Chủ kinh doanh cần biết: Hóa đơn đầu vào có bắt buộc với tất cả sản phẩm?
“Liệu tất cả sản phẩm bán có bắt buộc có hoá đơn đầu vào không?”, đây là một câu hỏi khiến không ít chủ kinh doanh lo lắng, nhất là khi đợt kiểm tra thuế đến gần. Nhiều chủ kinh doanh mặc định rằng nếu không có hóa đơn đầu vào thì không thể xuất hóa đơn đầu ra và thậm chí sợ rằng sẽ vướng các vấn đề về pháp lý. Thế nhưng lại thực tế lại không “cứng nhắc” đến vậy vì sẽ tuỳ vào mô hình kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh.
Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ giúp chủ kinh doanh hiểu và phân biệt rõ từng trường hợp không cần áp dụng hóa đơn đầu vào để tránh những rủi ro không đáng có khi kinh doanh minh bạch trong thời đại số.
>> Mời bạn xem thêm:
Phân biệt mã hoá đơn M1 và M2: Các loại hoá đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền
Bãi bỏ lệ phí môn bài và thuế khoán từ 2026: Thời cơ chuyển mình cho hộ kinh doanh
Từ 01/07/2025, chủ hộ kinh doanh đóng BHXH bắt buộc từ 585.000 đồng/tháng
Đề xuất giảm 2% thuế VAT đến hết 2026 – “Cú đúp” kích cầu tiêu dùng, hộ kinh doanh hưởng lợi!
Hóa đơn đầu vào là gì?
Hóa đơn đầu vào là chứng từ hợp pháp do bên bán hàng hoặc cung cấp dịch vụ xuất cho bên mua sau khi giao dịch được thực hiện. Đây là cơ sở để ghi nhận chi phí, tính giá vốn và đặc biệt quan trọng trong việc kê khai, khấu trừ thuế giá trị gia tăng (GTGT) đối với doanh nghiệp áp dụng phương pháp khấu trừ.
Ví dụ: Doanh nghiệp A mua 100kg đường từ Công ty B với tổng trị giá 4.400.000 đồng (trong đó 400.000 đồng là thuế GTGT 10%). Khi đó, hóa đơn đầu vào do Công ty B cung cấp sẽ là căn cứ để Doanh nghiệp A:
- Ghi nhận chi phí đầu vào 4.000.000 đồng;
- Kê khai và khấu trừ thuế GTGT đầu vào 400.000 đồng trong kỳ thuế tương ứng;
- Chứng minh tính hợp pháp và hợp lý của hàng hóa khi bán ra hoặc khi bị cơ quan thuế kiểm tra.
Nếu không có hóa đơn đầu vào, doanh nghiệp vẫn có thể được phép xuất hóa đơn đầu ra trong một số trường hợp đặc biệt nhưng phải có giải trình hợp lý và hồ sơ chứng minh nguồn gốc hàng hóa rõ ràng.
Tuy nhiên, không phải cứ bán hàng là phải có hóa đơn đầu vào “kèm theo”. Việc sản phẩm có hóa đơn đầu vào hay không sẽ tùy thuộc vào mô hình kinh doanh, lĩnh vực buôn bán và phương pháp thuế thì quy định sẽ khác nhau.
>> Mời bạn xem thêm: SME có phải dùng hóa đơn điện tử không? Giải mã quy định mới cho chủ doanh nghiệp nhỏ
Những trường hợp mua hàng không cần hóa đơn đầu vào
1. Mua hàng không cần lập hóa đơn
Theo Khoản 2.4, Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC, chủ kinh doanh không bắt buộc phải lập hóa đơn đối với hàng hóa, dịch vụ mua vào thuộc một số trường hợp cụ thể
- Mua đồ nông sản, thủy hải sản do người đánh bắt trực tiếp/ sản xuất trực tiếp bán cho.
- Mua trực tiếp các sản phẩm của người không kinh doanh như: tre, nứa, đay, cói, mây, song, rơm, vỏ dừa, sọ dừa hay nguyên liệu tận dụng từ sản phẩm nông nghiệp.
- Mua sỏi, cát, đất đá từ cá nhân/ hộ gia đình khai thác trực tiếp bán ra.
- Thu mua phế liệu của người trực tiếp lượm nhặt.
- Mua tài sản, dịch vụ, đồ dùng của cá nhân, hộ gia đình không kinh doanh bán cho.
- Mua hàng hóa, dịch vụ của cá, nhân, hộ gia đình (ngoài các trường hợp bên trên) có mức doanh thu dưới ngưỡng phải chịu thuế GTGT (doanh thu ít hơn 100 triệu đồng/năm).
Thay vào đó, chủ kinh doanh phải lập Bảng kê mua hàng Mẫu 01/TNDN khi mua hàng mà không cần lập hóa đơn.
2. Chi trả tiền điện, nước thuộc trường hợp sau:
Về khoản chi trả tiền điện, nước, theo quy định tại Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC (sửa đổi Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC), doanh nghiệp được chấp nhận chi phí trong một số trường hợp không có đầy đủ hóa đơn, chứng từ, cụ thể là khi hợp đồng cung cấp điện, nước được ký trực tiếp giữa hộ gia đình hoặc cá nhân (là chủ cho thuê địa điểm sản xuất, kinh doanh) với đơn vị cung cấp dịch vụ. Trong các trường hợp như vậy, doanh nghiệp vẫn có thể đưa chi phí điện, nước vào chi phí hợp lý nếu đáp ứng đủ điều kiện kèm theo của cơ quan thuế.
“a) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh trực tiếp thanh toán tiền điện, nước cho nhà cung cấp điện, nước không có các hóa đơn thanh toán tiền điện, nước và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.
b) Trường hợp doanh nghiệp thuê địa điểm sản xuất kinh doanh thanh toán tiền điện, nước với chủ sở hữu cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh không có chứng từ thanh toán tiền điện, nước đối với người cho thuê địa điểm sản xuất kinh doanh phù hợp với số lượng điện, nước thực tế tiêu thụ và hợp đồng thuê địa điểm sản xuất kinh doanh.”
Căn cứ theo quy định trên, khi hộ kinh doanh thuê địa điểm để kinh doanh, khoản chi phí tiền điện, nước vẫn được tính vào chi phí hợp lý được trừ nếu đáp ứng đầy đủ các điều kiện sau:
- Hóa đơn điện, nước đứng tên chủ nhà (người cho thuê địa điểm)
- Có hợp đồng thuê nhà hợp pháp giữa doanh nghiệp và chủ nhà.
3. Trả lãi cho người cho vay là cá nhân
Trường hợp hộ kinh doanh vay tiền từ cá nhân, khi trả lãi vay sẽ không có hóa đơn đầu vào, mà chỉ cần có chứng từ thể hiện việc chi trả lãi (như phiếu chi, biên nhận, hoặc chuyển khoản). Tuy nhiên, cần lưu ý là trước khi trả lãi, hộ kinh doanh phải khấu trừ thuế thu nhập cá nhân (TNCN) theo quy định, sau đó mới thanh toán phần còn lại cho người cho vay.
4. Chi tài trợ cho y tế, làm nhà tình nghĩa, thiên tai, giáo dục
Các khoản chi tài trợ cho y tế, làm nhà tình nghĩa, khắc phục thiên tai, giáo dục là các khoản chi từ thiện, hỗ trợ xã hội nên không bắt buộc phải có hóa đơn đầu vào như giao dịch mua bán bình thường. Tuy nhiên, để hợp pháp và được tính vào chi phí khi tính thuế, hộ kinh doanh cần có các chứng từ xác nhận khoản tài trợ và biên bản liên quan.
>> Mời bạn xem thêm: Tích hợp phần mềm hóa đơn điện tử vào máy tính tiền – Lợi ích kép cho chủ kinh doanh
2 Tình huống thực tế: Không có hóa đơn đầu vào nhưng vẫn hợp lệ khi tính chi phí
Tình huống 1: Thu mua nông sản không cần hóa đơn đầu vào
Chị Hoa là chủ một hộ kinh doanh chuyên sản xuất nước ép trái cây tươi. Hàng ngày, chị trực tiếp đến các nhà vườn ở Long An để thu mua xoài, chanh dây, dứa, do chính bà con nông dân trồng và bán tại vườn. Tuy nhiên, những người nông dân này không có mã số thuế, không lập hóa đơn, chỉ giao hàng và nhận tiền mặt hoặc chuyển khoản.
Trong trường hợp này, chị Hoa không bắt buộc phải lấy hóa đơn đầu vào. Thay vào đó, chị cần lập Bảng kê mua hàng theo mẫu 01/TNDN, kèm theo giấy tờ như phiếu chi, phiếu nhập kho, biên nhận giao nhận hàng (nếu có) để làm căn cứ hạch toán chi phí hợp lý.
Tình huống 2: Chi tài trợ xây nhà tình nghĩa không có hóa đơn
Anh Lâm, một chủ doanh nghiệp cơ khí nhỏ, quyết định hỗ trợ 30 triệu đồng để xây nhà tình nghĩa cho gia đình chính sách tại quê nhà. Anh không mua bán gì, chỉ đóng góp vào quỹ xây nhà do chính quyền địa phương phát động.
Trong trường hợp này, chi phí tài trợ không cần hóa đơn đầu vào nhưng vẫn có thể hạch toán chi phí hợp lệ nếu anh Lâm có:
- Văn bản kêu gọi/ xác nhận tiếp nhận tài trợ từ Ủy ban xã;
- Chứng từ nộp tiền (phiếu chi, chuyển khoản);
- Thư cảm ơn hoặc biên bản bàn giao công trình (nếu có).
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
Sổ Bán Hàng – Giải pháp bán hàng thông minh kết nối hóa đơn điện tử đúng chuẩn quy định
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm: Sổ Bán Hàng E-Invoice: Giải pháp xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền trên điện thoại dành cho hộ kinh doanh
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🌟 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🌟 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🌟 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
Giá máy tính tiền in bill: Cập nhật bảng giá chi tiết 2025
Xuất hoá đơn đầu ra chính xác: Cẩm nang quan trọng cho chủ kinh doanh
7 Mẫu hoá đơn điện tử mới nhất chuẩn Thông tư 78: Cập nhật quan trọng cho chủ kinh doanh