Điểm danh những sai sót thường gặp khi lập HĐĐT và cách điều chỉnh chuẩn Thông tư 78

Việc xuất hóa đơn điện tử ngày càng trở nên phổ biến với Thông tư 78 hiện nay, nhưng cũng dễ mắc sai sót nếu không nắm rõ quy định. Từ sai tên khách hàng đến sai thuế suất, chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể khiến chủ kinh doanh gặp rắc rối lớn với cơ quan thuế.

Bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh nhận diện các trường hợp sai sót thường gặp khi xuất HĐĐT và cách xử lý đúng theo Thông tư 78/2021/TT-BTC – hướng dẫn quan trọng của Bộ Tài chính về hóa đơn điện tử hiện hành.

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính bán hàng thông minh: Chìa khoá để không bị “phạt nguội” hoá đơn điện tử

Hóa đơn giá trị gia tăng: Những điều chủ kinh doanh cần biết để tránh rủi ro pháp lý

Nguyên tắc xử lý và điều chỉnh hoá đơn điện tử sai sót theo Thông tư 78 và Nghị định 123

Căn cứ tại Thông tư 78/2021/TT-BTC hướng dẫn thực hiện Nghị định số 123/2020/NĐ-CP được ban hành bởi Bộ trưởng Bộ Tài chính về hóa đơn và chứng từ, khi hóa đơn điện tử có sai sót chủ kinh doanh cần chú ý một số nguyên tắc xử lý như sau:

Trường hợp sai sót	Nguyên tắc xử lý sai sót
I. Đối với hoá đơn điện tử (căn cứ tại Khoản 1, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót phải cấp lại mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử có sai sót cần xử lý tại hình thức điều chỉnh/thay thế	Người bán có thể thông báo việc điều chỉnh cho từng hóa đơn hoặc nhiều hóa đơn điện tử có sai sót (sử dụng Mẫu số 04/SS-HĐĐT) và gửi thông báo đến cơ quan thuế bất kỳ lúc nào, nhưng chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT phát sinh hóa đơn điều chỉnh.
Trường hợp người bán lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ, sau đó có phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ	Người bán thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập và thông báo với cơ quan thuế về việc hủy hóa đơn tại Mẫu số 04/SS-HĐĐT.
Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập có sai sót và người bán đã xử lý tại hình thức điều chỉnh hoặc thay thế, sau đó lại phát hiện hóa đơn tiếp tục có sai sót	Các lần xử lý tiếp theo người bán sẽ thực hiện tại hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.
Trường hợp tại quy định hóa đơn điện tử được lập không có ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn có sai sót	Người bán chỉ thực hiện điều chỉnh mà không thực hiện hủy hoặc thay thế.
Trường hợp nội dung về giá trị trên hóa đơn điện tử có sai sót	Hóa đơn điều chỉnh tăng (ghi dấu dương), hóa đơn điều chỉnh giảm (ghi dấu âm) đúng với thực tế điều chỉnh.
Khai bổ sung hồ sơ khai thuế liên quan các hóa đơn điện tử điều chỉnh, thay thế (bao gồm cả hóa đơn điện tử bị hủy)	Thực hiện tại quy định của pháp luật quản lý thuế.
II. Đối với bảng tổng hợp dữ liệu hoá đơn điện tử (căn cứ tại Khoản 2, Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC)
Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi cơ quan thuế thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử	Người bán gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử bổ sung.
Trường hợp bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót	Người bán gửi thông tin điều chỉnh cho các thông tin đã kê khai trên bảng tổng hợp.
Việc điều chỉnh hóa đơn trên bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử tại quy định tại Nghị định 123	Điền đủ các thông tin: ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn vào cột 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” tại Mẫu 01/TH-HĐĐT (ban hành kèm tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP ), trừ một số trường hợp không nhất thiết phải có đầy đủ các thông tin ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn trên hóa đơn điện tử tại quy định tại khoản 14 Điều 10 Nghị định số 123.

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Cách xử lý hoá đơn sai sót theo từng trường hợp cụ thể theo Thông tư 78

Trường hợp 1: Chủ kinh doanh tự phát hiện hóa đơn điện tử đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi cho người mua bị lập sai

Căn cứ tại Khoản 1, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chủ kinh doanh phải hủy hóa đơn đã lập và phát hành hóa đơn mới thay thế.

Bước 1: Chủ kinh doanh lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT theo Mẫu 04/SS-HĐĐT

Khi phát hiện hóa đơn điện tử có mã đã lập bị sai sót và chưa gửi cho khách hàng, chủ kinh doanh cần gửi thông báo sai sót đến cơ quan thuế (CQT) theo Mẫu số 04/SS-HĐĐT (ban hành kèm Phụ lục IA – Nghị định 123/2020/NĐ-CP).

Sau khi nhận được thông báo, cơ quan thuế sẽ thực hiện hủy hóa đơn sai sót đã cấp mã và lưu lại trên hệ thống.

Lưu ý quan trọng:

• Không tự ý hủy hóa đơn trên phần mềm hóa đơn điện tử của nhà cung cấp trước khi lập và gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT. Nếu đã lỡ hủy trước, cần liên hệ nhà cung cấp để được hỗ trợ xử lý.
• Có thể lập mẫu này riêng cho từng hóa đơn sai, hoặc theo danh sách nhiều hóa đơn sai sót cùng lúc.
• Thời hạn nộp mẫu: Chậm nhất là ngày cuối cùng của kỳ kê khai thuế GTGT có phát sinh các hóa đơn cần điều chỉnh.

Bước 2: Chủ kinh doanh lập hóa đơn mới, ký số gửi CQT để cấp mã hóa đơn mới, thay thế cho hóa đơn sai sót

>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Trường hợp 2: Xử lý sai sót hóa đơn đã lập, đã gửi cho người mua mà người mua hoặc người bán tự phát hiện sai sót về tên, địa chỉ người mua nhưng mã số thuế không sai và các nội dung khác cũng không sai

Căn cứ theo Điểm a Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chủ kinh doanh cần Thông báo hóa đơn có sai sót cho người mua và CQT, không phải lập lại hóa đơn.

Bước 1: Chủ kinh doanh tiến hành gửi thông báo cho người mua về việc xảy ra sai sót trên hóa đơn và KHÔNG LẬP LẠI HÓA ĐƠN MỚI.

Bước 2: Chủ kinh doanh tiến hành thông báo với Cơ quan thuế về hóa đơn điện tử viết sai, sai sót theo Mẫu 04/SS-HĐĐT.

Lưu ý: Trường hợp hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế có sai sót nêu trên chưa gửi dữ liệu hóa đơn cho cơ quan thuế thì không cần lập thông báo hóa đơn sai sót gửi CQT.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn tra cứu hóa đơn điện tử mới nhất theo quy định – Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Trường hợp 3: Xử lý sai sót đối với hóa đơn viết sai về Mã số thuế, Số tiền ghi trên hóa đơn, Thuế suất, Tiền thuế hoặc Hàng hóa ghi trên hóa đơn không đúng quy cách, chất lượng…

Căn cứ theo Điểm b Khoản 2, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chủ kinh doanh và người mua tự thỏa thuận với nhau để chọn 1 trong 2 phương án giải quyết như sau:

Phương án 1: Lập hóa đơn điện tử điều chỉnh cho hóa đơn sai sót

Người bán lập một hóa đơn điện tử mới để điều chỉnh cho hóa đơn trước đó có sai sót. Trên hóa đơn điều chỉnh phải thể hiện đầy đủ thông tin, đồng thời ghi rõ dòng chữ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”

Nội dung điều chỉnh phải phản ánh đúng bản chất của sai sót:

• Nếu điều chỉnh tăng giá trị: ghi số dương.
• Nếu điều chỉnh giảm giá trị: ghi số âm, phù hợp với thực tế.

Đối với hóa đơn không có mã, chủ kinh doanh ký số và gửi trực tiếp cho người mua.

Đối với hóa đơn có mã, chủ kinh doanh ký số, gửi hóa đơn lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó chuyển cho người mua.

Lưu ý:

• Trường hợp các bên có thỏa thuận bằng văn bản trước khi lập hóa đơn điều chỉnh, văn bản cần ghi rõ nội dung sai sót để làm căn cứ phát hành hóa đơn.
• Người bán nên tra cứu kỹ mã số thuế cá nhân hoặc doanh nghiệp trước khi lập hóa đơn nhằm hạn chế tối đa sai sót.

Phương án 2: Lập hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn sai sót

Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, trong trường hợp phát hiện hóa đơn điện tử đã lập có sai sót, chủ kinh doanh và người mua có thể thống nhất lựa chọn phương án lập hóa đơn thay thế. Đây là phương án phù hợp khi cần thay thế toàn bộ nội dung hóa đơn cũ bằng một hóa đơn mới.

Quy trình thực hiện:

Chủ kinh doanh lập một hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót và gửi cho người mua. Hóa đơn thay thế phải có đầy đủ thông tin chính xác và ghi rõ dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”

Trường hợp hai bên có thỏa thuận lập văn bản ghi nhận sai sót trước khi phát hành hóa đơn thay thế, nội dung sai sót cần được thể hiện rõ trong văn bản này. Sau đó, người bán tiến hành lập hóa đơn thay thế theo đúng quy định.

• Đối với hóa đơn không có mã: chủ kinh doanh ký số và gửi trực tiếp cho người mua.
• Đối với hóa đơn có mã: chủ kinh doanh ký số, gửi lên cơ quan thuế để cấp mã, sau đó gửi cho người mua.

>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Trường hợp 4: Phát sinh việc hủy hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ

Căn cứ điểm b khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, nếu chủ kinh doanh lập hóa đơn khi thu tiền trước hoặc trong khi cung cấp dịch vụ theo quy định nhưng sau đó phát sinh việc hủy hợp đồng dịch vụ hoặc chấm dứt việc cung cấp dịch vụ thì xử lý như sau:

• Chủ kinh doanh thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã lập
• Thông báo tới Cơ quan thuế theo Mẫu 04/SS-HĐĐT về việc hủy hóa đơn.

>> Mời bạn xem thêm: Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả

Trường hợp 5: Xử lý hóa đơn giấy sai sót sau khi đã chuyển sang hóa đơn điện tử

Căn cứ theo khoản 6 Điều 12 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, Trường hợp chủ kinh doanh đã chuyển sang sử dụng hóa đơn điện tử nhưng phát hiện hóa đơn giấy đã lập trước đó (hóa đơn giấy lập theo Nghị định số 51/2010/NĐ-CP, Nghị định số 04/2014/NĐ-CP) có sai sót thì phương án xử lý như sau:

• Lập văn bản thỏa thuận và ghi rõ sai sót.
• Chủ kinh doanh thực hiện thông báo sai sót Mẫu 04/SS-HĐĐT và gửi tới Cơ quan thuế.
• Chủ kinh doanh tiến hành lập hóa đơn điện tử mới thay thế cho hóa đơn đã lập có sai sót.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử thay thế hóa đơn sai sót đa lập phải có dòng chữ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… ký hiệu… số… ngày… tháng… năm”

• Chủ kinh doanh ký số trên hóa đơn điện tử mới thay thế để gửi cho người mua (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử không có mã), hoặc người bán gửi cơ quan thuế để được cấp mã cho HĐĐT thay thế hóa đơn đã lập (đối với trường hợp sử dụng hóa đơn điện tử có mã của CQT).

>> Mời bạn xem thêm: Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả

Trường hợp 6: Cơ quan thuế phát hiện hóa đơn có sai sót và thông báo đến người bán

Căn cứ tại Khoản 3, Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, chủ kinh doanh phải thực hiện các bước sau:

Bước 1: Nhận thông báo rà soát của cơ quan thuế

Trường hợp cơ quan thuế phát hiện sai sót trên hóa đơn điện tử của đơn vị, cơ quan thuế sẽ thông báo cho chủ kinh doanh tại Mẫu số 01/TB-RSĐT (ban hành kèm tại Nghị định 123) qua email để kiểm tra sai sót.

Lưu ý:

• Trên mẫu Thông báo về hóa đơn điện tử cần rà soát CQT gửi người bán có ghi thời hạn để đơn vị thông báo lại kết quả rà soát cho CQT. Nếu hết thời hạn mà người bán không thông báo lại với CQT, CQT sẽ tiếp tục gửi thông báo yêu cầu rà soát lần 2.
• Trường hợp sau 2 lần thông báo nhưng bên bán vẫn không gửi kết quả phản hồi, CQT sẽ xem xét chuyển sang trường hợp kiểm tra về sử dụng hóa đơn điện tử của đơn vị.

Bước 2: Lập thông báo hóa đơn điện tử có sai sót gửi CQT

>> Mời bạn xem thêm:

Trường hợp 7: Phát hiện hóa đơn Điều chỉnh hoặc Thay thế tiếp tục có sai sót

Căn cứ điểm c khoản 1 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, chủ kinh doanh đã lập hóa đơn điện tử Điều chỉnh hoặc Thay thế cho hóa đơn bị sai sót (dựa theo quy định tại Điểm b khoản 2 Điều 19 NĐ 123), nhưng sau đó tiếp tục phát hiện hóa đơn có sai sót thì ở các lần xử lý tiếp theo, chủ kinh doanh thực hiện theo hình thức đã áp dụng khi xử lý sai sót lần đầu.

>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy định mới từ 1/6/2025 bạn cần biết

Trường hợp 8: Bảng tổng hợp hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan Thuế có sai sót

Căn cứ khoản 2 Điều 7 Thông tư số 78/2021/TT-BTC, sau khi đã hết thời hạn gửi bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đến cơ quan thuế, nếu phát hiện thiếu dữ liệu hóa đơn điện tử trong bảng tổng hợp, chủ kinh doanh cần gửi bổ sung bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử còn thiếu.

Trường hợp bảng tổng hợp đã gửi có sai sót, người bán thực hiện việc gửi thông tin điều chỉnh đối với các nội dung đã kê khai sai trong bảng tổng hợp.

Khi điều chỉnh, chủ kinh doanh phải điền đầy đủ thông tin về hóa đơn cần điều chỉnh, bao gồm: Ký hiệu mẫu số hóa đơn, Ký hiệu hóa đơn, Số hóa đơn tại cột số 14 “Thông tin hóa đơn liên quan” trong Mẫu số 01/TH-HĐĐT.

Lưu ý: Việc khai báo thông tin này không áp dụng đối với các trường hợp hóa đơn điện tử không bắt buộc phải có đầy đủ các thông tin về ký hiệu mẫu số, ký hiệu và số hóa đơn, theo quy định tại Khoản 14, Điều 10 Nghị định số 123/2020/NĐ-CP.

>> Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025

Sổ Bán Hàng – Giải pháp quản lý đơn hàng & hoá đơn điện tử đạt chuẩn Nghị định 70

Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.

Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.

• Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
• Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
• Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
• Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
• Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu

6 Lý do nổi bật mà chủ kinh doanh nên lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử

• Đăng ký nhanh – In hóa đơn dễ: Tạo và in hóa đơn chỉ với vài thao tác, không cần giấy tờ rườm rà.
• Hạn chế sai sót: Dữ liệu được tự động đồng bộ, giảm lỗi nhập sai, tính nhầm.
• Tra cứu tiện lợi: Hóa đơn lưu trữ tập trung trên phần mềm, dễ tìm – khó thất lạc.
• Bảo mật cao: Thông tin khách hàng và hóa đơn được mã hóa, đảm bảo an toàn tuyệt đối.
• Linh hoạt định dạng: Dễ dàng xuất hóa đơn theo yêu cầu của khách hoặc cơ quan Thuế.
• Quản lý tổng thể: Tích hợp bán hàng, kho và báo cáo – mọi thứ gói gọn trong một ứng dụng.

>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng chính thức hợp tác cùng VNPT cung cấp giải pháp tích hợp hóa đơn điện tử

Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng giải pháp Sổ Bán Hàng E-Invoice. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:

🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT

>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh

Hóa đơn điện tử trên smartphone – Giải pháp nhanh gọn cho các chủ kinh doanh

Thuế kê khai: Hướng dẫn chi tiết từ A – Z cho các chủ kinh doanh

Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi