Máy tính tiền quán cà phê có cần kết nối hóa đơn điện tử? Giải đáp chi tiết!

Từ ngày 01/06/2025, theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP, quán cafe, nhà hàng và các cơ sở kinh doanh dịch vụ ăn uống sẽ bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền điện tử có kết nối với cơ quan thuế. Vậy điều này có áp dụng cho bạn? Và máy tính tiền quán cafe hiện đại sẽ mang lại điều gì cho hoạt động kinh doanh F&B? Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết thông tin trong bài viết bên dưới nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Máy tính tiền tích hợp in hóa đơn – Hỗ trợ xuất hóa đơn điện tử đúng chuẩn

Quán cafe có bắt buộc dùng máy tính tiền điện tử?

Câu trả lời là có – và không chỉ dành riêng cho các chuỗi lớn hay nhà hàng cao cấp. Bất kỳ quán cafe, trà sữa, quán ăn hay hộ kinh doanh dịch vụ ăn uống nào đều nằm trong diện áp dụng bắt buộc nếu đáp ứng một số điều kiện nhất định, theo quy định của Nghị định 70/2025/NĐ-CP – có hiệu lực từ ngày 01/06/2025.

Căn cứ pháp lý rõ ràng từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP

Cụ thể, khoản 8 Điều 1 của Nghị định này, sửa đổi Điều 11 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, quy định rằng:

“Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ ăn uống… có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên, bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối dữ liệu với cơ quan thuế.”

Điều này có nghĩa là:

• Nếu bạn đang vận hành quán cafe, quán trà sữa, quán ăn, nhà hàng – dù là hộ kinh doanh cá thể hay chuỗi nhượng quyền,
• Và nếu doanh thu hàng năm đạt từ 1 tỷ đồng trở lên (tương đương khoảng 2,7 triệu đồng/ngày),
• Thì bạn bắt buộc phải triển khai hệ thống máy tính tiền điện tử có khả năng xuất hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với hệ thống dữ liệu của Tổng cục Thuế.

Đối tượng áp dụng không phân biệt quy mô

Quan trọng hơn, quy định này không phân biệt bạn là quán lớn hay nhỏ, có chi nhánh hay không. Chỉ cần hoạt động kinh doanh có:

• Giao dịch bán hàng trực tiếp đến người tiêu dùng cuối (khách uống cafe tại quán, mang về, giao tận nơi…),
• Và doanh thu từ mức ngưỡng quy định trở lên,

Là bạn nằm trong diện bắt buộc áp dụng.

Không còn là lựa chọn – Đây là yêu cầu pháp lý bắt buộc

Trước đây, việc sử dụng máy tính tiền hiện đại hay hóa đơn điện tử thường được xem là lợi thế riêng của các thương hiệu lớn. Tuy nhiên, từ ngày 01/06/2025, điều này đã trở thành nghĩa vụ bắt buộc theo pháp luật, nhằm chuẩn hóa hoạt động kinh doanh, tăng tính minh bạch và đảm bảo công bằng trong nghĩa vụ thuế giữa các hộ kinh doanh.

Không áp dụng đúng quy định sẽ đồng nghĩa với nguy cơ bị xử phạt hành chính, truy thu thuế, thậm chí bị đưa vào danh sách theo dõi của cơ quan thuế.

Vì vậy, nếu bạn đang kinh doanh trong lĩnh vực F&B – đặc biệt là chủ quán cafe – đây là thời điểm lý tưởng để chủ động chuyển đổi, tránh bị động khi luật chính thức có hiệu lực.

>>Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền cầm tay và giải pháp toàn diện cho các quy định mới về hóa đơn điện tử

Gợi ý mua máy tính tiền giá rẻ, chất lượng tốt cho chủ kinh doanh nhỏ

Kinh doanh ngành hàng ăn uống phải đóng những loại thuế nào?

Máy tính tiền cho quán ăn, quán cà phê: Giải pháp gọn nhẹ – hiệu quả – tiết kiệm cho chủ quán

Kinh doanh nhỏ có bắt buộc sử dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền?

Máy tính tiền quán cafe là gì và có lợi ích gì?

Trong lĩnh vực kinh doanh F&B, đặc biệt là với các quán cafe – nơi mỗi ngày có hàng trăm lượt khách, hàng chục món thức uống, và vô số đơn hàng diễn ra liên tục – việc quản lý thủ công không chỉ mất thời gian mà còn dễ gây sai sót, thất thoát doanh thu. Đó là lý do máy tính tiền quán cafe đang dần trở thành trang bị “bắt buộc phải có” của mọi điểm bán hiện đại.

Máy tính tiền quán cafe là một thiết bị nhỏ gọn, được thiết kế chuyên biệt cho môi trường bán hàng trực tiếp tại quầy. Thiết bị này tích hợp:

• Phần mềm bán hàng (POS),
• In hóa đơn tại chỗ,
• Và đặc biệt – chức năng phát hành hóa đơn điện tử hợp lệ, có kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế.

Tất cả thao tác từ chọn món, thanh toán, in hóa đơn, gửi dữ liệu hóa đơn về cơ quan thuế… đều được thực hiện chỉ trong vài bước đơn giản ngay tại thiết bị, không cần máy tính hay thao tác thủ công phức tạp.

>>> Xem thêm: Menu quán cafe – Khám phá thực đơn đa dạng và hấp dẫn

5 lợi ích “đáng đồng tiền bát gạo” cho quán cafe

1. Tuân thủ pháp luật một cách dễ dàng

Máy tính tiền quán cafe hỗ trợ phát hành hóa đơn điện tử đúng chuẩn, không cần chữ ký số, vẫn được công nhận là hợp lệ – giúp bạn tuân thủ quy định từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP một cách trọn vẹn và nhẹ nhàng.

2. Tự động gửi hóa đơn về cơ quan thuế

Dữ liệu hóa đơn sẽ tự động đồng bộ về hệ thống của Tổng cục Thuế ngay khi phát hành, đảm bảo minh bạch, chính xác và tránh rủi ro bị xử phạt vì chậm gửi hay sai sót.

3. Quản lý doanh thu và nguyên vật liệu dễ dàng

Tất cả đơn hàng được ghi nhận và thống kê theo thời gian thực. Bạn có thể theo dõi doanh thu từng ngày, từng giờ, kiểm soát lượng nguyên vật liệu sử dụng, và phát hiện kịp thời thất thoát nếu có – tất cả chỉ với vài thao tác.

4. Nâng cao trải nghiệm khách hàng

Hóa đơn được in nhanh chóng, rõ ràng, thể hiện tính chuyên nghiệp của quán. Với khách hàng doanh nghiệp hoặc khách cần hóa đơn VAT, bạn hoàn toàn có thể cung cấp bản chuẩn trong tích tắc.

5. Kết nối linh hoạt với hệ thống quản lý F&B

Máy tính tiền có thể tích hợp với phần mềm quản lý quán cafe, từ gọi món tại bàn, chia ca nhân viên, tính lương theo ca, đến kiểm soát kho nguyên vật liệu và báo cáo kinh doanh – tạo nên một hệ sinh thái quản lý trọn gói, bài bản và hiện đại.

Nếu không sử dụng – Chủ quán có thể bị xử phạt thế nào?

Việc chậm trễ trong việc triển khai máy tính tiền quán cafe có kết nối với cơ quan thuế không chỉ khiến bạn bỏ lỡ cơ hội chuyển đổi số, mà còn tiềm ẩn nhiều rủi ro pháp lý nghiêm trọng, nhất là trong bối cảnh quy định mới từ Nghị định 70/2025/NĐ-CP sắp chính thức có hiệu lực.

Dưới đây là những mức xử phạt mà bạn hoàn toàn có thể gặp phải nếu không kịp thời áp dụng đúng quy định:

Phạt từ 10 đến 20 triệu đồng

Đây là mức phạt dành cho các hành vi vi phạm phổ biến, như:

• Không lập hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ, dù đã thuộc diện bắt buộc.
• Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng thời hạn.
• Không gửi dữ liệu hóa đơn đến cơ quan thuế.

Những lỗi tưởng chừng nhỏ nhưng hoàn toàn có thể khiến bạn “mất tiền oan” chỉ vì chưa cập nhật quy định kịp thời.

Phạt từ 20 đến 50 triệu đồng

Mức phạt cao hơn áp dụng cho các hành vi bị xem là sai phạm nghiêm trọng, ví dụ:

• Sử dụng hóa đơn không đúng mẫu hoặc không hợp lệ.
• Ghi sai thông tin, sai mục đích sử dụng hóa đơn.
• Tự tạo hóa đơn ngoài hệ thống được phê duyệt.

Trên thực tế, nhiều quán cafe hiện nay vẫn đang sử dụng hóa đơn giấy in từ máy in bill, nhưng không đảm bảo đúng quy định về hóa đơn điện tử – điều này có thể dẫn đến mức phạt không hề nhỏ khi bị kiểm tra.

Trường hợp đặc biệt: Trốn thuế – mức phạt gấp 3 lần số thuế bị trốn

Trong trường hợp cơ quan thuế xác định rằng việc không sử dụng máy tính tiền điện tử là cố tình để giấu doanh thu, hộ kinh doanh có thể bị xử lý theo hành vi trốn thuế – với mức xử phạt cực kỳ nghiêm khắc:

• Bị truy thu toàn bộ số thuế đã trốn.
• Bị phạt từ 1 đến 3 lần số thuế trốn.
• Bị tính thêm tiền chậm nộp theo ngày.

Ngoài ra, chủ quán còn có thể bị:

• Đưa vào danh sách rủi ro cao của cơ quan thuế.
• Bị kiểm tra thường xuyên hơn các đơn vị khác.
• Gặp khó khăn trong việc vay vốn ngân hàng, mở rộng kinh doanh hay hợp tác với đối tác lớn.

Sổ Bán Hàng + VNPT: Giải pháp máy tính tiền trọn gói cho quán cafe

Trong bối cảnh quy định mới yêu cầu các quán cafe phải sử dụng hóa đơn điện tử phát hành từ máy tính tiền có kết nối với cơ quan thuế, việc lựa chọn một giải pháp vừa đúng luật – vừa dễ sử dụng – vừa tối ưu vận hành là điều mà mọi chủ quán đều quan tâm.

Hiểu rõ điều đó, Sổ Bán Hàng kết hợp cùng VNPT chính thức ra mắt giải pháp máy tính tiền quán cafe trọn gói, được thiết kế riêng cho mô hình kinh doanh F&B từ quy mô nhỏ đến chuỗi nhiều chi nhánh.

Mời bạn xem thêm:

Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Ngành kinh doanh nào bắt buộc dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền theo Nghị định mới?

Tổng hợp các mức phạt khi không dùng hóa đơn điện tử từ máy tính tiền (Cập nhật 06/2025)

Tối ưu cả vận hành và tuân thủ

Giải pháp này không chỉ giúp bạn dễ dàng đáp ứng các yêu cầu pháp lý theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, mà còn là công cụ hỗ trợ vận hành hàng ngày hiệu quả hơn:

• Tích hợp sẵn phần mềm hóa đơn điện tử và chữ ký số hợp lệ, đảm bảo mọi hóa đơn phát hành đều đúng chuẩn, không cần thiết bị phức tạp đi kèm.
• In hóa đơn trực tiếp tại quầy chỉ trong vài thao tác – nhanh, gọn, chuyên nghiệp, phù hợp với môi trường phục vụ nhanh như quán cafe.
• Tự động gửi dữ liệu hóa đơn đến hệ thống của Tổng cục Thuế – không còn lo sai sót hoặc quên nộp hóa đơn.
• Cấu hình linh hoạt: từ cách hiển thị món, tách hóa đơn, đến cài đặt mẫu hóa đơn theo từng loại khách hàng (ăn tại chỗ, mang đi, doanh nghiệp cần VAT…).

Tất cả đều nằm trọn trong một thiết bị nhỏ gọn, giao diện thân thiện, dễ sử dụng ngay cả với nhân viên không chuyên công nghệ.

Ưu đãi đặc biệt cho chủ quán cafe chuyển đổi sớm

Đồng hành cùng các quán cafe trong quá trình chuyển đổi số, Sổ Bán Hàng và VNPT triển khai chương trình ưu đãi cực kỳ hấp dẫn, áp dụng cho khách hàng đăng ký dịch vụ sớm:

• Miễn phí 100% phí khởi tạo hóa đơn điện tử, trị giá 1.100.000 VNĐ.
• Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên, giúp bạn vận hành hệ thống mà không phát sinh chi phí hóa đơn ban đầu.

Máy tính tiền quán cafe không chỉ giúp bạn tuân thủ luật thuế mới từ 01/06/2025, mà còn là chìa khóa để xây dựng hệ thống vận hành chuyên nghiệp, kiểm soát chi phí chặt chẽ và nâng cao trải nghiệm khách hàng. Đừng để đến khi bị nhắc nhở hoặc xử phạt mới bắt đầu thay đổi. Hãy chủ động chuyển đổi ngay hôm nay – để việc kinh doanh của bạn luôn vững vàng và phát triển bền vững trong thời đại số.