Khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn sau khi đã phát hành thì phải xử lý như nào?
Sửa hóa đơn điện tử không được thực hiện trực tiếp. Hộ kinh doanh phải lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế để đúng quy định và tránh bị phạt.
Khi khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành, nhiều hộ kinh doanh dễ hiểu lầm rằng chỉ cần vào phần mềm và chỉnh lại. Tuy nhiên, theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, hóa đơn đã lập và gửi cho cơ quan thuế không được phép sửa trực tiếp. Mọi sai sót bắt buộc phải xử lý đúng quy trình bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế để đảm bảo tính pháp lý và tránh rủi ro bị xử phạt.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ hướng dẫn bạn cách xử lý đúng chuẩn khi cần thay đổi thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành.
>> Mời bạn xem thêm:
Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng từ năm 2026!
Hộ kinh doanh bắt buộc sử dụng tài khoản ngân hàng riêng từ năm 2026!
Dừng thuế khoán từ 2026: Hộ kinh doanh có bị truy thu thuế không?
Hàng tồn kho không có hóa đơn hợp lệ thì xử lý thế nào?
Hướng dẫn thay thế, điều chỉnh hoá đơn theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP
Khách hàng yêu cầu thay đổi thông tin trên hóa đơn sau khi đã phát hành thì phải xử lý như nào?
Khi khách hàng yêu cầu sửa thông tin trên hóa đơn điện tử đã phát hành, HKD không được phép sửa trực tiếp trên hóa đơn cũ. Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mọi sai sót phải được xử lý bằng hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế – tùy mức độ sai. Đây là cách duy nhất để đảm bảo tính pháp lý và tránh bị phạt.
Không được sửa trực tiếp hóa đơn đã lập
Một khi hóa đơn đã phát hành (đặc biệt là hóa đơn đã cấp mã của cơ quan thuế), bạn không thể hủy hoặc sửa lại nội dung trên chính hóa đơn đó.
Thông báo cho người mua và lập văn bản thỏa thuận
Thay vào đó, HKD cần:
- Thông báo cho người mua về sai sót trên hóa đơn.
- Lập văn bản thỏa thuận với người mua, ghi rõ:
- Nội dung sai
- Hình thức xử lý (điều chỉnh hoặc thay thế)
Văn bản có thể lập qua email hoặc ký tay, tùy tình huống.
Lập hóa đơn điều chỉnh hoặc hóa đơn thay thế
Tùy loại sai sót, HKD xử lý như sau:
Trường hợp 1: Sai tên, địa chỉ nhưng KHÔNG sai mã số thuế
- Không cần lập hóa đơn mới.
- Chỉ cần lập Mẫu số 04/SS-HĐĐT để thông báo sai sót với cơ quan thuế.
- Hai bên hạch toán theo thông tin đã điều chỉnh.
>>Mời bạn xem thêm:
Bộ tài chính đề xuất áp thuế trên lợi nhuận đối với Hộ kinh doanh thay vì tính theo doanh thu
HKD doanh thu 200 triệu-1 tỷ: Có bắt buộc dùng hóa đơn điện tử hay chỉ cần ghi chép doanh thu?
Trường hợp 2: Sai mã số thuế / sai số tiền / sai hàng hóa / sai thuế suất…
→ Phải lập hóa đơn thay thế hoặc điều chỉnh.
Hóa đơn điều chỉnh
Dùng khi:
- Điều chỉnh tăng/giảm số tiền
- Điều chỉnh thông tin nhưng không thay thế hoàn toàn hóa đơn cũ
Trên hóa đơn ghi rõ: “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…”
Hóa đơn thay thế
Dùng khi:
- Sai sót nghiêm trọng (sai thuế suất, sai MST, sai tổng tiền…)
- Cần thay toàn bộ hóa đơn cũ
Trên hóa đơn ghi rõ: “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số…, Ký hiệu…, Số…, Ngày…”
Lưu ý: Nếu hóa đơn cần cấp mã, phải gửi lên cơ quan thuế trước khi chuyển cho khách.
Thông báo với cơ quan thuế – nếu thuộc diện phải nộp
- Gửi Mẫu 04/SS-HĐĐT thông báo sai sót hóa đơn
- Được nộp qua phần mềm hóa đơn điện tử hoặc Cổng Thuế điện tử
Trường hợp thay đổi thông tin kinh doanh
Nếu hộ kinh doanh thay đổi:
- Tên
- Địa chỉ
- Ngành nghề kinh doanh
→ cần lập tờ khai thay đổi thông tin sử dụng HĐĐT gửi cơ quan thuế để hệ thống cập nhật.
Lưu ý quan trọng
- Không xóa, không sửa hóa đơn đã phát hành.
- Lưu toàn bộ: hóa đơn gốc + điều chỉnh/thay thế + văn bản thỏa thuận.
- Thực hiện đúng quy trình để tránh bị phạt.
Việc xử lý hóa đơn sai sót không phức tạp, nhưng cần thực hiện đúng theo quy định pháp luật để tránh vi phạm không đáng có. Hộ kinh doanh nên chủ động kiểm tra kỹ thông tin trước khi phát hành hóa đơn và lưu trữ đầy đủ các chứng từ điều chỉnh hoặc thay thế. Thực hiện đúng quy trình không chỉ giúp minh bạch sổ sách mà còn bảo vệ quyền lợi của cả người bán và người mua.
