Công nợ là gì? Quy trình theo dõi và quản lý công nợ tối ưu nhất

Công nợ là một yếu tố quan trọng trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng trực tiếp đến tình hình tài chính và sự phát triển bền vững. Hiểu rõ về đầu mục này và quản lý hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp duy trì dòng tiền ổn định, giảm thiểu rủi ro và tăng cường uy tín với đối tác. Hãy cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết về công nợ và quy trình quản lý hiệu quả cho doanh nghiệp trong bài viết dưới đây!

1. Công nợ là gì?

Công nợ là tổng hợp các khoản phải thu và phải trả của một doanh nghiệp tại một thời điểm nhất định. Đây là một khái niệm chuyên ngành tương đối phức tạp. Tuy nhiên, có thể hiểu đơn giản như sau:

Công nợ phát sinh khi cá nhân hoặc doanh nghiệp có các giao dịch trao đổi, mua bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc phát sinh nghĩa vụ thanh toán trong kỳ với một cá nhân, tổ chức khác nhưng chưa thể hoàn thành nghĩa vụ thanh toán trong kỳ mà phải chuyển qua kỳ sau, thì số tiền đó được gọi là công nợ.

2. Tầm quan trọng của việc quản lý công nợ

Quản lý công nợ đóng vai trò quan trọng trong hoạt động tài chính và kinh doanh của doanh nghiệp:

• Kiểm soát tài chính: Giúp doanh nghiệp nắm bắt được tình hình tài chính hiện tại, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh hợp lý. Việc biết rõ các khoản phải thu và phải trả giúp doanh nghiệp cân đối dòng tiền và đảm bảo khả năng thanh toán.
• Duy trì dòng tiền ổn định: Quản lý công nợ hiệu quả giúp đảm bảo các khoản phải thu được thu đúng hạn, tránh tình trạng thiếu hụt dòng tiền, duy trì hoạt động kinh doanh mà không bị gián đoạn.
• Tăng cường uy tín và mối quan hệ với đối tác: Việc thanh toán đúng hạn giúp doanh nghiệp duy trì uy tín với nhà cung cấp và đối tác, tạo điều kiện thuận lợi cho các giao dịch trong tương lai. Đối tác sẽ tin tưởng hơn khi doanh nghiệp có lịch sử thanh toán tốt.
• Giảm thiểu rủi ro tài chính: Quản lý công nợ giúp phát hiện sớm các khoản nợ khó đòi, từ đó có biện pháp xử lý kịp thời như đàm phán gia hạn, thu hồi nợ hoặc trích lập dự phòng. Điều này giúp giảm thiểu rủi ro mất mát tài chính cho doanh nghiệp.
• Cải thiện hiệu quả quản lý: Việc theo dõi và quản lý công nợ một cách chi tiết giúp doanh nghiệp có cái nhìn tổng quan về tình hình tài chính, từ đó tối ưu hóa các hoạt động quản lý và điều hành.

Ngược lại, nếu không quản lý công nợ một cách hiệu quả, doanh nghiệp có thể phải đối mặt với nhiều rủi ro và hậu quả nghiêm trọng:

• Mất kiểm soát tài chính: Doanh nghiệp không nắm rõ được tình hình các khoản phải thu và phải trả, dẫn đến việc không thể đưa ra các quyết định tài chính chính xác. Điều này có thể gây ra các rủi ro tài chính và ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh.
• Thiếu hụt dòng tiền: Khi các khoản phải thu không được thu đúng hạn, doanh nghiệp sẽ gặp khó khăn trong việc duy trì dòng tiền để phục vụ cho các hoạt động kinh doanh hàng ngày. Điều này có thể dẫn đến việc không thể thanh toán đúng hạn các khoản phải trả, gây ra tình trạng nợ chồng chất.
• Giảm uy tín với đối tác: Việc thanh toán chậm trễ hoặc không thanh toán đúng hạn các khoản công nợ sẽ làm giảm uy tín của doanh nghiệp với nhà cung cấp và đối tác. Điều này có thể dẫn đến việc bị ngừng cung cấp hàng hóa, dịch vụ hoặc gặp khó khăn trong việc thiết lập các mối quan hệ kinh doanh mới.
• Tăng rủi ro nợ xấu: Không quản lý công nợ hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng nợ khó đòi, nợ xấu. Doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với nguy cơ mất mát tài chính khi không thể thu hồi các khoản nợ này.
• Gây khó khăn trong việc hoạch định chiến lược kinh doanh: Việc không nắm rõ tình hình tài chính và công nợ sẽ khiến doanh nghiệp gặp khó khăn trong việc lập kế hoạch và triển khai các chiến lược kinh doanh dài hạn.

3. Phân loại

1.1. Công nợ phải thu:

• Là số tiền mà doanh nghiệp sẽ thu từ các đơn vị nội bộ, từ đối tác hoặc khách hàng trong tương lai do việc cung cấp hàng hóa hoặc dịch vụ.
• Bao gồm tiền bán hàng, doanh thu từ dịch vụ chưa thu đủ, phải thu theo tiến độ hợp đồng xây dựng và các khoản đầu tư tài chính.

1.2. Công nợ phải trả:

• Là trách nhiệm hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ các giao dịch, sự kiện đã diễn ra mà doanh nghiệp cần phải thanh toán cho các chủ nợ.
• Bao gồm khoản phải trả cho nhà cung cấp, nội bộ, công nhân viên, và các khoản phải nộp cho nhà nước.

4. Quy trình xử lý công nợ trong doanh nghiệp

4.1. Quản lý công nợ phải thu của khách hàng

Bước 1: Cập nhật thông tin và phân nhóm khách hàng:

• Cập nhật thông tin khách hàng như tên, địa chỉ, MST, điện thoại, email, tài khoản ngân hàng, thời hạn thanh toán, hạn mức tín dụng công nợ.
• Phân nhóm khách hàng theo khối doanh nghiệp hoặc cá nhân, khu vực địa lý, và lịch sử thanh toán.

Bước 2: Ghi nhận phát sinh, kiểm soát và thông báo công nợ:

• Sử dụng các hồ sơ, chứng từ như hợp đồng, phiếu xuất kho, hóa đơn để ghi nhận và phản ánh công nợ.
• Lập thông báo và gửi khách hàng đối chiếu, xác nhận nghĩa vụ nợ cần thanh toán.

Bước 3: Tiến hành thu hồi công nợ:

• Gửi sổ chi tiết bán hàng và biên bản đối chiếu công nợ cho khách hàng để xác nhận.
• Thực hiện nhắc nợ qua điện thoại, email hoặc các ứng dụng liên lạc khác.

Bước 4: Xử lý công nợ khó đòi hoặc không đòi được:

• Phân loại công nợ khó đòi theo tuổi nợ và thực hiện trích lập dự phòng.
• Thu thập đầy đủ hồ sơ, chứng từ để làm căn cứ pháp lý khi cần.

4.2. Quản lý công nợ phải trả nhà cung cấp

Bước 1: Rà soát và xác minh nguồn gốc công nợ:

• Thu thập và kiểm tra kỹ lưỡng các hóa đơn, hợp đồng, chứng từ liên quan đến khoản công nợ.
• Xác định chính xác số tiền cần thanh toán, ngày đáo hạn và các điều khoản thanh toán đã thỏa thuận với nhà cung cấp.
• So sánh thông tin với hệ thống tài chính và quản lý công nợ để đảm bảo tính hợp lệ và chưa được thanh toán.

Bước 2: Lựa chọn phương thức thanh toán phù hợp:

• Dựa vào quy định hợp đồng, chính sách thanh toán của doanh nghiệp và yêu cầu của nhà cung cấp để chọn phương thức phù hợp (tiền mặt, chuyển khoản ngân hàng, séc,…).
• Có thể linh hoạt thương lượng phương thức thanh toán với nhà cung cấp/đối tác để tối ưu lợi ích cho doanh nghiệp.

Bước 3: Ưu tiên thanh toán hợp lý:

• Xác định thứ tự thanh toán dựa trên mức độ quan trọng, cấp thiết và khả năng thanh toán của doanh nghiệp.
• Áp dụng các tiêu chí đánh giá và phân loại công nợ để thực hiện thanh toán hiệu quả.

Bước 4: Chuẩn bị thông tin thanh toán đầy đủ:

• Lập phiếu thanh toán/hóa đơn thanh toán với đầy đủ thông tin về công nợ: số tiền, mã số hóa đơn, thông tin ngân hàng, thông tin liên hệ của hai bên.
• Kiểm tra kỹ lưỡng thông tin trước khi tiến hành thanh toán để tránh sai sót.

Bước 5: Thực hiện thanh toán và ghi chép cẩn thận:

• Thanh toán đúng hạn theo phương thức đã chọn.
• Ghi nhận đầy đủ thông tin thanh toán (ngày thanh toán, số chứng từ) vào hệ thống quản lý công nợ.

Bước 6: Theo dõi và cập nhật liên tục:

• Theo dõi sát sao tiến độ thanh toán để đảm bảo đúng hạn.
• Cập nhật thông tin thanh toán vào hệ thống quản lý công nợ để nắm bắt tình hình tài chính.

Bước 7: Giải quyết các vấn đề phát sinh:

• Xử lý các trường hợp tranh chấp, thanh toán sai sót hoặc các vấn đề phát sinh khác.
• Thương lượng và điều chỉnh thanh toán với nhà cung cấp/đối tác để đạt được giải pháp hợp lý.

Bước 8: Đối chiếu và báo cáo minh bạch:

• Đối chiếu thông tin công nợ với hệ thống tài chính – kế toán của doanh nghiệp.
• Báo cáo tình trạng và tiến độ thanh toán cho các bên liên quan (nhà quản lý, bộ phận tài chính – kế toán, nhà cung cấp).

>> Mời bạn xem thêm: “Vượt ngàn chông gai” thu hồi công nợ: Lối thoát nào cho chủ doanh nghiệp bán sỉ?

5. Tự động nhắc nợ với FinanPOS

FinanPOS là giải pháp quản lý bán hàng hiện đại dành cho chủ doanh nghiệp, được phát triển bởi Finan (chủ sở hữu phần mềm Sổ Bán Hàng), giúp doanh nghiệp quản lý toàn bộ quy trình bán hàng với 70+ tính năng cao cấp. Đặc biệt, FinanPOS cung cấp các tính năng vượt trội giúp doanh nghiệp quản lý công nợ hiệu quả và tự động hóa quy trình thu hồi công nợ, bao gồm:

• Nhắc nợ tự động: Hệ thống tự động gửi thông báo nhắc nhở về các hóa đơn đã quá hạn thanh toán và gửi email thông báo tới khách hàng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm thiểu sai sót.
• Quản lý khách hàng và nhà cung cấp toàn diện: Theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng và nhà cung cấp, đảm bảo thông tin luôn được cập nhật liên tục.
• Gạch nợ ngay khi nhận tiền: Hệ thống tự động cập nhật và gạch nợ ngay khi nhận được thanh toán qua ngân hàng, giúp doanh nghiệp kiểm soát công nợ chính xác và kịp thời.
• Thu nợ nhanh với link thanh toán online: Cung cấp link thanh toán online giúp khách hàng dễ dàng thực hiện thanh toán, từ đó rút ngắn thời gian thu hồi công nợ.
• Tích điểm và đổi điểm: Hỗ trợ các chương trình tích điểm và đổi điểm, khuyến khích khách hàng thanh toán đúng hạn và tạo sự gắn kết lâu dài.

Quản lý công nợ hiệu quả là yếu tố then chốt để đảm bảo sự ổn định và phát triển của doanh nghiệp. Việc áp dụng quy trình quản lý khoa học giúp kiểm soát tốt các khoản phải thu, phải trả, giảm thiểu rủi ro tài chính và nâng cao hiệu suất kinh doanh. FinanPOS tự hào đem đến cho quý doanh nghiệp phần mềm công nghệ với AI hiện đại, giúp tối ưu quy trình quản lý, nâng cao hiệu quả kinh doanh!

>> Mời bạn xem thêm:

Ra mắt FinanEcom – Giải pháp tự động xuất hóa đơn và ước tính thuế TMĐT

Không chỉ công nợ, đây là TOP 7 khó khăn gây đau đầu cho chủ doanh nghiệp bán sỉ

TMĐT 2024: AI tạo lợi thế cạnh tranh & tăng trải nghiệm khách hàng?

60% người tiêu dùng Việt tin dùng mạng xã hội khi mua hàng: Cơ hội bùng nổ cho doanh nghiệp?