Máy POS tính tiền in HĐĐT kết nối cơ quan Thuế từ 1/6/2025: Doanh nghiệp cần chuẩn bị gì?

Từ ngày 01/6/2025, theo quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc sử dụng máy POS tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế sẽ trở thành bắt buộc đối với nhiều nhóm hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ. Đây là bước tiến quan trọng trong quá trình hiện đại hóa hệ thống quản lý thuế và minh bạch hóa hoạt động kinh doanh. Tuy nhiên, không phải ai cũng hiểu rõ máy POS tính tiền là gì, ai bắt buộc phải sử dụng, mức phạt nếu không tuân thủ ra sao, và đâu là giải pháp phù hợp với mô hình kinh doanh nhỏ. Bài viết dưới đây, Sổ Bán Hàng sẽ giúp bạn nắm rõ toàn cảnh, từ quy định pháp lý đến các lựa chọn tối ưu dành cho doanh nghiệp vừa và nhỏ.

>>Mời bạn xem thêm: Cập nhật mới nhất: Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền – chính thức áp dụng từ 06/2025

Máy POS tính tiền là gì? Ai bắt buộc phải sử dụng?

Máy POS tính tiền (Point of Sale) là thiết bị được sử dụng phổ biến trong hoạt động kinh doanh bán lẻ và dịch vụ. Đây không chỉ là công cụ để ghi nhận giao dịch và in hóa đơn, mà còn đóng vai trò như một trung tâm điều phối dữ liệu bán hàng, quản lý hàng tồn, khách hàng và đặc biệt là phát hành hóa đơn điện tử kết nối trực tiếp với cơ quan thuế theo quy định của pháp luật.

Khác với các thiết bị tính tiền truyền thống, máy POS hiện đại thường tích hợp nhiều chức năng trong một: phần mềm bán hàng, máy in hóa đơn, kết nối internet và khả năng đồng bộ dữ liệu hóa đơn theo thời gian thực về hệ thống của Tổng cục Thuế. Một số dòng máy POS còn hỗ trợ chữ ký số và tích hợp mã QR thanh toán, giúp đơn giản hóa quá trình giao dịch tại điểm bán.

Theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, bắt đầu từ ngày 01/6/2025, việc sử dụng máy tính tiền có chức năng in hóa đơn điện tử và kết nối trực tiếp với cơ quan thuế trở thành bắt buộc đối với nhiều nhóm ngành nghề, đặc biệt là các đơn vị có doanh thu lớn và giao dịch trực tiếp với người tiêu dùng cuối. Đây là bước đi quan trọng trong tiến trình số hóa hệ thống thuế, tăng cường minh bạch và chống thất thu ngân sách.

Các nhóm đối tượng bắt buộc triển khai Máy POS tính tiền theo quy định

Hộ kinh doanh cá thể có doanh thu trên 1 tỷ đồng/năm Nhóm này nằm trong diện kiểm soát chặt chẽ vì có quy mô hoạt động lớn, thường phát sinh nhiều giao dịch tiền mặt. Việc áp dụng máy POS giúp chuẩn hóa quy trình xuất hóa đơn và đảm bảo nghĩa vụ thuế được thực hiện đầy đủ.

Doanh nghiệp hoạt động trực tiếp với người tiêu dùng

Các doanh nghiệp trong lĩnh vực bán lẻ hàng hóa hoặc cung cấp dịch vụ tiêu dùng thường xuyên sẽ nằm trong nhóm phải triển khai máy tính tiền in hóa đơn. Những doanh nghiệp này có lưu lượng giao dịch lớn và liên quan trực tiếp đến việc phát hành hóa đơn cho khách lẻ – nơi việc kiểm soát doanh thu và thuế đầu ra là rất quan trọng.

• Bán lẻ hàng hóa: tạp hóa, siêu thị mini, cửa hàng thời trang, mỹ phẩm, phụ kiện…
• Dịch vụ ăn uống: nhà hàng, quán cà phê, quán ăn, fast food.
• Trung tâm thương mại, siêu thị, cửa hàng tiện lợi.
• Khách sạn, khu nghỉ dưỡng, cơ sở lưu trú du lịch.
• Dịch vụ vận tải hành khách: taxi, xe hợp đồng, xe buýt.
• Dịch vụ giải trí: rạp chiếu phim, trò chơi điện tử, karaoke, sự kiện nghệ thuật…

Lợi ích của máy POS tính tiền kết nối thuế

Việc áp dụng máy POS tính tiền không chỉ nhằm đáp ứng yêu cầu bắt buộc theo quy định pháp luật mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho hoạt động kinh doanh, đặc biệt trong bối cảnh chuyển đổi số và minh bạch hóa hệ thống thuế. Dưới đây là những lợi ích quan trọng nhất mà doanh nghiệp và hộ kinh doanh có thể nhận được khi triển khai máy POS có kết nối với cơ quan thuế.

Tuân thủ pháp lý và tránh rủi ro bị xử phạt

Một trong những lý do quan trọng nhất để sử dụng máy POS tính tiền kết nối thuế là nhằm đáp ứng đầy đủ các yêu cầu của pháp luật, cụ thể là Nghị định 70/2025/NĐ-CP và các quy định liên quan về hóa đơn điện tử. Hệ thống máy POS hiện đại có thể tự động xuất hóa đơn đúng định dạng, tích hợp chữ ký số và truyền dữ liệu hóa đơn về Tổng cục Thuế một cách chính xác, kịp thời.

Tăng tính minh bạch, tạo niềm tin với khách hàng

Việc sử dụng máy POS in hóa đơn điện tử và cung cấp chứng từ đầy đủ sau mỗi giao dịch giúp tạo sự minh bạch trong hoạt động kinh doanh. Điều này đặc biệt quan trọng với các ngành dịch vụ như F&B, bán lẻ, giải trí – nơi khách hàng mong muốn có hóa đơn rõ ràng để làm bằng chứng thanh toán.

Hỗ trợ quản lý doanh thu, tồn kho và dữ liệu khách hàng hiệu quả

Máy POS tính tiền hiện đại thường tích hợp phần mềm quản lý bán hàng thông minh, cho phép chủ kinh doanh:

• Theo dõi doanh thu theo thời gian thực;
• Tự động trừ tồn kho sau mỗi giao dịch;
• Ghi nhận thông tin khách hàng phục vụ cho chương trình khách hàng thân thiết, chiến dịch marketing hoặc phân tích hành vi mua sắm.

Tự động lưu trữ hóa đơn, dễ dàng báo cáo thuế

Một trong những thách thức lớn với các hộ kinh doanh và doanh nghiệp nhỏ là việc lưu trữ và tổng hợp hóa đơn phục vụ cho khai báo thuế. Khi sử dụng máy POS kết nối thuế, toàn bộ hóa đơn được:

Quy định xử phạt nếu không dùng máy POS tính tiền đúng chuẩn

Trong bối cảnh Máy POS tính tiền trở thành thiết bị bắt buộc đối với nhiều ngành nghề kinh doanh từ ngày 01/6/2025 theo Nghị định 70/2025/NĐ-CP, việc không tuân thủ đúng quy định không chỉ khiến doanh nghiệp đứng ngoài hệ thống quản lý thuế minh bạch mà còn đối mặt với các chế tài xử phạt nghiêm khắc từ cơ quan chức năng.

Xử phạt theo Nghị định 125/2020/NĐ-CP: Phạt đến 50 triệu đồng

Nghị định 125/2020/NĐ-CP quy định rõ các mức phạt hành chính đối với hành vi vi phạm liên quan đến việc sử dụng hóa đơn điện tử và máy POS. Đặc biệt, các hành vi sau có thể bị xử phạt từ 1 đến 20 triệu đồng:

• Không sử dụng máy POS tính tiền trong khi thuộc đối tượng bắt buộc theo quy định;
• Sử dụng hóa đơn không hợp pháp, hóa đơn không đúng mẫu, không có chữ ký số hoặc không đáp ứng định dạng chuẩn của cơ quan thuế;
• Không kết nối hệ thống hóa đơn với Tổng cục Thuế, hoặc cố tình trì hoãn việc truyền dữ liệu hóa đơn sau khi xuất cho khách hàng.

Những hành vi này không chỉ khiến doanh nghiệp đối mặt với phạt tiền mà còn ảnh hưởng nghiêm trọng đến độ tin cậy trong hệ thống quản lý thuế quốc gia, thậm chí gây khó khăn khi xin vay vốn, hợp tác với đối tác lớn hoặc tham gia đấu thầu.

Phân loại chi tiết các hành vi vi phạm và mức xử phạt

Dưới đây là bảng tổng hợp các nhóm hành vi vi phạm phổ biến liên quan đến máy tính tiền, hóa đơn điện tử và nghĩa vụ thuế – đi kèm mức phạt cụ thể theo quy định:

Nhóm vi phạm	Mức phạt tiền (VNĐ)	Mô tả hành vi
Vi phạm đăng ký thuế	1 – 10 triệu	Không đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử đúng hạn; không thông báo thay đổi thông tin
Vi phạm kê khai sai	Tới 20% số tiền thuế thiếu	Khai sai dẫn đến thiếu số thuế phải nộp hoặc tăng số thuế được hoàn/miễn/giảm
Chậm nộp hồ sơ khai thuế	Từ cảnh cáo đến 25 triệu	Nộp chậm tờ khai thuế theo từng mức thời gian (1–5 ngày đến trên 90 ngày)
Không cung cấp thông tin cho cơ quan thuế	2 – 5 triệu	Cung cấp sai, chậm, hoặc không đầy đủ thông tin khi được yêu cầu
Trốn thuế	1 – 3 lần số tiền thuế trốn	Tùy theo mức độ vi phạm, tình tiết tăng nặng hay giảm nhẹ

Tác động lâu dài khi vi phạm

Bên cạnh việc bị xử phạt tài chính, doanh nghiệp còn có thể chịu các hệ quả khác:

• Mất cơ hội hợp tác với các đối tác lớn, ngân hàng hoặc nhà đầu tư do hồ sơ thuế không minh bạch;
• Gặp khó khăn trong việc hoàn thuế, miễn giảm thuế, hoặc nhận hỗ trợ từ nhà nước;
• Bị gắn cờ kiểm tra thường xuyên trong hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan thuế.

Trong bối cảnh máy POS tính tiền trở thành thiết bị bắt buộc theo quy định pháp luật, việc lựa chọn một giải pháp vừa đúng chuẩn pháp lý – vừa tiết kiệm chi phí và dễ triển khai là nhu cầu cấp thiết đối với các doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh cá thể. Nhất là với những đơn vị chưa từng sử dụng hóa đơn điện tử hoặc không có điều kiện đầu tư thiết bị cồng kềnh, một phần mềm hóa đơn linh hoạt và dễ dùng chính là lời giải hiệu quả.

>> Mời bạn xem thêm:

Phần mềm máy tính tiền cho điện thoại: In bill và xuất hóa đơn điện tử mọi lúc mọi nơi

Máy tính tiền có báo cáo thuế được không? – Giải đáp chi tiết cho chủ kinh doanh

Top 5 phần mềm tính tiền dễ sử dụng, đơn giản và được tin dùng nhất hiện nay

Phần mềm hóa đơn điện tử di động – Giải pháp quản lý tài chính hiệu quả

TOP 5 ứng dụng phát hành hóa đơn điện tử trên điện thoại, không cần đầu tư thiết bị

Sổ Bán Hàng E-Invoice – Giải pháp POS trên điện thoại, đúng chuẩn pháp lý

Sổ Bán Hàng E-Invoice là nền tảng hóa đơn điện tử chuyên biệt được phát triển bởi Finan, hướng đến đối tượng sử dụng là hộ kinh doanh nhỏ lẻ, quán ăn, cửa hàng bán lẻ, dịch vụ cá thể. Không giống các phần mềm phức tạp chỉ phù hợp với doanh nghiệp lớn, Sổ Bán Hàng E-Invoice được thiết kế để:

• Hoạt động mượt mà ngay trên điện thoại di động
• Kết nối sẵn với hệ thống hóa đơn điện tử của FPT, VNPT, M-Invoice, Hilo – những nhà cung cấp hợp lệ và được Tổng cục Thuế chấp thuận;
• Hỗ trợ đầy đủ tính năng từ xuất hóa đơn, ký số, lưu trữ, đến gửi hóa đơn tự động, giúp giảm thao tác thủ công đến mức tối đa.

Những tính năng nổi bật dành cho hộ kinh doanh

• Kết nối trực tiếp với cơ quan thuế

Ngay sau khi hoàn tất giao dịch, hệ thống sẽ phát hành hóa đơn điện tử có mã và truyền dữ liệu đến Tổng cục Thuế, đảm bảo tuân thủ quy định tại Nghị định 70/2025/NĐ-CP. Toàn bộ quá trình này diễn ra tự động, không cần sự can thiệp kỹ thuật từ người dùng.

• Tích hợp chữ ký số (CKS) ngay trong ứng dụng

Phần mềm được tích hợp sẵn chữ ký số từ các đơn vị uy tín, giúp người dùng dễ dàng lập hóa đơn điện tử đúng quy chuẩn mà không cần thêm thiết bị ký số bên ngoài.

• Xuất hóa đơn ngay trên điện thoại

Chỉ cần một thiết bị di động, hộ kinh doanh có thể xuất và gửi hóa đơn hợp lệ cho khách hàng qua Zalo, email, hoặc in qua máy in bluetooth nhỏ gọn nếu cần bản giấy.

• Lưu trữ và quản lý hóa đơn tập trung

Hóa đơn sau khi phát hành được lưu trữ trên nền tảng đám mây, giúp người dùng có thể tra cứu, tải xuống, hoặc đối soát bất cứ lúc nào – kể cả khi chuyển đổi thiết bị.

• Hỗ trợ báo cáo thuế cơ bản

Đặc biệt phù hợp với hộ kinh doanh đang kê khai thuế khoán hoặc nộp thuế theo quý, phần mềm có thể tổng hợp doanh thu và tự động tạo bảng kê báo cáo theo mẫu của cơ quan thuế.

• Tự động hóa quy trình phát hành hóa đơn

Người dùng có thể thiết lập điều kiện để hệ thống tự động phát hành hóa đơn khi đạt doanh thu hoặc số lượng giao dịch nhất định, giảm thiểu rủi ro quên lập hóa đơn hay sai sót trong quá trình nhập liệu.

Ưu đãi hấp dẫn cho người dùng mới

Nhằm khuyến khích doanh nghiệp nhỏ và hộ kinh doanh chuyển đổi sang hệ thống hóa đơn điện tử hợp pháp, Sổ Bán Hàng E-Invoice đang triển khai gói ưu đãi đặc biệt:

• Tặng phí khởi tạo phần mềm trị giá 1.100.000 đồng;
• Tặng 1.000 hóa đơn điện tử đầu tiên miễn phí trong vòng 12 tháng;
• Ưu đãi giảm đến 50% khi mua thêm hóa đơn, áp dụng linh hoạt theo quy mô kinh doanh.

Trong bối cảnh pháp luật ngày càng siết chặt việc quản lý doanh thu và hóa đơn, máy POS tính tiền không còn là công cụ chỉ dành cho doanh nghiệp lớn mà đã trở thành yêu cầu bắt buộc đối với mọi mô hình kinh doanh tiếp xúc trực tiếp với người tiêu dùng. Việc chủ động trang bị máy POS đúng chuẩn không chỉ giúp doanh nghiệp tránh rủi ro pháp lý mà còn là bước đệm quan trọng để chuyển đổi số, nâng cao hiệu quả vận hành và xây dựng niềm tin với khách hàng. Đừng đợi đến khi bị xử phạt mới bắt đầu – hãy hành động ngay hôm nay để đảm bảo doanh nghiệp bạn luôn vận hành đúng luật và vững vàng trên hành trình phát triển bền vững.