Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn cho hộ kinh doanh
Đừng để rắc rối pháp lý “bủa vây” chỉ vì hóa đơn điện tử! Việc nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn là vô cùng cấp thiết cho mọi hộ kinh doanh. Bạn cần hiểu rõ cách xuất hóa đơn điện tử sao cho đúng – đủ – hợp lệ, đặc biệt trong bối cảnh cập nhật theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP – bắt buộc áp dụng từ 1/6/2025. Tránh bị xử phạt, tăng độ chuyên nghiệp, kiểm soát doanh thu hiệu quả – mọi hộ kinh doanh đều cần nắm chắc!
Cùng Sổ Bán Hàng nắm vững cách xuất hóa đơn điện tử ngay hôm nay để thực hiện đúng quy định, an tâm kinh doanh nhé!
Mời bạn xem thêm:
Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Xuất hóa đơn điện tử bằng điện thoại nhanh chóng – đơn giản – hiệu quả
Thời hạn bắt buộc hóa đơn điện tử: Doanh nghiệp cần lưu ý gì?
Phạt không xuất hóa đơn điện tử: Mức phạt mới nhất doanh nghiệp cần biết
Vì sao cần biết cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn?
Trước đây việc xuất hóa đơn là sựa lựa chọn với hộ kinh doanh nhỏ – thì từ ngày 1/6/2025, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, các chủ kinh doanh theo diện bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn, đúng thời điểm và đúng quy trình.
Tuy nhiên, nếu chủ hộ kinh doanh không nắm rõ cách xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn, sẽ có nguy cơ:
- Bị xử phạt do sử dụng hóa đơn sai quy định;
- Gặp rối khi khách hàng yêu cầu hóa đơn mà không đáp ứng;
- Bị mất uy tín trong mắt khách hàng, nhất là đối tượng doanh nghiệp.
>>Mời bạn đọc thêm: Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới
Cần chuẩn bị gì để xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn?
Trước khi bắt tay vào thực hiện, chủ hộ kinh doanh cần chuẩn bị kỹ 5 điều sau để đảm bảo quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn, hợp lệ.
- Đăng ký hóa đơn điện tử là bước đầu tiên và bắt buộc trong cách xuất hóa đơn điện tử, giúp hộ kinh doanh và doanh nghiệp chính thức được phép phát hành hóa đơn theo đúng quy định của Tổng cục Thuế.
- Trang bị chữ ký số: Chữ ký số là công cụ bắt buộc để bạn xác thực hóa đơn điện tử trước khi gửi cho khách và cơ quan thuế. Nó giống như “con dấu” xác nhận của bạn trong môi trường số.
- Đăng ký phát hành hóa đơn điện tử: Bạn không thể xuất hóa đơn hợp lệ nếu chưa đăng ký với cơ quan thuế. Đây là bước bắt buộc đầu tiên.
- Chọn phần mềm hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử phù hợp: Phần mềm là công cụ bạn sẽ dùng hàng ngày, nên hãy chọn kỹ càng, ít thao tác, dễ sử dụng và ít tốn kém nhất càng tốt.
- Chuẩn bị thông tin khách hàng đầy đủ: Để xuất hóa đơn điện tử chính xác, bạn cần thu thập thông tin của người mua như: Họ tên, địa chỉ; Mã số thuế (nếu có); Nội dung hàng hóa/dịch vụ; Số lượng, đơn giá, thuế suất…
>> Mời bạn đọc thêm:
Chữ ký số từ A đến Z cho nhà bán hàng
Xuất hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền siêu thị – Giải pháp cho chủ kinh doanh
Cách xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn, 5 bước chi tiết nhất
Thực tế, quy trình xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn không hề phức tạp nếu bạn nắm đúng cách và sử dụng nền tảng phù hợp. Dưới đây là cách phổ biến và chuẩn chỉnh giúp chủ hộ kinh doanh chủ động xuất hóa đơn nhanh chóng, dễ thao tác:
Bước 1: Đăng nhập và khởi tạo hóa đơn mới
- Truy cập vào hệ thống phần mềm hóa đơn điện tử của bạn
- Sử dụng tài khoản và mật khẩu đã đăng ký để đăng nhập.
- Tìm và chọn chức năng “Lập hóa đơn”, “Tạo hóa đơn mới” hoặc các tùy chọn tương tự.
Bước 2: Nhập thông tin chi tiết của người mua và hàng hóa/dịch vụ
Điền đầy đủ và chính xác các trường thông tin bắt buộc của người mua, bao gồm:
- Tên đơn vị/cá nhân
- Mã số thuế (nếu có)
- Địa chỉ, Hình thức thanh toán.
Tiếp theo, nhập thông tin chi tiết về hàng hóa hoặc dịch vụ cung cấp:
- Tên sản phẩm/dịch vụ
- Đơn vị tính, Số lượng, Đơn giá
- Thuế suất VAT (chọn đúng theo quy định).
Bước 3: Kiểm tra và xác nhận thông tin hóa đơn
- Dành thời gian xem xét lại toàn bộ thông tin đã nhập trên hóa đơn. Đặc biệt chú ý đến các con số về số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất và tổng tiền thanh toán. Đảm bảo không có bất kỳ sai sót nào trước khi chuyển sang bước ký và phát hành.
Bước 4: Ký và xuất hóa đơn điện tử
- Trong giao diện phần mềm, chọn chức năng “Ký điện tử” hoặc “Phát hành hóa đơn”. Hệ thống có thể yêu cầu bạn nhập mã PIN của chữ ký số để xác thực. Sau khi ký thành công, hóa đơn sẽ được phát hành và có số hóa đơn chính thức từ hệ thống.
Bước 5: Gửi Hóa đơn cho người mua và lưu trữ
- Sau khi hóa đơn được phát hành, bạn cần gửi hóa đơn này đến người mua. Thông thường, bạn có thể gửi qua email (file PDF đính kèm) hoặc chia sẻ link tra cứu hóa đơn (nếu phần mềm hỗ trợ).
- Đồng thời, hóa đơn điện tử sẽ được tự động lưu trữ trên hệ thống của nhà cung cấp phần mềm theo quy định. Bạn cũng nên có biện pháp sao lưu dữ liệu hóa đơn của mình.
Có cần phải xuất hoá đơn điện tử cho mọi giao dịch không?
Nhiều chủ kinh doanh thắc mắc: có bắt buộc phải xuất hóa đơn điện tử cho mọi giao dịch không?
Câu trả lời là CÓ
Quy định mới từ 01/6/2025: Mọi giao dịch đều phải xuất hóa đơn điện tử
Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP sửa đổi, bổ sung Nghị định 123/2020/NĐ-CP, từ ngày 01/6/2025, tất cả các giao dịch bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ đều phải lập hóa đơn điện tử, không phân biệt giá trị giao dịch.
Lưu ý quan trọng cho người kinh doanh
- Mọi giao dịch, dù giá trị nhỏ hơn 200.000 đồng, đều phải lập hóa đơn điện tử, không phụ thuộc vào việc người mua có yêu cầu hay không.
- Không xuất hóa đơn cho bất kỳ giao dịch nào có thể bị xử phạt theo quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP.
- Hộ kinh doanh và cá nhân kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền kết nối với cơ quan thuế từ ngày 01/6/2025.
Những lỗi thường gặp khi xuất hoá đơn điện tử
Việc xuất hóa đơn điện tử tưởng chừng đơn giản, nhưng thực tế có rất nhiều chủ doanh nghiệp bị xử phạt chỉ vì những sai sót nhỏ, lặp lại thường xuyên.
Dưới đây là những lỗi phổ biến nhất khi xuất hóa đơn điện tử mà bạn cần đặc biệt tránh:
1. Thiếu hoặc sai thông tin trên hóa đơn
- Ghi sai ngày hóa đơn: Điều này có thể làm sai lệch thời gian giao dịch, gây khó khăn trong việc đối chiếu.
- Thiếu mã số thuế người mua: Đây là yêu cầu bắt buộc đối với các tổ chức, cá nhân có mã số thuế. Việc thiếu mã số thuế người mua có thể khiến hóa đơn không hợp lệ.
- Thiếu mô tả chi tiết hàng hóa, dịch vụ: Việc mô tả không đầy đủ về hàng hóa hoặc dịch vụ sẽ làm cho hóa đơn không rõ ràng, gây hiểu nhầm và khó đối chiếu sau này.
- Ghi sai số tiền, sai thuế suất: Nếu sai sót trong việc ghi số tiền hoặc thuế suất, hóa đơn không chỉ bị cơ quan thuế từ chối mà còn có thể gây ảnh hưởng đến quá trình kê khai thuế.
2. Không gửi hóa đơn cho khách sau khi ký
Việc gửi hóa đơn cho khách sau khi ký số là bước bắt buộc trong quy trình xuất hóa đơn điện tử. Tuy nhiên, nhiều chủ cửa hàng lại mắc phải những sai sót này:
- Hóa đơn đã lập, đã ký số nhưng chưa gửi cho khách: Nếu bạn không gửi, hóa đơn dù đã hợp lệ vẫn chưa hoàn tất nghĩa vụ chứng từ.
- Hóa đơn không có sai sót nhưng chưa gửi cho khách: Cơ quan thuế có thể đánh giá là “chưa phát hành” hóa đơn, dẫn đến xử phạt.
- Gửi hóa đơn cho khách không thành công (ví dụ lỗi email/số điện thoại): dễ bị khiếu nại từ khách hoặc bị cơ quan thuế yêu cầu giải trình.
3. Dùng phần mềm không kết nối với Tổng cục Thuế
Một lỗi nghiêm trọng mà nhiều chủ kinh doanh mắc phải là sử dụng phần mềm không kết nối với Tổng cục Thuế khiến việc xuất hóa đơn gặp những khó khăn:
- Khó khăn khi đồng bộ và đối chiếu hóa đơn: Phần mềm không kết nối với Tổng cục Thuế sẽ không thể tự động đồng bộ hóa đơn đầu vào, đầu ra với hệ thống thuế. Việc này gây khó khăn khi đối chiếu tờ khai, dễ sai sót hoặc lệch dữ liệu.
- Rủi ro pháp lý và xử lý sự cố: Theo quy định tại Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế phải được cấp mã trước khi gửi cho người mua. Nếu phần mềm không kết nối được với Tổng cục Thuế để cấp mã, doanh nghiệp không thể phát hành hóa đơn hợp lệ.
Hiểu rõ cách xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn không chỉ giúp hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật mới theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mà còn là yếu tố quan trọng để xây dựng uy tín, tối ưu doanh thu và tránh rủi ro xử phạt. Đừng để hóa đơn điện tử trở thành “nút thắt” trong hành trình phát triển kinh doanh của bạn!
Dễ dàng xuất hoá đơn điện tử đúng chuẩn ngay trên điện thoại với Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 6/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Đặc biệt, Sổ Bán Hàng mở ra chương trình quà tặng ưu đãi siêu hấp dẫn dành cho chủ hộ kinh doanh:
- Tặng phí khởi tạo HĐĐT trị giá 1,1 triệu đồng
- Tặng 1000 hoá đơn đầu tiên trong vòng 1 năm
- Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn đọc thêm:
Máy tính tiền có bắt buộc không? Câu trả lời chính xác cho hộ và cá nhân kinh doanh
Gợi ý mua máy tính tiền giá rẻ, chất lượng tốt cho chủ kinh doanh nhỏ
3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định
Hóa đơn điện tử có bắt buộc không? Quy định mới từ 1/6/2025 bạn cần biết
*Thông tin được tổng hợp từ E-Invoice, Thư viện Pháp Luật