Quy trình bán hàng: 7 bước thành công cho doanh nghiệp

Xây dựng và hiểu rõ quy trình bán hàng là yếu tố quan trọng để đạt được sự thành công trong kinh doanh. Vậy làm sao để xây dựng một quy trình bán hàng phù hợp cho doanh nghiệp?

Cùng Sổ Bán Hàng khám phá 7 bước quan trọng giúp tối ưu hóa hiệu suất bán hàng một cách hiệu quả trong bài viết dưới đây. 

1. Quy trình bán hàng là gì?

Quy trình bán hàng (sales process) là trình tự các hoạt động bán hàng đã được định sẵn từ trước và mang tính bắt buộc. Xây dựng quy trình bán hàng nhằm đáp ứng đúng mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp. 

Một doanh nghiệp có quy trình bán hàng rõ ràng sẽ giúp đội ngũ nhân viên nắm vững trình tự và phối hợp ăn ý giữa các bộ phận với nhau. Từ đó, nâng cao hiệu suất công việc và tạo tiền đề tăng doanh thu bán hàng cho doanh nghiệp một các hiệu quả.

Việc xây dựng một quy trình bán hàng sẽ không tốn quá nhiều thời gian cũng như đào tạo nhân viên. Cho nên, nếu doanh nghiệp hay thậm chí cửa hàng bạn đang hoạt động mà không có quy trình cụ thể, bạn nên xây dựng một quy trình ngay từ bây giờ.

>> Có thể bạn quan tâm: Bán hàng online: Chủ shop nên công khai giá bán hay bắt khách inbox?

2. Tầm quan trọng của quy trình bán hàng

2.1 Định hướng rõ cho nhân viên

Như đã đề cập ở trên, một quy trình bán hàng rõ ràng sẽ giúp cho toàn bộ nhân viên định hướng rõ công việc mình phải làm trong mỗi giai đoạn khác nhau. Qua đó, nhân viên có thể phối hợp ăn ý giữa các bộ phận, từ đó công việc được hoàn thành một cách hoàn hảo nhất có thể. 

2.2 Tăng hiệu suất kinh doanh nếu quy trình bán hàng được xây dựng chặt chẽ

Khi mọi công đoạn được diễn trình một cách chi tiết thì công việc của mỗi bộ phận sẽ trở nên rõ ràng, từ đó giúp nhân viên hiểu rõ bản thân cần phải làm gì. Khi đã hiểu rõ được tiến trình công việc, nhân viên thường sẽ cố gắng hết sức để theo sát công việc, từ đó luôn đảm bảo hiệu suất kinh doanh.  

2.3 Tiết kiệm thời gian đào tạo nhân viên mới

Việc xây dựng một quy trình bán hàng chuẩn hóa sẽ giúp công việc đào tạo nhân viên mới trở nên dễ dàng và nhanh chóng. Bởi lẽ, quy trình và tài liệu công việc đã được quy định sẵn từ trước, nhân viên chỉ cần học việc và làm theo sát từng bước như đã chỉ dẫn. 

2.4 Dễ dàng quản lý và đo lường

Một quy trình bán hàng có cấu trúc giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý, theo dõi và đo lường hiệu suất. Điều này cho phép điều chỉnh và cải thiện quy trình theo thời gian.

2.5 Quy trình bán hàng chuẩn sẽ tạo sự nhất quán

Một quy trình bán hàng cụ thể giúp tạo sự nhất quán trong việc tiếp cận khách hàng và tương tác với họ. Điều này giúp đảm bảo rằng tất cả các bước và hoạt động liên quan đều được thực hiện theo cách thống nhất và chất lượng.

>> Có thể bạn quan tâm: Bán hàng không lo sót đơn nhờ ứng dụng quản lý Facebook

3. 7 Bước quy trình bán hàng thành công cho doanh nghiệp

Bước 1: Nghiên cứu thị trường và lên kế hoạch rõ ràng 

Điều đầu tiên để xây dựng quy trình bán hàng, bạn cần phải nghiên cứu kỹ càng về cách thức hoạt động trong lĩnh vực của mình. Từ đó lập ra kế hoạch kinh doanh để xác định chính xác đối tượng mà doanh nghiệp đang hướng đến.

Để lên được kế hoạch, bạn cần phải xác định các yếu tố sau:

• Sản phẩm, dịch vụ: Biết được chính xác thông tin ưu, nhược điểm và lợi ích mà khách hàng có thể nhận được
• Xác định khách hàng mục tiêu: Từ các yếu tố như tuổi tác, tính cách, đặc điểm,… để xác định chân dung khách hàng tiềm năng. Bạn có thể tìm lượng khách hàng này thông qua các hoạt động marketing của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị hồ sơ bán hàng: Bạn cần chuẩn bị đầy đủ hình mẫu sản phẩm, giá, card visit,… để khách hàng có thể thuận tiện theo dõi thông tin sản phẩm
• Hình thức bán hàng: Xác định hình thức bán hàng là online hay offline.

Bước 2: Xây dựng mối quan hệ và tạo ấn tượng ban đầu

Sau khi đã nghiên cứu thị trường và lên kế hoạch rõ ràng, bạn cần xây dựng mối quan hệ để tạo ấn tượng ban đầu đối với khách hàng. Đây là là giai đoạn quan trọng để thiết lập một môi trường giao tiếp chuyên nghiệp, tôn trọng và chân thành giữa doanh nghiệp với khách hàng. Sự thấu hiểu về nhu cầu và mong muốn của khách hàng cùng việc tư vấn hợp lý tạo nền tảng cho một mối quan hệ lâu dài. Điều này có thể tạo tiền đề cho các bước tiếp theo trong quy trình bán hàng diễn ra một cách suôn sẻ và tỷ lệ chốt đơn thành công cao hơn.

Bước 3: Quảng bá sản phẩm

Giai đoạn quảng bá sản phẩm chính là thời điểm bạn cần tích cực truyền tải thông điệp về sản phẩm của doanh nghiệp mình sẽ đem lại lợi ích ưu việt và đáp ứng được nhu cầu của khách hàng một cách hiệu quả nhất. 

Có rất nhiều cách để đưa sản phẩm đến với khách hàng như: Mạng xã hội,workshop,… Tùy theo tệp khách hàng tiềm năng mà doanh nghiệp có thể lựa chọn hình thức quảng bá phù hợp.

Bước 4: Tư vấn và chốt đơn

Khi đã tạo được ấn tượng đến với khách hàng mục tiêu, thì công việc “tư vấn” chính là yếu tố quan trọng thúc đẩy khách hàng chốt đơn. Chính vì vậy, việc đào tạo kiến thức và thái độ nhân viên chuẩn mực là điều không thể bỏ qua. Đặc biệt, cần chú ý là để cho khách hàng được chủ động mua sắm, đừng “nhiệt tình” quá mức sẽ làm khách hàng cảm thấy phiền hà và mệt mỏi.

Bước 5: Xử lý từ chối và vượt qua khắc nghiệt

Trong quá trình tư vấn sản phẩm, bạn sẽ không ít lần gặp phải tình huống khách hàng đưa ra nhiều thắc mắc và ý kiến phản hồi tiêu cực đến sản phẩm. Phản ứng này từ khách hàng là chuyện hết sức bình thường bởi bất cứ ai cũng muốn lựa chọn sản phẩm tốt nhất cho bản thân. 

Để vượt qua các tình huống này, nhân viên tư vấn phải luôn giữ thái độ vui vẻ và bình tĩnh đề nghị giải thích rõ cho khách hàng về các vướng mắc. Đồng thời, doanh nghiệp cần tiếp nhận các phản hồi này từ khách hàng để cải thiện sản phẩm hơn và đưa ra đánh giá đúng đắn hơn trong tương lai.

Bước 6: Đóng gói và giao hàng 

Khi đến bước này tức là doanh nghiệp đã thành công trong việc tạo ấn tượng và lòng tin của khách hàng. Chính vì vậy, đừng để quy trình gần cuối này phá tan mọi thứ đã gây dựng từ trước. Khâu đóng gói và giao hàng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng, chất lượng hết sức có thể để khi đến tay khách hàng, mọi thứ phải thật hoàn hảo. 

Bước 7: Duy trì mối quan hệ và chăm sóc sau bán hàng

Dù sản phẩm đã được bán đi, tức mục tiêu của doanh nghiệp đã hoàn thành nhưng bạn vẫn cần phải duy trì mối liên hệ với họ để tạo tiền đề cho những giao dịch trong tương lai. Khách hàng có thể trở thành “kênh quảng cáo” tiềm năng mà bạn không mất bất cứ chi phí nào để thực hiện. 

>> Có thể bạn quan tâm: Promotion là gì? Các yếu tố tạo nên chiến lược promotion thành công

4. Sai lầm trong xây dựng quy trình bán hàng

4.1 Không cải thiện quy trình sau mỗi lần thực hiện

Một lỗi thường gặp của rất nhiều doanh nghiệp đó chính là không cải thiện quy trình sau mỗi lần thực hiện. Việc không theo dõi và cập nhật quy trình bán hàng theo thời gian sẽ dẫn đến lạc hậu và không thích nghi với sự phát triển của thị trường. Hơn nữa, nếu một quy trình quá cứng nhắc và không cho phép điều chỉnh sẽ dẫn đến việc bỏ lỡ cơ hội tùy biến theo tình hình thực tế.

4.2 Không đo lường, đánh giá

Một quy trình bán hàng không có phương pháp để đo lường hiệu quả sẽ dẫn đến việc không biết được điểm yếu và cách thức để cải thiện. Chính vì vậy, sau khi hoàn thành một quy trình cụ thể, doanh nghiệp cần phải đánh giá lại để quy trình được hoàn thiện ở mức cao nhất có thể.

4.3 Không đào tạo nhân viên

Nếu nhân viên không được đào tạo đầy đủ và kỹ càng về quy trình bán hàng sẽ dẫn đến việc không thể thực hiện đúng theo kế hoạch đã định ra. Từ đó, tiến độ công việc sẽ bị trì trệ và hiệu suất kinh doanh giảm đáng kể.

>> Có thể bạn quan tâm: Đánh giá ưu và nhược điểm của 5 sàn thương mại điện tử lớn nhất tại Việt Nam

Trên đây là thông tin về 7 bước cơ bản để xây dựng quy trình bán hàng hiệu quả và phổ biến nhất hiện nay. Hãy lưu lại và lập ra quy trình bán hàng phù hợp cho doanh nghiệp của bạn. Sổ Bán Hàng hy vọng bài viết này sẽ mang lại thông tin hữu ích cho bạn trong việc xây dựng quy trình tốt nhất đến với khách hàng.