Thư chào hàng là một trong những yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến hiệu suất bán hàng. Với một bức thư chào hàng hấp dẫn và lôi cuốn, bạn có thể thu hút nhiều khách hàng chú ý đến sản phẩm và tạo cảm giác cho họ muốn chốt đơn liền tay.

Hãy để Sổ Bán Hàng chia sẻ cho bạn bí kíp viết thư chào hàng sao cho thật hay và ấn tượng đến khách hàng của mình nhé! 

1. Thư chào hàng là gì?

Thư chào hàng là một dạng văn bản được gửi từ doanh nghiệp đến khách hàng hoặc đối tượng mục tiêu nhằm giới thiệu sản phẩm, dịch vụ hoặc chương trình khuyến mãi mà doanh nghiệp đang cung cấp. Mục tiêu chính của thư chào hàng là tạo sự quan tâm, dấu ấn và kích thích khách hàng thực hiện các hành động cụ thể như: Mua sắm sản phẩm, đăng ký dịch vụ, hoặc tham gia chương trình.

Thông thường, các doanh nghiệp sẽ sử dụng các thư ngỏ chào hàng này dưới định dạng email hay các phương tiện điện tử khác. Bố cục của dạng thư này thường chặt chẽ với ngôn từ ngắn gọn và hấp dẫn. Bên cạnh đó, thư chào hàng cần thể hiện được điểm mạnh và nét thu hút so với đối thủ cạnh tranh để khách hàng đổ sự quan tâm vào mình.

>> Có thể bạn quan tâm: Top 5 website tạo chữ ký online miễn phí ấn tượng

2. Tầm quan trọng của thư chào hàng

2.1 Tạo ấn tượng ban đầu

Thư chào hàng là cơ hội đầu tiên để tạo ấn tượng tốt đối với khách hàng cũng như đối tác kinh doanh. Một thư chào hàng hấp dẫn và chuyên nghiệp có thể giúp sản phẩm của bạn có thể nổi bật trong tâm trí của khách hàng và khả năng cao ký kết được với đối tác kinh doanh. 

2.2 Xây dựng mối quan hệ

Thư chào hàng không chỉ giúp bạn giới thiệu sản phẩm hoặc dịch vụ đến khách hàng tiềm năng mà còn tạo cơ hội để xây dựng mối quan hệ với họ. Điều này giúp tạo sự tin tưởng và sự gắn kết với thương hiệu của bạn.

2.3 Tiếp thị sản phẩm, dịch vụ

Khi sử dụng thư ngỏ chào hàng, bạn hoàn toàn có thể chủ động đưa thông tin về sản phẩm, dịch vụ đến với nhiều đối tượng khách hàng. Đây có thể được coi là hình thức tiếp thị bổ trợ cho các chiến dịch marketing được diễn ra hiệu quả.

2.4 Đánh giá mức độ quan tâm

Thông qua các email chào hàng, bạn có thể đánh giá được phần nào mức độ quan tâm của khách hàng đến sản phẩm của mình. Ví dụ như: Bạn gửi đi 500 email chào hàng, sau đó nhận được 300 phản hồi tích cực thì có thể đánh giá rằng, sản phẩm của bạn có ấn tượng và có khả năng cạnh tranh trên thị trường. 

2.5 Truyền đạt thông tin chi tiết

Thư chào hàng cung cấp không gian để trình bày chi tiết về sản phẩm, dịch vụ, ưu đãi, và lợi ích mà khách hàng có thể nhận được. Điều này giúp khách hàng hiểu rõ hơn về sản phẩm và quyết định dễ dàng hơn.

2.6 Tạo nhận thức về thương hiệu

Thư chào hàng giúp tạo sự nhận thức về thương hiệu và sản phẩm trong tâm trí của khách hàng. Ngay cả khi khách hàng không thực hiện mua sắm ngay lập tức, họ có thể nhớ đến bạn trong tương lai.

>> Có thể bạn quan tâm: Khung giờ vàng đăng bài bán hàng trên Facebook để tăng tương tác hiệu quả

3. Nội dung không thể thiếu trong thư chào hàng

Một lá thư ngỏ chào hàng nhất định không thể thiếu các nội dung sau đây:

• Lời chào mở đầu;
• Giới thiệu công ty (khái quát ngắn gọn lịch sử phát triển, thành tích đạt được); 
• Mục đích của thư (viết súc tích, ngắn gọn); 
• Giới thiệu sản phẩm (văn phong chân thực, có thể tạo tệp đính kèm nếu thông tin sản phẩm quá lớn); 
• Lời mời mua hàng/ hợp tác;
• Tái bút và cảm ơn; 
• Thông tin liên hệ (chèn đầy đủ thông tin liên hệ từ website, số điện thoại,…)

>> Có thể bạn quan tâm: Mách bạn 8 mẹo nhắc nợ hiệu quả và nhanh chóng

4. 6 bước để viết một lá thư chào hàng

4.1 Xác định đối tượng mục tiêu

Trước khi bắt đầu viết thư, bạn cần phải xác định mình viết thư cho ai hay nhóm đối tượng nào. Bên cạnh đó, bạn cần nắm vững thông tin về đối tượng mà bạn đang viết thư. Ví dụ, nếu là nhóm khách hàng cá nhân, bạn hãy tìm hiểu sở thích, nhu cầu, sự quan tâm của họ đến sản phẩm vào khoảng thời gian hiện nay. Nếu đó là các đối tác tiềm năng, bạn cần nghiên cứu định hướng và khả năng hợp tác ra sao.

4.2 Xác định mục tiêu viết thư

Xác định rõ mục tiêu của thư chào hàng, liệu bạn muốn giới thiệu sản phẩm mới, tạo độ nhận diện thương hiệu, tăng doanh số bán hàng, hay muốn tạo mối quan hệ tốt hơn với khách hàng cũ. Tùy thuộc vào mục tiêu của bạn mà triển khai cấu trúc thư cho phù hợp.

Dù mục tiêu của bạn là gì, bất kỳ thư chào hàng nào cũng nên có đầy đủ 2 yếu tố: Giới thiệu bạn là ai và sản phẩm mà bạn đang kinh doanh là gì. Điều này sẽ giúp bạn tăng độ nhận diện thương hiệu và tác động tích cực nếu nó thành công tạo ấn tượng với người đọc.

4.3 Viết tiêu đề thư một cách hấp dẫn

Tiêu đề thư chính là phần đầu tiên mà người nhận đọc và quyết định có nhấn vào xem tiếp hay không. Bạn cần chắc chắn rằng tiêu đề thư của mình phải thu hút, ấn tượng, đánh trúng vào nhu cầu hiện tại của khách hàng. Bạn hãy biến hóa vài dòng tiêu đề thư thành dòng chữ kích thích sự tò mò của người đọc. 

4.4 Trình bày thư

Tương tự như các loại thư khác, thư chào hàng cũng cần đầy đủ 3 phần: Mở đầu, nội dung chính và kết luận.

• Phần mở đầu: Giới thiệu doanh nghiệp, lý do gửi thư
• Nội dung chính: Mục tiêu của thư, giới thiệu sản phẩm, cách thức mua hàng/ tham gia chương trình.
• Kết luận: Tóm gọn các nội dung chính, thông tin liên hệ

4.5 Sử dụng Call – to – action

Để thúc đẩy việc mua hàng của khách hàng, bạn nên đi backlink trong email hoặc thiết kế nút kêu gọi hành động (CTA) để thu hút sự chú ý của khách hàng, từ đó nâng cao khả năng mua hàng từ họ.

4.6 Kiểm tra lại thư

Sau khi đã hoàn thành các bước trên, bạn cần rà soát lại thư thật kỹ càng trước khi nhấn gửi. Việc kiểm tra lại thư sẽ giúp bạn tránh những lỗi sai không đáng có, từ đó nâng cao tính chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn

>> Có thể bạn quan tâm: Gợi ý 70+ stt tương tác Bán hàng Online để tăng doanh số

5. Mẫu thư chào hàng theo từng ngành

5.1 Ngành thực phẩm

Chào [Tên Người Nhận],

Tôi xin gửi lời chào trân trọng từ [Tên Công Ty]. Chúng tôi là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thực phẩm và chúng tôi rất vui được giới thiệu với bạn về những sản phẩm chất lượng và dịch vụ mà chúng tôi cung cấp.

Chúng tôi đã nỗ lực không ngừng để đảm bảo rằng sản phẩm của chúng tôi luôn đạt được tiêu chuẩn cao nhất về chất lượng, an toàn thực phẩm và nguồn gốc nguyên liệu. Các sản phẩm của chúng tôi được sản xuất bởi đội ngũ có kinh nghiệm và được kiểm tra nghiêm ngặt để đảm bảo rằng chúng đáp ứng hoặc vượt qua mọi mong đợi của khách hàng.

Chúng tôi hiện có một danh mục đa dạng gồm các sản phẩm thực phẩm chất lượng cao, từ thực phẩm đóng hộp, thực phẩm đóng gói, đến thực phẩm tươi sống và nguyên liệu làm bếp. Chúng tôi hoàn toàn sẵn sàng để cung cấp các giải pháp tùy chỉnh dựa trên nhu cầu cụ thể của bạn.

Đội ngũ chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và hỗ trợ bạn trong quá trình lựa chọn sản phẩm, tư vấn về thực đơn, cũng như đảm bảo rằng mọi giao dịch diễn ra thuận lợi.

Nếu bạn quan tâm đến việc hợp tác với chúng tôi hoặc muốn biết thêm thông tin về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số Điện Thoại].

Chúng tôi trân trọng cơ hội được hợp tác cùng bạn và tin rằng sự kết hợp giữa chất lượng sản phẩm của chúng tôi và sự đổi mới của bạn sẽ mang lại kết quả tốt đẹp.

Trân trọng,

[Tên Bạn] [Chức Vụ] [Tên Công Ty] [Địa Chỉ Công Ty] [Email] [Số Điện Thoại]

5.2 Ngành nội thất

Thân chào [Tên Người Nhận],

Tôi hy vọng bạn đang có một ngày tốt lành. Tôi xin gửi lời chào từ [Tên Công Ty] – chuyên về thiết kế và cung cấp giải pháp nội thất độc đáo và sang trọng.

Chúng tôi tin rằng không gian sống phản ánh cá tính và phong cách của mỗi người. Với sự kết hợp giữa sự tinh tế và chất lượng, chúng tôi đã tạo ra những sản phẩm nội thất đẳng cấp để mang đến sự thoải mái và vẻ đẹp cho không gian của bạn.

Danh mục sản phẩm của chúng tôi bao gồm từ những bộ sofa và ghế thư giãn đẹp mắt, tủ kệ và bàn làm việc sáng tạo, đến những chiếc đèn trang trí tinh tế. Chúng tôi không chỉ tập trung vào thiết kế đẹp mắt mà còn chú trọng đến tính thực tiễn và khả năng tương thích với mọi không gian.

Chúng tôi hiểu rằng mỗi dự án là một thách thức riêng và chúng tôi sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ bạn trong việc chọn lựa sản phẩm phù hợp nhất. Đội ngũ của chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe ý kiến của bạn để đảm bảo rằng chúng ta có thể tạo ra không gian sống mà bạn mơ ước.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự đổi mới cho không gian sống của mình hoặc dự án nội thất thương mại, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số Điện Thoại]. Chúng tôi rất mong được hợp tác và mang đến sự phục vụ tốt nhất cho bạn.

Trân trọng,

[Tên Bạn] [Chức Vụ] [Tên Công Ty] [Địa Chỉ Công Ty] [Email] [Số Điện Thoại]

Hãy chắc chắn thay đổi và tùy chỉnh email theo thông tin cụ thể của bạn để làm cho nó phù hợp với tình huống và nhu cầu của bạn.

5.3 Ngành mỹ phẩm

Chào [Tên Người Nhận],

Tôi hy vọng bạn đang cảm thấy tốt lành. Tôi xin gửi đến bạn lời chào từ [Tên Công Ty], chuyên về sản xuất và cung cấp các sản phẩm mỹ phẩm chất lượng cao.

Chúng tôi tự hào được giới thiệu đến bạn bộ sưu tập mỹ phẩm đa dạng và độc đáo của chúng tôi. Với sự kết hợp giữa các thành phần tự nhiên và công nghệ tiên tiến, chúng tôi đã tạo ra những sản phẩm không chỉ mang lại vẻ đẹp tự nhiên mà còn chăm sóc và nuôi dưỡng làn da của bạn.

Danh mục sản phẩm của chúng tôi bao gồm mọi thứ từ kem dưỡng da hàng ngày, son môi đa dạng màu sắc, đến các sản phẩm trang điểm tinh tế. Chúng tôi luôn cam kết đảm bảo rằng tất cả các sản phẩm đều được kiểm nghiệm chất lượng và an toàn, để mang đến cho khách hàng trải nghiệm mỹ phẩm tốt nhất.

Chúng tôi hiểu rằng mỗi người đều có nhu cầu và mong muốn riêng về mỹ phẩm. Vì vậy, chúng tôi luôn sẵn sàng lắng nghe và tư vấn để đảm bảo rằng bạn có thể tìm thấy những sản phẩm phù hợp nhất với bạn.

Nếu bạn đang tìm kiếm sự đổi mới trong danh mục sản phẩm mỹ phẩm của mình hoặc có bất kỳ câu hỏi nào về sản phẩm và dịch vụ của chúng tôi, xin vui lòng liên hệ với chúng tôi qua email này hoặc số điện thoại [Số Điện Thoại]. Chúng tôi rất mong được hợp tác cùng bạn để mang đến sự tự tin và vẻ đẹp hoàn hảo.

Trân trọng,

[Tên Bạn] [Chức Vụ] [Tên Công Ty] [Địa Chỉ Công Ty] [Email] [Số Điện Thoại]

6. Lưu ý khi viết thư chào hàng

Khi viết thư chào hàng, bạn cần lưu ý một số điều như sau:

• Nắm vững đối tượng: Tìm hiểu về sở thích, nhu cầu, tình trạng của đối tượng mà bạn gửi thư tạo nội dung phù hợp.
• Tiêu đề hấp dẫn: Tiêu đề là điểm thu hút đầu tiên, hãy viết tiêu đề súc tích, hấp dẫn và liên quan đến nội dung thư.
• Ngôn từ thân thiện: Sử dụng ngôn từ thân thiện, dễ hiểu để tạo cảm giác gần gũi với người đọc.
• Thiết kế sạch sẽ: Sắp xếp nội dung thư một cách gọn gàng, dễ đọc và trình bày hợp lý. Bên cạnh đó, sử dụng font chữ dễ nhìn và hình ảnh phù hợp.
• Trình bày thông tin: Trình bày thông tin một cách rõ ràng và logic. Đừng làm người đọc phải tìm kiếm thông tin quan trọng.
• Nêu rõ lợi ích: Đề cập đến những lợi ích mà sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn mang lại cho đối tượng.
• Gợi mở tò mò: Mở thư bằng câu hỏi hoặc tình huống gợi mở để kích thích sự tò mò của người đọc.
• Đề xuất hành động rõ ràng: Kết thúc thư bằng một đề xuất hành động rõ ràng và hấp dẫn, như đăng ký, mua hàng hoặc liên hệ.
• Sửa chữa kỹ càng: Kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp và đảm bảo thông điệp được truyền đạt một cách chính xác.
• Cá nhân hóa: Nếu có thể, cá nhân hóa thư bằng cách gọi tên người đọc và tạo sự kết nối riêng biệt.
• Kiểm tra thử nghiệm: Trước khi gửi thư chào hàng cho toàn bộ đối tượng, thử gửi thử nghiệm cho một nhóm nhỏ để kiểm tra hiệu suất.
• Theo dõi và đánh giá: Theo dõi kết quả sau khi gửi thư để đánh giá hiệu suất và cải thiện cho những lần gửi sau.

>> Có thể bạn quan tâm: Thành thạo bán hàng trên TikTok Shop trong một nốt nhạc

Bí kíp viết thư chào hàng ấn tượng chỉ với 6 bước chính là chìa khóa tạo ấn tượng mạnh mẽ, đẩy mạnh tương tác và thu hút khách hàng hiệu quả. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn trong hành trình viết một mẫu thư chào hàng độc đáo đến khách hàng của mình.