Đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn Nghị định 123 và Thông tư 78
Trong thời đại số hóa mạnh mẽ, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử không chỉ là xu hướng mà còn là quy định bắt buộc theo pháp luật. Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP yêu cầu tất cả doanh nghiệp và hộ kinh doanh phải đăng ký hoá đơn điện tử theo chuẩn định dạng mới, đồng bộ với hệ thống của cơ quan thuế, nhưng nhiều chủ hộ kinh doanh chưa biết triển khai làm sao cho đúng luật?
Trong bài viết này, hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu cách thức đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn Thông tư 78 và Nghị định 123 dành cho chủ hộ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ, cá thể kinh doanh phải dùng hóa đơn điện tử không? – Cập nhật quy định 2025
Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh
Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
7 Mẫu hoá đơn điện tử mới nhất chuẩn Thông tư 78: Cập nhật quan trọng cho chủ kinh doanh
Kích thước máy tính tiền: Lựa chọn chuẩn cho từng mô hình kinh doanh
Thông tư 78/2021/TT-BTC và Nghị định 123/2020/NĐ-CP là gì?
Thông tư 78/2021/TT-BTC do Bộ Tài chính ban hành là văn bản hướng dẫn chi tiết về việc áp dụng và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định của Luật Quản lý thuế năm 2019. Thông tư này chính thức có hiệu lực từ ngày 01/07/2022 (tùy theo lộ trình của từng địa phương) và thay thế các quy định cũ liên quan đến hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử.
Thông tư 78 được ban hành trên cơ sở pháp lý của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, đóng vai trò là nghị định gốc quy định về hóa đơn, chứng từ, do Chính phủ ban hành vào ngày 19/10/2020. Nghị định 123 quy định toàn diện về các loại chứng từ kế toán như hóa đơn giá trị gia tăng, hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho, bảng kê, v.v…, bao gồm cả quy định chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Đây là nền tảng pháp lý cao nhất hiện hành về hóa đơn, và Thông tư 78 là văn bản hướng dẫn triển khai cụ thể các nội dung này.
Cụ thể, Nghị định 123 quy định:
- Bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử có mã cơ quan thuế, trừ một số trường hợp đặc thù.
- Phân loại chi tiết các loại hóa đơn điện tử: hóa đơn GTGT, hóa đơn bán hàng, chứng từ điện tử thay thế…
- Quy định xử phạt hành vi vi phạm trong sử dụng hóa đơn điện tử.
- Thời hạn, hình thức lập, lưu trữ và chuyển dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.
Trong khi đó, Thông tư 78 đóng vai trò hướng dẫn kỹ thuật và quy trình thực hiện, bao gồm:
- Định dạng chuẩn của hóa đơn điện tử (dạng XML).
- Mẫu biểu đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử (01/ĐKT-HĐĐT).
- Hướng dẫn kết nối phần mềm với hệ thống của Tổng cục Thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ
Quy định về đăng ký hoá đơn điện tử theo Nghị định 123 và Thông tư 78
Kể từ ngày 21/11/2021, Tổng cục Thuế chính thức triển khai hệ thống hóa đơn điện tử mới. Người nộp thuế có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử thông qua hai hình thức:
- Trực tiếp trên hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế, hoặc
- Thông qua tổ chức cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử đã được phê duyệt và kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.
Cơ quan thuế sẽ gửi thông báo thời điểm chuyển đổi hóa đơn điện tử theo Thông tư 78/2021/TT-BTC đến người nộp thuế qua email đã đăng ký nhận thông tin với cơ quan thuế.
Người nộp thuế có trách nhiệm thực hiện chuyển đổi đúng theo quy định, hoặc cũng có thể chủ động đăng ký hóa đơn điện tử sớm để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh gián đoạn hoạt động kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền kết nối thuế – Cơ hội và Thách thức cho các chủ kinh doanh
Cách đăng ký hoá đơn điện tử chuẩn xác theo Thông tư 78
Bước 1: Nộp tờ khai đăng ký hoá đơn điện tử
Hộ kinh doanh/ doanh nghiệp cần lập và gửi tờ khai theo mẫu số 01/ĐKTĐ-HĐĐT (Phụ lục IA) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP đến cơ quan thuế để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.
Tại bước này, người nộp thuế có thể lựa chọn giữa hai hình thức:
- Sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí
- Sử dụng hóa đơn điện tử thông qua nhà cung cấp dịch vụ (có phí).
1. Trường hợp được sử dụng hóa đơn điện tử miễn phí:
Doanh nghiệp, tổ chức thuộc nhóm sau có thể đăng ký hoá đơn điện tử có mã hoặc không có mã miễn phí từ cơ quan thuế, nếu đáp ứng các điều kiện quy định tại Điều 14 – Nghị định 123/2020/NĐ-CP:
- Doanh nghiệp vừa và nhỏ, hộ kinh doanh cá thể đang hoạt động tại vùng có điều kiện kinh tế – xã hội khó khăn hoặc đặc biệt khó khăn.
- Doanh nghiệp nhỏ và vừa được UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương đề xuất hỗ trợ, gửi kiến nghị đến Bộ Tài chính (trừ doanh nghiệp đang hoạt động tại khu công nghiệp, khu kinh tế, khu công nghệ cao).
▸ Cách thực hiện:
Người nộp thuế tiến hành kê khai và gửi tờ khai mẫu 01/ĐKTĐ-HĐĐT thông qua hệ thống hóa đơn điện tử của Tổng cục Thuế tại đây và thực hiện các bước gồm:
a. Điền thông tin doanh nghiệp/hộ kinh doanh bao gồm: mã số thuế, tên người nộp thuế, mã cơ quan thuế quản lý, cơ quan thuế quản lý, người liên hệ, địa chỉ liên hệ, điện thoại liên hệ, thư điện tử.
b. Chọn “Hình thức hóa đơn” doanh nghiệp/ hộ kinh doanh áp dụng.
c. Chọn “Hình thức gửi dữ liệu đến cơ quan thuế”.
d. Chọn “Phương thức chuyển dữ liệu hóa đơn điện tử” áp dụng hóa đơn điện tử, cụ thể:
- Phương thức “Chuyển đầy đủ nội dung từng hóa đơn”: Theo phương thức này, toàn bộ nội dung từng hóa đơn sẽ được truyền đầy đủ đến hệ thống của cơ quan thuế ngay khi lập.
- Phương thức “Chuyển theo bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử”: Áp dụng theo Điểm a1, Khoản 3, Điều 22 Nghị định 123, dành cho các trường hợp đặc thù có số lượng hóa đơn phát hành lớn và thường xuyên, bao gồm:
- Các tổ chức cung cấp dịch vụ trong lĩnh vực: bưu chính viễn thông, bảo hiểm, tài chính – ngân hàng, vận tải hàng không, chứng khoán;
- Đơn vị kinh doanh hàng hóa là điện, nước sạch, với điều kiện hóa đơn có mã khách hàng hoặc mã số thuế của người mua.
e. Chọn “Loại hóa đơn sử dụng”
Dựa vào phương pháp kê khai của doanh nghiệp hoặc loại hóa đơn mà doanh nghiệp/ hộ kinh doanh cần đăng ký để lựa chọn loại hóa đơn cần sử dụng:
- Theo phương pháp khấu trừ: Chọn “Hóa đơn giá trị gia tăng”;
- Theo phương pháp trực tiếp: Chọn “Hóa đơn bán hàng”;
- Các loại hóa đơn khác: Chọn theo nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp/ hộ kinh doanh.
f. Tại mục “Danh sách chứng thư số sử dụng”, chủ doanh nghiệp/ hộ kinh doanh cắm chữ ký số và ấn vào dấu ⊕ để cập nhật thông tin chữ ký số.
g. Điền đầy đủ thông tin vào “Địa danh”, ngày tháng năm
h. Ký và gửi tờ khai.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy định mới từ 1/6/2025 bạn cần biết
2. Sử dụng hóa đơn điện tử có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế (trả phí dịch vụ)
Đối với các doanh nghiệp, tổ chức hoặc hộ kinh doanh không thuộc đối tượng được miễn phí theo quy định tại Điều 14, Nghị định 123/2020/NĐ-CP, thì cần chủ động đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có trả phí dịch vụ.
Trong trường hợp này, người nộp thuế sẽ:
- Liên hệ trực tiếp với các nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử (đơn vị trung gian) đã được Tổng cục Thuế phê duyệt kết nối hệ thống truyền nhận dữ liệu;
- Đăng ký mới hoặc chuyển đổi từ hệ thống hóa đơn điện tử cũ sang hệ thống đáp ứng quy định tại Thông tư 78/2021/TT-BTC.
Bước 2: Tổng cục Thuế sẽ gửi thông báo điện tử về việc tiếp nhận hồ sơ đăng ký sử dụng HĐĐT cho người nộp thuế qua địa chỉ thư điện tử đã đăng ký với cơ quan thuế
Bước 3: Nhận phản hồi từ cơ quan thuế về việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử
Trong vòng 01 ngày làm việc kể từ khi tiếp nhận tờ khai đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, cơ quan thuế sẽ phản hồi bằng văn bản theo mẫu số 01/TB-ĐKĐT (Phụ lục IB) ban hành kèm theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Phản hồi có thể theo hai trường hợp:
- Trường hợp được chấp nhận: Người nộp thuế sẽ nhận được thông báo chấp thuận và có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu mới, tuân thủ đúng các quy định tại Nghị định 123 và Thông tư 78.
- Trường hợp không được chấp nhận: Người nộp thuế sẽ nhận được thông báo từ chối kèm theo lý do cụ thể. Trong trường hợp này, cần tiến hành rà soát, bổ sung hoặc điều chỉnh thông tin theo yêu cầu của cơ quan thuế và thực hiện lại quy trình đăng ký như ban đầu.
Việc kiểm tra kỹ thông tin trước khi gửi tờ khai sẽ giúp doanh nghiệp/ hộ kinh doanh tiết kiệm thời gian và tránh bị gián đoạn trong quá trình chuyển đổi hóa đơn.
Bước 4: Hủy hóa đơn cũ và nộp báo cáo quyết toán tình hình sử dụng hóa đơn
Sau khi nhận được thông báo chấp thuận của cơ quan thuế về việc sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh có trách nhiệm thực hiện thủ tục hủy toàn bộ hóa đơn đã sử dụng trước đó và lập báo cáo quyết toán theo quy định.
1. Thông báo hủy hóa đơn cũ
Doanh nghiệp cần lập Thông báo hủy hóa đơn theo mẫu TB03/AC. Việc hủy áp dụng cho các loại hóa đơn sau:
- Hóa đơn giấy tự in hoặc đặt in được phát hành theo Nghị định 51/2010/NĐ-CP;
- Hóa đơn điện tử đã phát hành theo Thông tư 32/2011/TT-BTC.
2. Nộp báo cáo quyết toán hóa đơn
Bên cạnh việc thông báo hủy, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh phải nộp Báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn theo mẫu BC26/AC thông qua hệ thống điện tử của cơ quan thuế.
3. Hồ sơ hủy hóa đơn lưu tại doanh nghiệp/ hộ kinh doanh
Hồ sơ liên quan đến việc hủy hóa đơn cần được lưu trữ đầy đủ tại doanh nghiệp/ hộ kinh doanh, bao gồm:
- Biên bản hủy hóa đơn;
- Biên bản kiểm kê hóa đơn cần hủy;
- Quyết định thành lập hội đồng hủy hóa đơn;
- Thông báo hủy hóa đơn (mẫu TB03/AC) đã nộp qua hệ thống điện tử.
Thực hiện đầy đủ bước này sẽ giúp doanh nghiệp/ hộ kinh doanh hoàn tất việc chuyển đổi từ hệ thống hóa đơn cũ sang hóa đơn điện tử đúng quy định, tránh rủi ro pháp lý và đảm bảo hoạt động kinh doanh không bị gián đoạn.
>> Mời bạn xem thêm: Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn cho hộ kinh doanh
Một số câu hỏi thường gặp (FAQs)
1. Sau khi đăng ký thành công, cần làm gì tiếp theo?
Sau khi đăng ký thành công, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh:
- Bắt đầu lập, phát hành và quản lý hóa đơn điện tử theo quy định.
- Thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn (nếu có) và lưu trữ hồ sơ hủy hóa đơn tại doanh nghiệp.
2. Nếu doanh nghiệp/ hộ kinh doanh không nhận được phản hồi từ cơ quan thuế sau khi đăng ký thì phải làm gì?
Nếu sau thời gian quy định mà chưa nhận được phản hồi, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh nên kiểm tra lại email đăng ký, tra cứu trên hệ thống của Tổng cục Thuế hoặc liên hệ trực tiếp với cơ quan thuế quản lý để được hỗ trợ.
3. Khi nào doanh nghiệp phải hủy hóa đơn giấy cũ?
Sau khi nhận được thông báo chấp thuận đăng ký hóa đơn điện tử từ cơ quan thuế, doanh nghiệp/ hộ kinh doanh phải thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn chưa sử dụng và nộp báo cáo quyết toán hóa đơn giấy theo quy định.
4. Báo cáo quyết toán hóa đơn là gì? Khi nào phải nộp?
Báo cáo quyết toán hóa đơn là báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn giấy trước khi chuyển sang hóa đơn điện tử. Doanh nghiệp/ hộ kinh doanh phải nộp báo cáo này khi thực hiện hủy hóa đơn giấy còn tồn.
5. Nếu doanh nghiệp/ hộ kinh doanh chưa có hệ thống công nghệ thông tin, có thể đăng ký hóa đơn điện tử không?
Doanh nghiệp/ hộ kinh doanh chưa có hệ thống công nghệ thông tin có thể lựa chọn sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử của các nhà cung cấp phần mềm đã được Tổng cục Thuế phê duyệt. Ngoài ra, có thể đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế (hóa đơn điện tử miễn phí) để thuận tiện trong việc chuyển đổi.
>> Mời bạn xem thêm: Áp dụng hệ thống hóa đơn điện tử: Bí quyết tăng uy tín và bán hàng chuyên nghiệp
Xuất hoá đơn điện tử từ máy tính tiền chuyên nghiệp và chuẩn Nghị định 123 và Thông tư cùng Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Vì sao hàng ngàn chủ kinh doanh lựa chọn Sổ Bán Hàng để phát hành hóa đơn điện tử?
- Đăng ký dễ dàng – Xử lý nhanh chóng: Tạo và in hóa đơn trong vài bước, tiết kiệm thời gian hơn nhiều so với hóa đơn giấy truyền thống.
- Tính chính xác cao: Tích hợp trực tiếp vào ứng dụng Sổ Bán Hàng giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình nhập liệu, tính toán giá trị hóa đơn.
- Quản lý và tra cứu thuận tiện: Hóa đơn được lưu trữ tập trung trên hệ thống phần mềm hoặc máy tính, hỗ trợ tra cứu nhanh và giảm thiểu rủi ro thất lạc.
- Bảo mật thông tin tuyệt đối: Dữ liệu hóa đơn và thông tin khách hàng được mã hóa và bảo vệ an toàn, hạn chế nguy cơ bị đánh cắp hoặc rò rỉ.
- Linh hoạt chuyển đổi định dạng: Cho phép xuất hóa đơn sang nhiều định dạng phù hợp với yêu cầu của khách hàng hoặc cơ quan quản lý.
- Quản lý toàn diện: Tích hợp cùng hệ thống bán hàng, kho và báo cáo giúp bạn dễ dàng theo dõi toàn bộ hoạt động kinh doanh – từ doanh thu đến hàng tồn – chỉ trong một nền tảng duy nhất.
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
Nhanh tay hành động để tận dụng ưu đãi đặc biệt này – chỉ dành riêng cho những chủ kinh doanh sẵn sàng bứt phá!
>> Mời bạn xem thêm:
Tất tần tật về máy tính tiền in hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan Thuế
Hóa đơn điện tử có liên kết máy tính tiền không? Các trường hợp cần triển khai ngay!
Máy thanh toán tiền kết nối hóa đơn điện tử: Giải pháp tối ưu cho chủ kinh doanh
5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”
Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng