Tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC
Hóa đơn điện từ hợp lệ đóng vai trò then chốt trong việc ghi nhận giao dịch, đối soát, kê khai thuế và xác lập tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, đối với nhiều hộ kinh doanh, việc chuyển đổi từ hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử còn gặp khá nhiều bối rối khi chưa rõ về mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ, hợp pháp cũng như các mẫu hóa đơn điện tử chuẩn.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ tổng hợp các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC cho chủ kinh doanh áp dụng đúng mẫu, giúp tránh rủi ro về thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Cập nhật các quy định mới nhất về hóa đơn điện tử xăng dầu cho hộ kinh doanh
Cách kiếm tiền trên TikTok: 7 hình thức phổ biến và hiệu quả nhất 2025
Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”
Tìm cơ hội kinh doanh: TOP 5 lĩnh vực đáng đầu tư nhất năm 2025
Như thế nào là mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ?
Hóa đơn điện tử chỉ được xem là hợp lệ khi thỏa mãn đầy đủ các tiêu chí sau:
- Bảo toàn nguyên vẹn nội dung từ thời điểm khởi tạo đến khi hoàn tất. Nội dung hóa đơn không bị chỉnh sửa hay mất mát, trừ những thay đổi về hình thức khi hiển thị, lưu trữ hoặc trao đổi.
- Dữ liệu trên hóa đơn điện tử phải có thể truy cập và sử dụng một cách đầy đủ bất cứ khi nào cần đối chiếu hay kiểm tra.
Riêng với hóa đơn in từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế, cần tuân theo các nguyên tắc sau:
- Hóa đơn phải có dấu hiệu nhận biết là được phát hành từ hệ thống máy tính tiền đã kết nối và truyền dữ liệu điện tử về cơ quan thuế.
- Không bắt buộc phải có chữ ký số của người bán.
- Khoản chi cho hàng hóa, dịch vụ sử dụng hóa đơn từ máy tính tiền (hoặc bản sao/tra cứu từ Cổng thông tin của Tổng cục Thuế) vẫn được công nhận là hợp lệ khi xác định nghĩa vụ thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay
Quy định về hóa đơn điện tử theo Thông tư 32 và Nghị định 70
Trước khi sử dụng mẫu hóa đơn điện tử, hộ kinh doanh cần cập nhật các quy định pháp lý để đảm bảo hóa đơn hợp lệ và tuân thủ đúng quy trình theo Thông tư 32/2025/TT‑BTC và Nghị định 70/2025/NĐ‑CP (có hiệu lực từ 1/6/2025)
1. Nội dung bắt buộc trên hóa đơn điện tử
Căn cứ Điều 10 của Nghị định 123, sửa đổi bởi Nghị định 70, hóa đơn cần có các thông tin sau:
- Tên hóa đơn, mẫu số, ký hiệu hóa đơn.
- Thông tin người bán và người mua (tên, địa chỉ, mã số thuế; hoặc số định danh cá nhân với cá nhân kinh doanh hoặc hộ kinh doanh)
- Tên hàng hóa/dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền.
- Thuế suất, tiền thuế GTGT (nếu có).
- Tổng tiền thanh toán.
- Chữ ký điện tử của người bán (và người mua nếu có thỏa thuận), trừ một số trường hợp đặc thù như dịch vụ vận tải hàng không hoặc hóa đơn quốc tế không yêu cầu ký số
- Hình thức thanh toán
- Mã cơ quan thuế (nếu là hóa đơn có mã).
- Thời điểm lập hóa đơn, gồm thời gian lập, ký số, gửi dữ liệu đều phải hoàn thành trong cùng ngày hoặc chậm nhất ngày làm việc kế tiếp từ thời điểm lập
2. Ký hiệu mẫu số và ký hiệu hóa đơn
2.1. Ký hiệu mẫu số
Ký hiệu mẫu số điện tử là chuỗi ký tự dùng để phân biệt loại hóa đơn, hình thức hóa đơn (có mã hay không có mã), và mẫu số đăng ký của doanh nghiệp với cơ quan thuế. Chuỗi này giúp đảm bảo hóa đơn hợp lệ, hợp pháp và phù hợp với quy định khi kê khai thuế.
Hiện nay, quy định ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử như sau:
“Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử”.
Theo khoản 1 Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, hệ thống ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử đã được cập nhật với một số bổ sung mới, đáng chú ý nhất là sự xuất hiện của mẫu số 7, dành riêng cho hóa đơn thương mại điện tử (TMĐT).
Cụ thể, các ký hiệu mẫu số hóa đơn hiện được quy định như sau:
- Số 1: Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng
- Số 2: Hóa đơn điện tử bán hàng
- Số 3: Hóa đơn điện tử bán tài sản công
- Số 4: Hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia
- Số 5: Các loại hóa đơn điện tử khác như tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc chứng từ điện tử có nội dung như hóa đơn
- Số 6: Phiếu xuất kho điện tử (kiêm vận chuyển nội bộ hoặc hàng gửi bán đại lý) được sử dụng và quản lý như hóa đơn
- Số 7: (Mới) Hóa đơn thương mại điện tử
- Số 8: (Mới) Hóa đơn giá trị gia tăng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
- Số 9: (Mới) Hóa đơn bán hàng tích hợp biên lai thu thuế, phí, lệ phí
Theo quy định, khi lập hóa đơn điện tử, người lập cần xác định đúng mẫu số dựa trên loại hóa đơn sử dụng. Việc lựa chọn mẫu số chính xác không chỉ đảm bảo tính hợp lệ, mà còn giúp quản lý hóa đơn dễ dàng, minh bạch và đúng chuẩn quy định thuế.
>> Mời bạn xem thêm: Hộ kinh doanh và doanh nghiệp: Phân biệt rõ ràng từ A đến Z
2.2. Ký hiệu hóa đơn điện tử
Căn cứ theo điểm b, khoản 1, Điều 5 Thông tư 32/2025/TT-BTC, ký hiệu của hóa đơn điện tử gồm 6 ký tự, bao gồm cả chữ và số. Ký hiệu này thể hiện loại hóa đơn, năm lập hóa đơn, và hình thức có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế. Cụ thể như sau:
- Ký tự đầu tiên (1 chữ cái):
- C: Hóa đơn có mã của cơ quan thuế
- K: Hóa đơn không có mã của cơ quan thuế
- Hai ký tự tiếp theo (2 chữ số): Thể hiện 2 số cuối của năm lập hóa đơn. Ví dụ: Năm 2025 → ghi là 25
- Ký tự thứ 4 (1 chữ cái): Phản ánh loại hóa đơn điện tử sử dụng:
- T: Hóa đơn do doanh nghiệp, tổ chức, hộ/cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng
- D: Hóa đơn tài sản công, hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia, hoặc hóa đơn đặc thù
- L: Hóa đơn do cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh
- M: Hóa đơn khởi tạo từ máy tính tiền
- N: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ
- B: Phiếu xuất kho gửi bán đại lý điện
- G: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn GTGT
- H: Tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng
- X: Hóa đơn thương mại điện tử
- Hai ký tự cuối (2 chữ cái): Do người bán tự lựa chọn để quản lý mẫu hóa đơn nội bộ. Nếu không có nhu cầu quản lý riêng, có thể sử dụng ký hiệu mặc định là “YY”.
>> Mời bạn xem thêm: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025
Các loại hóa đơn điện tử theo Thông tư 32
Tổng hợp 7 mẫu hóa đơn/ biên lai điện tử được ban hành kèm theo Thông tư 32/2025/TT-BTC:
- Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
- Mẫu hóa đơn bán tài sản công
- Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)
- Mẫu hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)
- Mẫu phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
- Mẫu hóa đơn giá trị gia tăng do cục Thuế phát hành
- Mẫu hóa đơn bán hàng do cục Thuế phát hành
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn ăn uống: Quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần biết!
Tổng hợp 7 mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32
1. Mẫu hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia
Mẫu hóa đơn này áp dụng riêng cho các cơ quan, đơn vị Nhà nước trong hoạt động mua bán tài sản công hoặc bán hàng từ nguồn hàng dự trữ quốc gia.
2. Hóa đơn bán tài sản công
Hóa đơn điện tử bán tài sản công sử dụng khi bán các tài sản:
- Tài sản kết cấu hạ tầng.
- Tài sản công tại các cơ quan, tổ chức, đơn vị, gồm cả nhà ở thuộc sở hữu Nhà nước.
- Tài sản của dự án có vốn đầu tư Nhà nước.
- Tài sản công được nhà nước bàn giao cho doanh nghiệp quản lý, không tính phí thành phần vốn Nhà nước.
- Tài sản được xác lập quyền sở hữu toàn dân.
- Tài sản công bị thu hồi theo quyết định của cơ quan, người có thẩm quyền.
- Vật liệu, vật tư có được do thu hồi từ xử lý tài sản công.
3. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù)
Mẫu hóa đơn áp dụng cho doanh nghiệp và hộ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ. Đây là loại hóa đơn phổ biến nhất trong giao dịch thương mại và dịch vụ hiện nay.
Đặc điểm:
- Có thông tin về thuế suất và tiền thuế GTGT.
- Phù hợp với đa số loại hình doanh nghiệp trong các lĩnh vực kinh doanh.
4. Hóa đơn điện tử giá trị gia tăng (dùng cho một số tổ chức, doanh nghiệp đặc thù thu bằng ngoại tệ)
Mẫu hóa đơn áp dụng cho các doanh nghiệp và hộ kinh doanh có hoạt động xuất khẩu hoặc giao dịch quốc tế. Hóa đơn cho phép thể hiện đơn giá và tổng thanh toán bằng ngoại tệ trên hóa đơn, theo quy định pháp luật hiện hành.
5. Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử
6. Hóa đơn giá trị gia tăng do Cục Thuế phát hành
7. Hóa đơn bán hàng do Cục Thuế phát hành
Hóa đơn bán hàng áp dụng đối với các tổ chức, cá nhân kê khai và tính thuế theo phương pháp trực tiếp, sử dụng cho các hoạt động:
- Bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ phạm vi trong nước.
- Vận tải quốc tế.
- Xuất khẩu hàng hóa, cung cấp dịch vụ ra nước ngoài.
- Xuất vào khu phi thuế quan và các trường hợp khác được coi như xuất khẩu.
>> Mời bạn xem thêm: Lựa chọn một lĩnh vực kinh doanh: 10 Hướng đi đúng cho người mới khởi nghiệp
Từ đơn hàng đến hóa đơn điện tử – Nhanh chóng, chuẩn xác với Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:
🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT
*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.
Việc sử dụng đúng các mẫu hóa đơn điện tử hợp lệ theo Thông tư 32/2025/TT-BTC là yếu tố quan trọng giúp doanh nghiệp và hộ kinh doanh tuân thủ quy định pháp luật, tránh rủi ro thuế và tối ưu hóa quy trình kê khai. Các đơn vị nên thường xuyên cập nhật và đối chiếu mẫu hóa đơn đang sử dụng để đảm bảo tính hợp lệ và đồng bộ.
>> Mời bạn xem thêm:
Kinh doanh gì hot năm 2025? Top 10 xu hướng lãi cao dễ bắt đầu
Thông tư 88/2021/TT-BTC là gì? Quy định về chế độ kế toán cho hộ kinh doanh
Sổ sách kế toán là gì? Chi tiết các loại sổ sách kế toán cho chủ kinh doanh