Hóa đơn khống là gì? Những rủi ro pháp lý mà hộ kinh doanh cần tránh

Hóa đơn khống là một vấn đề nghiêm trọng mà nhiều hộ kinh doanh có thể gặp phải nếu không chú ý đến việc quản lý và sử dụng hóa đơn đúng cách. Sử dụng hóa đơn khống không chỉ vi phạm pháp luật mà còn gây hậu quả nghiêm trọng như phạt tiền, truy thu thuế và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp. Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ cung cấp thông tin về hóa đơn khống, cách nhận diện, rủi ro pháp lý và biện pháp phòng tránh.

>> Mời bạn xem thêm:

Những rủi ro và cách nhận biết hóa đơn giả cho hộ kinh doanh

Xuất hóa đơn công ty: Quy trình, quy định & kinh nghiệm thực tế

Hướng dẫn chi tiết cách tra cứu số hóa đơn điện tử

Kiểm tra hóa đơn điện tử hợp lệ: Cách nhận biết và phòng tránh rủi ro

Hóa đơn khống là gì?

Định nghĩa hóa đơn khống

• Hóa đơn khống là hóa đơn mà các chỉ tiêu, nội dung nghiệp vụ kinh tế được ghi trên hóa đơn không có thật một phần hoặc toàn bộ. Nói cách khác, đó là những hóa đơn ghi nhận không chính xác về các giao dịch mua bán hàng hóa, dịch vụ.
• Hóa đơn khống được lập ra với mục đích trốn thuế, gian lận thương mại hoặc các mục đích bất hợp pháp khác. Lập và sử dụng hóa đơn khống là một trong những hành vi gian lận tài chính nghiêm trọng, gây ảnh hưởng tiêu cực đến nền kinh tế quốc gia.

Các hình thức phổ biến

• Hóa đơn không có giá trị pháp lý: Hóa đơn này được phát hành mà không có sự thực hiện giao dịch mua bán, không có chứng từ hợp lệ đi kèm.
• Hóa đơn được tạo ra mà không có giao dịch thực tế: Hóa đơn này chỉ là công cụ gian lận, dùng để hợp thức hóa các khoản chi phí giả hoặc gian lận thuế.

Những dấu hiệu nhận biết hóa đơn khống

Đặc điểm nhận dạng

• Mã số thuế không hợp lệ: Mã số thuế trên hóa đơn không trùng khớp với mã số thuế của người bán hoặc không tồn tại.
• Thông tin khách hàng hoặc người bán không chính xác: Các thông tin như tên, địa chỉ hoặc số điện thoại của người bán và người mua không khớp với dữ liệu đăng ký với cơ quan thuế.
• Không có hợp đồng hoặc chứng từ giao dịch đi kèm: Hóa đơn khống thường không có hợp đồng hoặc chứng từ chứng minh giao dịch mua bán thực tế.
• Hóa đơn không có dấu hoặc chữ ký hợp lệ, dấu hoặc chữ ký mờ nhòe, không rõ ràng.
• Thông tin trên hóa đơn bị tẩy xóa, sửa chữa không rõ ràng.
• Giá trị giao dịch lớn bất thường hoặc không phù hợp với quy mô, năng lực tài chính của doanh nghiệp.
• Thời điểm lập hóa đơn không hợp lý, ví dụ lập hóa đơn trước khi giao dịch xảy ra hoặc sau thời gian dài không liên quan.
• Thông tin trên hóa đơn không thống nhất, có nhiều sai sót hoặc không khớp với thực tế giao dịch.

Cách kiểm tra hóa đơn có phải là hóa đơn khống không?

• Kiểm tra thông tin qua website cơ quan thuế: Có thể truy cập vào cổng tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế tại https://tracuuhoadon.gdt.gov.vn hoặc https://hoadondientu.gdt.gov.vn để xác minh tính hợp lệ của hóa đơn.
• Xác nhận tính hợp lệ qua phần mềm hóa đơn điện tử: Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử được cấp phép bởi cơ quan thuế để kiểm tra và tra cứu thông tin hóa đơn cho chính xác.
• Kết quả tra cứu sẽ cho biết hóa đơn đó đã được cấp mã hóa đơn hợp lệ hay chưa, có tồn tại trong hệ thống của cơ quan thuế hay không. Nếu hóa đơn không tồn tại hoặc thông tin không khớp, đó có thể là dấu hiệu của hóa đơn khống.
• Ngoài ra, có thể đối chiếu thêm thông tin hóa đơn với các chứng từ giao dịch thực tế (hợp đồng, biên bản giao nhận, phiếu thu…) để đảm bảo tính xác thực của hóa đơn.

Rủi ro pháp lý khi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, đặc biệt là hóa đơn khống, tiềm ẩn rất nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng đối với hộ kinh doanh, bao gồm:

• Phạt hành chính: Theo Điều 28 Nghị định 125/2020/NĐ-CP, người sử dụng hóa đơn không hợp pháp có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng. Ngoài ra, cơ quan thuế sẽ buộc hủy các hóa đơn đã sử dụng không hợp pháp.
• Truy thu thuế: Hộ kinh doanh sẽ bị buộc phải nộp đủ số tiền thuế thiếu, số tiền thuế được hoàn, miễn, giảm sai quy định cùng với tiền chậm nộp theo quy định của pháp luật.
• Xử lý hình sự: Sử dụng hóa đơn khống để trốn thuế có thể bị truy cứu trách nhiệm hình sự theo tội trốn thuế tại Điều 200 Bộ luật Hình sự. Mức phạt có thể là tiền phạt từ 100 triệu đến 500 triệu đồng, cải tạo không giam giữ hoặc phạt tù đến 7 năm tùy theo mức độ vi phạm.
• Ảnh hưởng uy tín và hoạt động kinh doanh: Các vi phạm về hóa đơn không hợp pháp làm mất uy tín của nghiêp, khiến quan hệ với đối tác, khách hàng bị ảnh hưởng tiêu cực, đồng thời gây khó khăn trong quản lý tài chính, kế toán.

Cách Phòng Tránh Hóa Đơn Khống Cho Hộ Kinh Doanh

Lựa chọn đối tác kinh doanh uy tín

• Chỉ làm việc với đối tác có uy tín và giấy tờ hợp lệ: Đảm bảo đối tác kinh doanh cung cấp hóa đơn hợp pháp và có thông tin rõ ràng.
• Xác minh thông tin của nhà cung cấp dịch vụ hoặc sản phẩm: Trước khi hợp tác, hãy kiểm tra mã số thuế và các giấy tờ chứng minh hợp pháp của đối tác.

Sử dụng hóa đơn điện tử

• Lợi ích của sử dụng hóa đơn điện tử:
  • Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ và vận chuyển.
  • Tuân thủ pháp luật: Đảm bảo hóa đơn hợp pháp, tuân thủ quy định thuế.
• Một số phần mềm hóa đơn điện tử uy tín được nhiều đơn vị tin dùng: VNPT Invoice, Sổ Bán Hàng, M-invoice,… Các phần mềm này giúp quản lý, cấp phát và lưu trữ hóa đơn điện tử đúng quy định của pháp luật.

Kiểm tra và lưu trữ thông tin hóa đơn

• Cách kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn: Luôn kiểm tra các thông tin trên hóa đơn như mã số thuế, tên, địa chỉ người bán và thông tin sản phẩm.
• Lưu trữ hóa đơn đúng quy định để tránh các rủi ro pháp lý: Lưu trữ hóa đơn một cách hợp lệ để có thể cung cấp khi cần thiết, giúp bảo vệ doanh nghiệp khỏi các vi phạm pháp luật.

Ký kết hợp đồng rõ ràng

Việc ký hợp đồng đầy đủ, chi tiết và rõ ràng sẽ giúp bạn bảo vệ mình khỏi những rủi ro liên quan đến hóa đơn khống.

Các hình thức xử phạt đối với hành vi sử dụng hóa đơn không hợp pháp

Đối với người phát hành hóa đơn

• Các tổ chức phát hành có thể bị phạt tiền theo khung từ 20 triệu đến 50 triệu đồng.
• Trong trường hợp vi phạm nghiêm trọng hoặc có quy mô lớn, tổ chức có thể bị đình chỉ hoạt động kinh doanh hoặc bị xử lý hình sự theo quy định của pháp luật.
• Ngoài ra, việc phát hành với quy mô lớn còn có thể dẫn đến việc thu hồi giấy phép kinh doanh và các biện pháp xử lý mạnh hơn.

Đối với người sử dụng hóa đơn

• Hộ kinh doanh hoặc cá nhân sử dụng có thể bị phạt tiền từ 20 triệu đến 50 triệu đồng tùy theo mức độ vi phạm.
• Bên cạnh đó, hộ kinh doanh còn bị truy thu thuế và các khoản phạt chậm nộp liên quan.
• Có thể chịu các hình thức xử phạt hành chính khác hoặc bị xử lý hình sự nếu vi phạm nghiêm trọng hoặc có dấu hiệu gian lận trốn thuế.

Lợi ích khi hộ kinh doanh sử dụng hóa đơn hợp pháp

Bảo vệ quyền lợi khi kinh doanh

• Tăng tính minh bạch trong hoạt động kinh doanh: Việc sử dụng hóa đơn hợp pháp giúp tạo sự minh bạch trong giao dịch, xây dựng niềm tin với khách hàng và đối tác.
• Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng và đối tác: Hóa đơn hợp pháp giúp tạo sự ổn định và lâu dài trong mối quan hệ kinh doanh.

Tiết kiệm chi phí và quản lý tài chính hiệu quả

• Tránh các khoản phạt và chi phí phát sinh không cần thiết: Việc sử dụng hóa đơn hợp pháp giúp bạn tránh các khoản phạt về thuế và xử lý vi phạm.
• Quản lý tài chính minh bạch và hợp pháp: Hóa đơn hợp pháp giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý tài chính và thuế, giảm thiểu rủi ro pháp lý.

Hóa đơn khống là một vấn đề nghiêm trọng đối với các hộ kinh doanh. Việc sử dụng hóa đơn hợp pháp giúp duy trì mối quan hệ tốt với khách hàng và đối tác. Hãy sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử uy tín và kiểm tra tính hợp lệ của hóa đơn để bảo vệ hoạt động kinh doanh của mình.