Tải mẫu hóa đơn bán hàng Excel mới nhất cho hộ kinh doanh
Hóa đơn bán hàng là công cụ không thể thiếu với mọi chủ kinh doanh bởi nó giúp ghi nhận giao dịch, quản lý thu chi và tạo sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Trong đó, mẫu hóa đơn bán hàng Excel là lựa chọn lý tưởng cho hộ kinh doanh nhỏ nhờ dễ sử dụng, linh hoạt và tiết kiệm chi phí. Chỉ với vài thao tác đơn giản, chủ kinh doanh có thể lập hóa đơn, lưu trữ thông tin và theo dõi doanh thu hiệu quả.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cung cấp chi tiết mẫu hóa đơn bán hàng file Excel và những thông tin chi tiết về hóa đơn bán hàng, giúp chủ kinh doanh áp dụng hiệu quả trong thực tế.
>> Mời bạn xem thêm:
Top 10+ phần mềm xuất hóa đơn điện tử uy tín và giá tốt
Ngày tốt khai trương mở hàng tháng 8 năm 2025
100+ STT tương tác: Bí quyết tăng like, comment và đơn hàng hiệu quả
7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ
Mua và lấy hàng từ nơi không xuất hóa đơn đầu vào hợp lệ thì làm thế nào?
Hóa đơn bán hàng Excel là gì? Dùng trong trường hợp nào?
Hóa đơn bán hàng Excel là mẫu hóa đơn được tạo trên phần mềm Excel, cho phép người dùng điền tay thông tin giao dịch như tên sản phẩm, số lượng, giá bán, thành tiền… Mẫu này thường được in ra để giao cho khách hoặc lưu trữ nội bộ.
Trường hợp sử dụng phổ biến:
- Hộ kinh doanh bán hàng tại chợ, cửa hàng nhỏ, quán ăn, dịch vụ không bắt buộc xuất hóa đơn VAT.
- Đơn vị chưa đăng ký hóa đơn điện tử hoặc đang trong giai đoạn chuyển đổi.
- Giao dịch nhỏ lẻ, không phát sinh nghĩa vụ kê khai thuế ngay lập tức.
>> Mời bạn xem thêm: Top 5 phần mềm in bill hóa đơn chuyên nghiệp và chất lượng cho hộ kinh doanh
Mẫu hóa đơn bán hàng cần có những thông tin gì?
Để mẫu hóa đơn Excel được sử dụng hợp lý, chủ kinh doanh cần đảm bảo đầy đủ các trường thông tin sau:
- Tên hóa đơn: Ví dụ: “HÓA ĐƠN BÁN HÀNG”.
- Mục thông tin người mua hàng: Cần ghi rõ họ tên và địa chỉ của người mua.
- Mục hàng hóa, dịch vụ: Ghi đầy đủ tên các mặt hàng. Nếu không thể ghi hết trên một dòng hóa đơn, cần gạch chéo phần trống.
- Đơn vị: Ghi đơn vị tính thực tế như cái, chiếc, kg, v.v…
- Số lượng: Ghi rõ số lượng hàng hóa thực tế đã bán cho khách.
- Đơn giá: Ghi giá trị hàng hóa bán ra (không bao gồm thuế GTGT).
- Thành tiền: Ghi tổng số tiền của đơn hàng (tính theo công thức: giá trị hàng hóa x số lượng hàng hóa).
- Cộng: Ghi tổng số tiền của các cột: số lượng, đơn giá và thành tiền.
- Ngày tháng năm: Ghi rõ ngày, tháng, năm của giao dịch bán hàng.
>> Mời bạn xem thêm: Tri ân khách hàng: 4 Bí quyết giữ chân người mua hiệu quả nhất
Vai trò của hóa đơn bán hàng trong kinh doanh
- Chứng minh giao dịch hợp pháp: Hóa đơn là căn cứ pháp lý xác nhận việc mua bán giữa hai bên, đảm bảo quyền lợi và trách nhiệm trong giao dịch.
- Hỗ trợ kế toán và thuế: Là cơ sở ghi nhận doanh thu, lập báo cáo tài chính, kê khai và nộp thuế đúng quy định, đặc biệt quan trọng với doanh nghiệp đã đăng ký thuế.
- Tăng tính minh bạch và chuyên nghiệp: Hóa đơn rõ ràng, đầy đủ thông tin giúp tạo sự tin tưởng, nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của đơn vị kinh doanh.
- Tuân thủ pháp luật: Là chứng từ bắt buộc trong hoạt động kinh doanh, phù hợp với quy định tại Luật Quản lý thuế và các văn bản liên quan.
>> Mời bạn xem thêm: 7 mẹo đặt tên page hay, thu hút, nổi bật và cực dễ nhớ
Quy định về mẫu hoá đơn bán hàng hợp lệ
Hóa đơn bán lẻ hay hóa đơn trực tiếp chỉ được coi là hợp lệ khi được lập đúng theo các nguyên tắc quy định. Cụ thể:
- Nội dung trên hóa đơn phải chính xác, thể hiện đúng tên và loại hàng hóa mà cửa hàng hoặc nhà cung cấp bán.
- Hóa đơn không được tẩy xóa hay sửa chữa. Việc giao hóa đơn có sai sót cho khách hàng dễ dẫn đến tình trạng bị lợi dụng và có thể gây ảnh hưởng đến uy tín của cửa hàng.
- Hóa đơn phải được viết bằng một màu mực duy nhất, và mực này phải bền màu để dễ dàng lưu trữ lâu dài.
- Hóa đơn cần được lập đúng thời điểm thực hiện giao dịch bán hàng.
- Hóa đơn bán lẻ phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
- Số hóa đơn;
- Ngày phát hành hóa đơn;
- Thông tin về người mua;
- Thông tin về người bán;
- Số lượng, đơn vị tính;
- Đơn giá;
- Tổng cộng;
- Các khoản giảm giá (nếu có);
- Chữ ký của người mua, người bán hoặc đại lý ủy quyền.
>> Mời bạn xem thêm: Top 5 app bán hàng online chuyên nghiệp, tốt nhất 2025
Mẫu hóa đơn bán hàng Excel chuẩn Nghị định 70 và Thông tư 32
Tải mẫu hóa đơn bán hàng Excel tại đây
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn thuế cho hộ kinh doanh: Nhận diện rủi ro và lưu ý khi sử dụng
Phân biệt hoá đơn bán hàng và hoá đơn giá trị gia tăng
| Tiêu chí | Hoá đơn bán hàng | Hoá đơn giá trị gia tăng (VAT) |
| Đối tượng áp dụng | Doanh nghiệp, hộ cá thể nộp thuế trực tiếp | Doanh nghiệp kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ |
| Nội dung hoá đơn | Tổng giá bán (chưa tách VAT) | Tách riêng giá bán, thuế suất, tiền thuế |
| Mục đích sử dụng | Ghi nhận doanh thu | Ghi nhận doanh thu và phục vụ kê khai thuế |
| Quy định thuế | Không được khấy trừ VAT đầu vào | Được khấu trừ thuế đầu vào nếu đủ điều kiện |
So sánh nhanh: Khi nào dùng hóa đơn bán hàng, khi nào dùng hóa đơn VAT?
Nếu chủ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp trực tiếp, hãy dùng hóa đơn bán hàng.
Nếu chủ kinh doanh kê khai thuế theo phương pháp khấu trừ, bắt buộc dùng hóa đơn VAT.
>> Mời bạn xem thêm: Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử chuẩn Thông tư 32 – Cập nhật mới nhất 2025
Giải đáp thắc mắc về hoá đơn bán hàng
1. Khi nào thì phải lập hóa đơn bán hàng?
Câu trả lời: Hóa đơn bán hàng cần được lập ngay khi giao dịch mua bán hoàn tất, tức là ngay sau khi hàng hóa hoặc dịch vụ được cung cấp cho khách hàng. Thời điểm lập hóa đơn là khi thanh toán hoặc giao dịch được thực hiện, không được để chậm trễ để đảm bảo tính hợp lệ và tránh vi phạm quy định thuế.
2. Hóa đơn bán hàng có cần dấu không?
Câu trả lời: Hóa đơn bán hàng không cần con dấu bởi hóa đơn bán lẻ chỉ có nội dung đơn giản, không có nhiều giá trị về mặt pháp lý và không được chi cục thuế quản lý.
3. Mẫu hóa đơn bán hàng có cần phải ghi rõ thuế GTGT không?
Câu trả lời: Mẫu hóa đơn bán hàng không bắt buộc phải ghi rõ thuế GTGT vì đây là loại hóa đơn dùng cho các trường hợp không chịu thuế GTGT hoặc chủ kinh doanh áp dụng phương pháp tính thuế trực tiếp. Trên hóa đơn bán hàng thường chỉ ghi tổng tiền thanh toán (đã bao gồm thuế nếu có), không phân tách thuế suất hay số tiền thuế GTGT.
4. Hóa đơn bán hàng có thể sửa chữa hoặc tẩy xóa không?
Câu trả lời: Theo quy định hiện hành, hóa đơn bán hàng không được phép sửa chữa, tẩy xóa hay ghi chồng lên nội dung đã lập vì điều này làm hóa đơn không hợp lệ và có thể bị xử phạt hành chính nghiêm khắc
5. Khi danh mục hàng hóa, dịch vụ nhiều hơn số dòng trên hóa đơn thì làm sao?
Câu trả lời: Chủ kinh doanh có thể lập nhiều hóa đơn liên tiếp, ghi chú “tiếp số sau” và “tiếp số trước” giữa các hóa đơn hoặc sử dụng bảng kê kèm theo hóa đơn để liệt kê đầy đủ hàng hóa.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn ăn uống: Quy định mới nhất về mẫu hóa đơn điện tử mà chủ kinh doanh cần biết!
Từ đơn hàng đến hóa đơn điện tử – Nhanh chóng, chuẩn xác với Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
Từ ngày 01/08/2025, Sổ Bán Hàng chính thức áp dụng chính sách mới liên quan đến hóa đơn bán hàng với nhiều ưu đãi hấp dẫn cho chủ kinh doanh:
🎁 Miễn phí phí khởi tạo HĐĐT và CKS năm đầu
🎁 Miễn phí từ 3.000 đến 20.000 HĐĐT tùy gói phần mềm
🎁 Ưu đãi 50% chữ ký số mua từ năm thứ 2
🎁 Giảm tiếp 50% mua thêm HĐĐT
*Áp dụng cho đến khi có thông báo mới.
Mẫu hóa đơn bán hàng Excel là công cụ đơn giản, tiết kiệm và hữu ích cho các hộ kinh doanh chưa áp dụng hóa đơn điện tử. Tuy không có giá trị kê khai thuế, nhưng đây vẫn là công cụ quan trọng giúp chủ kinh doanh quản lý dòng tiền, tạo sự chuyên nghiệp và ghi nhận giao dịch rõ ràng.
>> Mời bạn xem thêm:
Mẫu hóa đơn đỏ: Cập nhật thông tin mới nhất và mẫu hóa đơn quy định hiện nay
Trả lời chính xác cho câu hỏi “HKD có bắt buộc phải mở tài khoản hộ kinh doanh không?”