Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng phù hợp, hiệu quả

Trong thời đại chuyển đổi số, việc sử dụng phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng không còn là lựa chọn, mà đã trở thành nhu cầu thiết yếu để tiết kiệm chi phí, kiểm soát tồn kho và gia tăng hiệu quả kinh doanh. Nếu bạn đang tìm kiếm giải pháp phù hợp cho mô hình cửa hàng của mình, bài viết này của Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn hiểu rõ tính năng, so sánh phần mềm và đưa ra lựa chọn chính xác nhất.
>> Có thể bạn quan tâm:
Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025
Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?
Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)
Hướng dẫn triển khai hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – áp dụng từ tháng 6/2025
Vì sao cần phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng?
Những khó khăn thường gặp khi quản lý thủ công
Quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng theo phương pháp thủ công, sổ sách giấy tờ hoặc bảng tính Excel truyền thống thường tiềm ẩn nhiều rủi ro và bất cập trong quá trình vận hành:

- Sai sót trong ghi chép và nhập liệu: Việc nhập tay số lượng hàng hóa, giá bán, hóa đơn hoặc tồn kho rất dễ dẫn đến nhầm lẫn, ảnh hưởng trực tiếp đến báo cáo tài chính và khả năng kiểm soát chi phí.
- Khó kiểm soát tồn kho: Vật liệu xây dựng có đặc điểm đa dạng về chủng loại, kích thước, đơn vị tính… Việc theo dõi thủ công khiến chủ cửa hàng khó biết được đâu là mặt hàng tồn nhiều, đâu là hàng sắp hết cần nhập thêm.
- Chậm trễ trong xử lý đơn hàng: Khi không có công cụ hỗ trợ, việc xử lý nhiều đơn hàng cùng lúc, in hóa đơn, kiểm tra công nợ, cập nhật giao dịch thường mất nhiều thời gian, gây ảnh hưởng đến trải nghiệm khách hàng.
- Thiếu minh bạch trong quản lý nhân viên: Không có hệ thống phân quyền và lưu vết thao tác khiến người quản lý khó kiểm soát hiệu suất làm việc và phát hiện sai sót, gian lận nếu có.
- Báo cáo không kịp thời và thiếu chính xác: Chủ cửa hàng phải tự tổng hợp thủ công, thường mất nhiều thời gian để có được một báo cáo bán hàng hay tồn kho đúng đắn, gây khó khăn trong việc ra quyết định kinh doanh.
Xu hướng số hóa trong ngành vật liệu xây dựng
Trong kỷ nguyên chuyển đổi số, ngành vật liệu xây dựng cũng không nằm ngoài cuộc cách mạng công nghệ. Theo báo cáo của VINASA, tỷ lệ các doanh nghiệp vừa và nhỏ ứng dụng phần mềm quản lý vào hoạt động kinh doanh đã tăng hơn 60% trong vòng 3 năm qua.
Một số xu hướng nổi bật trong số hóa ngành vật liệu xây dựng bao gồm:
- Tự động hóa bán hàng và kho vận: Các cửa hàng dần sử dụng phần mềm để quản lý tồn kho, đơn hàng, in hóa đơn, tạo báo giá, và theo dõi luồng xuất nhập hàng hóa một cách tự động.
- Kết nối đa kênh bán hàng: Bên cạnh bán tại quầy, nhiều cửa hàng vật liệu triển khai bán hàng online qua website, mạng xã hội và tích hợp các kênh vào hệ thống phần mềm quản lý chung.
- Phân tích dữ liệu và dự báo kinh doanh: Nhờ có phần mềm, người chủ có thể theo dõi xu hướng tiêu thụ vật liệu, hành vi mua hàng theo mùa, từ đó tối ưu nhập hàng và chính sách giá.
- Tối ưu vận hành từ xa: Nhiều phần mềm hỗ trợ quản lý qua điện thoại hoặc trình duyệt web, giúp chủ cửa hàng theo dõi tình hình kinh doanh mọi lúc, mọi nơi.
Lợi ích khi ứng dụng phần mềm vào vận hành
Việc ứng dụng phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng mang lại nhiều giá trị thực tiễn cho cả chủ cửa hàng lẫn nhân viên bán hàng:
- Kiểm soát hàng hóa và tồn kho chính xác theo thời gian thực: Phần mềm giúp cập nhật liên tục số lượng vật tư nhập – xuất – tồn, cảnh báo mặt hàng sắp hết hoặc hàng tồn lâu, tránh thất thoát và tồn kho dư thừa.
- Tăng tốc độ xử lý đơn hàng và giao dịch: Với các chức năng như tạo đơn nhanh, in hóa đơn, báo giá, xuất phiếu kho chỉ trong vài thao tác, quy trình bán hàng trở nên nhanh chóng, chuyên nghiệp.
- Quản lý công nợ và tài chính minh bạch: Tự động ghi nhận nợ của khách hàng và nhà cung cấp, tổng hợp báo cáo theo ngày/tháng/quý, giúp kiểm soát dòng tiền hiệu quả.
- Theo dõi hiệu suất bán hàng theo nhân viên, sản phẩm: Chủ cửa hàng dễ dàng biết được ai bán tốt nhất, sản phẩm nào đang bán chạy, từ đó có chính sách thưởng phạt minh bạch và tối ưu hàng tồn kho.
- Tiết kiệm thời gian và nguồn lực vận hành: Nhân viên không phải mất thời gian tìm sổ sách hay tổng hợp báo cáo thủ công, nhờ đó có thể tập trung vào chăm sóc khách hàng và tăng doanh thu.
- Tăng năng lực cạnh tranh: Một cửa hàng vận hành bằng phần mềm chuyên nghiệp luôn tạo ấn tượng tốt hơn với khách hàng, giúp tăng độ tin cậy và cơ hội bán hàng.
>>Mời bạn xem thêm: App ghép mặt: Top phần mềm ghép mặt vào ảnh cực đỉnh 2025
Tính năng nổi bật của phần mềm quản lý vật liệu xây dựng
Quản lý tồn kho chính xác
Một trong những tính năng cốt lõi của phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng là quản lý tồn kho chính xác theo thời gian thực. Với kho vật tư đa dạng về chủng loại, kích thước, màu sắc và đơn vị tính, việc kiểm soát bằng tay dễ dẫn đến thất thoát, thừa thiếu hàng hóa.

Phần mềm giúp:
- Tự động cập nhật số lượng tồn kho mỗi khi có giao dịch bán hàng hoặc nhập hàng.
- Quản lý theo lô, theo số seri hoặc theo thời hạn sử dụng nếu cần.
- Cảnh báo khi tồn kho xuống dưới mức tối thiểu đã thiết lập.
- Theo dõi lịch sử nhập – xuất hàng, dễ dàng truy vết sai lệch.
>> Có thể bạn quan tâm: Kiểm kê kho và 8 sai lầm chủ kinh doanh thường mắc phải
Theo dõi đơn hàng và bán hàng tại quầy
Phần mềm hỗ trợ quy trình bán hàng tại quầy nhanh gọn, chính xác và chuyên nghiệp:
- Tạo đơn hàng chỉ với vài thao tác: chọn vật tư, số lượng, giá bán, khách hàng.
- Tích hợp máy quét mã vạch để nhập liệu nhanh chóng.
- Tự động tính tổng tiền, chiết khấu, thuế và in hóa đơn ngay lập tức.
- Lưu lịch sử giao dịch, giúp truy xuất đơn cũ khi cần.
- Đồng bộ dữ liệu với kho và công nợ để cập nhật trạng thái tức thì.
Khả năng xử lý đơn hàng mượt mà này giúp nâng cao trải nghiệm khách hàng, rút ngắn thời gian chờ đợi và hạn chế sai sót trong vận hành.
Quản lý công nợ, sổ nợ khách hàng và nhà cung cấp
Với đặc thù kinh doanh vật liệu xây dựng là bán chịu, ghi sổ tay rất dễ thất lạc hoặc nhầm lẫn. Phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng giúp bạn:
- Theo dõi công nợ chi tiết theo từng khách hàng, từng đơn hàng.
- Ghi nhận số tiền đã trả, còn nợ và thời hạn thanh toán.
- Nhắc nhở nợ đến hạn qua hệ thống thông báo hoặc email.
- Tổng hợp sổ nợ theo ngày, tháng, quý để kiểm soát dòng tiền.
Tính năng này đặc biệt hữu ích với các cửa hàng bán cho thầu xây dựng, khách hàng lâu năm hoặc đối tác lớn, giúp đảm bảo thu hồi công nợ đúng hạn, giảm rủi ro tài chính.
Báo cáo tài chính, doanh thu theo ngày/tháng/quý
Từ việc tổng hợp dữ liệu giao dịch, nhập hàng, xuất kho và công nợ, phần mềm tự động tạo các báo cáo tài chính theo thời gian linh hoạt:
- Báo cáo doanh thu theo ngày, tuần, tháng, quý.
- Báo cáo chi phí nhập hàng, lợi nhuận gộp theo mặt hàng hoặc danh mục.
- Báo cáo tồn kho chi tiết theo kho, theo loại vật tư.
- So sánh kết quả kinh doanh giữa các thời kỳ để đánh giá hiệu quả hoạt động.
Thay vì mất thời gian lập bảng tính, chủ cửa hàng có thể xem báo cáo trực tiếp trên phần mềm hoặc xuất file Excel/PDF chỉ trong vài giây – hỗ trợ ra quyết định kinh doanh chính xác và kịp thời.
>>Mời bạn xem thêm: Bán hàng trên Shopee mất phí bao nhiêu? Hướng dẫn cách đăng ký dễ nhất
Quản lý giá vật tư linh hoạt theo thời điểm
Giá vật liệu xây dựng thường biến động theo thị trường, theo thời điểm và theo loại khách hàng. Một phần mềm thông minh cần hỗ trợ:
- Thiết lập nhiều bảng giá: giá sỉ, giá lẻ, giá theo dự án, giá theo nhóm khách hàng.
- Tự động cập nhật giá bán theo ngày hoặc theo lô hàng nhập vào.
- Lưu lại lịch sử thay đổi giá để truy xuất lại khi cần.
- Tích hợp bảng giá vào báo giá gửi khách hàng hoặc in hóa đơn.
Việc quản lý giá linh hoạt giúp cửa hàng phản ứng kịp thời với thị trường, cạnh tranh hiệu quả mà vẫn đảm bảo lợi nhuận kỳ vọng.
Tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý phù hợp
Dễ sử dụng, phù hợp người không chuyên CNTT
Phần lớn chủ cửa hàng vật liệu xây dựng không có chuyên môn sâu về công nghệ thông tin. Do đó, phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng cần có giao diện thân thiện, dễ thao tác, giúp người dùng có thể sử dụng ngay mà không mất nhiều thời gian đào tạo.

Một phần mềm tốt cần đáp ứng:
- Giao diện trực quan, có tiếng Việt đầy đủ.
- Các thao tác như tạo đơn, nhập hàng, kiểm kho, tra cứu báo cáo được sắp xếp rõ ràng.
- Hướng dẫn sử dụng dễ hiểu, có video minh họa hoặc đội ngũ hỗ trợ cài đặt ban đầu.
- Không yêu cầu cấu hình máy tính cao, có thể chạy mượt trên cả máy cấu hình thấp hoặc điện thoại.
Một hệ thống càng đơn giản, càng dễ đưa vào vận hành thực tế, đặc biệt tại các cửa hàng có quy mô nhỏ hoặc nhân sự hạn chế.
Đồng bộ dữ liệu đa nền tảng: điện thoại, máy tính
Khả năng đồng bộ dữ liệu là yếu tố then chốt giúp cửa hàng vận hành trơn tru. Phần mềm hiện đại cần hỗ trợ đa nền tảng, hoạt động tốt trên:
- Máy tính để bàn/laptop dùng tại quầy.
- Điện thoại thông minh hoặc máy tính bảng dành cho quản lý từ xa.
- Trình duyệt web hoặc ứng dụng di động, giúp truy cập mọi lúc, mọi nơi.
Dữ liệu như đơn hàng, tồn kho, công nợ, báo cáo… cần được cập nhật theo thời gian thực và đồng bộ giữa các thiết bị. Nhờ đó, người quản lý có thể theo dõi tình hình kinh doanh ngay cả khi không có mặt tại cửa hàng.
Tích hợp in hóa đơn, quét mã vạch, báo giá nhanh
Một phần mềm tốt không chỉ giúp quản lý mà còn phải hỗ trợ bán hàng hiệu quả:
- In hóa đơn: Tích hợp với máy in hóa đơn nhiệt hoặc in qua Bluetooth giúp nhân viên in nhanh hóa đơn/ xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng, không cần viết tay.
- Quét mã vạch: Hỗ trợ máy quét mã để nhập hàng, xuất hàng nhanh chóng, tránh nhầm lẫn khi thao tác thủ công.
- Báo giá nhanh: Có mẫu báo giá chuyên nghiệp, cho phép in hoặc gửi qua Zalo, email ngay khi khách yêu cầu.
Tính năng này đặc biệt quan trọng tại các cửa hàng có lượng khách hàng lớn hoặc cần phản hồi nhanh trong quá trình thương lượng giá vật liệu với đối tác, thầu xây dựng.
Bảo mật và sao lưu dữ liệu định kỳ
Dữ liệu bán hàng, công nợ, tồn kho là tài sản quý giá của cửa hàng. Vì vậy, tiêu chí bảo mật và sao lưu luôn được đặt lên hàng đầu:
- Dữ liệu phải được mã hóa và lưu trữ an toàn trên nền tảng đám mây.
- Có phân quyền người dùng rõ ràng: nhân viên chỉ thấy chức năng được phép, không can thiệp vào dữ liệu nhạy cảm.
- Hệ thống có khả năng sao lưu định kỳ (hằng ngày hoặc theo phiên), hạn chế rủi ro mất mát do lỗi hệ thống hoặc thao tác sai.
- Có cơ chế khôi phục dữ liệu khi gặp sự cố.
Phần mềm có bảo mật tốt sẽ giúp chủ cửa hàng yên tâm sử dụng lâu dài mà không lo thất thoát thông tin hoặc bị mất dữ liệu quan trọng.
Hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật phần mềm thường xuyên
Dù phần mềm có tốt đến đâu thì cũng cần một đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật sẵn sàng xử lý khi có lỗi hoặc yêu cầu điều chỉnh:
- Có hotline, Zalo, live chat hỗ trợ trực tiếp, phản hồi nhanh.
- Có nhân viên hỗ trợ cài đặt, hướng dẫn sử dụng tận nơi hoặc từ xa.
- Cập nhật phần mềm định kỳ để bổ sung tính năng, vá lỗi, đảm bảo tương thích với thiết bị mới.
Ngoài ra, một nhà cung cấp uy tín thường có lộ trình phát triển rõ ràng, minh bạch về chính sách bảo hành và hỗ trợ sau bán hàng, giúp khách hàng yên tâm sử dụng lâu dài.
Bảng so sánh tổng quan về tính năng, giá, nền tảng
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng với mức giá và chức năng khác nhau. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào quy mô cửa hàng, nhu cầu vận hành, cũng như khả năng tiếp cận công nghệ của người sử dụng. Dưới đây là tổng quan về 5 phần mềm phổ biến nhất hiện nay mà các chủ cửa hàng nên cân nhắc:
Bảng so sánh tổng quan về tính năng, giá, nền tảng
Hiện nay trên thị trường có nhiều phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng với mức giá và chức năng đa dạng. Việc lựa chọn phần mềm phù hợp phụ thuộc vào quy mô cửa hàng, nhu cầu vận hành, cũng như khả năng tiếp cận công nghệ của người sử dụng. Dưới đây là tổng quan về 5 phần mềm phổ biến nhất mà các chủ cửa hàng nên cân nhắc:
Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng là lựa chọn hàng đầu cho các cửa hàng vật liệu xây dựng quy mô nhỏ đến vừa. Phần mềm này được phát triển riêng cho người kinh doanh truyền thống, đặc biệt là những ai chưa quen sử dụng công nghệ.

- Tính năng: Quản lý đơn hàng, tồn kho, công nợ, báo cáo doanh thu; gửi báo giá qua Zalo; tích hợp in hóa đơn.
- Ưu điểm: Dễ sử dụng, giao diện tiếng Việt thân thiện; dùng tốt cả trên điện thoại và máy tính.
- Chi phí: Miễn phí gói cơ bản; bản nâng cao chỉ từ 89.000 đồng/tháng.
- Nền tảng: Hỗ trợ Android, iOS và Web (cloud-based).
Viindoo ERP
Viindoo ERP là hệ thống quản trị tổng thể (ERP) phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn có nhu cầu tích hợp đa bộ phận trong một nền tảng thống nhất.

- Tính năng: Tích hợp đầy đủ các module như kho vận, bán hàng, kế toán, CRM, sản xuất…
- Ưu điểm: Linh hoạt mở rộng, khả năng tùy chỉnh cao; phù hợp với doanh nghiệp nhiều phòng ban.
- Chi phí: Tính theo module sử dụng; dao động từ 500.000 đến 2.000.000 đồng/tháng.
- Nền tảng: Web-based, có hỗ trợ ứng dụng di động.
Webkynang.vn
Webkynang.vn là giải pháp lý tưởng cho các cửa hàng truyền thống đã quen làm việc với Excel và không muốn phụ thuộc vào kết nối Internet.

- Tính năng: Quản lý kho, bán hàng, công nợ, xuất báo cáo tài chính.
- Ưu điểm: Giao diện thân thiện, không yêu cầu kỹ năng CNTT; hoạt động offline, dễ cài đặt.
- Chi phí: Trả một lần từ 2 đến 8 triệu đồng; không có chi phí duy trì hằng tháng.
- Nền tảng: Desktop, chạy file Excel offline.
SmartStocks
SmartStocks là phần mềm được thiết kế chuyên biệt cho ngành vật liệu xây dựng, phù hợp với các đại lý và cửa hàng phân phối vật tư.

- Tính năng: Quản lý kho hàng, đơn hàng, công nợ; báo giá theo dự án hoặc nhóm khách hàng.
- Ưu điểm: Giao diện đơn giản, dễ sử dụng; có hỗ trợ kỹ thuật tận nơi; dùng tốt trên điện thoại.
- Chi phí: Dao động từ 250.000 đến 500.000 đồng/tháng.
- Nền tảng: Android, iOS và Web.
VSoft BMS
VSoft BMS là phần mềm cao cấp dành cho doanh nghiệp lớn hoặc chuỗi cửa hàng cần quản lý đồng bộ nhiều chi nhánh.

- Tính năng: Phân quyền nhân sự chi tiết; quản lý công nợ; báo cáo tài chính theo chi nhánh; kiểm soát dòng tiền tập trung.
- Ưu điểm: Đáp ứng yêu cầu quản lý phức tạp; khả năng tùy chỉnh theo đặc thù doanh nghiệp; độ bảo mật cao.
- Chi phí: Từ 5 triệu đồng trở lên (tùy theo gói giải pháp và mức độ tùy chỉnh).
- Nền tảng: Desktop và Web (on-premise hoặc cloud).
Lựa chọn đúng phần mềm quản lý cửa hàng vật liệu xây dựng là bước đầu tiên để chuyên nghiệp hóa vận hành và mở rộng hoạt động kinh doanh một cách bền vững. Tùy vào quy mô và nhu cầu cụ thể, bạn có thể bắt đầu với phần mềm dễ dùng hoặc đầu tư hệ thống chuyên sâu. Hãy cân nhắc kỹ các tiêu chí trước khi triển khai – bởi công cụ phù hợp sẽ là “trợ lý số” đồng hành cùng thành công của cửa hàng bạn.