư hỏng.
• Hóa đơn sau khi in cần được bảo quản tốt, tránh bị rách nát, mất mát hoặc lợi dụng làm giả mạo.

Việc mua và sử dụng hóa đơn bán lẻ đúng cách không chỉ giúp minh bạch trong hoạt động kinh doanh mà còn hỗ trợ hiệu quả trong công tác kiểm soát doanh thu, quản lý sổ sách.

3. Trên hóa đơn bán lẻ có cần thể hiện mã số thuế của người bán không?

Căn cứ theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, thông tin mã số thuế của người bán là một trong những nội dung cần được thể hiện trên hóa đơn, bao gồm cả hóa đơn bán lẻ nếu do đơn vị có đăng ký mã số thuế phát hành.

Cụ thể, hóa đơn hợp lệ cần đảm bảo các thông tin sau:

• Tên người bán: Ghi đúng theo tên đăng ký trên giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp, giấy chứng nhận đăng ký hộ kinh doanh, hợp tác xã hoặc chi nhánh.
• Địa chỉ người bán: Phải trùng khớp với thông tin đã đăng ký với cơ quan quản lý thuế.
• Mã số thuế: Là mã số thuế đã được cấp bởi cơ quan thuế, thể hiện rõ trên hóa đơn để phục vụ cho việc quản lý, đối chiếu và tra cứu thông tin người bán.

Như vậy, nếu người bán đã có mã số thuế thì việc ghi mã số thuế trên hóa đơn bán lẻ là bắt buộc để đảm bảo tính minh bạch và tuân thủ đúng quy định pháp luật. Việc thể hiện đầy đủ thông tin này cũng giúp hóa đơn trở nên rõ ràng, dễ kiểm tra và tăng độ tin cậy trong các giao dịch thương mại.

>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn thanh toán cho chủ kinh doanh ngành dịch vụ làm đẹp

Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền chuẩn Thông tư 32 cùng Sổ Bán Hàng

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng E-Invoice giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:

🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT

*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh

Hóa đơn bán lẻ là một công cụ cần thiết và phổ biến trong hoạt động kinh doanh hằng ngày, đặc biệt đối với các cửa hàng, hộ kinh doanh nhỏ và đơn vị cung cấp dịch vụ trực tiếp cho người tiêu dùng. Việc sử dụng đúng loại hóa đơn, trình bày đầy đủ thông tin theo quy định, và đảm bảo tính minh bạch trong từng giao dịch không chỉ giúp hộ kinh doanh kiểm soát tốt doanh thu mà còn xây dựng uy tín đối với khách hàng.

>> Mời bạn xem thêm:

So sánh Thông tư 78 và Thông tư 32 về hóa đơn điện tử

Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng

Mẫu số hóa đơn 01GTKT0/001: Mọi thông tin cho chủ kinh doanh áp dụng đúng