Tờ khai thuế là gì? Chức năng tờ khai thuế khi HKD tiến hành kê khai?
Sau khi hoàn tất bước xuất hóa đơn điện tử, công việc quan trọng tiếp theo mà mọi chủ cửa hàng, cơ sở kinh doanh phải thực hiện là nộp tờ khai thuế hộ kinh doanh. Tuy nhiên, nhiều người vẫn lầm tưởng rằng chỉ cần nộp tiền thuế vào ngân sách là xong, mà quên mất bước nộp tờ khai, dẫn đến những khoản phạt hành chính không đáng có.
Vậy chính xác tờ khai thuế là gì? Tại sao nó lại đóng vai trò “sống còn” trong quy trình quản lý thuế của Hộ kinh doanh theo quy định mới nhất năm 2026? Sổ Bán Hàng sẽ giải đáp chi tiết trong bài viết này.
>> Mời bạn xem thêm:
Thông tư 152/2025/TT-BTC: Chế độ kế toán mới nhất cho hộ kinh doanh từ năm 2026
Rủi ro nếu hộ kinh doanh không chuyển kịp sang HĐĐT/kê khai thuế: phạt, truy thu, chặn xuất cảnh?
HKD & việc dùng máy POS, phần mềm bán hàng: Lợi ích, có nên đầu tư ngay 2026?
Tờ khai thuế là gì?
Theo khoản 7 Điều 3 Luật Quản lý thuế 2019, tờ khai thuế được định nghĩa là văn bản theo mẫu do Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định. Đây là tài liệu pháp lý bắt buộc mà người nộp thuế (Doanh nghiệp, Hộ kinh doanh, Cá nhân) sử dụng để kê khai các thông tin về:
- Doanh thu thực tế phát sinh.
- Các khoản chi phí, thu nhập chịu thuế.
- Số tiền thuế phải nộp ngân sách nhà nước.
Đối với Hộ kinh doanh, tờ khai thuế không chỉ là một tờ giấy hay một file dữ liệu, mà là thành phần cốt lõi của hồ sơ khai thuế. Kèm theo tờ khai thường là các bảng kê, phụ lục hoặc chứng từ (hóa đơn, hợp đồng) để chứng minh tính chính xác của số liệu.
Hiện nay, từ năm 2022 trở đi và tiếp tục áp dụng trong năm 2026, hình thức nộp tờ khai chủ yếu là điện tử qua hệ thống thuedientu.gdt.gov.vn hoặc các phần mềm hỗ trợ kê khai (HTKK), nhằm đảm bảo tính tự động hóa và minh bạch.
Chức năng của tờ khai thuế khi HKD tiến hành kê khai
Tại sao cơ quan thuế lại yêu cầu nộp tờ khai thuế hộ kinh doanh một cách nghiêm ngặt như vậy? Dưới đây là 4 chức năng quan trọng nhất:
Xác lập nghĩa vụ thuế chính xác
Khác với phương pháp khoán (nộp một mức cố định), đối với HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai (quy mô lớn), số thuế phải nộp biến động theo doanh thu thực tế. Tờ khai thuế có chức năng tính toán số tiền thuế GTGT và TNCN chính xác mà HKD phải nộp dựa trên công thức:
Số thuế phải nộp = Doanh thu tính thuế x Tỷ lệ % thuế quy định
Công cụ giám sát của Cơ quan thuế
Tờ khai thuế giúp cơ quan thuế giám sát hoạt động kinh doanh của HKD. Hệ thống sẽ tự động đối soát dữ liệu trên tờ khai với dữ liệu hóa đơn điện tử mà HKD đã xuất bán hoặc mua vào. Điều này giúp phát hiện sớm các dấu hiệu gian lận thuế hoặc kê khai sai lệch.
Cơ sở để tránh phạt chậm nộp
Luật quy định rất rõ ràng: Phạt hành vi chậm nộp hồ sơ khai thuế và phạt hành vi chậm nộp tiền thuế là hai khoản khác nhau. Việc nộp tờ khai đúng hạn giúp HKD chứng minh tính tuân thủ pháp luật, tránh bị phạt tiền từ 20% trên số tiền thuế khai thiếu hoặc mức phạt hành chính từ 2 – 25 triệu đồng đối với hành vi chậm nộp hồ sơ (theo Nghị định 125).
Lưu trữ và Quyết toán
Tờ khai là bằng chứng pháp lý được lưu trữ trên hệ thống thuế. Khi HKD cần vay vốn ngân hàng, chứng minh thu nhập hoặc thực hiện quyết toán thuế, điều chỉnh doanh thu khoán, tờ khai chính là tài liệu đối chứng quan trọng nhất.
Các loại tờ khai thuế phổ biến cho Hộ kinh doanh 2026
Hộ kinh doanh cần nắm vững các mẫu tờ khai sau đây.
Lưu ý quan trọng: Hộ kinh doanh nộp thuế theo phương pháp trực tiếp trên GTGT, do đó mẫu tờ khai chính không phải là mẫu 01/GTGT (của doanh nghiệp) mà là mẫu 01/CNKD.
| Loại tờ khai | Mã hiệu mẫu | Kỳ nộp | Đối tượng & Nội dung |
| Tờ khai thuế CNKD | 01/CNKD | Tháng hoặc Quý | Đây là tờ khai quan trọng nhất. Dùng để kê khai doanh thu và tính thuế GTGT + TNCN cho HKD nộp thuế theo phương pháp kê khai. |
| Tờ khai Quyết toán thuế | 01/CNKD (Quyết toán) | Năm | Dùng cho hộ kê khai cần chốt số liệu cuối năm (nếu có yêu cầu). |
| Tờ khai TNCN (Lương) | 05/KK-TNCN | Tháng/Quý | Dành cho HKD có thuê nhân viên, trả lương và phải khấu trừ thuế TNCN của người lao động. |
>>Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn VAT khác gì hóa đơn điện tử từ máy tính tiền?
Hóa đơn VAT là gì? Ai cần xuất hóa đơn VAT?
Có đơn có doanh thu – Còn được hoàn tiền xài liền đến 500.000đ cùng Sổ Bán Hàng & HLB
Quy trình và Thời hạn nộp tờ khai thuế HKD
Để tránh bị phạt, chủ hộ kinh doanh cần ghi nhớ các mốc thời gian “vàng” sau đây:
Thời hạn nộp hồ sơ
- Kê khai theo Tháng: Chậm nhất là ngày thứ 20 của tháng tiếp theo.
- Ví dụ: Tờ khai tháng 01/2026 phải nộp trước ngày 20/02/2026.
- Kê khai theo Quý: Chậm nhất là ngày cuối cùng của tháng đầu quý tiếp theo.
- Ví dụ: Tờ khai Quý I/2026 phải nộp trước ngày 30/04/2026 (hoặc 02/05 nếu trùng lịch nghỉ lễ).
- Kê khai theo từng lần phát sinh: Chậm nhất là ngày thứ 10 kể từ ngày phát sinh nghĩa vụ thuế.
Phương thức nộp
Hiện nay, quy trình nộp tờ khai thuế hộ kinh doanh đã được số hóa hoàn toàn:
- Truy cập Cổng thông tin điện tử: thuedientu.gdt.gov.vn (Phân hệ Cá nhân).
- Đăng nhập bằng Mã số thuế và Mật khẩu.
- Chọn mục “Kê khai thuế” -> Chọn tờ khai 01/CNKD – Tờ khai thuế đối với cá nhân kinh doanh (TT40/2021).
- Điền số liệu, ký bằng Chữ ký số và bấm Nộp.
Giải pháp lập Tờ khai thuế tự động – Sổ Bán Hàng giúp gì cho HKD?
Việc tổng hợp doanh thu thủ công ra Excel rồi tự tính toán mức thuế để điền vào trang Thuế điện tử là nỗi ám ảnh của nhiều chủ Hộ kinh doanh. Quy trình cũ này rất dễ dẫn đến sai sót: nhầm lẫn ngành nghề tính thuế, cộng thiếu hóa đơn hoặc lệch số liệu so với thực tế, dẫn đến nguy cơ bị phạt hành chính.
Hiểu được khó khăn đó, Sổ Bán Hàng đã nâng cấp tính năng vượt trội, trở thành trợ lý kế toán số đắc lực với khả năng tự động lập Tờ khai thuế.
Dưới đây là 3 tính năng “cứu cánh” giúp chủ kinh doanh kê khai nhàn tênh:
Xuất Tờ khai thuế chỉ với 1 chạm
- Tự động hóa: Hệ thống tự động tổng hợp dữ liệu từ các hóa đơn đã xuất, tính toán doanh thu và tổng số thuế GTGT – TNCN cần phải nộp và các loại thuế khác như Thuế tiêu thụ đặc biệt, Thuế tài nguyên
- Chuẩn mẫu pháp lý: Tờ khai được xuất ra theo đúng Mẫu số 01/CNKD (Thông tư 40/2021/TT-BTC). Chủ hộ chỉ cần sử dụng file này để nộp lên trang Thuế điện tử (Thuedientu.gdt.gov.vn) mà không cần nhập liệu thủ công lại từ đầu, đảm bảo độ chính xác tuyệt đối 100%.
- Hỗ trợ các định dạng như: XML, Excel, PDF
Tự động tách dòng doanh thu, áp đúng mức thuế suất
- Giải pháp: Sổ Bán Hàng cho phép cấu hình thuế suất theo từng nhóm ngành nghề kinh doanh ngay từ đầu. Khi xuất tờ khai, hệ thống tự động phân loại: doanh thu được áp dụng tỷ lệ thuế suất cho nhóm ngành Phân phối hàng hóa, dịch vụ – xây dựng không bao thầu nguyên vật liệu,…
- Lợi ích: Loại bỏ hoàn toàn rủi ro kê khai sai tỷ lệ thuế suất và thiếu chứng từ, lệch số do nhập tay, giúp HKD yên tâm tuân thủ đúng nghĩa vụ, tránh bị truy thu khi quyết toán.
Đồng bộ khép kín từ hệ thống mua bán đến Tờ khai thuế: Hệ sinh thái Sổ Bán Hàng!
Theo quy định 2026, dữ liệu hóa đơn điện tử là cơ sở gốc để cơ quan thuế kiểm tra tờ khai.
- Quy trình khép kín: Sổ Bán Hàng kết nối trực tiếp với hệ thống Hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền hoặc App Sổ Bán Hàng. Ngay khi bán hàng -> Xuất hóa đơn -> Hệ thống sẽ tự động tính toán doanh thu, số thuế hiển thị vào Tờ khai thuế.
- Minh bạch: Số liệu trên Tờ khai thuế được xuất ra từ Sổ Bán Hàng luôn khớp 100% với dữ liệu Hóa đơn điện tử đã đẩy lên cơ quan thuế, giúp chủ hộ dễ dàng giải trình khi có thanh tra, kiểm tra.
- Thay vì chỉ xuất báo cáo doanh thu rồi phải tự ngồi cộng trừ, phân loại ngành nghề tính thuế thủ công như trước đây, tính năng mới của Sổ Bán Hàng cho phép bạn xuất ra Tờ khai thuế hoàn chỉnh. Ứng dụng sẽ tự động phân loại doanh thu theo ngành nghề (Phân phối cung cấp hàng hóa/Dịch vụ/Sản xuất…) để áp đúng mức thuế suất.
Lưu ý: Đối với các HKD bận rộn, Sổ Bán Hàng còn cung cấp Gói dịch vụ Kế toán thuế trọn gói. Đội ngũ chuyên gia sẽ sử dụng chính dữ liệu chuẩn xác từ ứng dụng để thực hiện toàn bộ quy trình từ lập tờ khai đến nộp thuế thay cho bạn.
>>Mời bạn xem thêm:
Top 6 nhà cung cấp hóa đơn điện tử phổ biến trên thị trường
Tờ khai thuế hộ kinh doanh không chỉ là thủ tục hành chính bắt buộc mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng giúp cơ quan thuế xác định đúng nghĩa vụ thuế và giúp hộ kinh doanh chứng minh tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Việc nộp tờ khai đúng mẫu, đúng thời hạn và khớp với dữ liệu hóa đơn điện tử sẽ giúp chủ hộ tránh rủi ro bị phạt, đồng thời tạo nền tảng vững chắc cho việc mở rộng kinh doanh, vay vốn hoặc quyết toán thuế về sau.
