Tất tần tật về máy tính tiền in hóa đơn điện tử kết nối với cơ quan Thuế

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng máy tính tiền in hóa đơn kết nối trực tiếp với cơ quan thuế sẽ trở thành bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Đây là bước chuyển quan trọng trong quá trình hiện đại hóa công tác quản lý thuế, đòi hỏi các đơn vị kinh doanh cần chủ động triển khai đúng quy chuẩn để tránh vi phạm và gián đoạn hoạt động.

Cùng Sổ Bán Hàng tìm hiểu chi tiết trong bài viết hôm nay nhé!

>>Mời bạn xem thêm: Cách tạo hóa đơn điện tử nhanh trên điện thoại chỉ với 3 bước dành cho người không rành công nghệ

Quy định mới về hóa đơn điện tử trên máy tính tiền

Việc triển khai máy tính tiền in hóa đơn không chỉ là giải pháp công nghệ mà còn là yêu cầu pháp lý cụ thể, được quy định rõ trong Nghị định 70/2025/NĐ-CP do Chính phủ ban hành.

Phạm vi áp dụng của chính sách này rất rộng và bắt đầu có hiệu lực từ ngày 01/6/2025. Từ thời điểm này, hàng trăm nghìn hộ kinh doanh và doanh nghiệp sẽ buộc phải chuyển đổi sang hình thức sử dụng máy tính tiền in hóa đơn kết nối với hệ thống thuế, thay cho cách ghi chép thủ công hoặc phần mềm bán hàng không đáp ứng chuẩn.

Danh sách các lĩnh vực bắt buộc áp dụng

Nghị định 70/2025/NĐ-CP chỉ rõ những nhóm đối tượng kinh doanh bắt buộc phải trang bị máy tính tiền in hóa đơn, đặc biệt là các đơn vị có doanh thu lớn và hoạt động trực tiếp với người tiêu dùng.

Hộ kinh doanh có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm

Các hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh có doanh thu tính theo năm tài chính từ 1 tỷ đồng trở lên sẽ bắt buộc phải sử dụng máy tính tiền có khả năng phát hành hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với hệ thống của Tổng cục Thuế. Quy định này áp dụng cho cả các mô hình kinh doanh truyền thống như chợ, cửa hàng tạp hóa, lẫn các cơ sở có quy mô lớn hơn như nhà hàng, quán ăn.

Doanh nghiệp hoạt động trực tiếp với người tiêu dùng

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tiêu dùng thường xuyên sẽ nằm trong nhóm phải triển khai máy tính tiền in hóa đơn. Những doanh nghiệp này có lưu lượng giao dịch lớn và liên quan trực tiếp đến việc phát hành hóa đơn cho khách lẻ – nơi việc kiểm soát doanh thu và thuế đầu ra là rất quan trọng.

• Bán lẻ hàng hóa: tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, phụ kiện…
• Dịch vụ ăn uống: nhà hàng, quán cà phê, quán ăn, fast food.
• Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi.
• Khách sạn, khu nghỉ dưỡng, cơ sở lưu trú du lịch.
• Dịch vụ vận tải hành khách: taxi, xe hợp đồng, xe buýt.
• Dịch vụ giải trí: rạp chiếu phim, trò chơi điện tử, karaoke, sự kiện nghệ thuật…

Chế tài xử phạt nếu không sử dụng máy tính tiền in hóa đơn

Không chỉ quy định bắt buộc triển khai, pháp luật còn đưa ra chế tài xử phạt cụ thể đối với những hành vi vi phạm liên quan đến việc không sử dụng hoặc sử dụng sai mục đích máy tính tiền in hóa đơn. Các mức xử phạt này được quy định tại Nghị định 125/2020/NĐ-CP về xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực thuế và hóa đơn.

Bảng mức xử phạt theo hành vi vi phạm:

Hành vi vi phạm	Mức xử phạt (VNĐ)
Không lập hoặc không gửi hóa đơn cho cơ quan thuế đúng quy định	10.000.000 – 20.000.000
Sử dụng hóa đơn sai quy định (sai mẫu, tự phát hành trái phép)	20.000.000 – 50.000.000
Gian lận hóa đơn để trốn thuế	Gấp 1–3 lần số thuế trốn + tiền chậm nộp

Các mức xử phạt này không chỉ tác động về mặt tài chính mà còn ảnh hưởng trực tiếp đến uy tín, giấy phép kinh doanh và khả năng hoạt động lâu dài của doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh. Do đó, việc trang bị đúng và sử dụng hợp lệ máy tính tiền in hóa đơn là yếu tố bắt buộc để đảm bảo tuân thủ pháp luật và tránh rủi ro không đáng có.

Máy tính tiền in hóa đơn là gì?

Máy tính tiền in hóa đơn là một thiết bị bán hàng hiện đại, được tích hợp các chức năng cần thiết như tính tiền, in hóa đơn điện tử hợp lệ và đặc biệt là kết nối trực tiếp với hệ thống dữ liệu của cơ quan thuế. Đây là thiết bị không thể thiếu trong bối cảnh Việt Nam đang đẩy mạnh chuyển đổi số trong quản lý thuế và triển khai hóa đơn điện tử theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP.

Khác với máy tính tiền truyền thống vốn chỉ thực hiện được các tác vụ cơ bản như tính tổng đơn hàng hoặc in phiếu bán hàng nội bộ, máy tính tiền in hóa đơn có khả năng phát hành hóa đơn điện tử theo đúng định dạng và chuẩn dữ liệu do Tổng cục Thuế quy định. Không chỉ vậy, hệ thống máy còn có thể kết nối mạng internet để tự động truyền dữ liệu hóa đơn sau mỗi giao dịch về hệ thống của ngành thuế trong thời gian thực.

Lợi ích vượt trội của máy tính tiền kết nối thuế

Máy tính tiền in hóa đơn không chỉ đơn thuần là thiết bị hỗ trợ bán hàng, mà còn là công cụ giúp doanh nghiệp tối ưu quản lý, tuân thủ pháp luật và tiết kiệm thời gian vận hành.

Thứ nhất, thiết bị này tự động hóa toàn bộ quy trình bán hàng và xuất hóa đơn, từ ghi nhận đơn hàng, in hóa đơn điện tử đến gửi dữ liệu cho cơ quan thuế. Nhờ đó, các hộ kinh doanh không còn phải thao tác thủ công, tránh sai sót và giảm tải công việc cuối ngày.

Thứ hai, máy tính tiền kết nối thuế gửi dữ liệu hóa đơn trực tiếp lên Tổng cục Thuế sau mỗi giao dịch. Dữ liệu được lưu trữ đầy đủ, dễ tra cứu, hỗ trợ hiệu quả cho việc đối soát, quyết toán và kiểm tra thuế.

Cuối cùng, hệ thống máy đảm bảo toàn bộ hóa đơn phát hành đều đúng chuẩn, hợp lệ và có tính pháp lý. Các hóa đơn được gắn mã số, chữ ký số và tuân thủ định dạng quy định, hạn chế rủi ro bị xử phạt do sai sót hoặc không đúng mẫu. Một số dòng máy hiện đại còn tích hợp cảnh báo gian lận, giúp tăng tính minh bạch trong kinh doanh.

Hướng dẫn triển khai máy tính tiền in hóa đơn kết nối thuế cho doanh nghiệp nhỏ

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, kể từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng máy tính tiền kết nối cơ quan thuế để lập và phát hành hóa đơn điện tử sẽ trở thành yêu cầu bắt buộc đối với nhiều hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Để đáp ứng quy định này và đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra liên tục, các đơn vị cần chủ động triển khai đúng quy trình, từ việc chuẩn hóa thiết bị đến hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử có mã.

Chuẩn hóa thiết bị bán hàng và phần mềm

Doanh nghiệp cần rà soát lại toàn bộ hệ thống bán hàng hiện tại, bao gồm:

• Máy tính tiền hoặc thiết bị bán hàng POS.
• Máy in hóa đơn, phần mềm bán hàng và phần mềm quản lý hóa đơn (nếu có).

Thiết bị cần đảm bảo:

• Có khả năng phát hành hóa đơn điện tử theo chuẩn định dạng của Tổng cục Thuế.
• Kết nối internet ổn định để truyền dữ liệu hóa đơn trực tiếp lên hệ thống thuế.
• Tương thích với phần mềm hóa đơn điện tử đã đăng ký.

Nếu hệ thống hiện tại không đáp ứng yêu cầu, doanh nghiệp cần nhanh chóng nâng cấp hoặc thay thế thiết bị và phần mềm để kịp thời triển khai trước hạn chót 01/6/2025.

>>Mời bạn xem thêm: Hướng dẫn đóng thuế online đối với người kinh doanh

Lựa chọn nhà cung cấp máy tính tiền và phần mềm đạt chuẩn

Việc lựa chọn đơn vị cung cấp máy tính tiền in hóa đơn đóng vai trò quan trọng. Doanh nghiệp nên ưu tiên các nhà cung cấp đã được Tổng cục Thuế xác nhận hoặc có kinh nghiệm triển khai cho các đơn vị tương tự.

Một nhà cung cấp phù hợp cần đảm bảo:

• Hệ thống phần mềm có kết nối API chính thức với cơ quan thuế.
• Hỗ trợ mã hóa, ký số và truyền dữ liệu an toàn.
• Dịch vụ hậu mãi, hỗ trợ kỹ thuật rõ ràng.

Lựa chọn đúng đơn vị cung cấp không chỉ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí mà còn đảm bảo triển khai nhanh, đúng chuẩn và không vi phạm quy định pháp luật.

Thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã

Sau khi chuẩn bị xong thiết bị và phần mềm, doanh nghiệp cần tiến hành đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử có mã với cơ quan thuế theo quy trình sau:

• Truy cập vào Cổng thông tin điện tử hóa đơn tại: https://hoadondientu.gdt.gov.vn
• Đăng nhập bằng mã số thuế và mật khẩu do cơ quan thuế cung cấp.
• Chọn loại hình đăng ký: sử dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế.
• Nhập thông tin đăng ký mẫu hóa đơn, lựa chọn phương thức phát hành phù hợp.
• Ký điện tử hồ sơ bằng chữ ký số đã đăng ký với cơ quan thuế.
• Gửi hồ sơ và chờ xác nhận từ Tổng cục Thuế.

Thông thường, cơ quan thuế sẽ xử lý hồ sơ trong vòng 1 đến 3 ngày làm việc. Sau khi được chấp thuận, doanh nghiệp có thể bắt đầu phát hành hóa đơn điện tử chính thức.

Giải pháp phần mềm hỗ trợ phù hợp cho doanh nghiệp

Đối với doanh nghiệp quy mô nhỏ hoặc hộ kinh doanh cá thể, việc lựa chọn phần mềm hóa đơn điện tử đơn giản, dễ sử dụng và chi phí hợp lý là yếu tố then chốt. Trong đó, Sổ Bán Hàng E-Invoice là một trong những giải pháp tối ưu được nhiều đơn vị tin dùng.

Sổ Bán Hàng E-Invoice là nền tảng hóa đơn điện tử do Finan phát triển, kết hợp cùng các nhà cung cấp lớn như FPT, VNPT, M-Invoice, Hilo. Giải pháp được thiết kế đặc biệt cho nhóm doanh nghiệp nhỏ, với các tính năng nổi bật như:

Kết nối với HĐĐT và CKS hợp lệ: Tích hợp chữ ký số để lập hóa đơn đúng chuẩn pháp lý.

Xuất HĐĐT ngay trên máy: Phát hành hóa đơn điện tử có mã sau mỗi giao dịch.

Quản lý hóa đơn tập trung: Lưu trữ, tra cứu và đối soát hóa đơn dễ dàng.

Tổng hợp báo cáo thuế cơ bản: Hỗ trợ nhóm hộ kinh doanh nộp thuế khoán lập báo cáo nhanh chóng.

Cài đặt phát hành hóa đơn tự động: Hóa đơn được tạo và gửi đi khi giao dịch đủ điều kiện, không cần thao tác thủ công..

Ưu đãi dành riêng cho khách hàng

• Tặng phí khởi tạo phần mềm hóa đơn điện tử trị giá 1,1 triệu đồng.
• Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên miễn phí trong vòng 1 năm.
• Chiết khấu lên đến 50% khi mua thêm hóa đơn sau gói tặng.

Triển khai máy tính tiền in hóa đơn không chỉ là yêu cầu pháp lý mà còn là giải pháp giúp doanh nghiệp nhỏ nâng cao hiệu quả vận hành, minh bạch tài chính và tiết kiệm chi phí. Việc chuẩn bị sớm sẽ giúp bạn chủ động thích ứng với quy định mới, tránh rủi ro và duy trì hoạt động kinh doanh ổn định.

>>> Mời bạn xem thêm:

Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả

TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị

App hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp nhỏ: Giải pháp tiết kiệm và hiệu quả