Phân biệt hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra bằng ví dụ thực tế, dễ hiểu
Trong hoạt động kinh doanh, hóa đơn là chứng từ quan trọng giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí và thực hiện nghĩa vụ thuế. Tuy nhiên, không ít người vẫn nhầm lẫn giữa hóa đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra, dẫn đến sai sót trong kê khai. Việc hiểu rõ sự khác biệt giữa hai loại hóa đơn này là điều rất quan trọng.
Trong bài viết này, Sổ Bán Hàng sẽ phân biệt rõ 2 loại hoá đơn đầu vào và đầu ra, nhằm giúp chủ kinh doanh tránh hạn chế những rủi ro về thuế.
>> Mời bạn xem thêm:
Hóa đơn đầu vào là gì? Thông tin chi tiết cho chủ kinh doanh
Hóa đơn đầu ra là gì? Cách lập, xuất và lưu trữ đúng luật hóa đơn đầu ra dành cho HKD
Hóa đơn đầu vào và hóa đơn đầu ra là gì?
1. Hóa đơn đầu vào
Hoá đơn đầu vào là hóa đơn mà hộ kinh doanh nhận được từ nhà cung cấp khi mua hàng hóa, dịch vụ. Hóa đơn đầu vào giúp doanh nghiệp ghi nhận chi phí, từ đó được khấu trừ thuế GTGT hoặc tính vào chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế.
2. Hóa đơn đầu ra
Là hóa đơn mà hộ kinh doanh xuất cho khách hàng khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ. Đây là cơ sở để xác định doanh thu và nghĩa vụ nộp thuế của hộ kinh doanh.
>> Mời bạn xem thêm: Hóa đơn điện tử giá rẻ có thật sự tốt? 5 tiêu chí cần biết trước khi chọn đơn vị cung cấp
So sánh chi tiết hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra
| Yếu tố so sánh | Hoá đơn đầu vào | Hoá đơn đầu ra |
| Nguồn gốc | Hóa đơn hộ kinh doanh nhận được khi mua hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định từ bên bán. | Hóa đơn hộ kinh doanh xuất cho bên mua khi bán hàng hóa, dịch vụ, hoặc tài sản cố định. |
| Mục đích sử dụng | Ghi nhận chi phí làm cơ sở khấu trừ thuế và quyết toán với cơ quan Thuế | Ghi nhận doanh thu làm cơ sở tính và nộp thuế cho cơ quan Thuế |
| Ý nghĩa với hoạt động kinh doanh | Căn cứ chi phí đầu vào để ra các quyết định tài chính, giá bán, thúc đẩy,… | Căn cứ xác định doanh thu để đánh giá hiệu quả hoạt động kinh doanh, ra quyết định chiến lược. |
| Chứng từ đi kèm | Hợp đồng mua bán, phiếu nhập kho, phiếu thu, biên lai, biên bản thanh lý hợp đồng. | Hợp đồng bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu chi, hóa đơn, biên bản thanh lý hợp đồng. |
>> Mời bạn xem thêm: Top 6 phần mềm E-Invoice tốt nhất 2025 giúp chủ kinh doanh xuất hoá đơn dễ dàng
Hoá đơn đầu vào xuất sau hoá đơn đầu ra: Liệu có đúng quy định không?
Trong kinh doanh, nhiều doanh nghiệp mua hàng từ nhà cung cấp rồi bán lại cho khách. Tuy nhiên, có trường hợp nhà cung cấp chưa xuất hóa đơn đầu vào mà doanh nghiệp đã xuất hóa đơn đầu ra cho khách, điều này là trái quy định pháp luật.
Theo Khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC:
- Bán hàng hóa: phải lập hóa đơn tại thời điểm chuyển giao quyền sở hữu/sử dụng (dù đã thu tiền hay chưa).
- Cung cấp dịch vụ: lập hóa đơn vào ngày hoàn thành dịch vụ hoặc ngày thu tiền (nếu thu trước).
- Giao hàng nhiều lần: phải xuất hóa đơn cho từng lần giao, theo khối lượng và giá trị thực tế.
Như vậy, bên bán phải xuất hóa đơn khi giao hàng hoặc hoàn thành dịch vụ. Nếu không, việc xuất hóa đơn đầu vào sau đầu ra là vi phạm quy định về thời điểm lập hóa đơn.
Hộ kinh doanh không nên xuất hóa đơn đầu ra nếu chưa nhận được hóa đơn đầu vào để tránh rủi ro pháp lý khi bị cơ quan thuế kiểm tra.
>> Mời bạn xem thêm: 5 Sai lầm khi xuất hoá đơn GTGT: Chủ kinh doanh cần lưu ý để không “tiền mất tật mang”
Các bước xử lý nếu hoá đơn đầu vào xuất sau hoá đơn đầu ra
Trong một số trường hợp, chủ kinh doanh làm mất hoá đơn đầu vào khi chưa kịp kê khai thuế. Chủ kinh doanh cần xử lý đúng quy trình theo 3 bước sau để tránh rắc rối về sau:
Bước 1: Lập biên bản xác nhận mất hóa đơn
Bên mua và bên bán cần phối hợp lập biên bản ghi nhận việc mất hóa đơn. Nội dung biên bản cần có:
- Xác nhận bên mua làm mất hóa đơn liên 2.
- Bên bán xác nhận đã khai thuế theo hóa đơn này vào kỳ nào.
- Cả hai bên ký, ghi rõ họ tên người đại diện (hoặc người được ủy quyền), và đóng dấu xác nhận.
Bước 2: Bên bán cung cấp bản sao liên 1 có xác nhận
Bên bán sẽ chụp lại liên 1 của hóa đơn bị mất, có ký tên và đóng dấu, gửi lại cho bên mua. Bản sao này kèm theo biên bản mất hóa đơn sẽ được dùng để kê khai thuế và làm chứng từ kế toán.
Bước 3: Bên mua nộp báo cáo mất hóa đơn cho cơ quan thuế
Cuối cùng, bên mua phải lập Báo cáo mất hóa đơn theo mẫu BC21, sau đó gửi về cơ quan thuế quản lý trực tiếp.
>> Mời bạn xem thêm: Xuất hoá đơn đầu ra chính xác: Cẩm nang quan trọng cho chủ kinh doanh
Bài học thực tế: Cẩn trọng xử lý hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra
Trường hợp 1: Nhầm lẫn hoá đơn đầu vào và hoá đơn đầu ra gây thiệt hại về Thuế
Chị Huyền, chủ cửa hàng bán sỉ đồ gia dụng tại TP.HCM, thường xuyên mua hàng từ nhiều nguồn cung cấp. Trong quá trình làm sổ sách, chị tự làm kế toán và đã ghi nhầm hóa đơn đầu ra dùng để xuất cho khách hàng thành hóa đơn đầu vào, và ngược lại. Hậu quả là doanh thu bị kê thiếu, chi phí bị kê dư, dẫn đến chênh lệch trong báo cáo thuế.
Hậu quả:
- Cơ quan thuế phát hiện sai sót khi thanh tra → loại chi phí không hợp lệ, truy thu thuế GTGT và thuế TNCN.
- Bị xử phạt hành chính do kê khai sai và chậm nộp.
Bài học: Chủ kinh doanh cần phân biệt rõ 2 loại hoá đơn này:
- Hóa đơn đầu vào: do nhà cung cấp xuất cho hộ kinh doanh.
- Hóa đơn đầu ra: do hộ kinh doanh tự xuất cho khách mua hàng.
Trường hợp 2: Xuất hóa đơn đầu ra trước khi nhận hóa đơn đầu vào – Vi phạm thời điểm xuất hóa đơn
Anh Tú, chủ hộ kinh doanh thực phẩm tại Đà Nẵng, nhập hàng từ một nhà phân phối lớn. Hàng được giao đúng hẹn nhưng do bên cung cấp chưa xuất hóa đơn, anh Tú vẫn chủ động xuất hóa đơn đầu ra cho khách hàng cá nhân để kịp giao dịch.
Hậu quả:
- Cơ quan thuế xác định việc xuất hóa đơn đầu ra trước khi có hóa đơn đầu vào là trái quy định tại Thông tư 39/2014/TT-BTC.
- Bên anh Tú bị phạt vi phạm hành chính về thời điểm lập hóa đơn và có nguy cơ bị truy xuất thêm hồ sơ.
Bài học: Khi chưa có đầy đủ chứng từ đầu vào dù đã giao hàng, tuyệt đối không nên xuất hóa đơn đầu ra. Điều này không chỉ ảnh hưởng đến tính pháp lý mà còn dễ làm rối chuỗi quản lý sổ sách, thuế.
Giải pháp: Yêu cầu nhà cung cấp xuất hóa đơn đúng thời điểm, hoặc chuyển sang hệ thống hóa đơn điện tử, có thể đồng bộ chứng từ theo lô hàng, hạn chế độ trễ.
>> Mời bạn xem thêm: Giá máy tính tiền in bill: Cập nhật bảng giá chi tiết 2025
Bán hàng chuyên nghiệp – Xuất hoá đơn chuẩn quy định cùng Sổ Bán Hàng
Sổ Bán Hàng phối hợp cùng các đối tác cung cấp hóa đơn điện tử uy tín như: FPT, M-Invoice, VNPT, Hilo mang đến cho chủ doanh nghiệp nhiều tiện ích, đảm bảo thực hiện đúng quy định mới về thuế theo Nghị định 70, áp dụng vào 06/2025.
Sổ Bán Hàng giúp xuất, lưu trữ và quản lý HĐĐT nhanh chóng, dễ dàng, chính xác và bảo mật, rất dễ cài đặt và sử dụng, không cần đầu tư thêm thiết bị cồng kềnh, xuất HĐĐT ngay trên chiếc điện thoại.
- Kết nối và khởi tạo với Hoá đơn điện tử (HĐĐT) và Chữ ký số (CKS) hợp lệ
- Xuất hóa đơn điện tử (HĐĐT) trên Máy tính tiền
- Quản lý toàn bộ hóa đơn điện tử
- Thiết lập báo cáo thuế cơ bản đối với Nhóm đóng thuế khoán
- Cài đặt điều kiện để hóa đơn tự động phát hành theo nhu cầu
>> Mời bạn xem thêm:
Sổ Bán Hàng MIỄN PHÍ hóa đơn điện tử và chữ ký số
Ưu đãi đặc biệt cho chủ doanh nghiệp khi sử dụng Sổ Bán Hàng. Chỉ cần đăng ký gói dịch vụ từ 1 năm trở lên, chủ kinh doanh sẽ nhận ngay bộ quà tặng cực kỳ giá trị:
🎁 Miễn 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử – tiết kiệm ngay 1.100.000đ
🎁 Tặng thêm 1.000 hóa đơn điện tử miễn phí để bắt đầu kinh doanh dễ dàng hơn
🎁 Nhận giá ưu đãi lên tới 50% khi mua thêm HĐĐT
>> Mời bạn xem thêm:
3 tiêu chí lựa chọn phần mềm xuất hóa đơn điện tử tốt nhất, đúng chuẩn theo quy định
Máy tính tiền cho tiệm tạp hóa: Chủ kinh doanh “chốt sổ” trong 2 phút!
Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ
Cách xác định giá bán sản phẩm sau tháng 06/2025: Vừa đúng luật, vừa có lãi